大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校的檔案管理工作探析

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，深刻的改變了人們的工作和生活方式，同時(shí)也給高職院校的檔案工作帶來了前所未有的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代在管理觀念、管理方式和檔案人才等方面對(duì)檔案工作提出了新的要求，而目前高職院校的檔案工作還存在著一系列問題和不足，難以滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展需求，針對(duì)這些問題，提出了創(chuàng)新工作模式、更新檔案管理理念、加快檔案信息化建設(shè)、完善檔案管理制度等方法來推動(dòng)高職院校檔案工作高水平、高質(zhì)量、高速度發(fā)展，更好的滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);高職院校;檔案工作

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代應(yīng)運(yùn)而生并且以洶涌磅礴之勢席卷整個(gè)人類社會(huì)，給各行各業(yè)都帶來了深刻的變革。高職院校同樣也受到了這種沖擊，在教育教學(xué)、科研管理等方面都在進(jìn)行變革、創(chuàng)新和優(yōu)化，與此同時(shí)大數(shù)據(jù)時(shí)代給高職院校檔案管理工作也帶來空前的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，如何利用大數(shù)據(jù)帶來的技術(shù)優(yōu)勢來優(yōu)化檔案工作是高職院校面臨的課題。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

1.檔案管理觀念的挑戰(zhàn)

在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案管理主要是對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行管理。檔案收集上關(guān)注檔案的形成者和形成方式，檔案整理上關(guān)注檔案材料之間的歷史聯(lián)系，檔案鑒定上主要是對(duì)單份文件價(jià)值的判定，保管對(duì)象上側(cè)重的是對(duì)檔案實(shí)體的保管，檔案利用上存在“重保管，輕利用”的思想。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，給檔案工作帶來了革命性的變革，管理觀念、理論、方式、方法均發(fā)生了重大變革。傳統(tǒng)的“重管理，輕利用”的觀念將被“以用戶為中心”的理念取代，檔案提供利用產(chǎn)品將由傳統(tǒng)的文件、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)向知識(shí)。人們不用關(guān)注檔案的“為什么”，只需知道“是什么”，也不必關(guān)注檔案數(shù)據(jù)是如何形成的，只要重視檔案如何利用。

2.檔案管理方式的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案外，高職院校各個(gè)信息系統(tǒng)中產(chǎn)生的一切有保存價(jià)值的文件、數(shù)據(jù)、視頻等都是檔案信息的來源，而且這部分來源呈現(xiàn)保障性增長。不僅檔案數(shù)據(jù)規(guī)模海量增長，同時(shí)檔案數(shù)據(jù)的類型不同、結(jié)構(gòu)各異，有結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。傳統(tǒng)的人工管理方式顯然已經(jīng)不能適用這些檔案大數(shù)據(jù)的管理，需要借助現(xiàn)代管理技術(shù)對(duì)檔案大數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、存儲(chǔ)、分析和利用。在檔案收集方面，要采用數(shù)據(jù)處理技術(shù)，對(duì)各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的電子文件和電子檔案進(jìn)行前端控制;在檔案存儲(chǔ)方面，要采用有效的存儲(chǔ)處理技術(shù)，防止檔案數(shù)據(jù)丟失、篡改、損毀和竊密;在檔案利用方面，要采用檔案智能化服務(wù)技術(shù)，為用戶提供個(gè)性化的服務(wù)。

3.對(duì)檔案人才的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案人才提出了更高的要求，需要檔案管理人員不僅要具備檔案管理能力，還要具備大數(shù)據(jù)的操作能力，能夠較好的運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)庫處理等。高職院校需要引進(jìn)相關(guān)方面的信息技術(shù)人才和通過培訓(xùn)提升現(xiàn)有檔案管理員的整體素質(zhì)，適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展要求。

二、大數(shù)據(jù)背景下高職院校檔案管理工作中存在的問題

1.工作模式落后

高職院校檔案工作較本科院校起步晚，基礎(chǔ)差，底子薄。許多學(xué)校的檔案管理工作仍然停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)時(shí)期，以手工操作為主，工作量大且效率不高。一些學(xué)校開展了檔案信息化建設(shè)工作，但也只是停留在利用單機(jī)進(jìn)行檔案收集、保存和搜索等初級(jí)淺表層面，沒有利用信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)來挖掘檔案數(shù)據(jù)背后的價(jià)值，而大數(shù)據(jù)時(shí)代用戶對(duì)檔案利用有更高的要求，他們需要更加快速、準(zhǔn)確的個(gè)性化服務(wù)，這種需求超出了檔案部門實(shí)際所能提供的，致使高職院校的檔案工作無法適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代用戶的新要求。

2.檔案管理制度落后

高職院校往往辦學(xué)歷史復(fù)雜，多是由幾個(gè)中專合并而來或是由行業(yè)辦學(xué)轉(zhuǎn)制而來，原來的檔案管理水平較差，缺少相關(guān)的檔案規(guī)章制度。即便有檔案規(guī)章制度，也多是照搬本科院校，適用性較差，而且多年來并未針對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理出現(xiàn)的新問題進(jìn)行調(diào)整，出現(xiàn)了檔案管理制度滯后、真空的現(xiàn)象，對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的指導(dǎo)性和約束力較差。

3.檔案信息化建設(shè)落后

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高職院校普遍重視校園數(shù)字化建設(shè)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、教學(xué)系統(tǒng)、學(xué)籍系統(tǒng)等信息系統(tǒng)得到了普及和廣泛應(yīng)用，但是檔案信息化建設(shè)起步較晚且嚴(yán)重滯后于校園數(shù)字化建設(shè)，有的學(xué)校仍然沿用傳統(tǒng)的手工、機(jī)械的方式對(duì)檔案進(jìn)行歸檔、收集、整理和利用。由于經(jīng)費(fèi)不足、重視程度不夠等原因，部分高職院校雖然將檔案信息化提上了議事日程，但是進(jìn)度仍然緩慢，在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，缺少必要的硬件和軟件基礎(chǔ)設(shè)施;在數(shù)字檔案資源建設(shè)方面，檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)相對(duì)單一，僅僅是檔案目錄數(shù)據(jù)庫，缺少各類專題全文數(shù)據(jù)庫，存量檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)度緩慢，增量電子檔案未能進(jìn)行及時(shí)歸檔和有效管理;在應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)方面，雖然配備了檔案信息化管理系統(tǒng)，但是檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)難以兼容和資源共享;在技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)方面，仍然存在著一系列問題沒有攻克，這些為大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的變革和創(chuàng)新帶來阻礙。

4.檔案管理人員知識(shí)和技能落后

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高職院校需要的檔案管理人員既要具備檔案專業(yè)知識(shí)又要具備大數(shù)據(jù)能力，能夠較好地進(jìn)行數(shù)據(jù)庫管理、大數(shù)據(jù)分析處理等。而目前高職院校的檔案管理人員數(shù)量較少，且多是由辦公室人員承擔(dān)，一人身兼數(shù)職，缺少檔案專業(yè)知識(shí)和技能，欠缺大數(shù)據(jù)技能也沒有太多精力投入到檔案工作中去，能夠完成例行的檔案收集、整理、利用工作就已經(jīng)很吃力，更不要提能夠準(zhǔn)確且系統(tǒng)的將檔案工作建立在大數(shù)據(jù)平臺(tái)上，挖掘數(shù)據(jù)背后的價(jià)值提供給檔案用戶，導(dǎo)致檔案一直停留在舊有的工作模式上，跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校檔案管理工作的發(fā)展策略

1.創(chuàng)新工作模式

大數(shù)據(jù)技術(shù)滲透到了社會(huì)的各行各業(yè)，檔案工作也應(yīng)該借助大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來的技術(shù)變革來推動(dòng)自身的發(fā)展。最顯著的變化就是要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案資料和信息數(shù)據(jù)進(jìn)行全面收集、整理和加工，改變傳統(tǒng)的手工、機(jī)械化管理模式，建立起數(shù)字化、信息化檔案管理的新模式，使得高職院校檔案工作在大數(shù)據(jù)時(shí)代獲得新的動(dòng)能和生命力，同時(shí)要利用大數(shù)據(jù)平臺(tái)，充分挖掘數(shù)據(jù)背后的價(jià)值，從目前有用的數(shù)據(jù)和知識(shí)中挖掘出潛在的可能有用的信息和知識(shí)，為用戶提供高效、準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)，提高用戶的滿意度，滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案用戶的個(gè)性化需求。

2.更新檔案管理理念

大數(shù)據(jù)時(shí)代，人們的思想觀念越來越現(xiàn)代化，作為高職院校的檔案工作者也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，解放思想，更新觀念，樹立大檔案觀、大數(shù)據(jù)、大平臺(tái)和大服務(wù)的現(xiàn)代化檔案管理理念，并用現(xiàn)代化的檔案管理理念去指導(dǎo)實(shí)際行動(dòng)和工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。第一，檔案管理者應(yīng)該樹立大檔案觀的觀念。大數(shù)據(jù)背景下，高職院校的檔案工作者要重視一切檔案信息的來源，將信息資源收集齊全，對(duì)于校內(nèi)信息，要加大收集力度，將各個(gè)部門和個(gè)人在活動(dòng)中產(chǎn)生的能夠反映學(xué)校教學(xué)、科研和管理等過程的信息收集齊全完整，對(duì)于校外信息，網(wǎng)絡(luò)信息是檔案信息的重要來源之一，對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息在進(jìn)行全面了解的基礎(chǔ)上，謹(jǐn)慎選取并妥善保存，為下一步的開發(fā)利用打下基礎(chǔ)。 第二，檔案管理者應(yīng)該樹立大服務(wù)的觀念，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，以檔案需求為中心開展檔案工作，深度挖掘數(shù)據(jù)背后的隱性信息和知識(shí)，更好的為本校和社會(huì)服務(wù)。

3.建立健全檔案管理制度

建立健全檔案管理規(guī)章制度是高職院校檔案管理工作的必要條件。在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，要加大數(shù)字檔案管理制度的創(chuàng)建和完善工作。針對(duì)檔案管理制度滯后、電子檔案管理規(guī)范真空的現(xiàn)象，高職院校應(yīng)該以國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，因地制宜，建立起科學(xué)合理、操作可行的檔案管理制度。同時(shí)要根據(jù)檔案管理工作出現(xiàn)的新問題及時(shí)對(duì)制度進(jìn)行補(bǔ)充和完善，增強(qiáng)適用性和指導(dǎo)性，不是一勞永逸、一成不變的。

4.加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高職院校利用現(xiàn)代化信息技術(shù)開展檔案工作已經(jīng)是大勢所趨，檔案信息化建設(shè)順應(yīng)了時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的需求，能夠有效實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)、檔案規(guī)范化管理和檔案資源共享。首先要構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，積極引進(jìn)符合學(xué)校檔案工作實(shí)際的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)與其他部門信息系統(tǒng)的融合和對(duì)接，更要實(shí)現(xiàn)智能分類、自動(dòng)化搜索和查詢等功能。其次做好檔案信息的開發(fā)利用工作。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理要向數(shù)據(jù)分析方向發(fā)展，利用信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)分析、抽取檔案數(shù)據(jù)，獲得有價(jià)值的信息和知識(shí)，由傳統(tǒng)的提供數(shù)據(jù)和文件轉(zhuǎn)向提供知識(shí)，來滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案用戶的信息需求。

大數(shù)據(jù)時(shí)代給高職院校的檔案工作帶來了前所未有的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)。為了迎接挑戰(zhàn)，唯有更新觀念、解放思想、創(chuàng)新工作模式、完善管理制度、加快檔案信息化建設(shè)，才能推動(dòng)高職院校檔案工作高水平、高質(zhì)量、高質(zhì)量發(fā)展，為學(xué)校的進(jìn)一步改革和創(chuàng)新夯實(shí)基礎(chǔ)。

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作者簡介：魏曉琳（1986-），女，漢族，籍貫：黑龍江哈爾濱市，碩士研究生，館員，研究方向：學(xué)校檔案管理。