基于新形勢(shì)下科研單位檔案數(shù)字化管理存在的問題與對(duì)策

摘 要：在數(shù)字化技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，科研單位為了提高檔案管理效率，需要進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，本文通過增強(qiáng)工作連貫性、提高經(jīng)濟(jì)效益、提升管理水平，三個(gè)方面對(duì)科研單位檔案數(shù)字化管理的必要性進(jìn)行了討論，并從數(shù)字化設(shè)備不完善、數(shù)字化建設(shè)意識(shí)不高、管理標(biāo)準(zhǔn)不完善，對(duì)存在的問題進(jìn)行了總結(jié)，并從提高管理人員專業(yè)能力、構(gòu)建管理系統(tǒng)、引進(jìn)數(shù)字化技術(shù)、強(qiáng)化建設(shè)意識(shí)、完善管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)管理策略進(jìn)行了討論。

關(guān)鍵詞：科研單位;檔案數(shù)字化管理;數(shù)字化技術(shù)

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，數(shù)字化逐漸融入到生活、工作中，科研單位中，檔案管理較為重要，能夠?yàn)槠淇茖W(xué)研究提供理論依據(jù)，但在將數(shù)字化技術(shù)融入到其中時(shí)，存在管理人員重視程度不高、沒有合理應(yīng)用等問題，為了改善這一現(xiàn)狀，需要有針對(duì)性的優(yōu)化這一問題，構(gòu)建科學(xué)的檔案管理方法，為科研工作提供服務(wù)支撐。

一、科研單位檔案數(shù)字化管理的必要性

1.增強(qiáng)工作連貫性。科研單位檔案數(shù)字化管理，具有增強(qiáng)工作連貫性的必要性，具體可以通過以下兩個(gè)方面來了解，第一，科研單位檔案整理工作較為復(fù)雜，需要消耗大量的人力、時(shí)間，但在應(yīng)用數(shù)字化管理方法時(shí)，能夠優(yōu)化檔案管理工作環(huán)節(jié)，縮短工作時(shí)長(zhǎng)，提高檔案整理效率。第二，在應(yīng)用傳統(tǒng)方法進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，存檔后查閱需要消耗大量時(shí)間查找，增大了檔案管理人員的工作量，但在應(yīng)用數(shù)字化管理方法之后，員工可以在系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵字快速查找，增強(qiáng)了工作的連貫性，提高檔案管理效率。

2.提高經(jīng)濟(jì)效益。在進(jìn)行科研單位檔案數(shù)字化管理時(shí)，能夠提高經(jīng)濟(jì)效益，第一，傳統(tǒng)的檔案管理工作需要占用大量的空間、人力，導(dǎo)致科研單位需要投入大量的成本資金，對(duì)經(jīng)濟(jì)效益有一定的影響，但在構(gòu)建數(shù)字化檔案管理工作時(shí)，可以通過計(jì)算、服務(wù)器進(jìn)行工作，達(dá)到節(jié)約檔案管理時(shí)間、提高經(jīng)濟(jì)效益的目的。第二，在應(yīng)用傳統(tǒng)方法進(jìn)行檔案管理時(shí)，一旦在整理中出現(xiàn)問題，會(huì)影響檔案管理工作的整體運(yùn)行效率，但在應(yīng)用數(shù)字化管理技術(shù)時(shí)，能夠縮短檔案管理工作時(shí)間與管理有效性，提高經(jīng)濟(jì)效益。

3.提升管理水平。科研單位的檔案在進(jìn)行數(shù)字化管理之后，能夠提升管理水平，具體可以通過以下兩個(gè)方面來了解，第一，由于科研單位的檔案數(shù)量較多，在應(yīng)用傳統(tǒng)方法進(jìn)行管理時(shí)容易出現(xiàn)管理漏洞，對(duì)相關(guān)研究分析工作準(zhǔn)確性有影響，但在應(yīng)用數(shù)字化管理方法之后，系統(tǒng)能夠?qū)n案進(jìn)行合理整理，提高檔案管理的準(zhǔn)確性，保障其具有較高的參考價(jià)值。第二，在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，各行各業(yè)都逐漸優(yōu)化工作方式，科研單位對(duì)工作的精確性要求標(biāo)準(zhǔn)較高，應(yīng)用數(shù)字化管理技術(shù)，能夠達(dá)到節(jié)約環(huán)保、節(jié)約空間的目的，不僅提高了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，還能夠簡(jiǎn)化管理工作，推動(dòng)科研單位運(yùn)行發(fā)展。

二、科研單位檔案數(shù)字化管理存在的問題

1.數(shù)字化設(shè)備不完善?？蒲袉挝辉谶M(jìn)行檔案數(shù)字化管理工作時(shí)，存在數(shù)字化設(shè)備不完善的問題，第一，數(shù)字化管理設(shè)備運(yùn)行情況與管理質(zhì)量有一定的聯(lián)系，但部分科研單位在構(gòu)建數(shù)字化管理技術(shù)時(shí)，沒有根據(jù)科研單位的檔案管理需求購(gòu)置數(shù)字化設(shè)備，導(dǎo)致在實(shí)際應(yīng)用中，容易出現(xiàn)應(yīng)用不合理、有效性不高等問題，對(duì)科研單位檔案管理工作運(yùn)行發(fā)展有一定的影響。第二，現(xiàn)階段，數(shù)字化技術(shù)不斷發(fā)展，科研單位為了提高檔案數(shù)字化管理的安全性，需要定期進(jìn)行設(shè)備優(yōu)化工作，但部分科研單位對(duì)這一工作的重視程度不高，沒有定期進(jìn)行設(shè)備管理，在應(yīng)用時(shí)容易受到病毒的影響，出現(xiàn)檔案信息丟失、泄露等問題，對(duì)科研單位運(yùn)行發(fā)展有一定的影響，降低了數(shù)字化管理有效性。

2.數(shù)字化建設(shè)意識(shí)不高?，F(xiàn)階段，科研單位檔案數(shù)字化管理工作中，存在數(shù)字化建設(shè)意識(shí)不高的問題，第一，科研單位的檔案數(shù)字化管理工作運(yùn)行情況與管理人員的重視程度有一定的聯(lián)系，但部分科研單位領(lǐng)導(dǎo)缺乏與時(shí)俱進(jìn)的思想，沒有按照數(shù)字化的發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行管理，甚至沒有為檔案數(shù)字化管理工作提供資金支持，難以提高數(shù)字化管理工作有效性，對(duì)科研單位運(yùn)行發(fā)展有一定的影響。第二，由于檔案數(shù)字化管理工作與傳統(tǒng)方法存在一定的差異，員工對(duì)這一工作的了解程度不高，在實(shí)際工作時(shí)容易出現(xiàn)操作失誤問題，難以發(fā)揮出檔案的實(shí)際應(yīng)用意義，對(duì)科研單位運(yùn)行發(fā)展有一定的影響。

3.管理標(biāo)準(zhǔn)不完善。在對(duì)科研單位進(jìn)行檔案數(shù)字化管理時(shí)，存在管理標(biāo)準(zhǔn)不完善的問題，具體可以通過以下兩個(gè)方面來了解，第一，規(guī)范制度能夠約束員工行為，提高科研單位檔案數(shù)字化管理質(zhì)量，但部分科研單位對(duì)這一工作的重視程度不高，沒有按照科研單位需求構(gòu)建適當(dāng)?shù)墓芾順?biāo)準(zhǔn)，檔案管理質(zhì)量不高。另外，應(yīng)用檔案數(shù)字化管理技術(shù)能夠提高檔案收集整理質(zhì)量，但由于部分管理人員對(duì)管理工作的重視程度不高，部分員工沒有按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作，對(duì)科研單位運(yùn)行發(fā)展有一定的影響。第二，由于科研單位檔案數(shù)字化管理工作量大，檔案整理每個(gè)步驟都需要應(yīng)用有針對(duì)性的管理制度，但部分管理人員在構(gòu)建管理標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，沒有細(xì)化構(gòu)建管理制度，降低了管理有效性，容易出現(xiàn)檔案整理不規(guī)范的問題，對(duì)科研單位發(fā)展有一定的影響。

三、新形勢(shì)下科研單位檔案數(shù)字化管理策略

1.提高管理人員專業(yè)能力。在新形勢(shì)下，科研單位為了提高檔案數(shù)字化管理有效性，需要提高管理人員專業(yè)能力，第一，檔案管理人員的專業(yè)能力與管理質(zhì)量有一定的影響，但檔案數(shù)字化管理工作與傳統(tǒng)檔案管理方法存在差異，為了提高檔案管理人員對(duì)這一工作的了解程度，需要定期開展培訓(xùn)工作，例如：科研單位領(lǐng)導(dǎo)可以聘請(qǐng)檔案數(shù)字化管理專家，為管理人員講解數(shù)字化管理方法、管理流程等，提高管理人員的專業(yè)能力，為檔案數(shù)字化管理工作運(yùn)行發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)，滿足科研單位運(yùn)行發(fā)展需求。第二，由于科研單位檔案管理工作量較大、較為復(fù)雜，一旦在管理環(huán)節(jié)中存在問題，會(huì)對(duì)檔案管理工作運(yùn)行發(fā)展有影響，為了提高檔案管理人員的管理責(zé)任意識(shí)，科研單位可以借鑒國(guó)外檔案管理方法，構(gòu)建一支專業(yè)能力較強(qiáng)的隊(duì)伍，例如：科研單位領(lǐng)導(dǎo)可以先分析檔案管理策略，整理其中的優(yōu)點(diǎn)與缺點(diǎn)，并將其中的優(yōu)點(diǎn)融入到科研單位檔案管理中，提高檔案管理水平，推動(dòng)科研單位運(yùn)行發(fā)展。

2.構(gòu)建管理系統(tǒng)。新形勢(shì)下科研單位檔案數(shù)字化管理時(shí)，需要構(gòu)建管理系統(tǒng)，第一，完善的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)能夠保障檔案管理穩(wěn)定穩(wěn)定運(yùn)行，增強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)的連接性，避免出現(xiàn)管理漏洞的問題發(fā)生。另外， 在構(gòu)建完管理系統(tǒng)之后，為了保障這一管理系統(tǒng)具有應(yīng)用有效性，需要在應(yīng)用一段時(shí)間之后開展檔案管理會(huì)議，了解這一管理系統(tǒng)存在的問題并優(yōu)化，推動(dòng)科研單位運(yùn)行發(fā)展。第二，在構(gòu)建管理系統(tǒng)之后，為了提高管理有效性，可以先了解國(guó)外應(yīng)用的管理系統(tǒng)，并按照科研行業(yè)、數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展方向進(jìn)行構(gòu)建分析，提高檔案數(shù)據(jù)管理的有效性，滿足行業(yè)發(fā)展需求。

3.引進(jìn)數(shù)字化技術(shù)。在新形勢(shì)下科研單位檔案數(shù)字化管理為了能夠優(yōu)化發(fā)展，需要引進(jìn)數(shù)字化技術(shù)，具體可以通過以下兩個(gè)方面來了解，第一，檔案數(shù)字化技術(shù)與科研單位發(fā)展情況有一定的聯(lián)系，在數(shù)字化技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，一旦科研單位沒有定期優(yōu)化數(shù)字化技術(shù)，檔案系統(tǒng)會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的影響，出現(xiàn)檔案丟失的問題，為了改善這一現(xiàn)狀，提高檔案應(yīng)用的科學(xué)性，需要科研單位提高資金投入力度，引進(jìn)先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)，優(yōu)化科研單位檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，為科研單位的研究工作提供依據(jù)。第二，為了提高數(shù)字化技術(shù)引進(jìn)的有效性，需要先對(duì)科研單位的發(fā)展需求進(jìn)行分析，并引進(jìn)相應(yīng)的數(shù)字化技術(shù)，推動(dòng)科研單位運(yùn)行發(fā)展。另外，科研單位檔案極為重要，為了提高管理技術(shù)的應(yīng)用有效性，需要在引進(jìn)數(shù)字化技術(shù)時(shí)，將提高檔案完整性、使用率作為重點(diǎn)內(nèi)容，發(fā)揮出檔案管理的實(shí)際意義。

4.強(qiáng)化建設(shè)意識(shí)?？蒲袉挝粰n案數(shù)字化管理為了滿足新形勢(shì)的發(fā)展需求，需要強(qiáng)化檔案管理人員的建設(shè)意識(shí)，具體可以通過以下兩個(gè)方面來了解，第一，現(xiàn)階段，部分科研單位檔案管理人員的數(shù)字化檔案管理意識(shí)不高，在檔案管理工作中容易出現(xiàn)失誤問題，對(duì)科研單位運(yùn)行發(fā)展有一定的影響，為了改善這一現(xiàn)狀，強(qiáng)化管理人員的建設(shè)意識(shí)，需要科研單位領(lǐng)導(dǎo)提高對(duì)數(shù)字化建設(shè)的重視程度，深刻了解這一工作的含義，為數(shù)字化管理奠定良好的基礎(chǔ)。第二，由于科研單位檔案數(shù)字化管理工作在運(yùn)行時(shí)，需要投入大量的資金，購(gòu)買先進(jìn)的設(shè)備，為科研工作運(yùn)行發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

5.完善管理標(biāo)準(zhǔn)。科研單位檔案數(shù)字化管理在運(yùn)行發(fā)展時(shí)，需要完善管理標(biāo)準(zhǔn)，具體可以通過以下兩個(gè)方面來了解，第一，管理標(biāo)準(zhǔn)能夠約束員工的行為，在對(duì)科研單位進(jìn)行檔案數(shù)字化管理時(shí)，為了提高管理的有效性，需要檔案管理各個(gè)部門加強(qiáng)聯(lián)系，構(gòu)建管理制度時(shí)各個(gè)部分的工作內(nèi)容、工作責(zé)任明確，之后進(jìn)行整理，保障這一管理制度能夠滿足科研單位的應(yīng)用需求。例如：在完善管理標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，為了提高管理標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范性，可以對(duì)其他科研單位應(yīng)用的管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分析，總結(jié)其中的優(yōu)點(diǎn)并融入到科研單位中，提高檔案數(shù)字化管理的有效性。第二，由于數(shù)據(jù)庫(kù)之間的類別存在差異，為了保障檔案整理工作具有較高的質(zhì)量，需要有針對(duì)性的進(jìn)行整理分析，提高檔案數(shù)字化管理的規(guī)范性。

綜上所述，在新形勢(shì)下進(jìn)行科研單位檔案數(shù)字化管理工作時(shí)，為了提高數(shù)字化管理的科學(xué)性，需要先對(duì)科研單位檔案數(shù)字化管理情況進(jìn)行分析，并將數(shù)字化技術(shù)融入到其中，構(gòu)建具有針對(duì)性的管理制度，提高檔案管理的規(guī)范性與科學(xué)性，另外，科研單位還需要定期開展數(shù)字化管理培訓(xùn)工作，提高檔案管理人員的工作責(zé)任意識(shí)與檔案管理能力，為科研工作運(yùn)行發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

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作者簡(jiǎn)介：姜霽純（1976-），女，漢族，中級(jí)職稱，碩士研究生，就職于天津社會(huì)科學(xué)院