試論辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理

陶俊光

[摘 ?要：醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院運營管理人員的重要工作內(nèi)容，對醫(yī)院工作的正常開展有著重要的作用。在當前的信息技術(shù)背景之下，醫(yī)院的辦公系統(tǒng)自動化程度不斷提升，借助信息技術(shù)來優(yōu)化醫(yī)院檔案管理工作，優(yōu)化信息資源使用效率是未來檔案管理工作的發(fā)展方向。本文針對辦公自動化環(huán)境之下的醫(yī)院檔案管理工作進行了分析，希望可以推動醫(yī)院信息管理效率的提升。

關(guān)鍵詞：辦公自動化;醫(yī)院管理;檔案管理]

1引言

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計算機設(shè)備的推廣使得我國進入了數(shù)字化信息時代。信息化技術(shù)在人們生活以及生產(chǎn)中得到了廣泛的使用。信息技術(shù)的使用極大的提升了各行各業(yè)之中的信息處理效率。在檔案管理工作中，信息技術(shù)的使用極大的提高了管理效率，優(yōu)化了管理人員在工作中的信息分析和使用質(zhì)量，對檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展有著重要的影響。

2辦公自動化環(huán)境之下醫(yī)院檔案管理工作要點

信息化背景之下，辦公系統(tǒng)的自動性不斷提升。電子檔案管理工作在工作理念以及管理方式上發(fā)生了極大的變化，在實際工作中，管理人員應當充分了解現(xiàn)代技術(shù)背景之下的醫(yī)院檔案管理工作特點，以此為基礎(chǔ)提升醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量。

2.1辦公自動化和醫(yī)院檔案管理一體化

隨著檔案管理工作的信息化和現(xiàn)代化發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作發(fā)生了極大的轉(zhuǎn)變。當前檔案管理工作進行的主要模式是電子檔案管理，在管理中，管理人員不再進行單一的內(nèi)容管理，而是將檔案管理和信息分析等工作進行了綜合，極大的提升了檔案管理工作進行的價值。隨著當前醫(yī)院管理模式的改革以及運作規(guī)模的擴大，檔案管理工作的內(nèi)容不斷增加，傳統(tǒng)的檔案管理模式難以滿足信息管理需求。信息技術(shù)和計算機技術(shù)在檔案管理中的應用極大的提升了管理工作的進行效率，且信息技術(shù)可以提升醫(yī)院中不同部門之間的聯(lián)系，有效的提升信息使用效率，實現(xiàn)了辦公和檔案管理工作的一體化和自動化，對醫(yī)院檔案管理工作的高質(zhì)量發(fā)展有著重要的影響。

2.2規(guī)范化、標準化的檔案歸檔

隨著檔案管理工作內(nèi)容的不斷增加，檔案的形式也發(fā)生了極大的變化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案無法滿足當前的管理需求，電子檔案是信息化背景之下主要的檔案存儲和使用形式。隨著辦公自動化建設(shè)的不斷推進，當前的管理系統(tǒng)可以對檔案等信息資源進行自動化的歸檔，借助信息化技術(shù)實現(xiàn)了信息集成化使用系統(tǒng)。不同的管理人員和部門可以借助網(wǎng)絡(luò)對歸檔之后的檔案內(nèi)容進行使用，極大的提升了檔案管理工作在醫(yī)院運作管理中的作用。

2.3醫(yī)院部門之間的協(xié)作

在辦公自動化背景之下，檔案管理工作以文件和信息為主要的管理對象，自動化的管理系統(tǒng)可以對信息進行自動化的歸檔。在后續(xù)的使用中，醫(yī)院的不同部門可以借助信息技術(shù)共同參與到檔案的歸檔分析以及使用，有效的提升了醫(yī)院部門的協(xié)作質(zhì)量，對提升醫(yī)院管理工作質(zhì)量有著重要的影響。

3優(yōu)化當前醫(yī)院檔案管理工作的措施

3.1改變檔案管理模式，提升信息技術(shù)的使用效果

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)的逐漸完善，傳統(tǒng)的檔案管理模式難以滿足醫(yī)院的管理需求。傳統(tǒng)管理工作中，管理人員以紙質(zhì)檔案為管理對象，借助人力完成檔案的整理和歸檔，極大的降低了管理效率，無法滿足當前醫(yī)院運作規(guī)模擴大之后不斷提高的檔案管理需求。自動化背景之下，信息化管理系統(tǒng)以電子檔案為管理形式，直接在檔案信息分析之后進行歸檔，有效的提升了檔案管理和信息分析工作的進行質(zhì)量。在辦公自動化環(huán)境之下，改變傳統(tǒng)檔案管理模式，使用信息化技術(shù)提升檔案管理工作的進行效率是未來醫(yī)院管理工作發(fā)展的必要措施。

3.2制定標準化的檔案管理制度

辦公自動化環(huán)境之下的檔案管理工作和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式相比，具備管理成本低、管理效率高以及可以借助網(wǎng)路進行遠程的使用管理等優(yōu)勢。針對辦公自動化環(huán)境之下檔案管理制度的便捷性特點，醫(yī)院管理部門應當制定規(guī)范化和標準化的檔案管理制度，避免檔案管理操作不規(guī)范造成的信息錯誤，提升檔案管理工作的準確性。檔案管理工作進行出現(xiàn)錯誤可能導致文件信息的錯誤或是信息丟失，影響醫(yī)院的管理運作。因此，在未來的檔案管理工作發(fā)展中，管理人員首先應當制定標準化的檔案管理制度，對管理人員的日常操作進行規(guī)范化，保證文件處理以及信息記錄方式的統(tǒng)一性，保證檔案管理工作的進行準確性。

3.3建立專業(yè)方案管理隊伍

辦公自動化系統(tǒng)的使用極大的提升了醫(yī)院管理工作的進行效率，但是，自動化系統(tǒng)也需要管理人員進行管理，這對于當前醫(yī)院檔案管理人員的技術(shù)素養(yǎng)有了更高的要求，管理人員要在保證正確使用自動化系統(tǒng)的前提之下對自動化設(shè)備進行運行操作，保證操作的規(guī)范性，確保自動化系統(tǒng)的正常運行。檔案管理工作的發(fā)展也應當結(jié)合時代的發(fā)展需求，信息化技術(shù)和計算機設(shè)備的普及極大的提升了檔案管理工作的進行效率。在信息化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)中，醫(yī)院要定期對檔案管理人員的技術(shù)素養(yǎng)和責任意識進行培養(yǎng)，確保檔案管理工作的高質(zhì)量完成，并在醫(yī)院之中建立具備專業(yè)技術(shù)素養(yǎng)和工作責任感的管理團隊。

4結(jié)語

現(xiàn)代信息技術(shù)的普及和醫(yī)院辦公系統(tǒng)的自動化發(fā)展極大的改變了檔案管理工作的進行形式。在未來的醫(yī)院檔案管理中，醫(yī)院應當結(jié)合管理特點，制定完善的管理制度，提升管理人員的技術(shù)素養(yǎng)，保證信息管理工作的進行質(zhì)量，提升檔案管理效率，優(yōu)化檔案管理工作在醫(yī)院運作管理中的作用。

參考文獻

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