檔案數(shù)字化業(yè)務外包規(guī)范化管理探析

孟慶閩子

摘 要：隨著電子信息技術的發(fā)展，檔案管理也朝著數(shù)字化的方向發(fā)展。在檔案管理、檔案調(diào)動和檔案查閱上，電子檔案有著紙質(zhì)檔案所無法比擬的優(yōu)勢。因此，紙質(zhì)檔案數(shù)字化成為了檔案管理的新趨勢。紙質(zhì)檔案在我國時間悠久，檔案種類繁多，這也給紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作帶來了嚴重的負擔。為了減輕工作人員的負擔，不少檔案管理部門選擇將檔案數(shù)字化業(yè)務外包到專業(yè)的檔案轉(zhuǎn)化公司，由專業(yè)的公司完成檔案轉(zhuǎn)化工作。然而，在轉(zhuǎn)化的過程中存在諸多不規(guī)范因素，這些因素也成為了影響檔案安全和轉(zhuǎn)化質(zhì)量的關鍵。為了保證檔案轉(zhuǎn)化的安全性、規(guī)范外包行為，本文就檔案數(shù)字化業(yè)務外包規(guī)范化管理的注意事項進行分析。

關鍵詞：檔案;數(shù)字化;業(yè)務外包;規(guī)范化管理

如今，隨著檔案管理流程的優(yōu)化，檔案數(shù)字化管理已然是大勢所趨。不論是事業(yè)單位還是人力資源市場都有專門負責檔案管理的部門。由于檔案管理部門的人力資源有限，并且將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案需要較強的專業(yè)性，因此，為了優(yōu)化檔案管理行業(yè)的管理，檔案外包成為了越來越多檔案管理部門的選擇。然而，檔案不同于普通文獻資料，檔案對保密性的要求很高，檔案泄密將會完成嚴重的不良后果。在檔案數(shù)字化業(yè)務外包過程中，保證檔案的絕密性和安全性是基礎。

一、檔案數(shù)字化外包業(yè)務

1.檔案數(shù)字化外包定義、內(nèi)涵和外延

檔案數(shù)字化可分為狹義和廣義兩種。狹義的檔案數(shù)字化是指通過一定的技術手段將存儲在傳統(tǒng)載體上的、以模擬形態(tài)存在的檔案信息轉(zhuǎn)化為以數(shù)字形態(tài)存在的、計算機可以識別處理的信息的加工過程。廣義的檔案數(shù)字化，是在狹義的基礎上對信息進行存儲、組織、檢索、維護的過程。

從定義中可以看出，檔案數(shù)字化外包業(yè)務包涵了具體的檔案數(shù)字化過程和檔案管理數(shù)字化兩個層面。在實際操作中，服務業(yè)務外延不斷拓展，檔案數(shù)字化的外包業(yè)務從基礎的檔案整理服務、檔案數(shù)字化服務，延伸到了檔案數(shù)字化以后的管理服務、檔案管理咨詢、檔案開發(fā)利用等各個層面。

2.檔案數(shù)字化外包技術的必要性

隨著檔案管理行業(yè)的發(fā)展，在未來，紙質(zhì)檔案勢必會被電子檔案所代替。越來越多的檔案管理部門開始著手將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，這也就是檔案數(shù)字化過程。為了維持檔案室的正常運行，為了讓珍貴的紙質(zhì)資料得到永久保存，檔案電子化刻不容緩。使用電子檔案能夠最大限度的降低檔案管理過程中的人力浪費，同時免除了紙質(zhì)檔案被自然因素損壞的風險。將檔案數(shù)字化交付給專業(yè)的檔案轉(zhuǎn)化公司進行處理，能夠在保證速度的同時，保證質(zhì)量，節(jié)省檔案管理人員的工作負擔。

3.檔案數(shù)字化業(yè)務外包公司有著獨特的優(yōu)勢

不同于檔案管理部門，檔案數(shù)字化外包公司是在當前特定的歷史時期下，成立的專門負責檔案數(shù)字化業(yè)務的機構(gòu)，其專業(yè)性和效率不言而喻。外包公司具備專業(yè)的采集設備，在檔案數(shù)字化處理上有專業(yè)的工作人員負責，工作流程進行協(xié)調(diào)，正是憑借著各方面的優(yōu)勢，檔案外包業(yè)務開始在全國范圍內(nèi)火爆。

4. 檔案數(shù)字化外包業(yè)務的繁瑣性、多樣性

由于檔案數(shù)字化外包業(yè)務范圍拓展，催生了檔案數(shù)字化外包業(yè)務的多樣性，從而使外包服務企業(yè)對于人力資源管理、團隊專業(yè)性、基礎設備需求、國家法律法規(guī)和當?shù)匾?guī)章、標準、客戶的需求，對檔案服務過程的監(jiān)督、管理能力等方面都在不斷提升。

二、檔案數(shù)字化業(yè)務外包的弊端

1.檔案管理人員電子管理水平下降

電子檔案管理水平下降主要表現(xiàn)為習慣了紙質(zhì)檔案管理流程的工作人員不適應電子檔案的管理模式。對電子檔案管理系統(tǒng)缺乏了解。許多檔案管理人員并沒有真正參與到檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化的業(yè)務中，因此工作人員對電子化的檔案容易存在排斥心理。在專業(yè)技術上，工作人員并沒有在第一時間掌握檔案管理的核心技術，對于電子檔案管理系統(tǒng)的漏洞不能及時的發(fā)展和解決，電子檔案系統(tǒng)的安全性完全依賴于檔案外包公司，這種長期的信息依賴關系不利于我國檔案管理的持續(xù)發(fā)展。

2.檔案安全存在隱患

我國的檔案都是有專門的負責人進行管理，在檔案借閱和運輸上都有嚴格的標準。將檔案外包給檔案轉(zhuǎn)化公司加大了檔案信息泄露的風險。尤其是意義重大的核心檔案，一旦在外包公司手中發(fā)生資料丟失或檔案買賣將會嚴重危害個人、企業(yè)乃至國家安全。檔案外包公司的工作人員并不固定。不同于事業(yè)單位，檔案管理都是有專業(yè)的工作人員負責，工作人員的職業(yè)操守和責任意識毋庸置疑。紙質(zhì)檔案存在著易于損壞的風險，因此在轉(zhuǎn)換過程中務必小心謹慎，稍有不慎就會造成紙質(zhì)原件的損壞。現(xiàn)在信息技術的發(fā)達增加了檔案信息泄露的風險。在檔案轉(zhuǎn)換途中，外包公司復印、拍照、保留備份等行為不易察覺?，F(xiàn)代信息技術加大了外包工作工作人員作案的概率。

3.溝通環(huán)節(jié)存在信息傳遞困難

由于行業(yè)不同，在專業(yè)認知上存在差異。具體表現(xiàn)為檔案管理人員不了解外包公司的業(yè)務流程和檔案處理方式，在具體要求的提出上，并不能提出有針對性的意見。換言之，檔案管理人員和外包公司之間的信息對接不夠完善。在業(yè)務范圍上，檔案公司對檔案轉(zhuǎn)化的要求和格式并不熟悉，而檔案管理人員不熟悉外包公司的工作模式和工作內(nèi)容。雙方在檔案協(xié)商和管理上存在溝通的誤差，這就導致檔案轉(zhuǎn)化工作完成后，外包公司的工作成果不符合檔案管理部門的要求。

4.電子檔案格式缺乏統(tǒng)一

不同的檔案外包公司有著不同的管理制度和工作模式，在文檔格式和系統(tǒng)的設計上或多或少存在一定的差異。這種差異就會導致電子檔案在傳輸過程中產(chǎn)生錯誤。電子文檔不同于紙質(zhì)檔案，其順利傳輸和使用有賴于正確的格式和查閱軟件。因此，保證電子檔案的文件格式全國一致是基礎。在電子檔案管理系統(tǒng)上，不同的外包公司制定的管理系統(tǒng)內(nèi)容不一，這就增加了電子檔案管理的難度。只有使用統(tǒng)一的電子檔案管理系統(tǒng)才能保證數(shù)字化檔案的安全性。在后期投入使用的過程中也能夠降低檔案系統(tǒng)維護的成本，提高電子檔案的安全性。

三、檔案數(shù)字化業(yè)務外包規(guī)范化管理的策略

1.國家立法規(guī)范檔案外包行為

檔案外包公司的興起源于檔案業(yè)務發(fā)展的需要。國家在肯定這種外包公司存在的同時，也應當立法保護這種行為。對于檔案外包過程中出現(xiàn)的意外事故進行法律的規(guī)定，通過完善的法律法規(guī)讓檔案外包工作真正實現(xiàn)規(guī)范化、高效化。檔案安全小到個人大到國家，在事關國家安全和人民幸福的重要項目上，不論是政府還是企業(yè)高層都應當引起重視。針對國家發(fā)布的電子檔案管理辦法，下級機關應當立刻行動起來，規(guī)范檔案外包行為。嚴肅整頓檔案外包行業(yè)就是在促進檔案行業(yè)的正常發(fā)展。

2.規(guī)范檔案外包公司

對市場上現(xiàn)存的檔案外包公司進行資質(zhì)審核，政府有關部門應當成立專門的審核小組，制定全面的考核標準，從公司資質(zhì)、工作人員資質(zhì)、人員聘用制度等多個方面考察外包公司的業(yè)務能力和法律意識。取締不規(guī)范、法治不健全的公司。鼓勵規(guī)范檔案外包公司進入市場。于此同時，加強檔案外包公司的管理，成立檔案外包公司必須經(jīng)過國家有關部門的批準，同時必須經(jīng)過定期考察，對其資質(zhì)進行審核。檔案外包公司也應當加強行業(yè)之間的信息交流，制定統(tǒng)一的行業(yè)規(guī)范。在檔案轉(zhuǎn)化的參數(shù)上統(tǒng)一化。在檔案管理系統(tǒng)上與相關部門進行溝通，研發(fā)出政府滿意、人民滿意的電子檔案管理系統(tǒng)。在未來，努力將檔案外包行業(yè)納入檔案管理系統(tǒng)。

3.外包工作專人監(jiān)督

外包公司的檔案轉(zhuǎn)化工作應當接受專人監(jiān)督。在檔案管理上仍然有該檔案的負責人進行管理。并嚴格記錄檔案借閱和使用人的個人信息、借閱時間、歸還日期。檔案借閱應當精細化管理。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，檔案管理行業(yè)應當派遣專業(yè)人員全程參與。這一舉動既能夠監(jiān)督檔案轉(zhuǎn)化的行為，同時檔案管理人員也能夠熟悉檔案管理系統(tǒng)開發(fā)和運行的整個流程，為電子檔案管理系統(tǒng)的順利投入運行提供技術保障。有效的監(jiān)督是保證檔案數(shù)字化工作安全合法的有效途徑。

4.規(guī)范檔案外包制度

在檔案數(shù)字化外包時，檔案管理方和外包公司方應當簽訂協(xié)議，保證雙方的正當權益，規(guī)范檔案外包行為。就檔案外包公司而言，應當遵守行業(yè)規(guī)范和道德操守，履行保護檔案秘密的義務。在檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化過程中，保證規(guī)范合法，及時滿足檔案管理部門的正當需求。就檔案管理部門而言，應當積極配合檔案外包公司的工作，向檔案外包公司提出自己的合理需求。

5.嚴格檔案外包公司的用人考核制度

保護檔案安全的主體是個人，因此，加強檔案外包公司工作人員的管理是第一步。只有完善用人考核制度，對工作人員嚴格管理，強化法制教育才能讓檔案數(shù)字化工作真正實現(xiàn)安全高效。定期對工作人員進行法律宣傳和法律教育，在人才選拔過程中，將工作人員的品格納入考核標準。對于危害檔案安全的行為交由司法部門嚴懲，對于自身過錯造成紙質(zhì)檔案原件損壞的嚴肅處理。加強檔案行業(yè)工作人員的法治教育，讓業(yè)內(nèi)人員知法、懂法、守法。

四、結(jié)束語

檔案數(shù)字化是時代的需要，是大勢所趨。要不斷規(guī)范檔案外包公司的工作流程，加強法治建設，提高員工法律意識，讓檔案數(shù)字化外包工作真正規(guī)范化、科學化。在我國，紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理和檔案數(shù)字化建設還有很長一段路要走，在這一過程中，需要檔案外包公司的參與和幫助。

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