信息化條件下如何做好城建檔案的開發(fā)利用思路

高延軍　郭彪鑫

摘 要：科技不斷發(fā)展，信息化也在高速發(fā)展中，在各個領(lǐng)域中都得到了廣泛的應(yīng)用，城建檔案中也應(yīng)用了信息化，這對檔案的生成以及管理方式都具有重要影響，讓它們發(fā)生了很大的變化，這對城建檔案管理工作來說是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)，本文分析了信息化條件下如何做好城建檔案的開發(fā)利用思路。

關(guān)鍵詞：信息化條件;城建檔案;開發(fā)利用;思路

當(dāng)前是信息時代，科技不斷發(fā)展，城建檔案信息以及載體類型也不斷增加，城建檔案以及其工作涉及的范圍不斷擴(kuò)大，其重要性也不斷提升。在城建檔案管理工作中應(yīng)用信息化，可以有效提高管理效果，改變了以往的生成及管理方式，讓工作效率提升，因此，在信息化背景下，需要采取有效的措施，加強(qiáng)城建檔案開發(fā)及利用水平，充分發(fā)揮出檔案的價值。

1、信息化條件下城建檔案開發(fā)利用中存在的問題

1.1 城建檔案信息技術(shù)還需要提升

我國的城建檔案發(fā)展和國外先進(jìn)國家相比還較為不足，對于相關(guān)的技術(shù)以及軟件的研發(fā)方面還是較為薄弱，科技水平較低，當(dāng)前城建檔案的軟件并沒有統(tǒng)一，每個地方的城建檔案館應(yīng)用的軟件都不一致，這是因?yàn)樵谙到y(tǒng)軟件以及計算機(jī)型號上的差別，最終使得信息無法實(shí)現(xiàn)共享以及互用，檔案主管部門還缺乏一個計算機(jī)軟件管理系統(tǒng)，因此，無法進(jìn)行數(shù)據(jù)交換[1]。城市建設(shè)在高速的發(fā)展中，當(dāng)前很多歸檔城建工程文件都不是紙質(zhì)的，很多圖紙以及資料都是以光盤、磁盤等方式儲存的。另外，網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，風(fēng)險也是其中一個特征，信息軟件在對風(fēng)險進(jìn)行防范的功能上還較為不足，在整理、分類以及著錄等方面還不夠科學(xué)和統(tǒng)一，這些都讓應(yīng)用軟件受到限制，無法全面的滿足現(xiàn)實(shí)需求?？梢钥闯龀墙n案信息化技術(shù)較為滯后，這也讓檔案信息發(fā)展受到了限制，對于編研都具有不利影響，嚴(yán)重阻礙了城建檔案信息數(shù)字化以及信息化的發(fā)展。

1.2 城建檔案信息化建設(shè)資金缺乏

要想讓城建檔案信息實(shí)現(xiàn)數(shù)字化以及信息化，就需要通過各種設(shè)備來實(shí)現(xiàn)，包括輸入輸出、存儲設(shè)備、計算機(jī)等，這些都需要有充足的資金，然而實(shí)際情況是這些費(fèi)用一般都要高出城建檔案部門可以承擔(dān)的資金范圍，且一些地方不注重檔案信息化建設(shè)，在這方面的資金投入不足，資金無法及時的到位，這些都對檔案信息化建設(shè)造成了消極影響，發(fā)展速度緩慢。

1.3 城建檔案信息資源管理規(guī)范性不夠

城建檔案要想有效的開展信息化建設(shè)，首先就需要注重管理工作，且需要實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化，然而實(shí)際情況是，在檔案信息管理上還有問題，比如，在保管聲像檔案工作中，很多檔案館中普遍都存在一個問題就是不夠注重那些處理過的數(shù)字化文件，使得電子文件受到環(huán)境影響，如溫度、空氣等，讓文件受到損壞。城建檔案雖然在信息化上得到了一定的發(fā)展，然而信息化檔案通常被放在那里沒有得到應(yīng)用，和網(wǎng)絡(luò)之間沒有實(shí)現(xiàn)對接，使得其沒有變成更加完善的城建檔案信息產(chǎn)品，沒有充分發(fā)揮出其作用，這些信息化檔案沒有實(shí)現(xiàn)共享和交流。還有一些地區(qū)不注重城建檔案信息化建設(shè)工作，對于一些可以轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的資料并沒有及時的進(jìn)行處理，在城建檔案管理方面還缺乏健全的制度以及法律等。上面這些都是城建檔案管理中存在的問題和不足，都限制了其信息化建設(shè)。

2、信息化條件下如何做好城建檔案的開發(fā)利用思路

2.1 變被動為主動，積極創(chuàng)造條件為各方面提供服務(wù)

城建檔案的開發(fā)以及管理工作最終就是要對其進(jìn)行利用，利用的效率越高，越可以發(fā)揮出其價值和效果，人們對其也會更加看重，這對檔案資源開發(fā)利用具有積極影響[2]。所以，檔案管理人員需要改變傳統(tǒng)思想，積極的創(chuàng)造條件，改變以往被動提供服務(wù)的方式轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃印．?dāng)前，工作者需要加快轉(zhuǎn)型的速度，不能停留在對原始檔案進(jìn)行開發(fā)，還需要對綜合整理好的檔案信息進(jìn)行加工，讓其能夠變成一種“產(chǎn)品”，進(jìn)而更好的為社會提供服務(wù)。

2.2 要加快信息化、數(shù)字化進(jìn)程

城建檔案管理工作中，需要以現(xiàn)代化管理作為基礎(chǔ)，圍繞城建檔案館，以其相關(guān)專業(yè)部門作為分中心，構(gòu)建信息網(wǎng)絡(luò)，這對城市現(xiàn)代化建設(shè)也具有積極作用，可以給各級領(lǐng)導(dǎo)的決策提供有效依據(jù)，提高決策的科學(xué)性和有效性，給各種信息提供服務(wù)，這能夠有效的加強(qiáng)城建檔案發(fā)展，通過信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)以及應(yīng)用，可以讓檔案得到更多的利用，通過網(wǎng)上渠道對檔案進(jìn)行收集可以極大節(jié)省時間，縮短資料歸檔的時間，讓工程竣工檔案可以更好的進(jìn)行歸檔，保證檔案資料的準(zhǔn)確性[3]。工程檔案資料是動態(tài)化的，及時的將它們進(jìn)行歸檔，能夠確保檔案的正確性以及時效性，可以給檔案的利用奠定良好的基礎(chǔ)。專家也可以利用網(wǎng)絡(luò)開展檔案鑒定工作，將沒有用的檔案信息剔除掉，確保檔案的質(zhì)量

2.3 分析和掌握利用者的心理，為城建檔案利用工作奠定基礎(chǔ)

城建檔案管理工作是為檔案的利用工作提供基礎(chǔ)和服務(wù)的，是為了給社會提供服務(wù)。要加強(qiáng)對檔案的利用效率和效果，不能單靠檔案人員，所以，在努力工作之余，還需要盡量了解檔案利用者的心理，這樣能夠促進(jìn)檔案利用工作發(fā)展[4]。要是檔案人員不清楚利用者的情況，尤其是他們的心理情況，那么就會限制檔案利用工作開展。而利用者心理情況就是其在對檔案進(jìn)行利用的整個過程中出現(xiàn)的心理體現(xiàn)，如意志、情感，且這些心理狀態(tài)并非是一成不變的，而是跟隨時間、時間、人的不同而產(chǎn)生相應(yīng)的變化，這一過程較為復(fù)雜。因此，檔案管理人員要想全面有效的掌握利用者的心理需求，就需要更加深入、詳細(xì)的進(jìn)行調(diào)查和了解，結(jié)合不同利用者的心理情況，為他們提供相應(yīng)的服務(wù)，滿足利用者各種需求，促進(jìn)城建檔案利用工作的開展。

結(jié)束語

綜上所述，城建檔案的開發(fā)以及管理工作最終就是要為了城建檔案的利用工作服務(wù)，因此，在檔案管理的各個環(huán)節(jié)中也需要體現(xiàn)出這一思想，提升檔案管理水平，為檔案的利用奠定良好的基礎(chǔ)，充分發(fā)揮出城建檔案的價值，更好的給社會提供服務(wù)。

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