淺談民生檔案的收集與利用

尹國芹

【摘 要】民生檔案是檔案館（室）服務(wù)群眾的最直接方式，做好民生檔案工作的關(guān)鍵是做好民生檔案的收集與利用。民生檔案是社會管理活動的歷史記錄，是維護(hù)群眾權(quán)益的原始憑證，是“人民群眾最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實的利益問題”在檔案工作中的集中體現(xiàn)。實踐經(jīng)驗證明，只有收集貯存了內(nèi)容豐富、數(shù)量眾多、門類齊全、價值珍貴的民生檔案資料，各級檔案館開展工作才有雄厚的物質(zhì)基礎(chǔ)，才能更好地為改善民生服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】民生檔案；收集；利用

引言

民生檔案作為社會管理活動歷時記錄，沒有完整豐富的民生檔案資源，民生檔案工作就成了無源之水、無本之木，服務(wù)民生就是一句空話?；诖?，加強(qiáng)對民生檔案的收集與利用是非常有必要的。

1民生檔案的基本現(xiàn)狀

由于受傳統(tǒng)觀念的影響，有些基層檔案室存在著重保管輕收集的思想，認(rèn)為只要把館藏檔案保管好就可以了，對于涉及人的材料收集問題，抱著你愿意交我接收，你不愿意交我就算的態(tài)度；也有一些單位科室認(rèn)為牽涉到人事、民生資料的相關(guān)材料是由自己科室辦理的，文書催促上交卻遲遲不交出相關(guān)材料，認(rèn)為單放在自己科室保管，這樣更便于利用方便，致使部分個人檔案沒有整理歸檔，沒有形成檔案的集中統(tǒng)一管理；有些重要檔案隨意借出，卻沒有辦理借閱手續(xù)，時間久了也沒有及時歸還……這些情況的存在，致使接收進(jìn)檔案館的大多數(shù)是利用價值不高的發(fā)文、講話等文件材料，而越是與人關(guān)系密切重要的批復(fù)、花名冊、登記表、審批表等很少存入檔案館，于是出現(xiàn)利用者利用時查不到的現(xiàn)象，會給利用者在養(yǎng)老保險、工齡計算、退休等手續(xù)的辦理帶來麻煩，難以體現(xiàn)民生檔案資源真正為社會所用。民生檔案管理利用是體現(xiàn)檔案工作關(guān)注民生、保障民生、改善民生的重要環(huán)節(jié)之一，是推動新時期檔案工作發(fā)展的新理念和新目標(biāo)。

2民生檔案管理利用存在的問題

2.1民生檔案作用宣傳不深入，檔案意識不強(qiáng)

日常生活中，《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)與平民百姓的生活聯(lián)系不多，人民群眾甚至某些機(jī)關(guān)單位部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)對于民生檔案的重要性認(rèn)識不高，民生檔案意識不強(qiáng)，加之有的檔案人員業(yè)務(wù)不熟，檔案工作缺乏有機(jī)聯(lián)系性、系統(tǒng)性、規(guī)范性及整理質(zhì)量不符合規(guī)范要求，從而影響整體工作水平。另外，日常生活中檔案法律法規(guī)和檔案工作的宣傳形式簡單，宣傳不夠深入細(xì)致，普及面不夠廣，導(dǎo)致民生檔案作用社會知曉度不高。

2.2民生檔案征集力度不大，館藏不全面

民生檔案來源于不同的行業(yè)和部門，種類較多，內(nèi)容豐富。當(dāng)前，寶應(yīng)縣檔案館已征集了婚姻檔案、退伍軍人檔案、收養(yǎng)檔案、職稱檔案、公證檔案等民生檔案，但是因為分布范圍散亂、移交制度不健全，還有部分單位有自己的想法，不愿向檔案館移交，導(dǎo)致檔案館收集民生檔案不夠全面。至今，知青檔案還未入館，它與個人工齡認(rèn)定、收入掛鉤方面有著重要的作用，部分檔案查詢者不知去哪個單位查找自己需要的檔案。

2.3民生檔案整理不規(guī)范，利用效率低

部分單位民生檔案存放混亂，整理不夠規(guī)范，無檢索工具，保管條件差，導(dǎo)致檢索困難，檔案資源無法充分利用。

2.4民生檔案保管利用層次低，長期危害大

受地方財政等條件限制，檔案館現(xiàn)代化程度不高，部分民生檔案資源開發(fā)利用僅達(dá)到微機(jī)檢索條目，經(jīng)常性的查閱檔案原件，對檔案的安全保護(hù)極度不利。

2.5民生檔案監(jiān)管體制不暢，執(zhí)法難度大

目前的檔案執(zhí)法力度不大、機(jī)制不活、體質(zhì)不暢，重收集保管，輕執(zhí)法監(jiān)督，一些基層單位民生檔案損壞、流失嚴(yán)重，但責(zé)任得不到嚴(yán)肅追究。

3民生檔案收集利用的對策

為確保民生檔案收集齊全完整和有效利用，各級檔案館（室）應(yīng)著力抓好以下幾個方面：

3.1建立健全文件歸檔制度

相關(guān)涉民單位要高度重視，切實抓好民生檔案收集工作，建立健全文件歸檔制度，按照文書檔案和各類檔案歸檔范圍的要求，把本機(jī)關(guān)涉及民生的文書檔案、干部人事職工檔案、社會保險、低保、計生、不動產(chǎn)、棚戶區(qū)搬遷安置、退休職工、下崗失業(yè)職工檔案托管等民生檔案應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，實行集中統(tǒng)一管理，從制度上、源頭上保障民生檔案的齊全完整、管理規(guī)范。

3.2注重收集的方法和渠道

一是要定期收集，把本單位涉及人的文件材料及民生專業(yè)檔案定期收集接收進(jìn)綜合檔案室；二是要加強(qiáng)某一重要階段的收集，比如人事調(diào)整、工資調(diào)整等重要活動結(jié)束時及時把材料收集歸檔；三是要注意“賬外”文件的收集，大多數(shù)人事方面的材料并非是紅頭文件，未經(jīng)文書部門登記入賬，如調(diào)資表、花名冊、介紹信等；四是要到重點科室收集，如政工科、人事科、紀(jì)檢辦、信訪辦、業(yè)務(wù)科等涉“人”材料多的部門。五是定期對涉民單位的民生檔案的管理情況、歸檔情況進(jìn)行執(zhí)法檢查，確保民生檔案收集齊全。

3.3明確收集的范圍和重點

對照本單位文件材料的歸檔范圍進(jìn)行收集，把反映本機(jī)關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料，在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料，需要貫徹執(zhí)行的上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)的文件材料等統(tǒng)統(tǒng)收集齊全，樹立“人的檔案最重要”的觀念，突出民生檔案在檔案資源建設(shè)中的地位，重點收集反映人事管理活動的文件材料。如，人員編制、人事任免、獎勵材料、處分材料；職工錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤材料；人事考核、職稱評審材料；職工調(diào)動、職工名冊、黨團(tuán)員名冊、工會會員名冊、黨團(tuán)材料等，即凡是涉及“人”的切身利益的材料都要全部收集歸檔。

3.4在拓展收集的門類上下功夫

民生檔案涉及面廣，在民生收集上，可從文書檔案向與公眾利益密切相關(guān)的婚姻檔案、醫(yī)療檔案、房產(chǎn)檔案、家譜族譜、出生檔案、勞動工資檔案、養(yǎng)老保險檔案、公證檔案、知青檔案、職稱檔案等專門檔案延伸，讓檔案資源體系覆蓋民生的各個領(lǐng)域，覆蓋最廣大的人民群眾。

3.5提高全民社會檔案意識

要充分利用廣播電視、報紙、網(wǎng)站、舉辦培訓(xùn)班、舉辦知識競賽、發(fā)放宣傳冊等多種形式廣泛宣傳相關(guān)法律法規(guī)，真正深入到鄉(xiāng)鎮(zhèn)、社區(qū)、村居基層，不僅讓機(jī)關(guān)單位、部門意識到檔案的重要性，更重要的是讓廣大民眾了解什么是民生檔案，它和自己有什么切身利益的關(guān)系，從而提高全民民生檔案法律意識。

3.6強(qiáng)化民生檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)

高素質(zhì)的檔案干部隊伍是做好民生檔案管理利用工作的前提和基礎(chǔ)，要加強(qiáng)檔案干部的理論和業(yè)務(wù)水平，轉(zhuǎn)變觀念，提高意識，樹立服務(wù)民生、服務(wù)和諧社會的檔案觀，真正做到管理上達(dá)到“四會”，即：會獨立開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)、會民生檔案相關(guān)法律法規(guī)、會全面掌握辦公自動化設(shè)備、會熟練操作檔案專用軟件。

3.7狠抓基層民生檔案

要充分履行檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)職能，抓好基層民生檔案組織網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，切實加強(qiáng)民生檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、目標(biāo)管理和規(guī)范管理工作，實現(xiàn)民生檔案裝具標(biāo)準(zhǔn)化、業(yè)務(wù)規(guī)范化、管理法制化，辦好民生檔案立檔單位試點，以點帶面、以先進(jìn)帶后進(jìn)，從而促進(jìn)全社會民生檔案工作的平衡發(fā)展。要夯實基礎(chǔ)，加快民生檔案數(shù)字化建設(shè)工作。

結(jié)束語

收集民生檔案是為了更好地服務(wù)民生，各級檔案館（室）要轉(zhuǎn)變檔案工作重機(jī)關(guān)團(tuán)體利用、輕個人利用，重為機(jī)關(guān)團(tuán)體服務(wù)、輕為群眾服務(wù)的傳統(tǒng)觀念和認(rèn)識；加大檔案接收進(jìn)館的力度，不斷豐富館藏檔案信息資源；樹立為民服務(wù)意識，讓為民服務(wù)成為自覺的行動，確保民生檔案及時服務(wù)社會。有條件的可以對館（室）藏的民生檔案進(jìn)行數(shù)字化，全文掃描、著錄，建立專題民生檔案目錄，為人民群眾提供方便快捷的調(diào)卷、查閱利用服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]曹冰.淺談基層民生檔案工作的現(xiàn)狀、問題與對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（10）：128.

[2]趙巖.地方綜合檔案館檔案進(jìn)館問題研究[D].廣西民族大學(xué)，2017.

（作者單位：臨朐縣檔案館）