淺析辦公自動(dòng)化在企業(yè)管理中的應(yīng)用

李峰

摘 ?要：現(xiàn)如今我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，許多企業(yè)也跟隨國家號(hào)召而穩(wěn)步前進(jìn)。我國企業(yè)經(jīng)過許多年的發(fā)展已經(jīng)有自己的管理特點(diǎn)，但是仍然有一些不足，這就要求企業(yè)引入辦公自動(dòng)化來改善管理模式，提升管理水平。該文將從辦公自動(dòng)化的內(nèi)涵、辦公自動(dòng)化對(duì)于企業(yè)管理的重要性以及辦公自動(dòng)化在企業(yè)管理應(yīng)用的建議這3個(gè)方面闡述辦公自動(dòng)化的相關(guān)問題，旨在為我國企業(yè)的管理提供幫助。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化 ?企業(yè)管理 ?信息化

中圖分類號(hào)：F270 ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1672-3791（2019）06（c）-0095-02

1 ?辦公自動(dòng)化的內(nèi)涵

辦公自動(dòng)化（Office Automation，簡稱OA）是現(xiàn)階段計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，針對(duì)企業(yè)管理的具體要求和特點(diǎn)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)制定特定的軟件或者算法，以此實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。實(shí)際上，辦公自動(dòng)化是一個(gè)廣義的概念，通常只要是在傳統(tǒng)企業(yè)辦公的基礎(chǔ)技術(shù)上加入相關(guān)的新技術(shù)、新軟件等來促進(jìn)辦公效率，都可以稱為辦公自動(dòng)化。通過這種方式實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，可以很大程度地促進(jìn)企業(yè)管理方式的改革，提升企業(yè)辦公的效率，使企業(yè)的管理朝向現(xiàn)代化發(fā)展。

2 ?辦公自動(dòng)化在企業(yè)管理中的重要性

不同于20世紀(jì)，21世紀(jì)的發(fā)展更加要求知識(shí)的質(zhì)量和數(shù)量。因此，對(duì)于報(bào)刊傳媒行業(yè)而言，必須要適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，對(duì)各種信息進(jìn)行嚴(yán)密的判斷和取舍，這樣才可以在這種大環(huán)境下生存和前進(jìn)。報(bào)刊傳媒類企業(yè)在龐大復(fù)雜的信息中需要強(qiáng)大的能力才可以實(shí)現(xiàn)信息的區(qū)分，這就要求其不光要有扎實(shí)的企業(yè)基礎(chǔ)，還需要先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)作為支撐，這樣企業(yè)才有能力實(shí)現(xiàn)基本的運(yùn)轉(zhuǎn)。所以，報(bào)刊傳媒類企業(yè)必須要對(duì)自身的管理模式進(jìn)行更新，引入并融合辦公自動(dòng)化，替身企業(yè)管理狀態(tài)。雖然目前已經(jīng)有一些企業(yè)引入了計(jì)算機(jī)技術(shù)，構(gòu)建了內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，但是有很大一部分企業(yè)只通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行文字輸入，沒有充分理解內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的意義，沒有將其作用發(fā)揮到最大化。因此，在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建過程中不僅要考慮其適配性，還應(yīng)當(dāng)充分優(yōu)化其使用方式，以滿足大部分人的使用習(xí)慣，這對(duì)企業(yè)的管理有著不可或缺的作用。

2.1 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是企業(yè)信息化的必備條件

現(xiàn)階段企業(yè)的競爭十分激烈，企業(yè)需要各方面全面發(fā)展才可以在競爭中保持穩(wěn)定的狀態(tài)，不僅需要引入優(yōu)秀的人才，改進(jìn)企業(yè)的規(guī)章制度，還要適量引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，以提升企業(yè)的基礎(chǔ)和競爭力。在先進(jìn)技術(shù)下構(gòu)件辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，企業(yè)就可以彌補(bǔ)自身的不足，對(duì)周邊的信息以及市場競爭形式有正確的認(rèn)識(shí)和判斷，這種情況下企業(yè)就可以做好充分的準(zhǔn)備來采取適當(dāng)?shù)拇胧Ａ硗?，通過辦公自動(dòng)化，企業(yè)對(duì)于一些復(fù)雜的信息可以快速整理，企業(yè)各層面能夠協(xié)同合作，保證在較短時(shí)間內(nèi)就能夠制定正確的對(duì)策方案，使企業(yè)在瞬息萬變的市場環(huán)境下得以生存。

2.2 辦公自動(dòng)化是企業(yè)營銷創(chuàng)新的技術(shù)保證

市場在變，環(huán)境在變，因此企業(yè)不能一直沿用傳統(tǒng)的營銷渠道，必須要開拓新的渠道，舍棄不必要的渠道，還要根據(jù)具體情況調(diào)整營銷模式。通過引入新技術(shù)，將新技術(shù)融入到企業(yè)營銷中，才能保證企業(yè)能夠適應(yīng)變化的市場，獲得新資源、新客戶。在辦公自動(dòng)化的背景下，企業(yè)可以改變與客戶互動(dòng)的模式，通過新的渠道以及新的服務(wù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)信息的交流。改革開放以來，尤其是中國加入WTO后，企業(yè)面對(duì)的市場環(huán)境更加復(fù)雜，擁有很大的機(jī)遇，但同時(shí)還有很大的挑戰(zhàn)，辦公自動(dòng)化的引入可以幫助企業(yè)在世界中觀察到機(jī)遇和挑戰(zhàn)，清晰地認(rèn)識(shí)到自身的處境，做出正確的選擇。

2.3 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)企業(yè)的意義

辦公自動(dòng)化是企業(yè)的實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的重要部分，通過辦公自動(dòng)化，企業(yè)在信息獲取和處理時(shí)可以進(jìn)行必要的交流，這樣，企業(yè)各層也就不會(huì)由于傳統(tǒng)的信息傳輸方式而耗費(fèi)較多的時(shí)間，也就是時(shí)效性。現(xiàn)階段，對(duì)于一些企業(yè)而言時(shí)效性是重要的參考，對(duì)企業(yè)的發(fā)展有很深的意義，尤其是一些大企業(yè)，擁有很多個(gè)辦公地點(diǎn)，這些辦公地點(diǎn)甚至相距較遠(yuǎn)，并且中間的交通還可能有不便之處，如果用傳統(tǒng)辦公模式，在各個(gè)辦公地點(diǎn)中來回奔跑，就會(huì)大大降低信息傳遞的效率，有時(shí)候還可能會(huì)發(fā)生意外情況，造成信息遺失。因此，有必要加入辦公自動(dòng)化，這樣企業(yè)的各個(gè)部門、各個(gè)辦公地點(diǎn)的信息交流就會(huì)更加方便，并且沒有信息遺失的可能。辦公自動(dòng)化的功能十分強(qiáng)大，可以摒棄許多傳統(tǒng)辦公的步驟，減少不必要的時(shí)間浪費(fèi)，提升企業(yè)的辦公效率。另外，辦公自動(dòng)化一般還會(huì)附帶查詢功能，輸入企業(yè)一個(gè)參數(shù)便可以找出所有相關(guān)的內(nèi)容，反映出各方面的信息。辦公自動(dòng)化一般都是面向市場的，這對(duì)于公眾是一項(xiàng)重要的內(nèi)容，促進(jìn)客戶對(duì)企業(yè)的了解，增加市場渠道。

3 ?辦公自動(dòng)化在企業(yè)管理應(yīng)用的建議

現(xiàn)代的企業(yè)管理需要應(yīng)對(duì)變化復(fù)雜的市場環(huán)境，這就要求企業(yè)管理模式具有較高的靈活度，在傳統(tǒng)管理模式中，一般都需要對(duì)員工進(jìn)行一系列的培訓(xùn)，以提升員工的工作能力和業(yè)務(wù)水平，但是員工的能力畢竟有一定的上限，并且能力較強(qiáng)的員工又少之又少，因此亟需引入辦公自動(dòng)化來彌補(bǔ)不足?，F(xiàn)階段許多企業(yè)在管理模式上有了較大的提升，通過大量資金提升了管理層面的硬件設(shè)施，同時(shí)也在完善相關(guān)的軟件設(shè)施。但是，由于企業(yè)管理軟件設(shè)施早期沒有受到足夠的重視，相關(guān)的推廣不到位，缺乏足夠的人才，以至于沒有合格的軟件開發(fā)能力，這就導(dǎo)致企業(yè)的自動(dòng)化管理水平較低。下面將針對(duì)企業(yè)的自身特點(diǎn)以及管理模式提出相關(guān)的建議，為企業(yè)未來辦公自動(dòng)化提供借鑒。

3.1 提高企業(yè)對(duì)員工的培訓(xùn)

企業(yè)內(nèi)部應(yīng)當(dāng)加大宣傳辦公自動(dòng)化的有關(guān)內(nèi)容，充分說明辦公自動(dòng)化對(duì)企業(yè)的現(xiàn)代化辦公、信息交互以及資源管理的重要意義，加深員工對(duì)這方面內(nèi)容的了解，使其意識(shí)到辦公自動(dòng)化的內(nèi)在意義。要讓員工知道現(xiàn)階段企業(yè)狀態(tài)以及競爭環(huán)境，掌握辦公自動(dòng)化對(duì)于企業(yè)發(fā)展以及員工職業(yè)素養(yǎng)的重要性，從根本上改變員工的理念，使其主動(dòng)接受辦公自動(dòng)化。所以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要起帶頭作用，率先使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行操作使用，這樣員工才會(huì)跟隨領(lǐng)導(dǎo)且使辦公自動(dòng)化流行起來。

3.2 強(qiáng)化制度管理，對(duì)自動(dòng)化辦公的行為進(jìn)行規(guī)范

對(duì)于企業(yè)的發(fā)展，其管理制度是重要的內(nèi)容。企業(yè)在辦公自動(dòng)化方面有一些不足，缺乏一定的經(jīng)驗(yàn)，因此需要制定完善的規(guī)章制度，確保清除企業(yè)的管理障礙。要針對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用、管理和維護(hù)進(jìn)行劃分，明確每部分的責(zé)任劃分，對(duì)于辦公自動(dòng)化過程中的每個(gè)部分和環(huán)節(jié)建立一套完整的規(guī)則，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定。

3.3 注意辦公自動(dòng)化系統(tǒng)軟件應(yīng)用的技術(shù)問題

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)軟件的應(yīng)用主要有連接、溝通、協(xié)同和監(jiān)控等環(huán)節(jié)。在連接環(huán)節(jié)，需要注意將企業(yè)分散的局域網(wǎng)和機(jī)關(guān)處室的計(jì)算機(jī)進(jìn)行連接，以形成虛擬辦公的網(wǎng)絡(luò);在溝通環(huán)節(jié)，則需注意借助辦公自動(dòng)化系統(tǒng)構(gòu)建在線交流和信息提醒的功能;在協(xié)同環(huán)節(jié)，需要系統(tǒng)軟件支持修改痕跡的顯示;在監(jiān)控環(huán)節(jié)，需注意系統(tǒng)能夠?qū)k公事項(xiàng)處理過程和結(jié)果進(jìn)行跟蹤管理并及時(shí)反饋處理信息等。

4 ?結(jié)語

綜上所述，現(xiàn)階段企業(yè)管理已經(jīng)是企業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容，因此各個(gè)企業(yè)要注重辦公自動(dòng)化的重要意義，根據(jù)企業(yè)自身特點(diǎn)制定合理的辦公自動(dòng)化制度，提升員工素質(zhì)，并且解決相關(guān)的系統(tǒng)問題，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，這樣員工才會(huì)跟隨領(lǐng)導(dǎo)且使辦公自動(dòng)化流行起來。

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