企業(yè)電子檔案管理的重要性及安全管理探析

褚鳳華

摘 要：企業(yè)檔案管理是一個企業(yè)得以良好運(yùn)行的重要組成部分，尤其是在當(dāng)前信息時代的大背景下，電子檔案管理已經(jīng)成為了企業(yè)檔案管理的重要手段。由于電子檔案管理發(fā)展快速且受到了廣泛的應(yīng)用，也隨之出現(xiàn)了企業(yè)在進(jìn)行電子檔案管理過程的一系列問題。為此，本文指出了企業(yè)電子檔案管理的重要性，以及針對企業(yè)電子檔案的安全管理提出建議措施，旨在規(guī)范企業(yè)檔案管理，增強(qiáng)企業(yè)安全管理，為企業(yè)的良好運(yùn)營打下基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理;電子檔案管理;重要性;安全管理

一、引言

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理領(lǐng)域也順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，積極引進(jìn)新技術(shù)，將傳統(tǒng)的檔案管理工作與電子信息技術(shù)相結(jié)合，進(jìn)行了一系列的創(chuàng)新，在提高了工作效率的同時，也為新時期企業(yè)的發(fā)展帶來了機(jī)遇。只是電子檔案管理的過程有利有弊，隨著信息產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展，信息安全就顯得尤為重要，信息化時代網(wǎng)絡(luò)安全是十分重要的，電子檔案管理也是如此，做好電子檔案的安全管理工作是一個刻不容緩的工作[1]。企業(yè)不僅需要做好電子檔案的管理工作，意識到其在企業(yè)發(fā)展的重要性，也要做好相應(yīng)的安全管理工作，減少信息安全事故的發(fā)生。

二、正確認(rèn)識企業(yè)電子檔案管理的重要性

（一）有利于提高檢索效率，極大提高檔案管理質(zhì)量

電子檔案管理與傳統(tǒng)的管理模式相比較，最大的特點(diǎn)就是智能信息化。由于其采用的是電子信息技術(shù)，所以在檢索和管理時，能夠快速的檢索到所需檔案，提高速度、節(jié)省時間的同時也能保證檢索結(jié)果的準(zhǔn)確性，在提高檔案管理工作效率的同時也保證了檔案管理工作的質(zhì)量，對于企業(yè)檔案管理工作意義非凡[2]。

（二）提高信息利用率，節(jié)約資源

傳統(tǒng)的檔案管理是建立在紙質(zhì)和人工操作的基礎(chǔ)上，電子檔案管理不僅可以實(shí)現(xiàn)智能化的操作，在資源使用上更是減少了紙質(zhì)資料的使用，開始以無紙化辦公為主。這對于我們國家注重環(huán)保的大前提，無疑是一項(xiàng)重要的舉動，一方面節(jié)約資源的使用，為企業(yè)檔案管理提供更方便的服務(wù)，同時也能為環(huán)保事業(yè)做出自己的一份貢獻(xiàn)。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案信息共享與互通，充分利用資源

電子檔案管理，依托自身的信息化技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享與互通，不管是遠(yuǎn)程檔案還是電子郵件或者傳真等，均可以通過電子信息技術(shù)快速獲得，使得距離問題不再是問題，資源得到充分利用。由此可見，企業(yè)電子檔案管理對于檔案管理工作是必不可少的。

三、企業(yè)電子檔案安全管理建議措施

做好企業(yè)電子檔案的安全管理工作是企業(yè)檔案管理工作正常運(yùn)行的重要保障，做好該項(xiàng)工作，不僅需要工作人員自身的態(tài)度重視、技能提高，也需要企業(yè)自身不斷的創(chuàng)新，做好制度保障和技術(shù)支持。

（一）強(qiáng)化員工的安全意識，重視檔案安全管理

管理過程中，一定要有安全管理的意識，重視安全管理的重要性。如果相關(guān)員工本身就有強(qiáng)烈的安全意識，重視檔案安全管理，那么就會減少信息安全事故的發(fā)生。為此，企業(yè)就要對員工進(jìn)行思想教育，讓相關(guān)員工從意識上意識到問題的重要性，從而在根本上防患于未然。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要帶頭重視，加大對全體員工的宣傳力度，向員工普及檔案安全管理的重要性，鼓勵員工積極學(xué)習(xí)相關(guān)的法律規(guī)范，從思想上樹立責(zé)任意識，行動上自覺將安全管理作為自己的職責(zé)，切實(shí)維護(hù)檔案信息安全[3]。

（二）多途徑提高員工專業(yè)素養(yǎng)，提高管理水平

檔案管理需要專業(yè)的人員來勝任，不能忽略員工的專業(yè)素養(yǎng)。因此在進(jìn)行招聘時，就應(yīng)該做好篩選，招聘具有相應(yīng)的計算機(jī)水平和檔案管理的人員，為做好檔案管理工作提供人才基礎(chǔ)。此外，在員工工作過程中，要安排相應(yīng)的管理人員參與講座，了解最新的行業(yè)前沿和技術(shù)發(fā)展動態(tài)，做好技術(shù)儲備。同時，通過對員工培訓(xùn)考核來促進(jìn)員工加強(qiáng)自身專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，從而提高業(yè)務(wù)水平，時刻保持安全意識，做到公私分明，不泄露重大機(jī)密。管理人員只有自身積極進(jìn)取，不斷學(xué)習(xí)，鞏固專業(yè)基礎(chǔ)，樹立安全管理的意識，才能適應(yīng)新時代的發(fā)展歷程，成為一名與時俱進(jìn)的專業(yè)人員，為檔案安全管理奉獻(xiàn)自己的力量。

（三）完善檔案管理制度，明確職能分工

完善的檔案管理制度是管理工作得以良好進(jìn)行的保障，應(yīng)針對檔案歸檔、保管、保密等進(jìn)行規(guī)定，規(guī)范員工在管理過程中相應(yīng)的行為，制定安全制度防范。比如歸檔的手續(xù)，必須填寫歸檔時間、范圍、要求等，并在歸檔前核實(shí)借閱時間、緣由等，并簽署責(zé)任書，承諾會對相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行保密，以及如有損壞檔案、泄露機(jī)密等要承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，一切按照制度走，嚴(yán)格把相關(guān)的程序。此外，員工的職能必須有明確的分工，一人最好不能擔(dān)當(dāng)多個職位，也不能有多個權(quán)利。如對于檔案的借閱或者是歸檔、保管等，都必須分工明確，借閱和審批都需要有專門的人員來核實(shí)，同時每一個過程需要上級來批準(zhǔn)和核實(shí)，實(shí)行責(zé)任制度。明確的分工會讓員工各司其職，做好本職工作，全身心投入檔案安全管理工作，不敢懈怠，能夠減少檔案安全管理的風(fēng)險。

（四）引進(jìn)先進(jìn)計算機(jī)技術(shù)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)維護(hù)

做好電子檔案安全管理工作，需要先進(jìn)技術(shù)的支撐。為此，企業(yè)必須引進(jìn)先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)，完善檔案管理的系統(tǒng)。通過技術(shù)支持來保障系統(tǒng)運(yùn)行的完備性、安全性。通過先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，來對檔案管理進(jìn)行監(jiān)控，實(shí)時監(jiān)控整個企業(yè)檔案管理工作的情況，一旦發(fā)現(xiàn)有漏洞，就及時根據(jù)反饋來進(jìn)行完善和修護(hù)。比如使用單獨(dú)的服務(wù)器，與互聯(lián)網(wǎng)接入切口分開，做好隔離工作，防止重要信息泄露，采用正版的殺毒軟件，為防止突發(fā)情況做好雙重備份等，防止外部黑客入侵，竊取機(jī)密，改寫檔案等[4]。此外，可以通過加密技術(shù)來進(jìn)一步確保檔案資源的安全性，通過控制技術(shù)或者是密碼設(shè)置、人臉識別等多種途徑降低風(fēng)險。另外，企業(yè)還要請專業(yè)的技術(shù)人員，定期更新設(shè)備，檢查軟件、硬件，加大安全防范，減少信息安全事故的發(fā)生。

四、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)電子檔案管理工作能夠提高企業(yè)管理工作的檢索效率，節(jié)約資源，實(shí)現(xiàn)資源的共享與利用，對于企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展是至關(guān)重要的。因此，企業(yè)要順應(yīng)時代潮流，從強(qiáng)化員工的安全意識，多途徑提高員工專業(yè)素養(yǎng)，完善檔案管理制度，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)維護(hù)等多方面，落實(shí)安全管理工作，為企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展提供堅實(shí)的后盾。

參考文獻(xiàn)

[1]王麗華.企業(yè)電子檔案管理的重要性及安全管理探析[J].城建檔案，2018（03）：61-62.

[2]劉婷.企業(yè)電子檔案管理的重要性及安全管理探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（12）：109.

[3]張琳.企業(yè)檔案的安全管理及其價值[J].城建檔案，2016（07）：64-65.

[4]靳莉.企業(yè)檔案管理風(fēng)險防控研究[J].蘭臺內(nèi)外，2019（18）：48-49.