關(guān)于企業(yè)行政辦公室管理工作的思考

孟娜

摘 要：行政辦公室是一個企業(yè)的重要的樞紐部門，擔(dān)負(fù)著企業(yè)參謀助手、上傳下達(dá)、綜合協(xié)調(diào)、監(jiān)督檢查、服務(wù)保障等重要職責(zé)，直接影響企業(yè)的整體管理水平和工作效率。因此，企業(yè)應(yīng)該高度重視行政辦公室的管理工作。本文筆者將結(jié)合自己行政辦公室工作經(jīng)驗和行政辦公室工作特點，對怎樣提升行政辦公室工作人員工作能力，提高行政辦公室工作效率和管理水平提出自己的思考和認(rèn)識。

關(guān)鍵詞：行政辦公室;管理工作;思考

一、行政辦公室工作的主要作用

（一）參謀決策。企業(yè)行政辦公室是一個綜合性的職能部門，溝通聯(lián)系企業(yè)高層管理人員、下屬分子公司管理人員、其他部門工作人員等，工作內(nèi)容廣泛，掌握的信息量很大。行政辦公室通常會經(jīng)常了解掌握公司內(nèi)部的經(jīng)營管理信息，并將這些情況如實傳遞給公司領(lǐng)導(dǎo)，為其提供全面、詳盡的決策依據(jù)，便于領(lǐng)導(dǎo)作出正確的決策，同時在領(lǐng)導(dǎo)作出決策后，行政辦公室還要督辦決策的執(zhí)行情況，并隨時向領(lǐng)導(dǎo)匯報進(jìn)展情況，如果發(fā)現(xiàn)問題，及時匯報，便于調(diào)整決策。

（二）溝通協(xié)調(diào)。行政辦公室作為企業(yè)的綜合性樞紐部門，溝通協(xié)調(diào)是其基本職能，它推動著公司內(nèi)部所有單位高效、有序運行。對內(nèi)，它溝通、協(xié)調(diào)單位內(nèi)部各單位，及時傳向各部門、基層單位傳達(dá)公司領(lǐng)導(dǎo)的重要指示和工作安排，有時，也會幫助協(xié)調(diào)各部門、各基層單位之間職責(zé)劃分、工作分配等問題，保障公司各項工作有效推進(jìn);對外，行政辦公室還要協(xié)調(diào)與上級單位、其他企業(yè)等有關(guān)單位的關(guān)系，為企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。

（三）監(jiān)督檢查。多數(shù)企業(yè)的行政辦公室都肩負(fù)著下發(fā)重點工作并進(jìn)行督辦的工作，這項工作使得公司安排部署的各項重點工作能夠落到實處。此外，行政辦公室還承擔(dān)著公文處理、機(jī)要保密等工作，通過這些工作，建立與公司內(nèi)部各單位之間的信息、工作往來，通過這些信息，掌握各項工作進(jìn)度，從而發(fā)揮督辦作用，督促公司重點工作的推進(jìn)。

二、行政辦公室存在的主要問題

（一）辦公室管理制度不夠完善、落實不到位

部分企業(yè)行政辦公室的管理制度并不完善，管理不夠規(guī)范，例如工作的目標(biāo)不夠明確，沒有清晰的規(guī)劃，部門內(nèi)部職責(zé)分工不明確，誰會干就多干，個別工作流程不清晰、莫能兩可等問題，這就造成辦公室工作混亂、工作效率低下，部分員工的工作壓力大，另一部分員工工作能力沒有提升，直接后果就是整個行政辦公室工作推動緩慢。

（二）監(jiān)督檢查和參謀助手職能相對薄弱

部分企業(yè)行政辦公室只注重事務(wù)性工作后勤保障服務(wù)工作，監(jiān)督檢查和為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)的工作慢慢弱化，每天陷入在起草文件、收發(fā)文件、管理檔案、后勤、安保等工作，無法靜下心來細(xì)致、認(rèn)真的督辦公司各項工作的進(jìn)展，或是草草掌握進(jìn)展，但沒有發(fā)現(xiàn)需要解決問題;還有，調(diào)研工作開展被動，基層信息掌握不及時，分析研判的能力不足，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)的能力待提高。

（三）行政辦公室人員綜合能力有待提高

行政辦公室工作雜、亂、多，所以對工作人員綜合能力的要求相對較高。有些辦公室工作人員認(rèn)為自己只要把領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作干好就可以，自己不去思考，缺乏自我規(guī)劃，只是簡單的干事情，漸漸的喪失思考能力;還有些工作人員自身寫作功底比較弱，遇到這樣文字性的工作又避而不接，長此下去，寫作能力不提反降;另外，辦公室工作紛繁多樣，有些工作人員無法根據(jù)輕重緩急正確安排處理的先后順序，不僅會使自己工作干的累，還會導(dǎo)致一些重要的工作按時完成，影響公司的整體工作。

三、提升行政辦公室工作的幾個思考

（一）完善并堅決落實行政辦公室管理制度

目前，絕大多數(shù)企業(yè)都建立了自己的管理制度，但有些是制度與現(xiàn)實不符，有的是考慮不夠全面，不完善，所以在執(zhí)行過程中會存在不順暢或是直接無章可循的情況。所以企業(yè)行政辦公室應(yīng)根據(jù)自身實際情況出發(fā)，建立科學(xué)、適用的行政目標(biāo)管理制度，明確責(zé)任，強(qiáng)調(diào)分工，注重團(tuán)結(jié)，鼓勵提升，實現(xiàn)獎懲，實行人性化的管理方式，使工作人員明確工作的目的性，充分發(fā)揮自己主觀能動性去工作。尤其強(qiáng)調(diào)加強(qiáng)責(zé)任管理，每一項工作落實到具體崗位，具體人員，做到不缺位，不越位。在完善工作制度之后，必須加強(qiáng)對日常工作的規(guī)范化管理，做到按制度管理，依流程辦事，不急不躁，按照事情的輕重緩急，處理好辦理的先后順序，做到有理可循，有據(jù)可依，使行政辦公室工作向制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、科學(xué)化的方向發(fā)展。

（二）加強(qiáng)行政辦公室調(diào)研工作和督辦工作

要充分發(fā)揮行政辦公室參謀助手的職能，做好調(diào)研工作做好的辦法，有效的途徑。行政辦公室直接服就務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)和公司內(nèi)部其他部門，可以通過深入基層調(diào)研，掌握公司內(nèi)部運行的基本情況，發(fā)現(xiàn)各個單位經(jīng)營管理、工作推進(jìn)中存在的問題，遇到的困難，并分析原因，提出科學(xué)的解決辦法和建議，為領(lǐng)導(dǎo)排憂解難。

督查督辦是行政辦公室管理工作的重要職責(zé)，是保障企業(yè)計劃目標(biāo)和工作任務(wù)落實的重要手段，行政辦公室工作應(yīng)該每月對公司、領(lǐng)導(dǎo)安排的重點工作進(jìn)行整理下發(fā)，跟蹤進(jìn)展，協(xié)調(diào)落實;還應(yīng)根據(jù)繞企業(yè)工作重心，建立權(quán)威高效、有效運轉(zhuǎn)的督辦機(jī)制和考核機(jī)制，推動企業(yè)發(fā)展。

（三）提高辦公室人員綜合素質(zhì)，強(qiáng)化評估考核

首先，要對于行政辦公室人員嚴(yán)格要求，通過培訓(xùn)公文寫作、行政辦公室管理相關(guān)知識的培訓(xùn)，提升專業(yè)知識水平、提高綜合協(xié)調(diào)、處理人際關(guān)系等方面的能力;其次，行政辦公室人員要加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，在平時的工作中，要多思考、多分析、多總結(jié)，總結(jié)出一套適合自己的工作方法，精準(zhǔn)完成工作的同時提高工作效率;最后，企業(yè)要加強(qiáng)行政辦公室人員的考核工作，辦公室可以依據(jù)年度工作計劃和個人職責(zé)，每月逐項、逐條對照，考核賦分，并對完成考核且工作表現(xiàn)優(yōu)秀的辦公室工作人員給予表揚(yáng)，對未完成或拖延的給予批評，這樣既可以避免在管理過程中工作人員干多干少待遇一樣的弊端，同時又能增加員工工作的積極性，讓他們意識到競爭的壓力，從而避免工作人員消極、懶散的工作作風(fēng)，提高辦事效率。

參考文獻(xiàn)

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