信息時(shí)代背景下電子檔案管理探討

張曉磊

【摘 要】目前我國(guó)已經(jīng)步入了信息時(shí)代，電子技術(shù)也日益深入電子檔案管理中，并逐漸取代了傳統(tǒng)的檔案管理方式，通過(guò)電子檔案管理能夠使工作的開展更加快捷、方便，真正彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的弊端。基于此，論文主要對(duì)信息時(shí)代背景下電子檔案管理進(jìn)行探討，希望能夠逐漸完善電子檔案管理工作。

【Abstract】At present， China has entered the information age， which has enabled electronic technology to be deeply integrated into electronic archives management， and it has gradually replaced the traditional way of archives management. Through electronic archives management， the work can be made faster and more convenient. It really compensates for the shortcomings of the traditional archives management work. Therefore， this paper mainly discusses the electronic archives management under the background of the information age， hoping to gradually improve the electronic archives management.

【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代;電子檔案;管理;探討

【Keywords】information age; electronic archives; management; discussion

【中圖分類號(hào)】G270 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2019）06-0030-02

1 信息時(shí)代背景下開展電子檔案管理的重要意義

1.1 與時(shí)代發(fā)展相符合

自我國(guó)步入21世紀(jì)以來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息技術(shù)的發(fā)展速度也越來(lái)越快，信息化在人們的工作與生活中的應(yīng)用也更加普遍，并且也已經(jīng)成為我國(guó)未來(lái)社會(huì)發(fā)展的重要趨勢(shì)，在這種背景下，涉及檔案管理工作的各個(gè)領(lǐng)域必須要遵循時(shí)代的發(fā)展規(guī)律，推動(dòng)信息化檔案管理，建立電子檔案，合理利用信息化技術(shù)提高對(duì)檔案管理工作的要求，進(jìn)而提升檔案管理工作的水平與工作效率。同時(shí)，通過(guò)電子檔案管理也能夠進(jìn)一步提高數(shù)據(jù)收集的效率與效果，確保檔案管理工作能夠最大程度地發(fā)揮作用，并以此來(lái)為人們提供更多的便利。

1.2 電子檔案管理工作具有的重要意義

檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的工作，其主要作用就是通過(guò)電子檔案管理記錄與收集信息的工作，再通過(guò)合理化的分析，將其應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域的實(shí)際工作中，將其作為各個(gè)領(lǐng)域主要的工作內(nèi)容。也正是因?yàn)檫@樣，在信息化高速發(fā)展的今天，信息化技術(shù)已經(jīng)在各個(gè)領(lǐng)域得到了充分應(yīng)用，這也就代表，二者之間必須要進(jìn)行充分融合，合理地利用信息化技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作進(jìn)行改革，能夠有效提升檔案管理工作的工作水平，使其具備現(xiàn)代信息化能力與水平，從而進(jìn)一步促進(jìn)電子檔案管理工作的發(fā)展。

1.3 提高檔案管理工作的效果與水平

相比傳統(tǒng)的檔案管理工作，其在對(duì)實(shí)際工作進(jìn)行管理時(shí)具有很好的作用。首先，在實(shí)際的電子檔案管理工作中，管理人員通過(guò)合理利用信息技術(shù)能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行更加完善的收集，并建立完整的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，從而在提高檔案管理工作水平與效率的同時(shí)，也能夠有效降低工作人員的壓力。其次，在開展檔案管理工作時(shí)，一旦檔案信息出現(xiàn)變動(dòng)，通過(guò)電子檔案管理能夠有效地對(duì)信息進(jìn)行添加與調(diào)整，這樣一來(lái)就能夠有效確保信息的完整性。最后，電子檔案管理工作也能夠有效地提升檔案利用的便利性，從而提高檔案信息的利用率，擴(kuò)大其傳播率，同時(shí)，電子檔案管理也能夠有避免損壞與遺失等問(wèn)題的發(fā)生。

2 信息化時(shí)代電子檔案管理工作存在的主要問(wèn)題

2.1 缺乏對(duì)檔案管理應(yīng)用的重視

對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，因?yàn)槿鄙賹?duì)其應(yīng)用的重視，導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)法發(fā)揮出具體的作用與價(jià)值，同時(shí)，也因?yàn)橹匾暥炔蛔悖茈y有效地將具體工作內(nèi)容下發(fā)到下級(jí)部門，或者在下發(fā)后就不再過(guò)問(wèn)。如果長(zhǎng)期處于這種情況下，則會(huì)形成一種惡性循環(huán)，并且也會(huì)降低檔案管理工作人員工作的積極性。

2.2 檔案管理設(shè)備較為陳舊

如今屬于信息化高速發(fā)展的時(shí)代，但是檔案管理工作確缺少專門的工作場(chǎng)地，只是將檔案放在辦公室內(nèi)，這樣不僅會(huì)降低檔案管理的效果，而且也會(huì)影響正常工作的開展，降低了工作的質(zhì)量，甚至還會(huì)造成檔案不完善、丟失等情況。此外，檔案管理工作也缺乏專業(yè)的人才，有很多檔案管理工作人員無(wú)法對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行深入研究，并且不具備計(jì)算機(jī)操作能力以及表達(dá)能力等，這都會(huì)影響檔案管理開展的效果。

2.3 缺乏有效的管理制度

檔案管理工作需要使用有效的管理制度進(jìn)行約束，但是很多企業(yè)、單位等雖然具備管理制度，但是卻缺少執(zhí)行力，導(dǎo)致檔案管理工作不夠合理。此外，很多檔案管理工作在實(shí)際的工作過(guò)程中缺乏有效的管理目標(biāo)，無(wú)法明確具體的管理方向，使整個(gè)檔案管理工作的開展存在不合理性，甚至出現(xiàn)比較混亂的情況。

3 信息時(shí)代電子檔案管理工作開展的有效策略

3.1 創(chuàng)新檔案管理理念，重視電子檔案管理工作

為了能夠進(jìn)一步提高電子檔案管理的效果，必須要轉(zhuǎn)變與創(chuàng)新檔案管理的理念，提高對(duì)電子檔案管理工作的重視程度，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)檔案資源價(jià)值的利用與開發(fā)，從而充分發(fā)揮出電子檔案管理的作用。同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)該不斷強(qiáng)化自身的管理意識(shí)，端正自身的工作態(tài)度，開發(fā)出更加有效的信息價(jià)值，提高工作效率與工作水平。此外，相關(guān)的管理人員與工作人員必須要具備足夠的創(chuàng)新意識(shí)，提升檔案管理工作的效果。只有這樣，才能夠使信息技術(shù)與檔案管理進(jìn)行更深的融合[1]。

3.2 增加資金投入力度，建立完善的信息數(shù)據(jù)庫(kù)

企業(yè)與單位應(yīng)該增加在電子檔案建立方面的投入力度，為工作的開展建立更加專業(yè)化的工作部門，強(qiáng)化信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，不斷創(chuàng)新思想觀念，使信息化技術(shù)能夠高度融合在電子檔案管理工作中。在信息化技術(shù)快速發(fā)展的今天，應(yīng)該利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的便利性，建立起更加完善的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，從而更好地對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)提高工作效率的目的，真正實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)。

在信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)中，應(yīng)該重點(diǎn)考慮細(xì)節(jié)問(wèn)題，在細(xì)節(jié)方面促進(jìn)檔案管理與信息技術(shù)的融合，從而真正打造出電子檔案管理的新局面，充分發(fā)揮出信息數(shù)據(jù)庫(kù)的核心作用，從而使電子檔案管理能夠發(fā)揮出更加高效的管理作用，確保檔案信息能夠發(fā)揮出更大的價(jià)值。

3.3 建立完善的電子檔案管理制度與管理體系

如今屬于信息化快速發(fā)展的階段，為了能夠進(jìn)一步強(qiáng)化電子檔案管理工作的效果，必須要建立更加完善的的電子檔案管理制度與體系，而這也是電子檔案管理工作開展的基本保障。所以，相關(guān)的企業(yè)、單位等必須要重視電子檔案管理制度與體系的建立，從多個(gè)方面進(jìn)行綜合性考慮，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，樹立正確的檔案管理意識(shí)，使檔案管理工作能夠順利開展。同時(shí)，也應(yīng)該為工作人員制定有效的約束制度，確保能夠在約束工作人員行為的同時(shí)，也能夠激發(fā)工作人員工作的積極性，從而避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、數(shù)據(jù)記錄錯(cuò)誤等情況，進(jìn)一步提高電子檔案管理的工作質(zhì)量。

3.4 加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高數(shù)據(jù)的真實(shí)性

信息技術(shù)是電子檔案管理中應(yīng)用的主要技術(shù)之一，而且通過(guò)信息技術(shù)也能夠完成數(shù)據(jù)的收集與處理，所以，在電子檔案管理的過(guò)程中，必須要加強(qiáng)信息化建設(shè)，利用信息技術(shù)加強(qiáng)各個(gè)部門之間的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)資源與信息的共享，搭建完善的信息共享平臺(tái)，從而使電子檔案中的內(nèi)容能夠更加完善。同時(shí)，在聯(lián)系各個(gè)部門時(shí)，也能夠使其發(fā)揮出相互監(jiān)督與相互協(xié)調(diào)的作用，這樣一來(lái)就能夠有效提高數(shù)據(jù)的真實(shí)性。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在信息化快速發(fā)展的時(shí)代，不僅為檔案管理工作帶來(lái)了便利，同時(shí)也帶來(lái)了比較大的挑戰(zhàn)，所以，應(yīng)該合理利用信息化技術(shù)，解決其中存在的問(wèn)題，通過(guò)多種方式對(duì)檔案管理的內(nèi)容、檔案管理的方式以及檔案管理的制度等多個(gè)方面進(jìn)行升級(jí)與創(chuàng)新，從而充分發(fā)揮出電子檔案管理工作的重要價(jià)值，為我國(guó)各行各業(yè)的發(fā)展提供充足的后備力量。

【參考文獻(xiàn)】

【1】蔡志強(qiáng).基于云計(jì)算的電子檔案輔助信息查詢系統(tǒng)設(shè)計(jì)[J].現(xiàn)代電子技術(shù)，2019，42（11）：108-112.