電子文件、電子檔案和數(shù)字檔案概念辨析★

鐘萬梅 張臻 任瓊輝

（1.海南醫(yī)學院檔案館 ?？?571199；2.中國人民大學信息資源管理學院 北京 100872；3.北京電子科技學院管理系 北京 100070）

隨著信息技術的廣泛應用，檔案記錄的方式發(fā)生了變革，我國檔案學界出現(xiàn)了電子文件、電子檔案和數(shù)字檔案等概念。除了人們熟知的電子文件、電子檔案，近年來，“數(shù)字檔案”一詞也頻繁出現(xiàn)于檔案學術著作中，截至2019年7月底，中國知網期刊全文數(shù)據(jù)庫（CNKI）的檢索結果顯示，篇名中精確包含“數(shù)字檔案”（不含“館”）的文獻達933篇。為什么在已有電子文件、電子檔案概念的情況下，還出現(xiàn)數(shù)字檔案的概念？數(shù)字檔案與電子文件、電子檔案之間有什么聯(lián)系和區(qū)別？辨明常用概念對人們開展學術研究具有積極的意義，筆者試圖對這三個概念進行逐一辨析，探討其中的聯(lián)系與區(qū)別。

本文將按照這三個概念出現(xiàn)的先后順序，依次分析其內涵和外延，并將三者的內涵和外延進行比較，明確它們之間的聯(lián)系與區(qū)別，最后從人們對它們的研究內容入手，分析這三個概念各自側重的含義。

一、電子文件

（一）電子文件的內涵

“電子文件”是20世紀中期以后出現(xiàn)的新名詞，是計算機技術的伴生物，早期人們稱之為“數(shù)字式文件”或“機讀文件”，20世紀90年代后期人們才統(tǒng)一用“電子文件”的稱呼。[1]截止目前，國內外有關電子文件的定義有很多，我國學者較多采用的是《檔案工作基本術語（DA/ T 1-2000）》（以下簡稱《術語1》）和《電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T 18894-2002 ）》（以下簡稱《規(guī)范1》）對電子文件的定義?！缎g語1》對電子文件的定義是“以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網絡傳輸?shù)奈募保兑?guī)范1》對電子文件的定義是“指在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件?！?014年《電子檔案管理基本術語（DA/T 58—2014）》（以下簡稱《術語2》）對電子文件的定義是“國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄。電子文件由內容、結構和背景組成?！备鶕?jù)《術語1》對“文件”的定義：“國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務中形成的各種形式的信息記錄”，《術語2》的定義等同于“通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的文件。電子文件由內容、結構和背景組成?！?/p>

由以上定義可知電子文件的內涵：

（1）電子文件的本質是文件，是“國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務中形成的各種形式的信息記錄”。文件具有“特定的要素、作用和效力”，在要素上，文件由內容、結構和背景組成；在作用和效力上，能成為機構、個人活動的證據(jù)。[2]

（2）與其他形式的文件相比，電子文件的特殊性表現(xiàn)在，它是以數(shù)字形式存在的，其形成、辦理、傳輸、存儲和閱讀等操作都需要依賴計算機等電子（數(shù)字）設備。

（二）電子文件的外延

對事物的種類進行劃分是認識事物外延的一種方法，僅從電子文件的定義中我們無法更深入地認識其外延，因此可從電子文件的分類入手。分類可以從多種角度進行，但任何一個角度的分類結果，其子類的外延之和應同母類的外延相等。[3]

由馮惠玲教授主編的《電子文件管理教程》[4]、金波、丁華東教授主編的《電子文件管理學》[5]等教材，按電子文件信息的存在形式，把電子文件分為文本文件、數(shù)據(jù)文件、圖形文件、圖像文件、影像文件、聲音文件、命令文件，其中圖像文件主要是指由掃描儀掃描的各種原件畫面，用數(shù)碼相機拍攝的照片等。影像文件、聲音文件包括由視頻、音頻設備捕獲的模擬影像、聲音轉換成的數(shù)字形式的文件。[6]肖秋會在《電子文件長期保存：理論與實踐》中指出，“電子文件的產生有兩種方式，一種是原生性的，……另一種則是對傳統(tǒng)介質檔案做數(shù)字化處理以后形成的數(shù)字化副本?！盵7]從以上分類結果看，電子文件包括直接在計算機系統(tǒng)形成的原生性電子文件，也包括傳統(tǒng)載體文件、檔案經數(shù)字化形成的數(shù)字化副本。

與此同時也有同志持另一種觀點，即認為電子文件僅指原生性的電子文件，不包括傳統(tǒng)載體文件、檔案的數(shù)字化形式。如國家檔案局《全國檔案信息化建設實施綱要》所列的5個示范性數(shù)字檔案館中，深圳市數(shù)字檔案館、天津開發(fā)區(qū)數(shù)字檔案館、青島市數(shù)字檔案館和江蘇省電力公司數(shù)字檔案館對建設的數(shù)字信息資源分類如下：傳統(tǒng)檔案館館藏檔案的數(shù)字化信息、電子政務系統(tǒng)或辦公自動化系統(tǒng)形成的應歸檔的電子文件（電子檔案）、政府綜合信息，[8][9][10][11]這表明有些同志認為電子文件僅指原生性電子文件，而不包括傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本。

這說明人們在對電子文件外延的認識上存在分歧，分歧集中在傳統(tǒng)載體文件、檔案的數(shù)字化副本能否稱為電子文件，這包含兩個問題：一是傳統(tǒng)載體文件的數(shù)字化副本能否稱為電子文件，二是傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本能否稱為電子文件。從電子文件的定義來看，本文列舉的三個定義只界定為“以數(shù)碼形式記錄”“在數(shù)字設備及環(huán)境中生成”，都沒有明確限定電子文件須在計算機等電子設備中“直接形成”，因此傳統(tǒng)載體文件的數(shù)字化副本符合定義的要求，可以稱為電子文件。傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本能否稱為電子文件？筆者認為不能。主要理由如下：首先，從文件與檔案的關系來看，不是所有的檔案都能稱為文件，因此傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本不能稱為電子文件。電子文件的屬概念是《術語1》中定義的文件，是“國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務中形成的各種形式的信息記錄”。同樣根據(jù)《術語1》，檔案的定義是“國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄”，比較文件和檔案的定義可以發(fā)現(xiàn)，兩者的形成主體一致，但是形成領域不一致，文件是在“履行其法定職責或處理事務”中形成的，具有明顯的“公務性”；檔案是在“社會活動”中直接形成的，“社會活動”的范圍顯然比公務活動要廣，這就說明文件是檔案的一個重要來源，但不是全部來源。其次，從管理過程來看，電子文件可以“轉化”為檔案，但傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化副本已經是檔案，不存在“轉化”問題，兩者應區(qū)別。電子文件主要在業(yè)務部門產生，其中有價值的部分要經歸檔環(huán)節(jié)納入檔案部門保存。傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本是為提供檔案信息資源的共享利用需要，而對館（庫）藏中社會利用價值高的檔案進行數(shù)字化處理的產物，是在檔案部門產生的，不需再經歷歸檔環(huán)節(jié)。如果傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本是電子文件，那么它需要再經歷歸檔環(huán)節(jié)，顯然是不恰當?shù)摹?/p>

綜上所述，電子文件的外延應是原生性電子文件和傳統(tǒng)載體文件的數(shù)字化副本，不包括傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本。

二、電子檔案

（一）電子檔案的內涵

我國最早明確電子檔案定義的是國家標準《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求 第一部分：電子文件歸檔與檔案管理（GB/T 17678.1—1999）》（以下簡稱GB/T 17678）[12]，該標準對電子檔案的定義是“具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應的支持軟件產品和軟、硬件說明。”2012年，國家檔案局發(fā)布了《電子檔案移交與接收辦法》（檔發(fā)[2012]7號），該辦法對電子檔案的定義是“指機關、團體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的電子文件?！薄缎g語2》對電子檔案的定義是“具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件”。

以上定義雖然有些許差異，但無實質區(qū)別，都認為電子檔案是“具有保存價值并歸檔保存的電子文件”，可見，電子檔案由電子文件“轉化”而來，是電子文件運動到檔案部門的稱謂，也有很多學者不使用電子檔案的概念，全生命周期都使用電子文件的概念[13]。其次，電子檔案與電子文件也是有區(qū)別的，由電子文件到電子檔案，需要經過價值鑒定，不是所有的電子文件都能成為電子檔案，只有那些具有保存價值而被檔案部門保存起來的電子文件才能成為電子檔案。

（二）電子檔案的外延

由于電子檔案是歸檔保存起來的電子文件，電子檔案應“沿襲”電子文件的外延，但范圍更狹窄，應舍棄那些沒有保存價值的、沒有歸檔保存的部分，即電子檔案的外延是具有保存價值并歸檔保存起來的原生性電子文件和傳統(tǒng)載體文件的數(shù)字化副本。

三、數(shù)字檔案

國內最早對數(shù)字檔案下定義的是宋巖[14]。2005年，他首次將數(shù)字檔案定義為：“是指用計算機等工具對歷史記錄進行數(shù)字編碼，并將所得數(shù)據(jù)記錄保留在盤、片等載體上的一種檔案。從記錄方式來說，數(shù)字檔案是用計算機語言，將歷史記錄數(shù)據(jù)化的形式來記錄的……從載體來說，它摒棄了人們常用的紙張等常用的載體，而用磁盤、光盤等載體。”[15]此定義的實質是認為數(shù)字檔案是傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本。

2010年，前國家檔案局局長楊冬權認為，“數(shù)字檔案就是以數(shù)字信號記錄的文件或檔案，它是在數(shù)字環(huán)境中生成與傳輸，以數(shù)碼形式存儲于特定載體之上，必須依賴于專用設備和軟件才能讀取的一種記錄?！盵16]根據(jù)此定義，數(shù)字檔案包含了電子文件、電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本。

2011年，蔡學美認為“數(shù)字檔案是數(shù)字檔案館概念的產物，是數(shù)字檔案館館藏數(shù)字資源的總稱，包括電子檔案、傳統(tǒng)載體轉換生成的數(shù)字化檔案和有價值的數(shù)字信息資料，數(shù)字檔案強調其數(shù)字特征，其中的數(shù)字化檔案、數(shù)字信息資料并不具備原生的檔案特性?！盵17]此定義認為數(shù)字檔案館館藏的數(shù)字資源都是數(shù)字檔案，也包括那些非檔案但有價值的數(shù)字信息。

2013年，梁惠卿認為，“所謂數(shù)字檔案，是指機關、團體、企事業(yè)單位和其他組織以及個人在社會活動中，通過計算機等電子設備直接形成以數(shù)字代碼記錄的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的歷史記錄?！盵18]根據(jù)前述《術語1》對檔案的定義，此定義可以理解為數(shù)字檔案是原生性數(shù)字形式的檔案，在內涵與外延上都與電子檔案相近，但不包括傳統(tǒng)載體文件的數(shù)字化副本，即認為數(shù)字檔案是原生性的電子檔案。

2014年，國家檔案局發(fā)布的《數(shù)字檔案COM和COLD技術規(guī)范（DA/T 53-2014）》（以下簡稱《規(guī)范2》）對數(shù)字檔案的定義是“以數(shù)字形式存在的檔案信息資源，包括傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化產生的相關信息、電子檔案等。”

2015年，趙豪邁認為“數(shù)字檔案是存儲于電磁介質上的，以0、1二進制編碼形式存在的，可以通過計算機網絡傳輸?shù)臋n案，包括利用計算機直接形成的檔案和經由數(shù)字化之后轉變?yōu)橛嬎銠C和多媒體技術支持的紙質檔案信息。”[19]根據(jù)此定義，數(shù)字檔案是指原生性的電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本。

比較以上六條定義，人們對數(shù)字檔案的認識有共同之處，都認為數(shù)字檔案是以數(shù)字形式存在的，需要依賴計算機等電子設備。但在對屬概念和外延的理解上，存在較大差異，具體見下表1.

表1 數(shù)字檔案相關定義觀點分析

在屬概念的認識上，有以下幾種觀點：

（1）認為數(shù)字檔案是檔案。宋巖、楊冬權、趙豪邁都在定義中直接用了“檔案”作為數(shù)字檔案的屬概念，梁惠卿間接用“檔案”作為數(shù)字檔案的屬概念。

（2）認為數(shù)字檔案是文件。楊冬權在定義中，同時使用了“文件”和“檔案”作為數(shù)字檔案的屬概念。

（3）認為數(shù)字檔案是資源。蔡學美、《規(guī)范2》分別使用了“數(shù)字資源”“檔案信息資源”作為數(shù)字檔案的屬概念。

在數(shù)字檔案外延的認識上，有以下幾種觀點：

（1）認為數(shù)字檔案是指傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本，如宋巖的觀點。

（2）認為數(shù)字檔案是指原生性的電子檔案，如梁惠卿的觀點。原生性電子檔案即歸檔保存的原生性電子文件，不包括傳統(tǒng)載體文件的數(shù)字化副本。

（3）認為數(shù)字檔案包括原生性的電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本，如趙豪邁的觀點。

（4）認為數(shù)字檔案包括電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本，如《規(guī)范2》的觀點。電子檔案包括歸檔保存起來的原生性電子文件和傳統(tǒng)載體文件的數(shù)字化副本，比原生性電子檔案外延要寬。

（5）認為數(shù)字檔案包括電子文件、電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本，如楊冬權的觀點，其中電子文件包括未被歸檔、被電子檔案排除在外的部分。

（6）認為數(shù)字檔案包括電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本和有價值的數(shù)字信息資料，如蔡學美的觀點。

可見，目前人們對數(shù)字檔案的認識，無論是從內涵還是外延上都存在分歧。那么，數(shù)字檔案應該是什么？應該包含什么？筆者認為，確定數(shù)字檔案的內涵和外延要從語義上與其他相關概念的比較中來確立。

從語義上來說，概念由名詞組成，所選的名詞應貼切表達概念的含義。[20]數(shù)字檔案概念由“數(shù)字”和“檔案”組成，因此，“數(shù)字”和“檔案”應能貼切表達數(shù)字檔案的概念。

首先來看“數(shù)字”?！皵?shù)字”是指信息的記錄方式，是以0、1二進制編碼形式存在的?！皵?shù)字”的產生有兩種方式：一是直接于計算機等電子設備中產生的原生性數(shù)字形式，二是由模擬記錄轉化成的數(shù)字形式，因此，數(shù)字檔案應該包含這兩種方式產生的數(shù)字形式，只限于其中的一種都不符合詞義，因此認為數(shù)字檔案僅限于傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本或原生性的電子檔案都是不合理的。

其次來看“檔案”。檔案應區(qū)別于文件、資源、檔案信息資源等概念。雖然人們對檔案有很多不同的定義，但對檔案的基本認識卻是一致的：檔案應是歸檔保存起來的歷史記錄。文件包含了沒有保存價值、不能成為檔案的部分；資源的范圍太廣，檔案只是其中的一部分；檔案信息資源與檔案也有區(qū)別，根據(jù)潘連根[21]、于曉慶[22]等人對檔案信息資源的理解，檔案信息資源歸根結底是一種有用的或可供利用的檔案信息。檔案信息不能等同于檔案：（1）檔案是檔案信息及其載體的統(tǒng)一體，而檔案信息可以脫離其固定的載體進行傳播、利用；（2）檔案具有原始記錄性，而檔案信息則不要求原始性；（3）檔案具有完整性，而檔案信息可以是被節(jié)取的片段。（4）檔案具有憑證價值，可以作為法庭上的呈堂證供。檔案信息則不能作為憑證，發(fā)揮的主要是參考作用。因此，數(shù)字檔案以“檔案”作為屬概念更符合詞義。

因此，數(shù)字檔案定義為“以數(shù)字信號記錄的檔案”或者是“存儲于電磁介質上的，以0、1二進制編碼形式存在的，可以通過計算機網絡傳輸?shù)臋n案”比較合理。在外延上，應該包括電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本，《規(guī)范2》的外延比較合理。

人們創(chuàng)造并使用一個新概念的前提應該是已有的概念不能滿足表達和交流的需要。從詞義上看，“電子文件”“電子檔案”中的“電子”實質是數(shù)字的含義，那為什么在已有電子檔案概念的情況下，還使用數(shù)字檔案的概念呢？數(shù)字檔案能與相近的概念電子檔案相區(qū)別嗎？如前所述，電子文件是以數(shù)字形式存在的文件，外延上包括原生性電子文件和傳統(tǒng)載體文件的數(shù)字化副本；而電子檔案是具有保存價值而歸檔保存起來的電子文件，也就是具有保存價值并歸檔保存起來的原生性電子文件和傳統(tǒng)載體文件的數(shù)字化副本。電子文件和電子檔案概念都無法周延傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本，因此，數(shù)字檔案概念在內涵和外延上都能與電子文件和電子檔案相區(qū)別，有存在的獨立價值。

四、電子文件、電子檔案和數(shù)字檔案比較

通過前文的分析，電子文件、電子檔案和數(shù)字檔案概念有聯(lián)系也有區(qū)別，下面將從內涵、外延和研究內容方面來比較。

（一）內涵比較

根據(jù)電子文件、電子檔案和數(shù)字檔案的定義對比相關屬性，如下表2，我們可以發(fā)現(xiàn)（1）電子文件、電子檔案和數(shù)字檔案在形成主體、存在形式、存儲載體、依賴環(huán)境等方面是一致的。在形成領域方面，數(shù)字檔案比電子文件和電子檔案要廣。（2）屬概念上有區(qū)別。電子文件的屬概念是文件，其中包括無保存價值、不能納入檔案范圍的部分。電子檔案的屬概念是電子文件，是由電子文件直接“轉化”而來的，是歸檔保存的電子文件。數(shù)字檔案的屬概念是檔案，是歸檔保存起來的歷史記錄，包括電子檔案和館（庫）藏中的傳統(tǒng)載體檔案。（3）保管場所有區(qū)別。電子文件的保管場所包括業(yè)務部門、檔案部門（全生命周期使用電子文件概念），電子檔案、數(shù)字檔案的保管場所都在檔案部門。

表2 電子文件、電子檔案和數(shù)字檔案定義對比表

（二）外延對比

根據(jù)前文所述，電子文件的外延包括原生性的電子文件和傳統(tǒng)載體文件的數(shù)字化副本，電子檔案的外延是因具有保存價值而歸檔保存起來的原生性電子文件和傳統(tǒng)載體文件的數(shù)字化副本。數(shù)字檔案的外延包括電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本?？梢姡娮游募?、電子檔案和數(shù)字檔案的外延有很大一部分重合，但是并不完全一致，它們的關系如圖1所示，歸檔保存起來的電子文件是電子檔案，電子檔案和檔案部門收藏的傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本是數(shù)字檔案，數(shù)字檔案與傳統(tǒng)載體檔案共同構成了檔案總體。

（三）研究內容對比

在研究實踐中，人們關注電子文件、電子檔案和數(shù)字檔案的哪些方面？分析這個問題有助于我們進一步理解和把握電子文件、電子檔案和數(shù)字檔案的不同。

1.電子文件的研究內容

有關電子文件的研究內容有很多，可見于各類著作、論文。張寧博士在論文《2000-2014年我國電子文件研究發(fā)展分析》中，依據(jù)中國期刊全文數(shù)據(jù)庫、中國優(yōu)秀碩士學位論文數(shù)據(jù)庫、中國博士學位論文全文數(shù)據(jù)庫、中國重要會議論文全文數(shù)據(jù)庫、中國重要報紙全文數(shù)據(jù)庫、中國人民大學圖書館館藏中的相關論文、書籍和文獻，采用Citespace文獻可視化分析工具對2000-2014年我國電子文件研究的發(fā)展狀況進行了統(tǒng)計和分析，她在文中以五年為一階段梳理了2000-2014年間我國電子文件的研究主題分布情況。歸納起來，這期間人們對電子文件的研究主要集中在“電子文件的基本含義”“管理原則”“電子文件的原始性、真實性”“電子文件與紙質材料的對比”“電子文件憑證作用”“電子文件歸檔管理”“電子文件保存”“風險管理”“安全管理”“電子文件遷移和移交”“電子文件前端控制”“電子文件信息管理”“電子文件管理機構”“電子文件宏觀管理”等主題上。[23]根據(jù)同樣的數(shù)據(jù)來源和分析工具，筆者補充了2015-2018年的數(shù)據(jù)，得出電子文件的研究主題主要聚焦在“電子文件管理”“檔案管理”“電子文件歸檔”“前端控制”“信息安全”“電子文檔”“電子文件管理系統(tǒng)”“辦公自動化”等方面，不超出2000-2014年的范圍。

從中可以看出，人們對電子文件的關注點在：（1）對電子文件的基本認識，包括電子文件的含義、管理原則、特點（與紙質材料的區(qū)別）、電子文件的原始性、真實性等方面；（2）電子文件的管理。內容包括電子文件前端控制、歸檔、保存、風險管理、安全管理、保護、管理流程、宏觀管理以及管理機構等方面，電子文件的管理目標是通過有效的管理手段，確保電子文件的真實性、完整性、可靠性和長期可讀性。

2.電子檔案的研究內容

為了便于比較，對電子檔案和數(shù)字檔案的研究內容進行分析的數(shù)據(jù)來源與電子文件一致。筆者基于上述數(shù)據(jù)來源，以“電子檔案”為標題，查閱了2000-2018年的文獻，用Citespace工具進行聚類分析，得到電子檔案的研究主題分布圖，見圖2。

從分布圖可以看出，2000-2018年間，人們對電子檔案的研究主要集中在“電子檔案管理”“檔案管理”“電子文件歸檔”“電子檔案信息”“存儲載體”“電子文件”“紙質檔案”“辦公自動化”“信息技術”“檔案信息”“對策”“問題”“信息安全”“保管條件”“憑證作用”“檔案利用”等方面。從中可以看出：（1）對電子文件的研究依然比較受關注，這是因為電子文件是電子檔案的“前端”；（2）關注電子檔案的管理，包括電子文件的歸檔管理，電子檔案的存儲、保管、信息安全和檔案利用等方面；（3）注重對辦公自動化、信息技術等電子環(huán)境的研究。

從分布圖可以看出，2000-2018年間，人們對電子檔案的研究主要集中在“電子檔案管理”“檔案管理”“電子文件歸檔”“電子檔案信息”“存儲載體”“電子文件”“紙質檔案”“辦公自動化”“信息技術”“檔案信息”“對策”“問題”“信息安全”“保管條件”“憑證作用”“檔案利用”等方面。從中可以看出：（1）對電子文件的研究依然比較受關注，這是因為電子文件是電子檔案的“前端”；（2）關注電子檔案的管理，包括電子文件的歸檔管理，電子檔案的存儲、保管、信息安全和檔案利用等方面；（3）注重對辦公自動化、信息技術等電子環(huán)境的研究。

3.數(shù)字檔案的研究內容

用同樣的方式，得到了數(shù)字檔案的研究主題分布圖，見圖3。從分布圖可以看出，2000-2018年間，人們對數(shù)字檔案的研究主要集中在“檔案數(shù)字化”“數(shù)字檔案信息”“檔案干部隊伍”“檔案管理”“溫濕度控制”“檔案規(guī)范化”“軟件研發(fā)”“檔案庫房”“檔案信息安全”“檔案修復”等方面。從中可以看出人們對數(shù)字檔案研究的關注點：（1）傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化工作。在分布圖中，含“數(shù)字化”的關鍵詞出現(xiàn)四處，這說明傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化是數(shù)字檔案研究的重要內容；（2）數(shù)字檔案的保護。對“溫濕度控制”“檔案庫房”“檔案修復”“檔案信息安全”等與檔案保護相關的主題的關注，說明檔案保護是數(shù)字檔案的研究重點。

對比電子文件、電子檔案和數(shù)字檔案的研究內容我們可以發(fā)現(xiàn)，電子文件、電子檔案的聯(lián)系緊密，它們的研究內容存在大面積的重合。突出與紙質檔案對比的“數(shù)字”特征，如電子文件的原始性、真實性和憑證價值等，注重對歸檔、存儲、保管、信息安全和檔案利用等管理問題的研究，目的在于維護電子文件、電子檔案的真實性、完整性、可靠性和長期可讀性。而數(shù)字檔案的研究內容則鮮少關注電子文件、電子檔案的“數(shù)字”特征，也較少關注“收、管、存、用”等管理流程問題，研究重點在傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化和數(shù)字檔案的保護方面。

五、結語

雖然電子文件、電子檔案和數(shù)字檔案都可以用來表示數(shù)字形式的檔案，在形成主體、存在形式、存儲載體和依賴環(huán)境上是一致的，如都由國家機構、社會組織或個人形成的，以數(shù)字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等電子設備進行操作處理，但三個概念之間具有明顯的區(qū)別：（1）電子文件與數(shù)字檔案。電子文件按有無保存價值可以分為兩類，一類是具有保存價值而歸檔保存起來的電子文件，經歸檔保存后可以成為數(shù)字檔案；一類是沒有保存價值，不能歸檔保存的電子文件，這類電子文件不能成為檔案。文件可以成為檔案，但不是所有的檔案都來源于文件，數(shù)字檔案中的很多歷史記錄的數(shù)字化形式就不能稱為電子文件。（2）電子文件與電子檔案。電子檔案是歸檔保存起來的電子文件，電子文件與電子檔案存在直接的“轉化”關系，所有的電子檔案都來源于電子文件，但不是所有的電子文件都能成為電子檔案。（3）電子檔案與數(shù)字檔案。所有的電子檔案都是數(shù)字檔案，但傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本不是電子檔案，電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本共同構成數(shù)字檔案。（4）在研究內容方面，人們注重對電子文件、電子檔案基本特性、管理方法的研究，這是對傳統(tǒng)檔案及其管理方式在數(shù)字時代的革新。在數(shù)字檔案的研究方面，人們主要關注傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化及數(shù)字檔案載體、信息的保護研究。