高校學生檔案管理工作研究

李海瑛

摘 要：高校學生檔案管理工作是高校檔案工作的重要內(nèi)容，做好高校學生檔案工作對于學生個人、高校都具有重要意義。1999年以來高校擴招，高校學生人數(shù)劇增，高校學生檔案隨之成倍增長，使本就發(fā)展緩慢的高校學生檔案管理工作面臨系列新的挑戰(zhàn)。本文分析高校學生檔案管理存在的問題，并提出加強高校學生檔案工作的對策，以推動高校學生檔案工作發(fā)展。

關(guān)鍵詞： 高校;學生檔案;檔案管理

高校學生檔案工作是高校檔案工作的重要內(nèi)容，是衡量高校教學質(zhì)量和管理水平的重要標尺。做好高校學生檔案工作既有利于維護學生個人利益，也有助于推動教學改革，提高教學質(zhì)量，展示學校業(yè)績，是貫徹執(zhí)行黨的教育方針，為實現(xiàn)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)培養(yǎng)、選拔、錄用人才的一項常規(guī)性基礎(chǔ)工作。

一、高校學生檔案的特點

1.成形性。高校學生檔案是個人人事檔案的成形階段。學生個人在小學、初中、高中每個階段都會形成自己的檔案材料，但若未經(jīng)過高校這一階段，其個人檔案往往不會成形，只會有一些零散材料保存在學?；蛘呱⑹А８咝．厴I(yè)后，高校學生檔案管理部門依據(jù)畢業(yè)生報到證信息，將畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞至就業(yè)單位的人事部門或委托的人才交流機構(gòu)，學生檔案即轉(zhuǎn)變?yōu)閭€人人事檔案，之后個人人事檔案里將會添加個人工作中形成的材料。因此，學生檔案是個人人事檔案的成形階段，是人事檔案的基礎(chǔ)。

2.真實性。學生檔案是對學生學習成長經(jīng)歷的真實記錄，但并不是個人在校期間形成的反映個人成長經(jīng)歷的所有材料都會成為檔案內(nèi)容，只有經(jīng)過組織認定、專業(yè)檔案工作人員鑒別后認為能夠反映個人成長狀況，具有保存價值且符合歸檔要求的個人材料才能轉(zhuǎn)化為高校學生檔案。

3.動態(tài)性。高校學生檔案具有動態(tài)性，表現(xiàn)為學生檔案內(nèi)容的補充更新和檔案保管單位的變動。高校學生檔案內(nèi)容會隨著時間的增長不斷得到充實豐富。此外，學生在畢業(yè)后離開學校，學生檔案也會保管在有人事保管權(quán)限的單位，學生檔案或者人事檔案的保管單位會隨著本人的流動而流動。

二、高校學生檔案管理存在的問題

與高校的快速發(fā)展相比，高校學生檔案工作還顯得比較滯后。高校學生檔案管理工作受人力、物力、財力等軟硬件條件制約，存在諸多問題。

1.高校學生檔案工作體制不健全

（1）高校學生檔案存在分散管理。2008年之前國家沒有相關(guān)制度對高校學生檔案管理作明確規(guī)定，各高校學生檔案管理比較隨意，分散現(xiàn)象嚴重。2008年9月實施的《高等學校檔案管理辦法》規(guī)定“學生類”檔案由高校檔案機構(gòu)進行集中統(tǒng)一保管，但部分高校并未按照規(guī)定將學生檔案納入高校檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管，由學生工作處、招生就業(yè)處、各院系保管學生檔案的情況仍然比較普遍。

（2）高校學生檔案工作缺乏制度標準。2008年實施的《高等學校檔案管理辦法》增加了“學生類”檔案，羅列了學生檔案的具體內(nèi)容。但我們不難看出該辦法對學生檔案內(nèi)容的規(guī)定并不全面，并不能反映學生在校期間的全貌，不能滿足用人單位對招聘學生進行全面了解的需求。且該辦法是對高校檔案管理的宏觀辦法，只是簡單涉及了學生類檔案，并未對專門的學生檔案作詳細規(guī)定，沒有對學生檔案的分類整理和保管利用等內(nèi)容作具體指導。

（3）高校學生檔案管理隊伍薄弱。由于學生檔案流動性特別強，每年都因新生入校而要大批接收轉(zhuǎn)進的檔案，每年都因?qū)W生畢業(yè)離校而要將大批檔案轉(zhuǎn)遞到其他單位，每年都有新的材料要補充到每個學生的檔案之中，管理高校學生檔案的工作量特別大。檔案工作人員數(shù)量不足。檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，缺乏既懂計算機技術(shù)又具備檔案專業(yè)知識的人才。

2.高校學生檔案管理不規(guī)范

（1）高校學生檔案的收集不規(guī)范。學生檔案的歸檔范圍的缺少能夠反映學生參與學校社團活動、各類比賽、社會實踐經(jīng)歷、個人誠信狀況、心理健康等方面的內(nèi)容。且未將學生檔案的內(nèi)容與用人單位需求相結(jié)合。

（2）高校學生檔案的整理不規(guī)范。高校學生檔案數(shù)量多，整理工程浩大，需大量經(jīng)費，且在整理過程中會伴隨著檔案丟失或信息泄露等危險。因此，多數(shù)高校對學生檔案未進行規(guī)范整理，更有高校對學生檔案從不進行整理，新生檔案接收進館后就一直束之高閣，不進行拆封整理，每年將新增加的檔案材料也是直接放到個人檔案里，從不將材料合并后分類排序，高校學生檔案的整理情況不容樂觀。

（3）高校學生檔案的保管不規(guī)范。受經(jīng)費、辦公環(huán)境限制，檔案庫房建設(shè)及設(shè)備配置往往存在不合規(guī)現(xiàn)象，有的檔案庫房甚至成了雜物間。檔案庫房所需設(shè)配大多不齊全，許多高校都沒有配置空調(diào)、除濕劑等必須設(shè)備，學生檔案保管條件較差，不利于實現(xiàn)學生檔案的科學化、現(xiàn)代化管理。一些高校學生檔案保管人員只是兼職，未對學生檔案進行定期跟蹤監(jiān)測，對學生檔案的保管缺乏保密意識。

（4）高校學生檔案的利用效率低。目前多數(shù)高校存在學生檔案重保管輕利用，學生檔案整體利用率低下等問題。許多高校未進行學生檔案的數(shù)字化建設(shè)，沒有學生檔案管理系統(tǒng)，甚至許多高校連學生檔案卷內(nèi)目錄和案卷目錄都沒有，學生檔案利用暴露出檢索工具落后、檢索體系不完善，查全率和查準率低等問題。

3.高校學生檔案信息化水平低

高校信息化水平低下，許多高校都未建立檔案網(wǎng)站，部分高校雖建立了檔案網(wǎng)站，但內(nèi)容也簡單，功能較少，沒有專門的學生檔案工作版塊，高校學生無法通過網(wǎng)絡(luò)查找利用相關(guān)內(nèi)容信息，尤其是畢業(yè)生檔案無法通過在線查詢畢業(yè)生檔案去向。高校學生檔案信息資源開發(fā)利用程度低。多數(shù)高校僅將學生檔案工作停留在保管層面，未重視學生檔案信息資源的深層次開發(fā)利用，學生檔案信息資源無法共享，未能真正發(fā)揮高校學生檔案的價值。

三、加強高校學生檔案管理的對策思考

1.健全高校學生檔案工作體制

（1）實行集中統(tǒng)一、歸口管理。不斷推動高校實行集中管理，同時吸取分散管理存在的優(yōu)點，進一步優(yōu)化高校學生檔案管理模式。加強學校檔案機構(gòu)建設(shè)，通過建立學校檔案館或綜合檔案室，使學生檔案的集中統(tǒng)一保管有歸口管理部門。國家教育部門應(yīng)聯(lián)合檔案業(yè)務(wù)主管部門加強對高校學生檔案工作的監(jiān)督指導，督促高校按照《高等學校檔案管理辦法》規(guī)定，實行學生檔案由學校檔案機構(gòu)統(tǒng)一管理，而不是隨意保存在招生辦或?qū)W生處等部門。

（2）完善高校學生檔案管理制度。國家教育部門和檔案局應(yīng)盡快出臺《高校學生檔案管理工作細則》類法規(guī)，使學生檔案管理工作有法可依。應(yīng)對學生檔案的歸檔內(nèi)容進行補充，將能反映高校學生心理素質(zhì)、職業(yè)技能等方面的材料納入歸檔范圍;同時對高校學生檔案工作重點的學生檔案信息化建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)資源共享等新問題應(yīng)做出政策指引。各高校應(yīng)根據(jù)《高等學校檔案管理辦法》，結(jié)合高校實際制定高校學生檔案管理制度，切實為高校學生檔案工作的開展提供制度保證。

（3）加強高校學生檔案管理隊伍建設(shè)。一是根據(jù)《高等學校檔案管理辦法》第十條規(guī)定，合理配置高校學生檔案工作人員。二是加強高校學生檔案工作人員學習培訓。組織學生檔案管理人員到其他高校進行參觀學習，聘請專家進行知識講解，適時安排高校學生檔案工作人員進修學習。三是合理設(shè)立高校學生檔案工作所需經(jīng)費。將高校學生檔案工作納入學校整體發(fā)展規(guī)劃，為高校學生檔案工作發(fā)展提供經(jīng)費支持和人員保障。

2.規(guī)范高校學生檔案管理

（1）強化高校學生檔案的收集。高校學生檔案工作人員嚴把質(zhì)量關(guān)，將每一份有價值的材料都收集歸檔、剔除不應(yīng)歸檔的文件，做到全面、完整、精簡、準確、及時。首先，高校學生檔案工作人員要充分發(fā)揮工作主動性和積極性，不斷提升專業(yè)知識，根據(jù)實際需求，明確收集范圍。其次，要建立健全高校學生檔案收集制度，對高校各部學生檔案材料的移交時間和歸檔范圍有明確規(guī)定，對于不按時歸檔的應(yīng)給予通報批評并進行懲罰。

（2）規(guī)范高校學生檔案的整理。高校領(lǐng)導應(yīng)重視學生檔案整理工作，保證檔案整理所需經(jīng)費，合理配置學生檔案整理工作人員。高校學生檔案管理部門可根據(jù)實際，在對上年度檔案材料收集完畢后，安排檔案集中統(tǒng)一整理的時間，通過招聘臨時工作人員或?qū)W生勤工助學的方式增加學生檔案整理人手，但必須由專職學生檔案工作人員或?qū)W生檔案管理部門工作人員進行指導，嚴把檔案整理質(zhì)量關(guān)。

（3）確保高校學生檔案的安全。包括檔案實體的安全和檔案信息內(nèi)容的安全。應(yīng)通過加強庫房建設(shè)和庫房基礎(chǔ)設(shè)備配置，為學生檔案的保管提供有利的硬件條件。高校學生檔案工作人員應(yīng)提高檔案安全意識，定期檢查檔案數(shù)量，發(fā)現(xiàn)遺失及時查明原因采取措施，應(yīng)具有保密意識，防止信息內(nèi)容的泄露。

（4）提升高校學生檔案的有效利用。一是高校學生檔案管理部門應(yīng)夯實學生檔案基礎(chǔ)利用。高校學生檔案管理部門應(yīng)根據(jù)實際應(yīng)用和多方需求的特征，實現(xiàn)學生檔案管理內(nèi)容與功能拓展，使利用者有檔可查。二是學生檔案信息資源開發(fā)機制。應(yīng)根據(jù)利用需求深入挖掘、開發(fā)學生檔案信息資源。加強學生檔案信息編研開發(fā)，建立學生檔案數(shù)據(jù)庫，并建立學校名人檔案特色數(shù)據(jù)庫，便于加強學校宣傳，提高學校品牌效應(yīng)。三是暢通學生檔案信息利用反饋渠道，對學生檔案利用效果進行搜集與研究。

3.提升高校學生檔案管理信息化水平

（1）優(yōu)化學生檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施配置。根據(jù)信息化建設(shè)實際需求和經(jīng)費情況，合理購置性價比較高的基礎(chǔ)設(shè)施。為檔案系統(tǒng)中大量數(shù)據(jù)的快速處理，文字圖片的掃描及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)等提高硬件方面的保障。同時，各高校學生檔案管理部門應(yīng)統(tǒng)一學生檔案管理系統(tǒng)軟件，以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。

（2）建立高校學生檔案信息數(shù)據(jù)庫。國家教育主管部門應(yīng)會同檔案業(yè)務(wù)主管部門制定有關(guān)標準和規(guī)范，并組織實施、建立高校學生檔案信息共享的數(shù)據(jù)庫。檔案信息數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)必須規(guī)范，格式統(tǒng)一，能保證信息的可讀性和共享性;應(yīng)注意數(shù)據(jù)的更新，及時把學生新增信息傳遞到人事檔案信息數(shù)據(jù)庫中，以保持數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的采集準確。

（3）加強高校學生檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)。要高度重視高校學生檔案的網(wǎng)絡(luò)安全，采取有效的安全保護措施，防止人為破壞和泄密。高校學生檔案工作人員要有高度的責任感，對信息數(shù)據(jù)庫及時備份。

高校學生檔案對于高校管理和學生個人發(fā)展都有著十分重要的作用?，F(xiàn)階段高校學生檔案管理存在管理體制不完善、人員隊伍不健全等諸多問題，需要教育部門、檔案行政管理部門、高校、學生等各方面的共同關(guān)注和努力，既需要從國家層面完善相關(guān)規(guī)章制度，也需要各高校在管理各具體環(huán)節(jié)嚴把質(zhì)量關(guān);既需要教育部門建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)資源共享，也需要各高校加強自身資源的建設(shè)和開發(fā)。在多方的共同努力下，實現(xiàn)創(chuàng)新突破，取得科學、長效的發(fā)展，為高校管理水平的提升做出貢獻。

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