提高企業(yè)檔案信息安全管理水平的對策

李娟

摘要：在事業(yè)單位檔案管理中，檔案管理信息化建設成為檔案工作中的重點，檔案管理模式打破了以往的事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理方式，利用網絡簡化了檔案的管理流程，突破了時間、地域的限制，極大程度地提高了檔案管理的工作效率。根據事業(yè)單位的特點，檔案管理人員要認識到傳統(tǒng)模式的弊端及檔案信息化建設的必然性和必要性，不斷提升檔案管理信息化創(chuàng)新意識，培養(yǎng)接受新事物的能力和水平，打破傳統(tǒng)的慣性思維模式，改進工作方式、方法，提升檔案管理工作質、效。信息化快速發(fā)展的大背景下，檔案管理信息化已是大勢所趨，機關、事業(yè)單位都已開啟了檔案管理的信息化建設。

關鍵詞：檔案;信息安全管理;信息化

一、健全法制防御

（一）填補檔案信息安全管理專門性法律空白，實現有法可依

國外檔案管理發(fā)展歷程及環(huán)境充分表明，完善的法律、法規(guī)是檔案信息安全管理體系運行和發(fā)展的有效保障，我國雖然出臺了《檔案法》、《檔案法實施辦法》等檔案工作統(tǒng)領性法律，但關于檔案信息安全管理的專項法律、法規(guī)仍然未出臺。當前社會發(fā)展需求及政務公開制度的落實推動了檔案的開放及利用，同時也對機關事業(yè)單位檔案信息安全管理提出了更高的要求，因此國家立法機關應當高度重視檔案信息安全管理專門性法律法規(guī)的制定、出臺，并且對檔案信息安全管理的覆蓋范圍、方式方法、人員管理、設備要求、軟件配備、權利義務、監(jiān)管制約等做出明確要求及說明，為檔案信息安全管理的科學化、規(guī)范化、法治化、制度化建設提供法律依據。

（二）制定完善執(zhí)行度高的制度、規(guī)范，實現有章可循

檔案工作法律為檔案工作提供了總的要求，相關規(guī)章、制度作為法律的重要補充不可或缺，當前我國檔案部門及各單位檔案工作開展及管理的制度依據主要有《機關檔案工作條例》，涉及檔案信息化管理的主要有《電子公文歸檔暫行管理辦法》、《紙質檔案數字化技術規(guī)范》、《電子檔案移交與接收辦法》等，涉及檔案信息安全管理的專門性規(guī)章制度也是空白。

二、強化管理防護

（一）加強組織領導，建立完善健全的組織管理體系

信息安全日益受到關注，但部分事業(yè)單位檔案信息安全管理工作仍存在多口頭重視，輕實地落實情況。提高事業(yè)單位檔案信息安全管理工作實效，需建立健全組織領導機構，成立檔案信息安全管理的專門管理機構，負責綜合協(xié)調和指導落實，并要求各級事業(yè)單位將檔案信息安全管理納入檔案工作領導小組職責范疇，及時研究解決實際問題;加大資金投入，將機房、計算機、防護軟件等基礎設施的配備及維護費用納入年度預算，切實保障檔案信息安全管理工作經費;將檔案信息安全管理工作情況納入事業(yè)單位及領導班子及全體工作人員年度考核體系，明確職責，失職必究，真正實現檔案信息安全工作職責全覆蓋。

（二）健全檔案形成、歸檔、保管、使用等管理制度

歸檔是檔案整理的重要環(huán)節(jié)之一，這一過程的規(guī)范程度對檔案的完整性及有效性有關鍵性的影響，檔案收集部門對檔案收集時間、范疇、方式，都應形成規(guī)范的制度，作出明確的說明，其中檔案信息的完整性不僅僅是內容的完整，還包含目錄、附件和相關描述及說明。

（三）堅持預防為主工作原則，完善檔案安全管理機制

隨著檔案信息化進程的加快，檔案的數量不斷增加，使用率不斷提升，檔案的管理風險也不斷加強。

三、加強硬件等基礎設施防護

（一）及時更新自然界非確定因素防護設備

預防水、火、潮、蛀是檔案管理的四個基礎問題，當前檔案信息化載體的變化發(fā)展，溫度、光照、雷電、磁場、有害氣體、環(huán)境質量等自然界非確定因素成為影響信息存儲的重要方面，對檔案存儲硬件設備的破壞或使用壽命的降低，將直接影響檔案信息安全。

一是制定并執(zhí)行嚴格的評估標準，科學論證庫房、機房等的選址，選擇地理位置、氣象條件優(yōu)越、地質環(huán)境穩(wěn)定，溫濕度適宜及符合檔案法法規(guī)中關于庫房選址的要求。二是優(yōu)化資源配置，配齊防火、防潮、避雷設備，完善防盜措施，同時應注意庫房外部綠化率的提升，植被將有效凈化空氣、阻擋、吸附灰塵，防風防沙，杜絕有害氣體侵蝕，延長檔案存儲壽命。三是針對不同載體特性，科學保存檔案，信息化的檔案的主要載體光盤、硬盤、U 盤等要注意外部環(huán)境和自身特殊屬性，恒溫、恒濕儲存，遠離磁場。四是落實定期排查制度，對檔案信息材料存儲狀態(tài)及設施設備功效及時排查，隨時進行風險評估，及時處理發(fā)現問題。

（二）配齊硬件設施設備

軟硬件設施設備是實現檔案信息化的重要載體，軟硬件基礎設施是實現檔案信息安全管理的基礎和前提。質量過硬、運行順暢的硬件設備，可以大大減少因硬件設施設備故障帶來的損失。

1.硬件方面：外部安全防御設備包含門禁、專用防盜存儲柜，溫度計、濕度計、空調、防磁防火柜、滅火器材，紅外線監(jiān)控、視頻監(jiān)控等安全要求設施設備。其中，滅火器材方面應當配齊工作人員防護裝備，如防毒面罩，滅火毯等，有利于檔案安全管理工作人員自身的防護，也便于及時對于珍貴檔案材料的搶救;紅外線監(jiān)控多在非工作時間發(fā)揮作用，需關聯安保部門第一時間做出反應。當前安全防御設施設備不斷更新升級，應當及時將新設備應用于檔案安全管理領域。

2.內部運行設備包含電腦、打印機、掃描儀、相機、錄音設備、音視頻制作等信息錄入、輸出、運轉等基礎設施設備。由專人負責定期檢查部分設備的運行情況、可能存在的風險，并做好相關記錄，電源或者易出現故障部件應儲備應急件。檔案信息存儲設備與信息的安全管理與存儲介質的特性息息相關，選擇合適的存儲介質也是實現安全管理的重要環(huán)節(jié)。當前檔案信息化的實現多以掃描件、照片、視頻資料、音頻資料為主，除系統(tǒng)存儲外多采用 CD、DVD 等光盤刻錄技術。光盤攜帶輕便、存取速度較快，成本低廉且易保存，但與硬盤相比存儲速率、穩(wěn)定性、儲存量都有不足。因此在工作實際中，可根據存儲信息的不同要求來選擇存儲設備，特別珍貴的信息應選擇穩(wěn)定性強的專用存儲設備，或者轉化為紙質材料儲存;需長期保存且品質要求較高的選擇硬件等穩(wěn)定性較強的存儲設備;存儲周期短且存取速度要求不高的可選擇價格低廉的一次性或可擦除光盤。

（三）嚴格篩選軟硬件設備供應、維護服務商

當前，各類軟硬件品牌種類繁多，競爭激烈，且品質參差不齊，而國家又未及時出臺全國統(tǒng)一且詳細可行的實施意見，即使有政府采購商范圍也往往是針對性不強，這就造成多數事業(yè)單位在軟硬件選擇上缺乏規(guī)范參照標準，設施設備的選擇與工作需求不符合，出現“大材小用”或者“小材大用”問題。同時隨著國內外合作的全方位開展，洋品牌發(fā)展深入中國，且部分洋品牌采取中外合資方式不斷提高市場占有率，國外設施設備的引進也給檔案信息安全管理帶來了風險。因此硬件設備的采購、維護、銷毀落實政府定點采購，硬件的鋪設要采取嚴格的電磁屏障措施，嚴防不明人員非法搭接線路;選取安全系數高、技術水平過硬的服務商，其中重要涉密設備實行軟件系統(tǒng)升級、硬件設備維修、銷毀上報記錄制度，要在專門工作人員陪同監(jiān)督下維護升級、銷毀，并與相關服務人員簽署安全協(xié)議。

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