大檔案視角下的高校檔案信息化建設(shè)

摘要：對(duì)于高校檔案信息化建設(shè)來(lái)說(shuō)，大檔案視角是一種對(duì)思維模式的創(chuàng)新，大檔案視角對(duì)檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)質(zhì)進(jìn)行深度研究，在當(dāng)前這樣一個(gè)信息化高速發(fā)展的時(shí)代，高校在檔案信息化建設(shè)方面需要進(jìn)行更多的整合和優(yōu)化。從當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)來(lái)說(shuō)，還處于初期階段，存在諸多不足，本文首先對(duì)大檔案對(duì)高校檔案信息的作用和意義進(jìn)行歸納總結(jié)，然后分析當(dāng)前高校信息化建設(shè)存在的問(wèn)題，最后從大檔案視角下針對(duì)高校檔案信息化建設(shè)提供一定的建議。

關(guān)鍵詞：大檔案;高校;檔案信息化

當(dāng)前社會(huì)對(duì)檔案信息的公開和共享日益重視，高校大多也建立了相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，用來(lái)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化處理并歸檔，總的來(lái)說(shuō)目前的檔案管理和服務(wù)質(zhì)量與傳統(tǒng)手工方式相比已經(jīng)有了極大的提高，但是仍然存在一些問(wèn)題，在大檔案視角下對(duì)高校檔案信息化建設(shè)提出了新的要求和方向。

1大檔案對(duì)高校檔案信息化的作用和意義

1.1大檔案的內(nèi)涵

大檔案視角是指將于檔案相關(guān)的內(nèi)容整合為一個(gè)系統(tǒng)工程，對(duì)于高校來(lái)說(shuō)就是需要將檔案館、校史館和其它于文化產(chǎn)業(yè)相關(guān)的內(nèi)容串聯(lián)為一體，并在全體視角下通盤考慮，搭建文化傳播平臺(tái)。與傳統(tǒng)檔案相比，大檔案的內(nèi)涵更加豐富，涉及的內(nèi)容更多，傳統(tǒng)檔案工作以檔案實(shí)體為工作對(duì)象，工作大多為人工完成。但是隨著信息化的發(fā)展，各類信息存儲(chǔ)、查找和使用技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的理念也開始發(fā)生變化，除傳統(tǒng)檔案館外，其它與信息相關(guān)的內(nèi)容也納入大檔案視角下檔案信息化的工作?？偟膩?lái)說(shuō)大檔案視角下，需要沖破傳統(tǒng)認(rèn)知的束縛，逐步擴(kuò)大檔案的范疇，這樣才能促進(jìn)檔案工作的高質(zhì)量發(fā)展。

1.2大檔案視角下高校信息化建設(shè)的要求

大檔案對(duì)思維模式是一種全新的改造，需要樹立新的思維模式。對(duì)于高校檔案工作，無(wú)論是發(fā)展理念、工作思路，還是管理模式，以及其它方面都需要與時(shí)代接軌，融入新、全、快的當(dāng)代理念。對(duì)于高校來(lái)說(shuō)，這里有名師匯聚，是歷史、社會(huì)文化傳播的主要基地，在貫徹融入時(shí)代特征方面有獨(dú)一無(wú)二的優(yōu)勢(shì)。對(duì)于高校校史展覽館、文化創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)園、大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)基地建設(shè)來(lái)說(shuō)，在前期檔案館能為其提供珍貴史料，但在后期這些數(shù)字化的園區(qū)能夠促進(jìn)高校檔案信息化的發(fā)展。

2當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

2.1認(rèn)知存在偏差。雖然當(dāng)前高校認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，但是對(duì)于信息化管理人員在實(shí)施過(guò)程中對(duì)其認(rèn)知存在一定偏差，甚至認(rèn)為檔案信息化建設(shè)只是將所有檔案資料進(jìn)行簡(jiǎn)單整合，這種片面的認(rèn)知導(dǎo)致整個(gè)檔案在信息化建設(shè)過(guò)程中存在資料整合不合理，整合過(guò)程中導(dǎo)致混亂情況。

2.2整合過(guò)程激進(jìn)。高校檔案信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)性工程，不可操之過(guò)急，而部分高校整合過(guò)程過(guò)于激進(jìn)，對(duì)檔案資源整合沒有講究系統(tǒng)性和漸進(jìn)性的原則。認(rèn)為檔案資源整合只是一項(xiàng)簡(jiǎn)單只是重復(fù)性較多的工作，在整個(gè)檔案整合過(guò)程中沒有制定切實(shí)有效的制度以及細(xì)致全面的整合方案，導(dǎo)致整個(gè)檔案信息化整理過(guò)程顯得雜亂無(wú)序，最終整理的結(jié)果也與預(yù)期存在較大差距。

2.3整合方式單一。高校在整合檔案信息資源時(shí)，整合方式較為單一，大多整合手段為簡(jiǎn)單的實(shí)體整合，整合手段缺乏創(chuàng)新，這種單一化的整合方式導(dǎo)致整個(gè)高校檔案的信息化水平都不高，直接影響信息化建設(shè)的進(jìn)程。

2.4忽視用戶需求

高校檔案信息化建設(shè)的目的在于提高用戶使用檔案、利用檔案的效率和體驗(yàn)感。而當(dāng)前大多高校在進(jìn)行檔案信息化過(guò)程中僅關(guān)注信息的整合，沒有從用戶的角度進(jìn)行考慮，最終導(dǎo)致整個(gè)檔案信息化建設(shè)只是為了信息化而信息化，沒能充分發(fā)揮信息化的優(yōu)勢(shì)。

3大檔案視角下如何做好高校檔案信息化建設(shè)

3.1全面樹立信息化理念

大檔案視角講究的是對(duì)信息資源進(jìn)行整合，而信息化是對(duì)資源進(jìn)行整合的關(guān)鍵手段，所以需要全面建立大檔案信息化理念。

一是樹立社會(huì)化理念。當(dāng)前的社會(huì)是一個(gè)開發(fā)、自由的社會(huì)，高校在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)過(guò)程中需要以多媒體和信息化技術(shù)為支撐，但理念上需要改變傳統(tǒng)思維和服務(wù)意識(shí)，多開拓自身視野，將高校檔案服務(wù)從高校擴(kuò)展到全社會(huì)，為全社會(huì)提供開發(fā)、高效、高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。

二是要樹立共享化理念。當(dāng)前高校涉及的館很多，富含的各類信息資源較為分散。故需要引入電子信息管理系統(tǒng)，以信息化為手段突破高校不同館之間的信息限制，通過(guò)對(duì)館藏資源進(jìn)行信息化處理提高檔案信息服務(wù)的深度和廣度。

三是要樹立數(shù)字化理念。數(shù)字技術(shù)是信息化的支撐，只有信息化才能讓檔案資源突破部門、區(qū)域的限制，在建立信息互聯(lián)的資源庫(kù)的基礎(chǔ)上，規(guī)范信息資源的管理標(biāo)準(zhǔn)和操作細(xì)則，讓整個(gè)檔案信息存儲(chǔ)、查詢和使用形成制度化，從而讓檔案數(shù)據(jù)的管理和使用更加高效、有序、規(guī)范。

3.2提高高校檔案管理效益

提高高效檔案管理效益的前提是高校要提高對(duì)檔案管理的重視度，對(duì)檔案管理進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、合理部署，將檔案管理納入整個(gè)高校資源體用的大體系中，才能顯著提高高校檔案管理效益。具體做法可以從以下三方面展開：

一是完善高校網(wǎng)站建設(shè)。當(dāng)前高校網(wǎng)站較多，但網(wǎng)站孤立現(xiàn)象嚴(yán)重，網(wǎng)站彼此間不相連。所以需要以當(dāng)前網(wǎng)站為基礎(chǔ)，對(duì)其相互間進(jìn)行連通和銜接，對(duì)檔案信息進(jìn)行充分的整合，讓用戶能夠高效查詢和傳遞各類檔案信息。

二是構(gòu)建信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)。加強(qiáng)高校數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描和珍藏保管，對(duì)數(shù)字化資源做好歸類。對(duì)數(shù)字化檢索工具不斷進(jìn)行優(yōu)化，讓高校檔案信息資源能夠快速進(jìn)行共享，快速響應(yīng)使用者的各類需求。

三是完善電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)字化后更進(jìn)一步的工作是電子檔案化，讓各類數(shù)字化檔案能夠按照一定的規(guī)律、標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，在自動(dòng)化管理集成信息系統(tǒng)的幫助下，讓管理者和使用者能夠?qū)Ω黝愲娮訖n案進(jìn)行高效的接受、保管、讀取和使用。

3.3擴(kuò)大信息化自助服務(wù)

長(zhǎng)期以來(lái)檔案部門都忙碌于高度重復(fù)的工作，由于工作繁忙導(dǎo)致工作壓力較大，導(dǎo)致檔案部門無(wú)法提供高效、愉悅的業(yè)務(wù)服務(wù)。而在采用信息化自助服務(wù)后，可以讓使用者通過(guò)遠(yuǎn)程自助查詢系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行查詢，這種查詢方式相較于傳統(tǒng)人工更加高效、便捷，能夠大大減輕檔案部門的工作壓力，也避免紙質(zhì)檔案在多次的傳播過(guò)程中造成磨損，更有利于珍貴檔案資料的儲(chǔ)存和使用效率。由于重復(fù)性工作的大大減少，讓檔案部門可以為使用者提供更有質(zhì)量、服務(wù)性更好的檔案咨詢服務(wù)。

3.4加快人才隊(duì)伍建設(shè)

大檔案視角下檔案管理工作的廣度和深度相較于過(guò)去均發(fā)生較大的變化，對(duì)人才的要求也大幅提升，人力資源為各項(xiàng)工作的關(guān)鍵支撐，對(duì)于高校檔案管理人員來(lái)說(shuō)，需要快速提高其資源整合能力和創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)。當(dāng)前高校檔案管理人員結(jié)構(gòu)大多不夠合理，需要進(jìn)行優(yōu)化，讓高校檔案管理團(tuán)隊(duì)能夠形成階梯型分布，能夠優(yōu)化整個(gè)管理人才的結(jié)構(gòu)，對(duì)于整個(gè)檔案管理團(tuán)隊(duì)要兼顧研究型、管理型和操作型等多項(xiàng)人才的比例，對(duì)各崗位的職責(zé)進(jìn)行明確，年終考核做到科學(xué)化、合理化，通過(guò)指標(biāo)和各類培訓(xùn)提高檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和其它綜合素質(zhì)，最終不斷提高整個(gè)高校的檔案整合和創(chuàng)新服務(wù)水平。

4結(jié)論

總的來(lái)說(shuō)，在大檔案視角下，高校對(duì)檔案信息化的要求越來(lái)越高，首先高校檔案管理人員需要樹立大檔案的理念，完善檔案信息化建設(shè)相關(guān)制度，加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高檔案資源共享和使用的效率，同時(shí)加大對(duì)檔案管理人員復(fù)合型能力的培養(yǎng)，這樣才能提高檔案資源的整合效益和使用效益，更好滿足社會(huì)大眾對(duì)檔案資源的使用需求。

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作者簡(jiǎn)介：譚暢（1976.8.17-），女，漢，籍貫：吉林省大安市，本科，館員。