數(shù)字檔案館的信息檢索服務優(yōu)化探究

【摘要】和傳統(tǒng)檔案館一樣，數(shù)字檔案館也是也給用戶提供服務。所以，在數(shù)字檔案館信息服務的過程中，服務的模式和途徑極為關鍵。本文在對數(shù)字檔案館的相關概念進行分析的基礎上，概括分析了數(shù)字檔案館發(fā)展過程中存在的問題，總結了如何針對數(shù)字檔案館的信息檢索服務給予改善和調(diào)整，為數(shù)字檔案館的功能完善提供相應的建議，希望能夠讓我國的數(shù)字檔案館取得更好地發(fā)展。

【關鍵詞】數(shù)字檔案館;問題;優(yōu)化策略

伴隨計算機運用面的不斷拓展，網(wǎng)絡技術也取得了較快地發(fā)展。電子檔案的數(shù)目有了大規(guī)模的增長，如何對電子檔案實施管理并讓其得到最大限度地運用是現(xiàn)代檔案管理的核心要素。數(shù)字檔案館是現(xiàn)代信息技術在檔案管理過程中的體現(xiàn)，其針對的對象就是各種電子檔案。通過數(shù)字檔案館實施管理，不僅可以提升檔案管理的有效性，而且可以改善檔案服務的水準，是我國檔案管理在將來的必然走向。當前，很多檔案館已經(jīng)開始實施數(shù)字檔案館建設，檔案信息檢索的自動化程度得到明顯的提升。在此背景下，檔案信息使用者是不是可以及時、有效地檢索出所需信息成了評估檔案管理水準的主要指數(shù)。

1. 數(shù)字檔案館信息檢索過程中存在的問題

1.1 信息存儲能力有待提升

在數(shù)字檔案館中，信息檢索的本質(zhì)包含兩個部分：一是信息存儲，二是信息檢索。雖然所有的信息都是為了最終的檢索，但是所有的和數(shù)字檔案館有關的操作都是建立在信息存儲的基礎之上的。信息保存量大，資源豐富是數(shù)字檔案館發(fā)展的前提。所以，在構建數(shù)字檔案館的過程中，信息存儲環(huán)節(jié)是非常關鍵的。但是，審視目前的數(shù)字檔案館建設過程中，對信息檢索的建設非常關注，而對如何對信息進行存儲卻不夠關注，其信息存儲能力有待提升。關注數(shù)字檔案館的元數(shù)據(jù)收集給檔案資源的全方位整理奠定了基礎。拓展并優(yōu)化檔案信息資源構成，提升檔案信息資源的有效程度。

1.2 信息檢索工具相對單一

符合檔案信息使用者需求的資料是他們檢索的目標，而網(wǎng)站是供應檔案資料使用的平臺。所以，針對不同的使用者，數(shù)字檔案館應當提供不同的檢索工具，這樣檢索人員就可以通過各自所需的工具進行檢索。比如，檢索一般信息的人員只要輸入簡單的檢索條件就可以得到相關的檔案信息，但是這類使用人員大多需要對檢索速度比較看重的用戶;而需要配置多個檢索條件去搜集的檔案信息就需要更多的檢索條件，此種類型的檢索適用于那些對檢索精準度要求較高的用戶。同時，對于一些剛開始操作檢索工具的人員而言，他們需要那些給出檢索程序的工具，有平臺逐步給予指引，檔案信息使用人員才可以通過檢索工具得到想要檢索的資料，而這樣的人員就需要檢索界面相對簡潔，方便檢索人員使用。

2. 數(shù)字檔案館信息檢索服務優(yōu)化策略

2.1 優(yōu)化檔案檢索界面的設計

檔案網(wǎng)站是進入數(shù)字檔案館的窗口。檔案檢索人員想要檢索相關信息，首先需要進入檔案網(wǎng)站。因此，在檔案網(wǎng)站具備有醒目的檔案查詢的模塊，進入設計必須要突出;其次，檢索界面的設計必須保持簡單明了，彰顯檢索功能的要求。而當前的檔案檢索網(wǎng)站進入端口設計太過隱蔽，且界面雜亂無章，不僅不夠美觀，而且會影響使用效果。因此，必須對檢索的進入端口進行調(diào)整，在進行設計的時候，需要充分考察用戶的使用習慣以及關注特征。依據(jù)網(wǎng)頁設計中的“F”格局，提議把檢索進入端口設計在網(wǎng)頁左邊之上的部位，彰顯出網(wǎng)站提供檢索的重要程度。而且，在首頁配置指導說明，增加部分小章程，協(xié)助使用者快速找出數(shù)字檔案館的檢索端口。

至于界面背景的設計，首先要確定它的顏色。通常情況下，界面的顏色不要超過三種，要盡可能采用單一的顏色，搭配一些虛化的圖表。這樣一來，界面就會顯得十分清爽，使用者可以依據(jù)自己的愛好，進行重新設計，彰顯城市的文化底蘊。至于其欄目設計，需要配置獨立的檢索框，將其擺放在界面的最醒目的部位，并對檢索內(nèi)容給予分類，刪除其中一些冗余的內(nèi)容，不可設置太多圖片或者視頻，避免影響頁面的打開速度;在進行網(wǎng)頁代碼開發(fā)的時候，要盡量精簡設計，多配置靜態(tài)界面，將之設計為層疊式，保持其在各種瀏覽器中的通用，確保檢索界面呈現(xiàn)相同的內(nèi)容。

2.2 添加二次、高級檢索

作為數(shù)字檔案館，必須要給可以多設計一些檢索方式，讓使用者可以自由組合，引導他們在最短的時間內(nèi)找出需要的資料。而當前檔案館所給出的檢索方式相對簡單，一旦使用者有比較繁瑣的需要的時候，無法實現(xiàn)快速檢索。所以，數(shù)字檔案館必須在檢索方式上做出調(diào)整：

首先，以關鍵詞檢索為依托，加入題名、檔案號、責任人、時間等多個檢索要素，將它們和關鍵詞匹配，以檢索出最為全面的資料。其次，要添加高級檢索，協(xié)助使用者在具有多個檢索要素的情況下，展開組合檢索，將各種要素搭配中檢索，以便得到更為精確的信息。三是要展開二次檢索。讓使用者在得到一部分檢索結果的基礎上展開二次檢索，對所檢索結果展開降噪處置，得到更為精準的資料。以此為前提，展開三次甚至是更多次的檢索，讓所得的資料更加契合使用者的需求。四是依托常用的關鍵詞，展開分類檢索，依據(jù)檔案負責人、時間段等要素將之歸為不同的類別，可和關鍵詞搭配在一起，聯(lián)合運用。

2.3 引入全文和跨庫檢索技術

首先，全文檢索。當前環(huán)境下，有一部分數(shù)字檔案館可以進行全文檢索，查閱檔案原文，然而它檢索的模式依舊是依據(jù)常見的題名、負責人等。并不能進行全文內(nèi)容檢索。此處所謂的全文檢索，指的是將文檔內(nèi)的所有內(nèi)容為檢索對象的一種技術，它的重點在于文檔索引。在不遠的將來，對檔案資料的精準度會提出更高的要求，全文檢索是大勢所趨。

其次，跨庫檢索技術。有不少地區(qū)構建的數(shù)字檔案館均屬于地域性檔案館，在這些檔案館中，必然要用到跨庫檢索技術。這一技術又被稱作聯(lián)邦檢索，是在多個分布式異構數(shù)據(jù)庫的基礎上構建而成的檢索體系，能夠給使用者設計一個統(tǒng)一的檢索端口，把使用者的檢索詞轉(zhuǎn)變?yōu)榉细髯孕枨蟮臋z索表現(xiàn)模式，提煉出對應數(shù)據(jù)庫之內(nèi)的檢索結果，并對之進行歸納和整合，對資料做出處理之后，通過統(tǒng)一的模式呈現(xiàn)給使用者。利用跨庫檢索技術能夠化解由于不同檔案數(shù)據(jù)庫之間的結構差異而引發(fā)的各種矛盾，協(xié)助使用者在更多的數(shù)據(jù)庫之內(nèi)檢索資料，得到更為全面的信息。

2.4 對檢索結果做出調(diào)整

通過簡單的檢索，能夠得到一些大致相關的信息。但是這些信息大多量比較大，且排列雜亂，沒有一定的次序，無形之中增加了使用者的工作量，讓他們無法逐個查看，很多資料就埋沒于大量的資料之中，無法發(fā)揮其應有的作用。為了改變這一現(xiàn)狀，必須對檢索結果做一進步的處理，對它們進行挑選和排序，讓使用者能夠在最短的時間內(nèi)找出所需的檔案。設計文檔排序，可以依據(jù)多種要素，比如，時間、負責人、下載熱度等。大多檔案館都是默認依據(jù)下載熱度等進行排列，而使用者可以根據(jù)自己的需求，自行調(diào)整排列順序。

3. 總結

綜上所述，在數(shù)字檔案館的信息檢索方面引入多種優(yōu)化技術，能夠一定程度上提升它的檢索速度和精準度，讓使用者得到更契合其需求的文檔，給使用者提供更到位的服務。

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作者簡介：吳謀碩（1978.8-），男，漢族，湖南湘鄉(xiāng)人，碩士，副教授，研究方向：大數(shù)據(jù)，信息檢索，數(shù)字媒體。