檔案在人力資源管理中的作用

丁培培

摘 要：檔案是存儲(chǔ)員工個(gè)人信息的單元。再通過(guò)收集、整理后儲(chǔ)存起來(lái)，為以后的考察做備用資料。人事部門(mén)必須準(zhǔn)確選拔人才，合理安排員工的職位。人力資源管理過(guò)程中檔案管理工作是其中重要的、關(guān)鍵的組成部分，更是不可分割的部分，可以為人力資源管理提供重要的檔案信息，進(jìn)而保持高質(zhì)量的人事檔案工作。

關(guān)鍵詞：檔案 人力資源管理 作用

1人事檔案管理在人力資源資源管理中的意義

企業(yè)中的人力資源管理工作可以實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)中人員管理的目的，也是挖掘企業(yè)員工潛在價(jià)值的有效方法，為推動(dòng)企業(yè)朝向科學(xué)化、現(xiàn)代化、合理化發(fā)展提供了重要人力保障。人力資源管理的主體是人，缺乏人的支持就會(huì)無(wú)法實(shí)現(xiàn)最終的管理結(jié)果和目標(biāo)。將人力資源管理體系進(jìn)行不斷的調(diào)整與完善，可以充分滿(mǎn)足企業(yè)中每名人員工作目標(biāo)與企業(yè)發(fā)展目標(biāo)相吻合的目的，從而推動(dòng)企業(yè)發(fā)展進(jìn)程。員工發(fā)展離不開(kāi)人事檔案的支持，作為一種原始信息記錄模式，是人在各種活動(dòng)當(dāng)中所記錄的個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作態(tài)度、獎(jiǎng)懲信息等綜合反映。人事檔案同時(shí)也是企業(yè)掌握員工、選擇員工、錄用員工的重要依據(jù)，和人力資源管理密不可分，二者相互促進(jìn)、相互聯(lián)系。人力資源管理中檔案時(shí)管理信息的載體，企業(yè)可以結(jié)合檔案內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)識(shí)人、選人、用人，確保人力資源管理架構(gòu)與企業(yè)發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)的一致性。在新的發(fā)展時(shí)期，人力資源管理已經(jīng)成為企業(yè)內(nèi)部管理的主要內(nèi)容，進(jìn)一步完善企業(yè)檔案管理工作可以有效的提升人力資源管理效率?？梢?jiàn)，人力資源管理與檔案管理之間存在著密切的關(guān)系，因此應(yīng)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行不斷的優(yōu)化，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)人力資源管理的目標(biāo)。

2人力資源管理中檔案的作用

2.1積極作用。

2.1.1人力資源管理中的人事檔案提供真實(shí)可靠的信息。人事部門(mén)經(jīng)過(guò)查看人事檔案，能夠全方位地了解職員的具體狀況，了解職員目前情況，從而對(duì)其未來(lái)的發(fā)展以及潛在能力進(jìn)行預(yù)測(cè)，安排各個(gè)員工在合適的位置工作，充分發(fā)揮各自?xún)?yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部平衡，最大限度地發(fā)揮人才效益。

2.1.2人事檔案促進(jìn)人才的合理配置。在查看員工的人事檔案后，我們可以根據(jù)不同員工的才能和特點(diǎn)了解員工的更多信息。合理安排崗位，促進(jìn)部門(mén)人員有序流動(dòng)，避免人才濫用。提高員工工作的效率和價(jià)值，并最有效地利用人力資源。

2.1.3人事檔案可以避免人力資源需求的盲目性。有效利用員工人事檔案在研究企業(yè)的人力資源是否能夠適應(yīng)組織變革和發(fā)展要求方面發(fā)揮著重要作用。如果忽略人事檔案所需的人力資源，則很難避免這些缺點(diǎn)。

2.1.4有利于員工更好的職業(yè)規(guī)劃。通過(guò)員工的檔案資料，以反映員工的教育水平、專(zhuān)業(yè)性、薪酬及日常表現(xiàn)等方面。選擇您所在組織所需的人才，充分發(fā)揮自己的優(yōu)勢(shì)，為員工制定正確的職業(yè)規(guī)劃和發(fā)展道路。

2.1.5人事檔案可以給予有效的激勵(lì)措施。人這一生有很多需求，包括身體、安全、社交、尊重和自我滿(mǎn)足的需求。不同的人在不同的時(shí)間有不同的需求，因此員工的需求水平也不同。因此，我們可以研究員工的檔案和材料，了解員工的實(shí)際需求，然后對(duì)個(gè)人使用個(gè)性化的激勵(lì)。

2.2負(fù)面作用。2.2.1檔案的真實(shí)性

現(xiàn)在社會(huì)中有很多虛假的資料，嚴(yán)重影響了人力資源檔案的真實(shí)性，很多時(shí)候都會(huì)影響資料的真實(shí)性，如果檔案資料喪失了信息的真實(shí)性，那么人事檔案就失去了原有的價(jià)值。如今，這個(gè)社會(huì)上有很多人都在造假學(xué)歷，造價(jià)簡(jiǎn)歷、個(gè)人的學(xué)位證書(shū)、虛報(bào)年齡和用假名字等情況，為人事管理帶來(lái)了很多麻煩。

2.2.2資料管理不集中。人事檔案的管理和材料管理不集中，很多職員的簡(jiǎn)歷內(nèi)容相似，降低了人力資源的有效性。還有很多人事檔案的內(nèi)容比較抽象，無(wú)法體現(xiàn)一個(gè)人的特色，如果有很多這樣的人事檔案將會(huì)使失去人事檔案管理的真正意義，甚至還會(huì)影響員工的晉升和入職等，這樣不僅會(huì)影響員工的積極性，更會(huì)給企業(yè)造成一定的損失，不僅僅會(huì)降低人力資源管理是的實(shí)效性，更會(huì)給企業(yè)增加更多的成本。

3提升檔案在人力資源管理中作用的主要措施

3.1正確認(rèn)識(shí)檔案管理在人力資源管理中的重要性。目前，部分企業(yè)并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案在人力資源管理中的重要性，企業(yè)必須從思想觀(guān)念上盡快轉(zhuǎn)變過(guò)來(lái)，全面地認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性。一方面，檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的動(dòng)態(tài)性工作，并非是很多企業(yè)所認(rèn)為的簡(jiǎn)單靜止性的工作，企業(yè)應(yīng)該在人事檔案管理工作中投入合理的人力、物力、財(cái)力和精力，為人事檔案管理工作的有序推進(jìn)奠定思想基礎(chǔ);另一方面，全面提升企業(yè)管理層，尤其是人事管理部門(mén)，對(duì)人事檔案管理工作的重要性，通過(guò)宣傳、教育和培訓(xùn)等多種形式，增強(qiáng)人事部門(mén)相關(guān)人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，并通過(guò)不斷的外部培訓(xùn)和自我學(xué)習(xí)，在此基礎(chǔ)上提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平，并做好檔案管理人才儲(chǔ)備工作。

3.2檔案管理制度的靈活化。檔案信息是對(duì)員工進(jìn)行全面反映的重要流動(dòng)信息，是企業(yè)管理層進(jìn)行人事統(tǒng)籌調(diào)動(dòng)的必備工具。長(zhǎng)期以來(lái)，人事檔案管理工作制度僵化，文件信息流通不暢，再加之檔案信息調(diào)整、補(bǔ)充等流程比較復(fù)雜，導(dǎo)致管理效率低下。要想進(jìn)一步促進(jìn)提升檔案管理制度的靈活性，需要建立全面合理的人事檔案流通制度。要想避免檔案流轉(zhuǎn)過(guò)程中出現(xiàn)缺損、丟失等情況，企業(yè)單位要不斷簡(jiǎn)化檔的案遷移流程，對(duì)部分問(wèn)題檔案進(jìn)行針對(duì)性處理，及時(shí)和當(dāng)事人聯(lián)系，并與其達(dá)成一致后對(duì)檔案進(jìn)行有效處理。除此之外，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理制度靈活性還應(yīng)對(duì)檔案信息變更、補(bǔ)辦制度進(jìn)行優(yōu)化。隨著員工的個(gè)人發(fā)展和職業(yè)經(jīng)歷變化，人員履歷會(huì)不斷變化，人事檔案信息也需要不斷地豐富與更新，靈活化檔案信息變更、補(bǔ)辦制度可以提升人事檔案管理效率，并可以為人力資源管理提供更加準(zhǔn)確的信息，充分發(fā)揮出檔案在人力資源管理中的作用。

3.3提升人事檔案信息的準(zhǔn)確性。人事檔案在整個(gè)流轉(zhuǎn)階段總是難以避免地會(huì)出現(xiàn)信息不完整或不準(zhǔn)確的問(wèn)題，因此人力資源管理部門(mén)在對(duì)檔案信息進(jìn)行管理時(shí)應(yīng)確保其準(zhǔn)確性與實(shí)際質(zhì)量。首先，應(yīng)做好檔案信息補(bǔ)充工作，保證其全面性;其次，對(duì)于新增員工的人事檔案信息，企業(yè)人力資源管理部門(mén)需對(duì)新增內(nèi)容加以審核，排除錯(cuò)誤，保證信息的準(zhǔn)確性;最后，當(dāng)企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)人事變動(dòng)時(shí)，企業(yè)人力資源部門(mén)則要根據(jù)人事檔案信息管理制度要求對(duì)變動(dòng)情況進(jìn)行有效更新和迅速傳遞。

3.4加強(qiáng)人事檔案的及時(shí)收集和識(shí)別。首先，人事檔案的歸檔過(guò)程是一個(gè)整體，它們是相互關(guān)聯(lián)的。在長(zhǎng)期文檔管理工作中，通常存在不可避免的情況，例如文件的缺失部分。因此，文件管理員應(yīng)及時(shí)組織員工文件信息的上交，以確保完整的收集和準(zhǔn)確的信息。為整個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)的工作順利開(kāi)展創(chuàng)建條件，并以此來(lái)準(zhǔn)確的掌握每個(gè)員工的狀態(tài)。其次，嚴(yán)格對(duì)待上交的個(gè)人資料，對(duì)于不符合要求的及時(shí)給予返回，改正后再收入檔案，做到人事檔案管理的有序性。

3.5完善文件管理方法，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)管理，提高文件管理的信息管理水平。由于社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案材料只增不減，以前的管理方法是存在很大問(wèn)題的，比如時(shí)間成本大，正確率不高。通過(guò)計(jì)算機(jī)建立系統(tǒng)，檢索系統(tǒng)以及使用系統(tǒng)，充分利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行文件管理。

結(jié) 語(yǔ)

綜上所述，人力資源管理和人事檔案管理有著直接聯(lián)系，二者相互作用、相互影響，這就需要結(jié)合新時(shí)期企業(yè)人力資源管理的新要求，不斷完善人事檔案管理工作，結(jié)合企業(yè)現(xiàn)狀，積極吸取先進(jìn)的人事檔案管理理念，完善制度建設(shè)，這樣才能夠充分發(fā)揮人事檔案管理的效用。

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