自組織：未來(lái)項(xiàng)目工作的常態(tài)

尉艷娟

2020年，IPMA研究大會(huì)的主題是“自組織”。自組織現(xiàn)象自古有之，為何在VUCA時(shí)代自組織一躍成為管理界的寵兒？在項(xiàng)目環(huán)境中，如何建立高效自組織團(tuán)隊(duì)？組織高層應(yīng)該如何為自組織保駕護(hù)航？組織該如何從傳統(tǒng)模式向自組織管理進(jìn)軍？帶著這些疑問(wèn)，我們專(zhuān)訪(fǎng)了IPMA理事會(huì)主席萊因哈德·瓦格納。

自組織是一種自然現(xiàn)象

記：在項(xiàng)目環(huán)境下，“自組織”具體指什么？什么是自組織？

萊因哈德·瓦格納：自組織是一種自然現(xiàn)象。我們可以在自然界（如成群的鳥(niǎo)）、技術(shù)（如激光系統(tǒng)）及社會(huì)系統(tǒng)（如團(tuán)隊(duì)和組織）中觀察到自組織現(xiàn)象。傳統(tǒng)的組織通過(guò)分層決策、“命令控制”式領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格自上而下地組織工作。敏捷實(shí)踐中的自組織意味著項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)決定自己完成某個(gè)任務(wù)或戰(zhàn)略意圖所必需的活動(dòng)。他們自我組織，通過(guò)一個(gè)相當(dāng)民主的過(guò)程分配角色和職責(zé)，團(tuán)隊(duì)成員之間共享或輪流承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)任務(wù)。從本質(zhì)上講，自組織項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)是自主的、自我依賴(lài)的，與層級(jí)決策和自上而下的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格無(wú)關(guān)。

記：在您的想象中，一個(gè)完美的自組織項(xiàng)目是什么樣的？

萊因哈德·瓦格納：我非?？隙ㄎ覀兌贾雷越M織項(xiàng)目是如何開(kāi)展的，我們?cè)谒缴?、體育、工藝美術(shù)、音樂(lè)等方面都經(jīng)歷過(guò)這種激情迸發(fā)的時(shí)刻。這樣的時(shí)刻，人們享受到停不下來(lái)，因?yàn)樗麄冋娴臉?lè)在其中，他們是與朋友而不是同事或團(tuán)隊(duì)成員合作，他們一起演奏音樂(lè)，一起爬山，一起清理海灘上的垃圾，所有這些活動(dòng)都是以項(xiàng)目的形式自我組織的。

VUCA時(shí)代呼喚自組織

記：為什么自組織在項(xiàng)目導(dǎo)向型的企業(yè)中越來(lái)越流行？自組織興起的根源是什么？

萊因哈德·瓦格納：自組織興起的驅(qū)動(dòng)因素之一是我們的環(huán)境、經(jīng)濟(jì)和社會(huì)日漸復(fù)雜。傳統(tǒng)的等級(jí)森嚴(yán)、采用“命令控制”式領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格的組織無(wú)法應(yīng)對(duì)易變性、不確定性、復(fù)雜性和模糊性（VUCA）。VUCA時(shí)代，組織（或項(xiàng)目）中所有人員需要協(xié)作。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員可能比最高管理者擁有更多的可用信息，他們?cè)谔幚硇虑闆r方面通常更有能力。因此，領(lǐng)導(dǎo)者需要賦予團(tuán)隊(duì)成員更多的權(quán)力，允許團(tuán)隊(duì)自我決策。

另一個(gè)原因是“千禧一代”開(kāi)始步入職場(chǎng)。他們特立獨(dú)行，有足夠的自信挑戰(zhàn)組織設(shè)置，質(zhì)疑傳統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格。為了吸引年輕人才，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層需要做出改變，允許員工自組織。

還有一個(gè)原因可能是，經(jīng)濟(jì)正從“大規(guī)模生產(chǎn)”轉(zhuǎn)向“共創(chuàng)”，這不僅需要組織內(nèi)部的合作，也需要組織與客戶(hù)、供應(yīng)商和其他合作伙伴（如大學(xué)、機(jī)構(gòu)或創(chuàng)意網(wǎng)絡(luò)）的跨組織合作。權(quán)力分布在所有參與方中，所有參與方在互利關(guān)系的基礎(chǔ)上進(jìn)行合作。

自組織有兩面性和適用性

記：使用自組織方法開(kāi)展項(xiàng)目有什么益處和風(fēng)險(xiǎn)？我們應(yīng)該如何規(guī)避自組織帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)？

萊因哈德·瓦格納：自組織以所有人的知識(shí)為基礎(chǔ)，能夠充分利用現(xiàn)有能力的多樣性，因此有利于應(yīng)對(duì)VUCA時(shí)代的挑戰(zhàn)。通過(guò)自組織，參與者的巨大潛力得到了釋放，通過(guò)成為成功的關(guān)鍵驅(qū)動(dòng)者，參與者受到了激勵(lì)，通過(guò)參與他們自己的能力也提高了。自組織也有缺點(diǎn)，如相關(guān)人員負(fù)擔(dān)過(guò)重，團(tuán)隊(duì)看不清戰(zhàn)略目標(biāo)，團(tuán)隊(duì)可能會(huì)陷入過(guò)多的內(nèi)部討論，花費(fèi)過(guò)多的時(shí)間進(jìn)行決策。在這樣的環(huán)境下，團(tuán)隊(duì)成員要學(xué)會(huì)如何合作。

記：您曾說(shuō)過(guò)自組織在一些領(lǐng)域尤為適用，如服務(wù)型和創(chuàng)新初創(chuàng)企業(yè)，為什么這么說(shuō)？

萊因哈德·瓦格納：這兩個(gè)領(lǐng)域都依賴(lài)于眾多合作伙伴的共同創(chuàng)造和合作，包括但不限于終端客戶(hù)、供應(yīng)商及許多內(nèi)部和外部?jī)r(jià)值合作伙伴。項(xiàng)目的目標(biāo)、期望和需求可能每天都在變，自組織的團(tuán)隊(duì)更適合處理這種情況。

領(lǐng)導(dǎo)者不應(yīng)是“孤狼”

記：對(duì)于建立自組織團(tuán)隊(duì)，您有什么建議？在自組織團(tuán)隊(duì)中，我們應(yīng)如何激勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員？

萊因哈德·瓦格納：在自組織團(tuán)隊(duì)中，團(tuán)隊(duì)成員總是很有動(dòng)力的，動(dòng)機(jī)是促使他們參與項(xiàng)目的因素。問(wèn)題是，每個(gè)人的具體驅(qū)動(dòng)因素（內(nèi)在動(dòng)機(jī)）是什么？在自組織團(tuán)隊(duì)中，應(yīng)該由適當(dāng)?shù)娜顺袚?dān)適當(dāng)?shù)娜蝿?wù)，這會(huì)隨著時(shí)間的推移而改變。這就是為什么團(tuán)隊(duì)需要在每個(gè)階段根據(jù)可用的和實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)所需的特定能力來(lái)組成和重組。組織和領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該了解每個(gè)人的動(dòng)機(jī)和能力，并幫助他們承擔(dān)適合自己的任務(wù)。為項(xiàng)目配備人員是領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)鍵任務(wù)，尤其是組織中的人力資源職能。

如今，我們?cè)絹?lái)越關(guān)注人們的就業(yè)能力（employablility），這意味著所有從業(yè)者都需要知道自己的長(zhǎng)處、需要學(xué)習(xí)的領(lǐng)域、想做什么事情及在哪種角色中自己最得心應(yīng)手。

記：自組織團(tuán)隊(duì)的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格應(yīng)該是什么樣的？換句話(huà)說(shuō)，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)具備什么樣的品質(zhì)才能成功領(lǐng)導(dǎo)自組織團(tuán)隊(duì)？

萊因哈德·瓦格納：領(lǐng)導(dǎo)者的角色將發(fā)生重大變化，他們不再是只知道別人必須做什么，并通過(guò)“命令控制”來(lái)領(lǐng)導(dǎo)的“孤獨(dú)的狼”。未來(lái)的領(lǐng)導(dǎo)者將委派任務(wù)、分享權(quán)力，他們服務(wù)于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)（“仆人式領(lǐng)導(dǎo)”），并通過(guò)指導(dǎo)、促進(jìn)和授權(quán)積極支持團(tuán)隊(duì)。領(lǐng)導(dǎo)職能可能在幾個(gè)團(tuán)隊(duì)成員之間波動(dòng)，可能通過(guò)民主程序和決策來(lái)執(zhí)行，也可能根本不執(zhí)行，這取決于團(tuán)隊(duì)成員對(duì)商定的愿景、任務(wù)和目標(biāo)的密切合作的程度。這一點(diǎn)很重要，在自組織環(huán)境中，人們需要通過(guò)共享的價(jià)值觀、共同的愿景和目標(biāo)框架來(lái)“導(dǎo)航”。這一框架使團(tuán)隊(duì)得以穩(wěn)定，使人們能夠以靈活的方式執(zhí)行任務(wù)。如果沒(méi)有這個(gè)框架，協(xié)作就無(wú)法進(jìn)行。參與者需要去影響目標(biāo)框架，他們一般會(huì)選擇一個(gè)他們信任的組織，如果他們覺(jué)得它不再符合他們的愿望就會(huì)選擇離開(kāi)。

高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該像園丁

記：組織和最高管理層能做些什么來(lái)支持和授權(quán)自我組織呢？

萊因哈德·瓦格納：高層管理者應(yīng)該像園丁一樣，創(chuàng)造合適的土壤、提供合適的種子和植物，不時(shí)地給它們澆水，幫助它們生長(zhǎng)和開(kāi)花。高層管理者和組織需要提供正確的框架條件，制定一個(gè)共同的愿景和框架。組織應(yīng)該保持對(duì)（年輕）專(zhuān)業(yè)人士的吸引力，培養(yǎng)價(jià)值觀，建立支持性文化，把項(xiàng)目作為一種協(xié)作和價(jià)值共創(chuàng)的手段。只有利用好各個(gè)方面的多樣性，組織才能更好地應(yīng)對(duì)VUCA時(shí)代的挑戰(zhàn)。

變革是一場(chǎng)馬拉松

記：對(duì)于從自上而下管理向自組織的轉(zhuǎn)型，您建議采取哪些步驟？

萊因哈德·瓦格納：我建議遵循約翰·科特（John Kotter）教授提出的 “領(lǐng)導(dǎo)變革的8步過(guò)程”。首先，創(chuàng)造緊迫感（為什么我們需要從自上而下的管理轉(zhuǎn)變?yōu)樽越M織），然后建立一個(gè)指導(dǎo)性的聯(lián)盟支持必要的變革，并制定戰(zhàn)略愿景和實(shí)施計(jì)劃。完成了這些步驟之后，就需要組建一支“志愿軍”，最好是由組織各級(jí)致力于變革的人員組成。它應(yīng)該從組織的局部開(kāi)始，然后一步一步地在組織中壯大，最終“志愿軍”應(yīng)該廣泛代表該組織。還有一個(gè)重要步驟是消除障礙，如效率低下的流程和層級(jí)結(jié)構(gòu)，以提供跨部門(mén)工作所需的自由。我們要通過(guò)公開(kāi)地解決文化障礙并展示克服這些障礙的方法來(lái)使大家注意到文化障礙。然后，我們要通過(guò)循序漸進(jìn)的方法突出短期勝利（快速勝利），因?yàn)橹挥辛⒓大w驗(yàn)到變化帶來(lái)的影響，相關(guān)人員才能在前進(jìn)的道路上干勁十足。改變是一場(chǎng)馬拉松，而不是沖刺，我們需要在保持成果的基礎(chǔ)上不斷地努力改變，直到變革強(qiáng)大到足以取代舊習(xí)慣為止。