對(duì)檔案收集的若干思考

王艷麗

摘 要：隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)各界對(duì)檔案信息的需求量日益增大。豐富的館藏檔案信息資源是做好檔案信息服務(wù)保障的基礎(chǔ)。新形勢(shì)下檔案部門如何適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，積極主動(dòng)地做好檔案收集工作，以達(dá)到豐富館藏、突出特色，為保存歷史和提供利用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，已經(jīng)成了擺在檔案工作者面前的重大課題。

關(guān)鍵詞：檔案；收集檔案；工作

隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)程度逐漸加劇，所以需要不斷的提升核心競(jìng)爭(zhēng)力，在市場(chǎng)中可以獲取更大的市場(chǎng)份額。在企業(yè)日常經(jīng)營生產(chǎn)的過程中，需要汲取大量的檔案信息，所以需要高效的檔案工作來推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。在檔案整理工作中，檔案收集是做好檔案工作的基礎(chǔ)前提，是保證信息資源的有效途徑。所以在檔案管理工作中，應(yīng)該積極加強(qiáng)檔案的收集工作，豐富檔案信息的多樣性，突出檔案管理的特色，為企業(yè)的經(jīng)營生產(chǎn)創(chuàng)造有利的基礎(chǔ)。

一、檔案收集工作的影響因素

1、檔案意識(shí)不強(qiáng)，存檔意識(shí)比較薄弱。由于檔案意識(shí)淡薄，檔案收集工作的重要性仍不被一些人認(rèn)識(shí)，因而致使檔案收集工作處于被動(dòng)狀態(tài)，檔案材料在人們的手中不知不覺丟失。有些部門圖自己使用方便，不愿意把文件交到保密室，特別是聲像、照片資料和與業(yè)務(wù)相關(guān)的資料。當(dāng)人員變動(dòng)或機(jī)構(gòu)調(diào)整時(shí)，沒有做好檔案移交工作，致使該單位檔案收集不全。

2、人員綜合素質(zhì)不高是影響檔案收集工作的原因。一是檔案館普遍缺乏檔案專業(yè)人才，進(jìn)人、用人不重專業(yè)。二是內(nèi)部缺乏競(jìng)爭(zhēng)力和活力?！暗取⒖?、要”思想觀念嚴(yán)重，收集手段單一，改革意識(shí)和自我發(fā)展意識(shí)不強(qiáng)，工作缺乏主動(dòng)性和創(chuàng)造性。一些檔案工作者抱著“不求有功，但求無過”的思想，認(rèn)為檔案工作是不被領(lǐng)導(dǎo)重視，工作中消極被動(dòng)，致使檔案收集工作長期呈現(xiàn)一種落后狀態(tài)。

3、執(zhí)法力度不夠使檔案收集工作失去支撐。有人說《檔案法》是“軟”法，檔案部門是無職無權(quán)的“軟”部門，執(zhí)法人員在執(zhí)法過程中，怕碰硬，依法行政觀念不強(qiáng)，執(zhí)法素質(zhì)及水平仍有差距。有些規(guī)章制度不健全，檔案執(zhí)法的執(zhí)行力度不夠，相關(guān)部門和相關(guān)人員違反檔案法的規(guī)定，該歸檔的材料不歸檔，私自保管或任其丟失，檔案管理人員執(zhí)法不嚴(yán)，檔案丟失不匯報(bào)、不處理。

4、廣泛征集的力度不夠，導(dǎo)致檔案資料在社會(huì)上流失?！稒n案法》頒布實(shí)施，盡管工作人員做了大量的宣傳工作，但由于《檔案法》是一部“軟”法，難以樹立起真正的權(quán)威，因此，時(shí)至今日，人們的檔案意識(shí)還很淡薄，這在很大程度上影響著檔案在社會(huì)上的征集工作。改革開放以來，全國上下為了全面建設(shè)小康社會(huì)的目標(biāo)而奮斗，全心全意謀發(fā)展，檔案工作暫時(shí)還不能與經(jīng)濟(jì)發(fā)展、財(cái)政收入放在同等重要的地位，致使沒有足夠的經(jīng)費(fèi)征集散存在社會(huì)上的一些有價(jià)值的檔案資料。

二、加強(qiáng)檔案收集工作的對(duì)策

1、加強(qiáng)宣傳教育，強(qiáng)化檔案意識(shí)。長期以來，人們對(duì)檔案收集工作的重要性認(rèn)識(shí)不足。因而，檔案部門要通過廣播、電視、刊物等方式宣傳檔案工作，將收集工作的目的、作用和意義滲透到各個(gè)部門，強(qiáng)化社會(huì)的檔案意識(shí)，引起相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視。另一方面，檔案工作人員也要從封閉、半封閉的狀態(tài)中走出去，宣傳、解釋檔案工作，贏得有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的支持，同時(shí)還要深入有關(guān)單位，及時(shí)與他們進(jìn)行溝通和交流，明確收集工作計(jì)劃，研究收集工作中遇到的難題，求得有關(guān)部門的信任和理解，從而使檔案收集工作經(jīng)?；?、制度化。

2、健全歸檔制度，確保歸檔材料齊全完整。健全和完善歸檔制度，是做好檔案收集工作的重要前提，也是保證檔案齊全完整的重要條件。歸檔制度主要包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求三方面的內(nèi)容。歸檔時(shí)應(yīng)注意：歸檔范圍必須明確完整以免少收或漏收檔案資料。歸檔范圍完整就是指立檔單位形成的各種門類檔案應(yīng)全部納入收集范疇，全部收集，完整無缺；加強(qiáng)文件管理。為了防止上級(jí)各業(yè)務(wù)部門直接下發(fā)到各業(yè)務(wù)部門有價(jià)值的文件材料散失，應(yīng)制定公文登記制度，即凡是由上級(jí)部門下發(fā)到各業(yè)務(wù)部門的文件材料，先由文書部門登記，這樣每個(gè)部門應(yīng)歸檔哪些文件，檔案部門了如指掌；檔案部門必須同有關(guān)部門聯(lián)系，互相配合，確保歸檔材料齊全、完整、準(zhǔn)確。

3、提高人員素質(zhì)，增強(qiáng)主動(dòng)收集意識(shí)。長期以來，檔案人員的社會(huì)意識(shí)并不是很強(qiáng)，傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)作風(fēng)和“機(jī)要重地”思想難以從根本上消除，很多人留戀以往的機(jī)關(guān)權(quán)威，而不想融入公共文化事業(yè)的群體，使檔案收集工作處于一種很被動(dòng)的局面，要改變這一現(xiàn)狀，必須全面提高檔案人員素質(zhì)、更新觀念、正確認(rèn)清和擺正自己的位置，擴(kuò)展思路，激發(fā)內(nèi)在的工作熱情和工作積極性，增強(qiáng)檔案收集的敏銳度和精確度，樹立一種“敢抓、敢搶、敢拼”的思想，做到“腦勤、嘴勤、手勤、腳勤”，變被動(dòng)為主動(dòng)，讓人們感受到檔案的重要性，贏得公眾的信任和支持，真正體現(xiàn)“有為才有位”，那么我們的檔案收集工作才能順利有序的開展。

4、創(chuàng)新收集手段，擴(kuò)大檔案收集來源。為了適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，檔案館必須改革檔案接收和征集工作，構(gòu)建優(yōu)化的館藏建設(shè)網(wǎng)絡(luò)，健全征集網(wǎng)絡(luò)及其功能，在按規(guī)定接收機(jī)關(guān)應(yīng)移交檔案和機(jī)構(gòu)改革中撤銷機(jī)構(gòu)檔案的同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)本地區(qū)重大活動(dòng)、重大事件、重大工程檔案的收集，加強(qiáng)對(duì)本區(qū)域內(nèi)著名人物、散存于社會(huì)的有地方特色的珍貴檔案的收集?！翱谑鰵v史”的收集是一項(xiàng)極富前瞻性的工作。打破傳統(tǒng)接收方式，拓寬收集渠道，以寄存、捐贈(zèng)、購買等多形式、多渠道將散存在社會(huì)上的重要檔案收集進(jìn)館，同時(shí)提高接收檔案的質(zhì)量和增加科技檔案、專門檔案、聲像檔案的收集比例，實(shí)現(xiàn)收集檔案數(shù)量有較大增長，質(zhì)量有較大提高，結(jié)構(gòu)有較大改善，使收集的檔案成為重要信息資源基地，成為大眾提供檔案信息服務(wù)的中心。

隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制的不斷發(fā)展，企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)不斷的加劇，為了在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲取更高的經(jīng)濟(jì)效益，企業(yè)需要不斷的提升核心競(jìng)爭(zhēng)力。檔案管理工作是企業(yè)中的基礎(chǔ)工作，為企業(yè)的發(fā)展提供了重要的信息，促進(jìn)了企業(yè)的發(fā)展。在檔案管理工作中，檔案的收集是基礎(chǔ)，是檔案信息內(nèi)容是否豐富的前提條件。但是在現(xiàn)階段的檔案收集工作中，部分企業(yè)還存在諸多的問題，影響到檔案工作的有效開展。

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