企業(yè)檔案文化建設(shè)引領(lǐng)檔案事業(yè)發(fā)展探微

摘 要：新時(shí)期企業(yè)效益與企業(yè)文化一體化趨勢(shì)使得現(xiàn)代企業(yè)管理活動(dòng)與企業(yè)文化密不可分，“文化強(qiáng)檔”是檔案事業(yè)發(fā)展的重要手段，也是企業(yè)戰(zhàn)略實(shí)現(xiàn)的重要組成部分，因此要加強(qiáng)企業(yè)檔案文化建設(shè)，引領(lǐng)檔案事業(yè)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案文化;企業(yè)戰(zhàn)略;檔案事業(yè)

一、企業(yè)檔案文化的作用

1.企業(yè)文化的內(nèi)涵

企業(yè)文化 corporate culture是一個(gè)組織組成的價(jià)值觀、信念、儀式、處事方式等相關(guān)的文化形象。企業(yè)文化由三個(gè)層次構(gòu)成：表面層是物質(zhì)文化，也是企業(yè)的硬文化，包括產(chǎn)品的外觀、質(zhì)量，生產(chǎn)設(shè)備等。中間層是制度文化，包括各種管理制度、員工間的人際關(guān)系、管理體制等。核心層是精神層，是企業(yè)軟文化，包括各種行文規(guī)范、價(jià)值觀念、團(tuán)體意識(shí)、職工素質(zhì)等，其中價(jià)值觀是企業(yè)文化的核心。

2.企業(yè)檔案對(duì)企業(yè)文化的反映

企業(yè)檔案是企業(yè)的精神財(cái)富，真實(shí)的記錄著企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的企業(yè)原貌。企業(yè)檔案文化建設(shè)就是結(jié)合企業(yè)的愿景和價(jià)值觀，通過(guò)檔案文化來(lái)豐富企業(yè)文化的內(nèi)涵，服務(wù)于企業(yè)文化建設(shè)并提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力和員工凝聚力。

企業(yè)檔案在企業(yè)文化表面層的反映：企業(yè)檔案部門整理了企業(yè)的榮譽(yù)檔案并對(duì)其進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，豐富企業(yè)社會(huì)形象和內(nèi)部典型人物形象。企業(yè)檔案在企業(yè)文化中間層的反映：檔案管理中對(duì)企業(yè)管理中形成的制度、辦法、細(xì)則等進(jìn)行梳理，裝訂成制度手冊(cè)，逐步形成一條完備的制度體系，以制度手冊(cè)來(lái)約束員工，保障了員工行為的一致性，有利于開展依法治企。企業(yè)檔案在企業(yè)文化核心層的反映：檔案管理工作收集整理了企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展中形成的設(shè)計(jì)圖紙、文書、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事信息、信用憑證、研發(fā)成果等檔案，企業(yè)的特色、員工素質(zhì)及企業(yè)對(duì)內(nèi)外部環(huán)境的適應(yīng)等因素都滲透在檔案中，使企業(yè)的價(jià)值觀念深入人心、員工更有凝聚力。

3.企業(yè)檔案文化建設(shè)的作用

（1）培訓(xùn)教育作用

企業(yè)文化力求以人為本，企業(yè)文化持續(xù)發(fā)展就是塑造企業(yè)的學(xué)習(xí)文化，形成一種學(xué)習(xí)氛圍，搭建內(nèi)部交流學(xué)習(xí)平臺(tái)，與外界建立良好的合作關(guān)系，充分調(diào)動(dòng)企業(yè)的培訓(xùn)資源。就檔案而言，其資源包括了行政、人事、黨建、財(cái)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、基建等多個(gè)方面，這些檔案是豐富的培訓(xùn)資源，通過(guò)學(xué)習(xí)這些檔案內(nèi)容，能提高員工的工作能力，為實(shí)現(xiàn)學(xué)習(xí)型組織奠定了一定的基礎(chǔ)。例如，云南電力西雙版納局編制了《西雙版納供電局志》（1996～2017年），至此，西雙版納供電局有了記載自己成立、成長(zhǎng)、發(fā)展、壯大的歷史資料，有了激勵(lì)后人不忘初心、砥礪前行、服務(wù)邊疆少數(shù)民族地區(qū)供電事業(yè)的精神食糧。

（2）歷史借鑒作用

在不同歷史時(shí)期，企業(yè)形成的文化成果不同。企業(yè)檔案記載著企業(yè)的發(fā)展歷程，為企業(yè)文化建設(shè)提供各種線索，有利于廓清企業(yè)文化發(fā)展脈絡(luò)。成都市某安裝建設(shè)公司已有多年發(fā)展歷程，1986年該公司獨(dú)家負(fù)責(zé)西昌衛(wèi)星發(fā)射基地相關(guān)基礎(chǔ)建設(shè)工作，這是國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目之一。工程內(nèi)容包括581衛(wèi)星測(cè)試廠房、遠(yuǎn)地點(diǎn)發(fā)動(dòng)機(jī)房、X射線探傷工房等11個(gè)單位的安裝項(xiàng)目。該工程從始建至今一直在跟進(jìn)中，跟進(jìn)建設(shè)中多次獲得“建筑工程魯班獎(jiǎng)”等各種榮譽(yù)。通過(guò)企業(yè)檔案可以看到建設(shè)時(shí)期安裝潔凈技術(shù)的突破起到的重要作用，為我國(guó)航天衛(wèi)星發(fā)射做出了突出貢獻(xiàn)，可啟發(fā)當(dāng)今的安裝建筑提高安裝技術(shù)水平、開拓進(jìn)取，克服困難，不斷做出新的成績(jī)。

（3）檔案事業(yè)推動(dòng)作用

企業(yè)檔案事業(yè)主要包括檔案管理工作、檔案教育工作、檔案科研工作、檔案宣傳工作、檔案交流工作等。企業(yè)檔案文化建設(shè)中必然會(huì)形成豐富的檔案信息資源，這就大大推動(dòng)了檔案事業(yè)的發(fā)展。例如珠江水利治理工程中通過(guò)檔案編制了《綠色珠江建設(shè)戰(zhàn)略規(guī)劃》、《滇桂黔石漠化片區(qū)水利扶貧規(guī)劃》等頂層設(shè)計(jì)文件，為流域水利事業(yè)科學(xué)發(fā)展提供了支撐。在防汛抗旱、山洪災(zāi)害防治、水量調(diào)度等具體工作中更充分的運(yùn)用了水利檔案信息資源。

企業(yè)檔案文化建設(shè)必然會(huì)拓展檔案利用的途徑，加強(qiáng)傳播，這也促進(jìn)了檔案事業(yè)的發(fā)展。云南送變電工程有限公司2018年舉辦了“風(fēng)雨耕耘六十載，云送鐵軍續(xù)輝煌”大型主題展。針對(duì)云送在電網(wǎng)建設(shè)領(lǐng)域所取得的成就，總結(jié)出了多項(xiàng)“第一、首個(gè)”，如：“云南第一個(gè)110千伏及220千伏輸變電工程、云南第一個(gè)500千伏輸變電工程及第一個(gè)500千伏串補(bǔ)站工程、南方電網(wǎng)第一個(gè)220千伏對(duì)越南送電工程及第一個(gè)“一帶一路”合作項(xiàng)目、全世界第一個(gè)±800千伏特高壓輸電工程”等工程，在展出形式上，采取球狀圖片、文字注釋的形式，按照年代順序依次排列展示，吸引了諸多參觀者的矚目，加大了檔案事業(yè)的影響力。

二、加強(qiáng)企業(yè)檔案文化建設(shè)的措施

1.建設(shè)企業(yè)檔案文化陣地

企業(yè)檔案館（室）、檔案信息中心等是保管本單位形成檔案的內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)。這些內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)是保存檔案的實(shí)體機(jī)構(gòu)，能通過(guò)這些檔案內(nèi)容展示企業(yè)形象、是企業(yè)大數(shù)據(jù)的信息基地、是企業(yè)文化傳播的窗口之一。

首先要做好內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作?，F(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備包括智能檔案密集架、精密空調(diào)、LED大型全彩電子屏、恒溫恒濕智能調(diào)控系統(tǒng)、多媒體觸摸屏查詢展示系統(tǒng)、自動(dòng)防盜報(bào)警系統(tǒng)、智能門禁系統(tǒng)、真空充氮消毒系統(tǒng)、庫(kù)房中心控制系統(tǒng)等，它們的互聯(lián)就是一個(gè)現(xiàn)代化智能檔案機(jī)構(gòu)。在經(jīng)費(fèi)充足的前提下使單位檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)備現(xiàn)代化是建設(shè)企業(yè)檔案文化高地的應(yīng)有之意。

其次要轉(zhuǎn)變工作理念，提高企業(yè)檔案意識(shí)。在企業(yè)文化得以發(fā)展、企業(yè)戰(zhàn)略分步實(shí)施的前提下，檔案工作人員應(yīng)是企業(yè)戰(zhàn)略的促進(jìn)者，把檔案意識(shí)的傳播與建設(shè)學(xué)習(xí)型組織結(jié)合起來(lái)。學(xué)習(xí)型組織是為實(shí)現(xiàn)共同的發(fā)展目標(biāo)而讓企業(yè)人員持續(xù)不斷的學(xué)習(xí)，獲得職業(yè)發(fā)展所需的各種知識(shí)養(yǎng)。從前面的論述可知，企業(yè)檔案中豐富的知識(shí)就是重要的學(xué)習(xí)素材，檔案工作者要讓員工都學(xué)習(xí)到這些檔案知識(shí)，從而提高檔案意識(shí)，建設(shè)了檔案文化陣地。根據(jù)學(xué)習(xí)型組織的一些特征，檔案工作者應(yīng)從不同層級(jí)上來(lái)做好該工作。見(jiàn)下圖

對(duì)整個(gè)企業(yè)建立檔案學(xué)習(xí)共享系統(tǒng)，學(xué)習(xí)知識(shí)與愿景結(jié)合

對(duì)各職能部門鼓勵(lì)各團(tuán)隊(duì)共同學(xué)習(xí)檔案知識(shí)，加強(qiáng)合作

對(duì)員工形成探討檔案知識(shí)的氛圍，創(chuàng)造學(xué)習(xí)檔案知識(shí)的機(jī)會(huì)

2.豐富企業(yè)檔案信息資源開展文化編纂

企業(yè)檔案文化建設(shè)通過(guò)運(yùn)用現(xiàn)代化智慧檔案設(shè)備，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)不斷地優(yōu)化了服務(wù)方式。檔案工作者需要不斷豐富企業(yè)檔案信息資源。首先是紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，歷史悠久的企業(yè)有不少的紙質(zhì)檔案，檔案工作者要耐心細(xì)致的對(duì)每一份非涉密紙質(zhì)檔案掃描，對(duì)這些檔案進(jìn)行整理和加工轉(zhuǎn)化為二次文獻(xiàn)信息，在電子文獻(xiàn)庫(kù)形成全文數(shù)據(jù)庫(kù)，方便檢索和利用。其次是建設(shè)檔案信息管理系統(tǒng)，完善的檔案信息管理系統(tǒng)可以加快檔案信息電子化的進(jìn)程，方便出版信息編輯成果。例如，珠江委檔案館在2002年《珠江水利信息化規(guī)劃報(bào)告》中提出建設(shè)檔案信息管理系統(tǒng)事宜，該系統(tǒng)搭建工作耗資64萬(wàn)元、耗時(shí)3年。通過(guò)不斷完善系統(tǒng)功能實(shí)現(xiàn)了館藏21961卷（冊(cè)）檔案資料的電子化。同時(shí)，系統(tǒng)建設(shè)中檔案目錄建設(shè)也是很重要的一個(gè)指標(biāo)，要充分使用元搜索引擎技術(shù)、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)技術(shù)、網(wǎng)格技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)完善系統(tǒng)的服務(wù)性、共享性功能，做好檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的輸入與保存工作。

開展文化編纂就是把豐富的檔案信息資源動(dòng)態(tài)化，進(jìn)行深度挖掘，形成具有企業(yè)文化特征的精品檔案成果。例如，榆林市2017年編纂了《神府煤田開發(fā)建設(shè)大事記》，真實(shí)的記錄了過(guò)去30年開發(fā)建設(shè)煤田中的情形。該大事記本著尊重歷史、實(shí)事求是、客觀公正的原則，依托已形成的檔案信息資源，真實(shí)還原了當(dāng)時(shí)的重大事件和人物活動(dòng)，展示了神府煤田開發(fā)建設(shè)經(jīng)歷大發(fā)現(xiàn)、大開發(fā)、大轉(zhuǎn)化、大發(fā)展的雄偉歷史，是一幅浩瀚大漠里萬(wàn)馬奔騰、氣壯山河的美麗圖畫。

3.擴(kuò)寬企業(yè)檔案利用方式，促進(jìn)文化傳播

按照《檔案法》的規(guī)定，檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿三十年向社會(huì)開放。經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等檔案向社會(huì)開放的期限，可以少于三十年。就企業(yè)檔案而言，傳統(tǒng)的利用方式有閱覽服務(wù)、檔案外借、復(fù)制檔案、檔案證明，新型的利用方式有檔案展覽、檔案咨詢服務(wù)及開放檔案等。

就傳統(tǒng)利用方式而言，利用者通過(guò)知悉檔案內(nèi)容，有利于自身業(yè)務(wù)工作的開展，加大了檔案的影響力，從而促進(jìn)了檔案文化的傳播，檔案事業(yè)的進(jìn)步。例如： 云南立恒電力設(shè)計(jì)院中標(biāo)為德宏供電局電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的可研勘察設(shè)計(jì)單位，工作任務(wù)是做好220kV傣龍變新建工程電氣二次部分設(shè)計(jì)、梁河縣110kV電網(wǎng)網(wǎng)架優(yōu)化工程初步設(shè)計(jì)工作。如繪制新圖，每張圖需2個(gè)工作日，每個(gè)工作日單價(jià)150元，而復(fù)制一張圖僅需5元，通過(guò)借查閱大量的檔案資料，達(dá)到節(jié)約人員2人、節(jié)約時(shí)間7天，避免經(jīng)濟(jì)損失近30240元的目的。

按《開發(fā)利用科技檔案所創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益計(jì)算方法》計(jì)算如下：

就新型利用方式而言，通常技術(shù)水平要求更高、跨行業(yè)合作更多，打破本單位的空間。從本質(zhì)而言，檔案與文物是有交集的，很多檔案也屬于文物，檔案展覽與博物館合作、與電視臺(tái)及其他新媒體合作就是傳播檔案文化的手段。濮陽(yáng)市檔案局2014年舉辦的“焦裕祿展”選址市博物館，2015年舉辦的“抗戰(zhàn)記憶——紀(jì)念中國(guó)人民抗日戰(zhàn)爭(zhēng)暨世界反法西斯戰(zhàn)爭(zhēng)勝利70周年檔案史料展”則選擇了廣場(chǎng)，通過(guò)媒體報(bào)道，吸引了大眾來(lái)關(guān)注檔案、了解歷史，讓更多的群眾能看到展覽效果，展覽工作進(jìn)一步延伸。在新形勢(shì)下，檔案文化傳播要?jiǎng)?chuàng)新形勢(shì)，聯(lián)合其他部門合作，集思廣益，提高檔案文化宣傳的質(zhì)量，力求在更廣泛的領(lǐng)域內(nèi)發(fā)揮作用。

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[3]王倩倩，企業(yè)檔案工作與企業(yè)文件建設(shè)[J]，2012年全國(guó)檔案工作者年會(huì)論文集（上），2012.

作者簡(jiǎn)介：王巍巍（1988-），男，漢族，河南省焦作市人，檔案室主任，河南省檔案學(xué)會(huì)理事，本科，單位：鄭州理工職業(yè)學(xué)院