探析現(xiàn)代檔案管理中的聲像檔案管理問(wèn)題及其策略

張麗

摘要：聲像檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在從事各種活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。科技的進(jìn)步發(fā)展，提高了檔案的現(xiàn)代化管理水平，并且使得現(xiàn)代檔案很多是以聲像檔案的形式存在。因此為了充分發(fā)揮檔案的功能作用，本文闡述了聲像檔案的主要特征，對(duì)現(xiàn)代檔案管理中的聲像檔案管理問(wèn)題及其策略進(jìn)行了探討分析。

關(guān)鍵詞：聲像檔案;特征;現(xiàn)代檔案管理;問(wèn)題;策略

聲像檔案是現(xiàn)代檔案的重要組成部分，在現(xiàn)實(shí)查考利用方面具有重要作用，為了更好地保護(hù)好、利用好這些生動(dòng)、形象的特殊載體檔案，必須做好聲像檔案管理工作，但是由于各種因素的影響，使其存在諸多問(wèn)題，基于此，以下就現(xiàn)代檔案管理中的聲像檔案管理問(wèn)題及其策略進(jìn)行了探討分析。

一、聲像檔案的主要特征

聲像檔案主要具有以下特征：（l）直觀形象性特征。聲像檔案以音頻、視頻等形式存在，故而通過(guò)音頻、視頻的形式能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)其所承載的事件的客觀、詳實(shí)記錄，使檔案信息更具有直觀性與形象性。而且相對(duì)于紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，聲像檔案可信度相對(duì)更高～些。（2）傳播專業(yè)性特征。一是聲像檔案可以直接顯示社會(huì)各階層的面貌，無(wú)論哪個(gè)階段或時(shí)期都可以直接反映出來(lái)。二是真實(shí)性檔案，不可替代，它不僅記錄了己發(fā)生過(guò)的事情或現(xiàn)象，對(duì)于社會(huì)發(fā)展是一個(gè)重要的參考，丟失或損壞則是不可挽回的損失。三是聲像檔案的專業(yè)性，是公眾輿論和宣傳方向的主要傳播者，反映了一個(gè)時(shí)代所呈現(xiàn)出來(lái)的主流意識(shí)形態(tài)和價(jià)值取向。（3）收集廣泛性特征。聲像資料內(nèi)容非常豐富，種類繁多，涉及當(dāng)?shù)馗鱾€(gè)時(shí)期的歷史風(fēng)貌及當(dāng)?shù)厣鐣?huì)各階層的政治、經(jīng)濟(jì)、文化等活動(dòng)，表現(xiàn)形式包含照片、聲視頻資料、錄影帶、光盤等，這些都是檔案部門收集的對(duì)象，非常廣泛。（4）內(nèi)容真實(shí)性特征。一般聲像檔案主要是視頻和音頻錄制，并附有一些文字來(lái)描述一些歷史內(nèi)容，諸如唱片、照片、文字等不同特點(diǎn)的材料，闡釋的都是事實(shí)、史買。

二、現(xiàn)代檔案管理中的聲像檔案管理問(wèn)題分析

現(xiàn)代檔案管理中的聲像檔案管理問(wèn)題主要表現(xiàn)為：（l）意識(shí)問(wèn)題。隨著社會(huì)的變化發(fā)展及工作需要，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的聲像設(shè)備有了很大改善，絕大多數(shù)單位都配備有聲像設(shè)備，從總體講，聲像設(shè)備配備比較齊全。但是也不同程度地存在著聲像設(shè)備管理混亂問(wèn)題，致使有的設(shè)備閑置，難以充分發(fā)揮作用。特別是隨著人員變動(dòng)和機(jī)構(gòu)調(diào)整，造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴(yán)重影響了聲像檔案的長(zhǎng)久保護(hù)和開(kāi)發(fā)利用。（2）歸檔問(wèn)題。聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時(shí)歸檔，影像需輔以文字說(shuō)明，如果不及時(shí)歸檔，曰后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準(zhǔn)確。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有很多單位有積存照片沒(méi)歸檔，且多數(shù)照片、底片早己分家或己無(wú)底片，文字說(shuō)明更難說(shuō)清。（3）管理制度問(wèn)題。通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)只有少數(shù)單位制定了相應(yīng)的聲像檔案管理制度，很多單位對(duì)聲像檔案沒(méi)有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實(shí)不夠。（4）保存問(wèn)題。聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格。但是，大多數(shù)單位都將聲像檔案存放在文書(shū)柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長(zhǎng)久保存和利用。

三、現(xiàn)代檔案管理中的聲像檔案管理策略分析

1.增強(qiáng)聲像檔案管理意識(shí)?，F(xiàn)代檔案管理工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會(huì)的事，而各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的重要保證。結(jié)合相關(guān)實(shí)踐分析：一要爭(zhēng)取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會(huì)的廣泛關(guān)注，從而提高全民，特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識(shí)，營(yíng)造出一種良好的檔案工作氛圍;二要抓住機(jī)遇，服務(wù)中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機(jī)遇，結(jié)合本地、本單位中心工作，通過(guò)館、室藏檔案以及生動(dòng)的利用實(shí)例，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。

2.嚴(yán)格聲像檔案歸檔管理?，F(xiàn)代檔案管理的聲像檔案歸檔管理策略主要有：第一、通過(guò)正常移交接收?？剖乙平粰n案室，檔案室移交檔案館。第二、重點(diǎn)單位、重點(diǎn)科室重點(diǎn)收集。對(duì)本地重點(diǎn)單位和產(chǎn)生聲像檔案比較集中的部門，要有重點(diǎn)地強(qiáng)化收集，經(jīng)常溝通及時(shí)掌握情況。第三、從攝錄人員中直接征集。對(duì)保存在攝錄人員手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力，登門收集和征集。第四、廣泛的社會(huì)征集。對(duì)散存在民間的聲像檔案，運(yùn)用發(fā)公告、發(fā)文件、上門實(shí)地尋求等形式，采取有償征集等方式廣泛征集。

3.健全完善聲像檔案管理制度。基于聲像檔案管理存在的問(wèn)題，現(xiàn)代檔案管理的聲像檔案管理需要合理制定切合實(shí)際的管理制度來(lái)規(guī)范聲像檔案管理。因此各立檔單位要建立健全相應(yīng)的管理制度，加強(qiáng)規(guī)范管理，對(duì)產(chǎn)生的聲像材料從收集、整理、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對(duì)聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長(zhǎng)期保存的聲像檔案應(yīng)定期向檔案館移交，確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處。必須制定有效的配套策略，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法必依，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。

4.強(qiáng)化聲像檔案保存管理?，F(xiàn)代檔案管理的聲像檔案管理需要根據(jù)聲像檔案安全保管的要求，恒溫、恒濕、防磁、防光、防火等是必備的條件，各機(jī)關(guān)單位必須配備相關(guān)的設(shè)施設(shè)備。聲像檔案應(yīng)獨(dú)立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放，嚴(yán)格控制庫(kù)房溫濕度，遠(yuǎn)離光源、磁場(chǎng)等，對(duì)錄音帶、錄像帶、光盤等要采取定期倒帶檢查等保護(hù)策略，并實(shí)現(xiàn)數(shù)字化存儲(chǔ)，定期復(fù)制，盡量延長(zhǎng)聲像檔案的壽命。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，科技的進(jìn)步發(fā)展，使得機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位辦公逐步實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化，同時(shí)形成了大量的聲像檔案，這些聲像檔案是各單位檔案全宗的重要組成部分，因此加強(qiáng)聲像檔案的收集與管理，對(duì)單位、對(duì)社會(huì)都具有重要意義。

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