新時(shí)代的人事檔案管理信息化建設(shè)

張鈺茗

摘 要：隨著新時(shí)期信息技術(shù)的快速發(fā)展，應(yīng)用范圍也越來越廣泛，在此環(huán)境下企業(yè)信息化建設(shè)水平不斷提高，人事檔案管理信息化建設(shè)能夠充分發(fā)揮信息優(yōu)勢(shì)，提高人事檔案管理水平。下面文章就對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)展開探討。

關(guān)鍵詞：人事檔案；檔案管理；信息化；企業(yè)人事

引言

我國(guó)在人事檔案管理的信息化建設(shè)和發(fā)展上起步較晚，長(zhǎng)期處于落后狀態(tài)。一是我國(guó)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)前期發(fā)展較慢，計(jì)算機(jī)普及率偏低，在一定程度上制約了現(xiàn)代信息技術(shù)在各行各業(yè)的應(yīng)用和發(fā)展，同樣也延緩了我國(guó)人事檔案管理研究發(fā)展的進(jìn)程。二是我國(guó)在管理理念和思想上還比較傳統(tǒng)，人治化現(xiàn)象還比較突出，在對(duì)人事檔案的自動(dòng)化管理和智能化應(yīng)用上沒有引起足夠的重視。

1現(xiàn)階段我國(guó)人事檔案信息化建設(shè)的發(fā)展情況

縱觀我國(guó)檔案管理現(xiàn)狀，絕大多數(shù)企業(yè)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)工作不夠重視，一些企業(yè)僅僅將其視作一種“擺設(shè)工作”，缺少對(duì)人事檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)。由于企業(yè)缺乏人事檔案信息化建設(shè)意識(shí)，并且缺乏人力資源與物資的投入，這些因素嚴(yán)重制約了我國(guó)人事檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展。一些企業(yè)仍然慣用傳統(tǒng)型的人事管理模式，工作重復(fù)性較大，既浪費(fèi)時(shí)間與人力，又難以保證檔案管理的效率。與此同時(shí)，在實(shí)際的檔案管理中，仍然以實(shí)體檔案為主，經(jīng)過人工的反復(fù)查閱與重復(fù)使用極易導(dǎo)致實(shí)體檔案受損，并難以對(duì)檔案進(jìn)行長(zhǎng)期妥善保存。除此之外，一些人事檔案管理人員的水平相對(duì)較低，大多數(shù)工作人員都是由單位別的崗位轉(zhuǎn)調(diào)過來的，并不是人事檔案管理專業(yè)的人才，缺少嚴(yán)格系統(tǒng)的培訓(xùn)，檔案管理經(jīng)驗(yàn)不夠豐富。因此，我國(guó)多數(shù)企業(yè)對(duì)人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)缺少重視與關(guān)注，并未建立起相對(duì)完善的信息化建設(shè)平臺(tái)，并且收集數(shù)據(jù)不夠全面，致使信息化建設(shè)的程度較弱，難以實(shí)現(xiàn)資源共享的目標(biāo)。因此，在進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)階段，首先應(yīng)確立發(fā)展目標(biāo)，明確信息化建設(shè)的主要方向。

2人事檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

為了能夠強(qiáng)化人事檔案管理信息化建設(shè)，在本文之中將從以下幾個(gè)方面進(jìn)行分析，即：加強(qiáng)檔案信息資源管理力度、建設(shè)現(xiàn)代化的基礎(chǔ)設(shè)施，完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫、加強(qiáng)人事檔案信息管理工作人員的保密意識(shí)、推動(dòng)各單位內(nèi)部基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)以及借助新媒體技術(shù)，提升檔案管理的效率幾項(xiàng)方法。

2.1加強(qiáng)檔案信息資源管理力度

重視檔案信息資源管理力度的提升，不斷協(xié)調(diào)檔案歸檔與檔案使用之間的矛盾，這樣一來就能夠很好地實(shí)現(xiàn)檔案管理高效。根據(jù)不同的人事檔案管理制度，嚴(yán)格要求檔案歸檔信息，保證檔案數(shù)據(jù)權(quán)限保密，建立有序、完整的檔案數(shù)據(jù)庫，從而能夠及時(shí)修復(fù)缺失的檔案信息。

2.2建設(shè)現(xiàn)代化的基礎(chǔ)設(shè)施，完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫

在對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)的過程中，要不斷地加大對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施現(xiàn)代化的建設(shè)，不斷地提高各個(gè)相關(guān)部門對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)的應(yīng)用技術(shù)，從而使得檔案信息化水平得到進(jìn)一步提高。在檔案信息化管理建設(shè)的過程中，對(duì)計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)要進(jìn)行充分的使用，使得檔案信息相關(guān)數(shù)據(jù)庫建設(shè)的步伐不斷加快，并且要積極建設(shè)多媒體數(shù)據(jù)庫和檔案全文數(shù)據(jù)庫，使得檔案信息化管理更加完善。此外，還要建立信息化的檔案管理系統(tǒng)，在全國(guó)范圍中推廣統(tǒng)一且符合規(guī)范的檔案信息管理軟件，更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的交換與共享。

2.3加強(qiáng)人事檔案信息管理工作人員的保密意識(shí)

要想提升企事業(yè)單位人事檔案管理的信息化建設(shè)水平，人才隊(duì)伍建設(shè)必不可少。由于人事檔案信息在管理過程中都是保密的，所以一定要加強(qiáng)人事檔案信息管理工作人員的保密意識(shí)，防止出現(xiàn)信息泄露的情況，一旦信息泄露就會(huì)給個(gè)人以及企業(yè)帶來許多不利影響。重視檔案信息的保密工作非常關(guān)鍵，相關(guān)部門在培訓(xùn)初期就應(yīng)該重視該問題，同時(shí)還需要貫穿于整個(gè)檔案信息管理過程中，這樣才能夠規(guī)范工作人員的操作，強(qiáng)化保密意識(shí)。相關(guān)單位在我國(guó)相關(guān)法律法規(guī)允許的前提下，充分結(jié)合本單位的實(shí)際情況，建立健全單位內(nèi)部人事檔案管理機(jī)制，使人事檔案管理信息化建設(shè)有章可循。

2.4推動(dòng)各單位內(nèi)部基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

在信息化背景之下，很多的企業(yè)和事業(yè)單位都對(duì)于人事檔案管理有了更加深刻的認(rèn)識(shí)，所以為了能夠全面的加強(qiáng)檔案管理就推出了各種措施，在這個(gè)過程之中一定會(huì)發(fā)現(xiàn)基礎(chǔ)建設(shè)是其中的關(guān)鍵，因?yàn)樗腔镜谋Ｕ?。所以?yīng)該從以下兩個(gè)方面進(jìn)行改進(jìn)。首先，對(duì)于檔案儲(chǔ)存庫房條件做出調(diào)整，因?yàn)闄n案儲(chǔ)存庫房是對(duì)于人事檔案電子信息存儲(chǔ)環(huán)境的根本，如果其出現(xiàn)的硬件方面的問題，就需要對(duì)其進(jìn)行調(diào)整，從而確定其安全性，以防止受到不法分子對(duì)于計(jì)算機(jī)的共計(jì)；其次是熟練的使用計(jì)算機(jī)軟件，做好計(jì)算機(jī)安全防范工作，在對(duì)于計(jì)算機(jī)軟件繼續(xù)寧調(diào)整的過程之中，一定要注意其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)問題和網(wǎng)絡(luò)共享問題，如果其出現(xiàn)的失誤則會(huì)造成人事檔案的不安全可能。

2.5借助新媒體技術(shù)，提升檔案管理的效率

在對(duì)人事檔案進(jìn)行管理中，應(yīng)借助新媒體技術(shù)，提高人事檔案管理的整體效率。其一，合理計(jì)劃好檔案管理信息化工作。檔案管理的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)提前做好科學(xué)布局，放眼長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，并立足于現(xiàn)實(shí)情況，補(bǔ)齊檔案管理信息化建設(shè)中的短板，把握住檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)與方向，并根據(jù)實(shí)際情況合理制定策略。其二，借助新媒體技術(shù)優(yōu)勢(shì)，按照新媒體技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，應(yīng)充分發(fā)揮新媒體傳遞速度快、信息化共享以及查閱較為便利等優(yōu)點(diǎn)，提倡無紙化辦公模式，以信息化手段保存檔案資源。例如可以充分利用掃描儀、攝影機(jī)等硬件設(shè)備，將音頻、圖片以及視頻等檔案資源加以保存，一方面能夠節(jié)省空間、減少資金投入，另一方面便于查閱搜索，避免因長(zhǎng)期不整理或者環(huán)境變遷導(dǎo)致檔案資源出現(xiàn)損壞或者腐蝕等相關(guān)情況。

結(jié)語

綜上所述，現(xiàn)代社會(huì)人事關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜，對(duì)于廣大企事業(yè)單位而言，要想提升管理效率，信息化可謂是最有效的途徑，通過人事檔案管理的信息化建設(shè)，其競(jìng)爭(zhēng)力得以顯著提升。我們必須意識(shí)到人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，加大資金投入，完善相應(yīng)的規(guī)章制度，進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案管理的自動(dòng)化及信息化建設(shè)。

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