企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)存在的問(wèn)題及策略研究

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和信息化的飛速發(fā)展，企業(yè)檔案管理的優(yōu)良與否直接關(guān)系著企業(yè)管理系統(tǒng)的完善程度。在企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的種類(lèi)及數(shù)量大幅巨變的發(fā)展大背景之下，隨著企業(yè)發(fā)展規(guī)模的不斷擴(kuò)展和信息化水平的不斷提升，積極構(gòu)建起完善的企業(yè)檔案管理體系，積極改進(jìn)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，提升企業(yè)的檔案管理能力，能夠有效地促進(jìn)企業(yè)的全方位發(fā)展。本文通過(guò)對(duì)企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)存在問(wèn)題的敘述，針對(duì)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)存在的問(wèn)題進(jìn)行深度剖析，從而為企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題提供解決的策略，為企業(yè)的綜合性發(fā)展提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案;管理;問(wèn)題

一、企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)所存在的問(wèn)題

1.企業(yè)檔案信息系統(tǒng)應(yīng)用不合理

就企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)的日常管理而言，由于企業(yè)檔案信息系統(tǒng)介入企業(yè)檔案管理體系的時(shí)間不長(zhǎng)，應(yīng)用面不夠廣泛，因此當(dāng)下在企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)的管理層面存在應(yīng)用不合理的情況。立足當(dāng)下的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)來(lái)看，在企業(yè)檔案管理過(guò)程中存在的首要問(wèn)題就是企業(yè)信息系統(tǒng)化管理體系的不完善，企業(yè)信息化管理的方法以及相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)都存在著相應(yīng)的缺陷。

具體來(lái)說(shuō)，在當(dāng)下信息化技術(shù)日新月異的時(shí)代，企業(yè)管理工作的信息化程度也在不斷提高，純?nèi)斯す芾淼膫鹘y(tǒng)檔案管理方法已不再適應(yīng)于企業(yè)檔案管理體系的綜合性發(fā)展，無(wú)法很好地將企業(yè)檔案管理工作與企業(yè)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)相匹配。而在企業(yè)開(kāi)展檔案信息化管理的過(guò)程中，也存在著檔案管理的數(shù)字化程度不夠，數(shù)字化管理水平差，導(dǎo)致工作效率低，人工工作成本高，工作強(qiáng)度大，管理信息系統(tǒng)體系不完善，并且缺乏足夠完善的統(tǒng)一化管理體系，為企業(yè)檔案管理信息化的發(fā)展造成了很大的管理壁壘，限制了企業(yè)檔案信息系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用。

2.企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)系統(tǒng)利用率不夠

企業(yè)檔案的信息化管理是一個(gè)非常復(fù)雜的過(guò)程，對(duì)于檔案管理資源的利用率要求比較高。但是在企業(yè)檔案管理信息化的過(guò)程中，由于企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)不夠完善，從而導(dǎo)致了在檔案管理工作中對(duì)于企業(yè)其他業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)資源的依賴(lài)較大，在應(yīng)用中仍然過(guò)于被動(dòng)，無(wú)法有效融合利用數(shù)據(jù)資源，也無(wú)法滿(mǎn)足企業(yè)發(fā)展中對(duì)于信息化管理的需求，從而嚴(yán)重限制了企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)的有效性。同時(shí)，由于企業(yè)中各類(lèi)信息系統(tǒng)種類(lèi)繁多，檔案信息系統(tǒng)不能有效地收集到各項(xiàng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，從而為企業(yè)的檔案管理工作造成了很多管理瓶頸，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理人員在檔案管理工作的過(guò)程中，對(duì)于電子檔案的信息掌握不全面，對(duì)于企業(yè)檔案管理內(nèi)容的熟練度不夠。此外，在企業(yè)檔案管理信息化的管理過(guò)程中，由于對(duì)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的利用率不夠，從而限制了企業(yè)檔案管理的整體水平。在檔案信息系統(tǒng)的應(yīng)用中，往往只是被動(dòng)地完成信息系統(tǒng)利用，以及被動(dòng)地接受信息化變革，并沒(méi)有根據(jù)企業(yè)的實(shí)際開(kāi)展相應(yīng)工作，限制了企業(yè)檔案管理信息化更好地為企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展服務(wù)。

3.企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)用重視度不夠

由于傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作都是采用人工管理模式，在進(jìn)行企業(yè)檔案管理信息化的過(guò)程中，不可避免的會(huì)出現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)用重視度不夠的問(wèn)題。同時(shí)，對(duì)企業(yè)而言，企業(yè)的運(yùn)營(yíng)管理重點(diǎn)在于經(jīng)營(yíng)和盈利，對(duì)于企業(yè)檔案管理工作往往容易忽視，從而缺乏對(duì)于企業(yè)檔案管理部門(mén)的足夠重視，在日常管理的過(guò)程中，更加缺乏對(duì)企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)的重視度，無(wú)論是資源和人力的投入都不足，因而不能最大限度地提升企業(yè)檔案信息資源作用的有效積極發(fā)揮，從另一方面也影響企業(yè)自身管理的全面化發(fā)展。

二、完善企業(yè)檔案信息管理的策略

1.完善企業(yè)檔案管理體系建設(shè)

由于傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理體系的不完善，為企業(yè)檔案管理信息化的發(fā)展造成了嚴(yán)重的影響，限制了企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)的全面發(fā)展，針對(duì)這種低效率的企業(yè)檔案管理體系，需要積極構(gòu)建起完善的企業(yè)信息系統(tǒng)化系統(tǒng)，將企業(yè)文檔信息化作為企業(yè)管理的重點(diǎn)工作推行，建立信息化系統(tǒng)化的管理體系，采用文檔一體化等管理手段，推動(dòng)企業(yè)檔案管理及企業(yè)整體管理水平的全面提升。首先，在發(fā)展的過(guò)程中，不斷提升檔案管理人員的技能水平，積極改進(jìn)傳統(tǒng)的不適合企業(yè)高效發(fā)展的管理方法，采用積極科學(xué)的先進(jìn)性企業(yè)管理模式，構(gòu)建起用信息化系統(tǒng)手段實(shí)現(xiàn)檔案管理收集、整理、保管、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)等各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的新型企業(yè)檔案管理體系，構(gòu)建起完善的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)。其次，打造企業(yè)檔案綜合管理信息平臺(tái)，通過(guò)信息化手段以一種科學(xué)積極的方式參與到企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中去，建立完善的企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)，構(gòu)建完善的企業(yè)數(shù)據(jù)信息資源體系，積極推動(dòng)企業(yè)的檔案管理工作與企業(yè)主營(yíng)業(yè)務(wù)的緊密結(jié)合，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理為企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展服務(wù)的目標(biāo)。此外，還應(yīng)進(jìn)一步完善企業(yè)檔案管理體系制度，對(duì)企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，推動(dòng)企業(yè)管理各項(xiàng)業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理資源的集約化以及管理手段的標(biāo)準(zhǔn)化和體系化，不僅更加強(qiáng)化企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，同時(shí)也促進(jìn)企業(yè)整體管理水平的進(jìn)一步提升。

2.提高企業(yè)文檔管理人員的技能水平

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理體系通常是采用一種比較封閉式的管理，歸檔文件由檔案管理工作人員以手工的形式進(jìn)行檔案分類(lèi)與著錄，檔案利用時(shí)進(jìn)行檢索也較為不便，限制了企業(yè)檔案管理的靈活性，也是造成檔案管理工作效率低下的重要原因，同時(shí)也嚴(yán)重影響了企業(yè)檔案管理的信息系統(tǒng)化的利用。現(xiàn)代化企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)給檔案管理工作人員提出了更高的要求， 檔案管理人員不僅要掌握檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)， 而且還要了解相關(guān)的企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)， 在工作中不斷更新和提高自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，才能更好地將企業(yè)檔案管理工作與公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展相匹配，更好地實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案為公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展服務(wù)的目標(biāo)。在進(jìn)行信息化建設(shè)的過(guò)程中，企業(yè)檔案管理人員還需要掌握先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)通信、計(jì)算機(jī)、信息加工處理等技術(shù)，才能更好地設(shè)計(jì)建設(shè)檔案信息管理系統(tǒng)，并充分利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)高效地完成檔案管理業(yè)務(wù)工作。此外，對(duì)于大型企業(yè)集團(tuán)下的合并重組企業(yè)， 不僅要求檔案人員具有以上素質(zhì)， 還迫使檔案職能部門(mén)要將專(zhuān)、兼職檔案人員組織起來(lái)， 建立檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)體系， 企業(yè)集團(tuán)通過(guò)信息中心組織專(zhuān)、兼職檔案管理人員進(jìn)行檔案專(zhuān)業(yè)業(yè)務(wù)的理論和技能的培訓(xùn)， 以便提高整個(gè)企業(yè)集團(tuán)檔案管理人員管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平， 為檔案信息資源的共建共享建設(shè)的發(fā)展與完善奠定堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。

3.擴(kuò)大企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用

企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部的認(rèn)知度決定了企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)的完善程度，同時(shí)也限制了企業(yè)檔案信息系統(tǒng)最大限度的應(yīng)用，需要積極采取相應(yīng)的完善措施，將全新的信息化理念融入企業(yè)檔案管理的過(guò)程中去，加強(qiáng)企業(yè)各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)對(duì)檔案信息管理的重視度，構(gòu)建起完善的企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)，將企業(yè)檔案信息系統(tǒng)融入企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)及業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，從而推動(dòng)企業(yè)檔案管理體系的不斷完善和發(fā)展。應(yīng)考慮使用統(tǒng)一的文件管理平臺(tái)，控制各類(lèi)業(yè)務(wù)文件以利于歸檔利用的規(guī)范方式生成，同時(shí)在文件歸檔時(shí)能全部保存相關(guān)的元數(shù)據(jù)信息。對(duì)于其他各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，因?yàn)槲募袷讲煌?，且文檔管理系統(tǒng)的容量有限，考慮其一致性、協(xié)調(diào)性與全面性，可以在各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中設(shè)立文件歸檔模塊，并與文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行接口，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一收集和鏈接。企業(yè)各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)根據(jù)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系進(jìn)行收集、整理、提高信息質(zhì)量，進(jìn)入企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)集中管理和共享利用，可以避免重復(fù)投資和建設(shè)， 節(jié)約了檔案信息資源的管理成本， 避免數(shù)據(jù)重復(fù)和冗余現(xiàn)象， 便于各企業(yè)間的溝通，有效地提高了檔案信息資源組織的工作效率， 并提高了檔案信息資源共建共享的服務(wù)質(zhì)量， 充分實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)化和被廣泛利用。

三、總結(jié)

綜上所述，企業(yè)檔案管理作為企業(yè)管理過(guò)程中非常重要的部分，企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)的優(yōu)良限制著企業(yè)管理的高效程度。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理存在著非常多的問(wèn)題，包括企業(yè)的檔案管理的發(fā)展不完善，企業(yè)的綜合性的管理的效率不夠高，企業(yè)的信息系統(tǒng)化程度不夠高，嚴(yán)格地限制了企業(yè)檔案管理的全面發(fā)展，所以，針對(duì)這些問(wèn)題，需要積極地加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的信息化，積極推動(dòng)企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)的全面提升，構(gòu)建起完善的信息化企業(yè)檔案管理體系，促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平的進(jìn)一步提升。

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作者簡(jiǎn)介：米靜（1977-），女，漢族，陜西人，碩士研究生，館員，研究方向：檔案管理。