干部人事檔案整理與裝訂的改革研究

胡艷芬

摘 要：干部人事檔案是對(duì)干部的個(gè)人履歷、思想品德、工作表現(xiàn)和政績(jī)能力等多方面的記錄，是組織和人事部門根據(jù)國(guó)家制定的干部政策法規(guī)，記錄的干部培養(yǎng)選拔過程的資料。干部人事檔案整理和裝訂工作，就是對(duì)這些資料進(jìn)行搜集、歸類、裝訂加工等，并且在后續(xù)的時(shí)間里對(duì)其不斷的完善。傳統(tǒng)的干部人事檔案管理中的整理和裝訂工作不利于檔案原貌的維護(hù)和檔案資源的利用開發(fā)，并且工作效率不高，勞動(dòng)量大，基于此本文研究了干部人事檔案整理與裝訂的改革策略。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案；整理與裝訂；改革策略

一、現(xiàn)行的干部人事檔案整理與裝訂的弊端

第一、當(dāng)前檔案管理中，常常存在重復(fù)的整理和裝訂過程，大量的浪費(fèi)了工作人員的精力和時(shí)間，對(duì)檔案資源的開發(fā)和應(yīng)用造成了影響。干部人事檔案管理為干部的工作管理和調(diào)動(dòng)奠定了重要的基礎(chǔ)，多數(shù)單位的干部人事檔案管理人員不夠充足，管理檔案眾多，除了干部的檔案還有員工和理退休人員的檔案，同時(shí)檔案材料逐漸增加，數(shù)量巨大，這就導(dǎo)致工作人員將大量的精力和時(shí)間用在檔案的整理和裝訂上，缺乏檔案資源的深層次開發(fā)，沒有時(shí)間進(jìn)行自我提升。第二、當(dāng)前應(yīng)用的案卷整理和裝訂成冊(cè)的方式不利于對(duì)檔案材料原貌的維護(hù)。檔案整理和裝訂過程中的，裁剪、折疊、查找、內(nèi)容增加、重新裝訂都會(huì)對(duì)檔案造成磨損，甚至是毀壞，破壞檔案的原貌。第三、當(dāng)前的檔案整理和保存方法不便于插卷、保密和利用。干部人事檔案材料涉及面廣、來源多，并且經(jīng)常需要將檔案拆開之后進(jìn)行資料的插入，形成大量的人力、物力的消耗，很容易造成檔案材料損壞。同時(shí)在拆裝的過程中，也不利于檔案內(nèi)容的保密。第四、國(guó)家相關(guān)的干部檔案管理規(guī)則規(guī)定，統(tǒng)一用16開的辦公用紙，但是多數(shù)單位形成的材料紙張以A4紙為主，造成了一個(gè)卷冊(cè)兩種規(guī)格的情況。

二、干部人事檔案整理和裝訂的改革研究

1、按件對(duì)干部人事檔案進(jìn)行整理

我國(guó)干部人事檔案一直以來采用的都是案卷整理，打孔裝訂成冊(cè)的方法，這種方法有很大的弊端，新時(shí)期的檔案整理可以選用按件整理的方式，以此來節(jié)省人力物力，提高檔案整理工作的效率。讓工作人員從繁瑣的工作中解脫出來，進(jìn)行自我學(xué)習(xí)和提升，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化檔案管理技能。按件整理檔案的方法也為檔案的插卷提供了便捷，不需要將整卷拆開便可以插入新的材料，單件也比整卷的材料復(fù)印更加方便清晰。按件整理的檔案可以按件將資料提供給檔案利用者，為利用者和管理者都帶來了方便，提高了檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。利用者可以快速的查閱檔案，不用在因?yàn)椴殚喼\一份資料而拆開翻閱其他的資料，造成檔案信息泄露。

2、采用不裝訂的方式代替?zhèn)鹘y(tǒng)的打孔裝訂

干部人事檔案工作目標(biāo)管理要求規(guī)定，每?jī)赡暌M(jìn)行人事檔案的裝訂，這樣的工作程序繁瑣，需要大量的人力和時(shí)間，造成檔案管理人員常年處于檔案材料拆、裝、訂的重復(fù)勞動(dòng)中，而在裝訂中為了追求整齊和美觀，難以避免的會(huì)造成檔案材料的損壞。新時(shí)期的檔案管理中，可以借鑒文書檔案管理的形式，不進(jìn)行裝訂，按照姓名拼音首字母的順序進(jìn)行排列，既不用裝訂，又方便檔案管理。在需要檔案資料查閱時(shí)，不用在提供整卷檔案，只有拿出需要的件即可。為了保護(hù)檔案材料的完整性，可以采用活頁文件夾裝放檔案，需要查閱時(shí)可以拿出文件夾中的資料，查閱之后在放回去即可。將檔案存放到帶夾的活頁式檔案盒中，可以避免進(jìn)行打孔裝訂，保護(hù)了檔案的原始性。干部人事檔案改變以往裝訂的形式保存，是的檔案整理工作大大簡(jiǎn)化，讓檔案歸檔整理變得簡(jiǎn)單容易操作，新收集的檔案在插卷時(shí)，也無需以往的繁瑣工序，只需要對(duì)新檔案進(jìn)行分類、編目、排序、插入和歸檔，簡(jiǎn)化檔案人員的工作，讓其有更多的時(shí)間進(jìn)行新檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)和技能提升，更好的進(jìn)行檔案資源的開發(fā)。

3、檔案材料規(guī)格應(yīng)適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展的需要

除了檔案整理方式和檔案裝訂方式需要進(jìn)行改革外，檔案材料用紙應(yīng)該進(jìn)行規(guī)格的統(tǒng)一，嚴(yán)格的按照國(guó)家干部人事檔案工作管理規(guī)定中的A4紙標(biāo)準(zhǔn)，與國(guó)際的檔案規(guī)格接軌。當(dāng)前的國(guó)際公文用紙幅面統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)為A4型，新時(shí)期辦公逐漸向自動(dòng)化發(fā)展，檔案人事材料用紙應(yīng)該逐漸進(jìn)行統(tǒng)一。統(tǒng)一規(guī)格的用紙可以為檔案的采取和加工提供便利，滿足新時(shí)期檔案管理內(nèi)容多樣化的發(fā)展趨勢(shì)。如果各個(gè)組織機(jī)構(gòu)和部門均采用A4紙進(jìn)行檔案記錄，在后續(xù)的管理和裝訂中，不需要進(jìn)行加工，就可以讓檔案更加整齊美觀，保持檔案的完整性和原始性。

結(jié)束語：

干部人事檔案整理和裝訂工作，是檔案保存的基礎(chǔ)，而改變傳統(tǒng)的檔案整理和裝訂的繁瑣，解放檔案工作勞動(dòng)力，還需要檔案管理工作人員不斷的創(chuàng)新和改革，提高檔案整理和裝訂的效率和質(zhì)量。同時(shí)還應(yīng)該不斷地學(xué)習(xí)和借鑒新的檔案管理工作方式，提高自己的工作能力，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

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