加強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理措施

摘 要：近些年，房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展迅速，相應(yīng)地對(duì)房產(chǎn)檔案管理提出了更高的要求。房產(chǎn)檔案資料龐大且具有動(dòng)態(tài)性，加上房產(chǎn)檔案管理水平不僅關(guān)乎著城市發(fā)展水平還能夠直接每個(gè)人的利益所以我們需要更加重視房產(chǎn)檔案管理工作。本文結(jié)合房產(chǎn)檔案管理現(xiàn)狀，具體分析了房產(chǎn)檔案管理工作的意義，并提出了加強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理的具體措施，希望能給今后的房產(chǎn)檔案管理工作提供一定指導(dǎo)，共同促進(jìn)房產(chǎn)檔案管理質(zhì)量的提高。

關(guān)鍵詞：房產(chǎn);檔案;管理措施

一、房產(chǎn)檔案管理現(xiàn)狀

根據(jù)定義，房地產(chǎn)檔案是指房地產(chǎn)行政管理部門在房地產(chǎn)發(fā)證登記、房地產(chǎn)交易買賣、房屋動(dòng)拆遷、建設(shè)用地及批租用地活動(dòng)中，經(jīng)過收集、整理、鑒定，按一定的手段形成的反映產(chǎn)權(quán)人、房屋自然狀況及使用土地狀況，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字材料、計(jì)算材料、圖紙、圖表、照片、錄像帶、錄音帶、磁介質(zhì)軟盤等各種載體內(nèi)容的文件材料，而房產(chǎn)檔案管理就是要對(duì)這些材料進(jìn)行歸檔保存。近幾年，我國房產(chǎn)檔案管理較以前已經(jīng)完善了很多，但總體來看，仍存在許多問題，有些地區(qū)的房產(chǎn)檔案管理甚至還處于混亂狀態(tài)。因此我們有必要重視房產(chǎn)檔案管理工作，并努力在最短的時(shí)間內(nèi)解決這些問題。

二、房產(chǎn)檔案管理工作的意義

1.促進(jìn)城市建筑群的管理。中國已經(jīng)成為世界第一大發(fā)展中國家，社會(huì)發(fā)展水平、人們生活水平有了顯著提高。特別是自2008年北京奧運(yùn)會(huì)以來，中國向世界展示了全新的面貌。為了舉辦北京奧運(yùn)會(huì)，我國在城市改造上投入了大量資金、人力。其實(shí)，改造舊城區(qū)的工作是非常艱難復(fù)雜的，因?yàn)槠渲胁粌H涉及巨大的工程量，還關(guān)系著復(fù)雜的檔案管理工作。只有高水平的房產(chǎn)檔案管理才能促進(jìn)城市建筑群管理工作的順利開展。房產(chǎn)檔案對(duì)各個(gè)城市建筑來說就好比身份證對(duì)我們的意義。身份證記錄有我們個(gè)人的姓名、住址信息，而房產(chǎn)檔案則記錄這房產(chǎn)所有詳細(xì)信息，而房產(chǎn)檔案信息不僅重要，還比較龐大復(fù)雜，所以我們需要對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行科學(xué)的、系統(tǒng)的管理，幫助當(dāng)?shù)卣块T做好城市建筑群的管理工作，這樣才能促進(jìn)城市的進(jìn)一步發(fā)展。

2.促進(jìn)法治社會(huì)建設(shè)。我國現(xiàn)在很重視法治社會(huì)的建設(shè)，很多人沒有意識(shí)到一點(diǎn)，其實(shí)高質(zhì)量的房產(chǎn)檔案管理工作是可以促進(jìn)法治社會(huì)建設(shè)的。隨著科技的發(fā)展，交通工具也越來越先進(jìn)，給人們出行帶來了極大的便利，因而人口流動(dòng)頻率也大大提升。通過統(tǒng)計(jì)我國每年春運(yùn)量的數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)我國流動(dòng)人口逐年增加，且不斷創(chuàng)新高。流動(dòng)人口增加的數(shù)據(jù)說明人們的居住地也在變化，隨之而來的房產(chǎn)問題也不斷發(fā)生。新聞經(jīng)常報(bào)道，有些務(wù)工人員在外地工作卻被一些房產(chǎn)不法分子欺騙，這個(gè)時(shí)候，房產(chǎn)檔案管理工作的意義就更加凸顯。因?yàn)榉慨a(chǎn)檔案管理可以一定程度上幫助有關(guān)部門處理此類房產(chǎn)案件，保障合法人的合法權(quán)益。再涉及房產(chǎn)交易、抵押、交換等手續(xù)的過程中，房產(chǎn)檔案管理工作人員更加需要謹(jǐn)慎，確保相關(guān)資料的準(zhǔn)確記錄，這些都可以為解決后面的房產(chǎn)糾紛案件提供重要依據(jù)。因此高質(zhì)量的房產(chǎn)檔案管理工作是可以促進(jìn)法治社會(huì)建設(shè)。

3.促進(jìn)城市健康發(fā)展。當(dāng)前，我國許多城市都在進(jìn)行城區(qū)改造，但不少新聞報(bào)道“空城”現(xiàn)象越來越嚴(yán)重，原本是為了促進(jìn)城市更好發(fā)展的改造工程卻導(dǎo)致了如此結(jié)果，不得不讓人反思?？偹苤?，房產(chǎn)檔案管理工作本來就是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，隨著城區(qū)改造步伐的加快，房產(chǎn)檔案管理工作也面臨著越來越大的壓力。那么，城區(qū)哪些地方是需要改造的？具體的、最合適的改造力度又是怎樣呢？只有把這些問題弄清楚了，才能有序地推進(jìn)區(qū)改造工作。這個(gè)時(shí)候，房產(chǎn)檔案資料可以為人們提供有用的資料信息，讓人們?cè)谧鲞x擇時(shí)有據(jù)可依。例如，我們可以根據(jù)房產(chǎn)檔案資料判斷不同建筑的價(jià)值，并不是所有“舊建筑”都需要被清理。依據(jù)房產(chǎn)檔案資料來規(guī)劃城市發(fā)展將有助于城市的健康發(fā)展。

三、加強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理的措施

1.重視基礎(chǔ)工作。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，數(shù)字化檔案管理將是房產(chǎn)檔案管理的主流趨勢(shì)。數(shù)字化檔案管理對(duì)技術(shù)水平的要求比較高，同時(shí)對(duì)相關(guān)工作人員的工作能力、專業(yè)素養(yǎng)也提出了新的要求。即使數(shù)字化檔案管理很大程度上提高了工作人員的工作效率、一定程度上減輕了管理人員的體力勞動(dòng)，但是檔案管理工作人員不能因此懈怠，仍然要做好并重視收集、整理、歸納房產(chǎn)檔案材料等基礎(chǔ)工作，謹(jǐn)慎對(duì)待房產(chǎn)檔案檢查、鑒定工作，確保房產(chǎn)檔案材料的完整性、真實(shí)性。雖然房產(chǎn)檔案材料內(nèi)容復(fù)雜，數(shù)量龐大，但檔案管理工作人員要在確保資料內(nèi)容準(zhǔn)確無誤的同時(shí)盡力保證房產(chǎn)檔案材料的簡(jiǎn)潔，并將之有序整理，方便后面的歸納查找工作。數(shù)字化檔案管理的實(shí)現(xiàn)不僅取決于科技的發(fā)展，更需要各個(gè)檔案管理工作人員的努力配合，只有重視了這些基礎(chǔ)工作，才能為提高房產(chǎn)檔案管理工作質(zhì)量打好基礎(chǔ)。

2.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)字化檔案管理的發(fā)展給房產(chǎn)檔案管理工作帶來機(jī)遇的同時(shí)也帶來了挑戰(zhàn)。國家檔案局現(xiàn)對(duì)數(shù)字化檔案管理工作提出了明確的制度規(guī)定。這一規(guī)定的推廣實(shí)施給房產(chǎn)檔案管理工作的進(jìn)行提供了強(qiáng)有力的支持。房產(chǎn)檔案管理工作需要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，符合時(shí)代發(fā)展要求，房產(chǎn)檔案管理工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該根據(jù)房產(chǎn)行業(yè)的特點(diǎn)來制定，這樣才能切實(shí)促進(jìn)產(chǎn)檔案管理水平的提高，推動(dòng)數(shù)字化檔案管理的發(fā)展。

3.保留雙份檔案。在房產(chǎn)檔案管理工作過程中，相關(guān)檔案資料數(shù)字化是非常重要的內(nèi)容，意義重大，但是檔案資料數(shù)字化的過程中有很多細(xì)節(jié)問題需要我們格外注意，比如，檔案資料數(shù)字化中的信息歸屬問題、檔案信息儲(chǔ)存是否規(guī)范、檔案資料訪問安全問題等，對(duì)于這些問題，相關(guān)檔案管理工作人員要結(jié)合工作實(shí)際與具體要求，從現(xiàn)實(shí)出發(fā)，保留雙份檔案，也就是做好雙份保險(xiǎn)工作，確保房產(chǎn)檔案資料的絕對(duì)安全，使得房產(chǎn)檔案發(fā)揮自身最大作用，實(shí)現(xiàn)最大價(jià)值。為了適應(yīng)檔案資料數(shù)字化的發(fā)展需要相應(yīng)地建立方便、快捷、發(fā)達(dá)的房產(chǎn)檔案信息搜索系統(tǒng)，為人們提供便利的搜索服務(wù)，同時(shí)提高檔案管理工作人員效率與工作質(zhì)量。另外還要注意對(duì)房產(chǎn)檔案資料進(jìn)行掃描，將所有信息都儲(chǔ)存到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)里。隨著科技時(shí)代的到來，房產(chǎn)檔案管理工作也要引進(jìn)先進(jìn)的科技系統(tǒng)，以此促進(jìn)房產(chǎn)檔案管理工作質(zhì)量的提升、效率的提高，這些新興技術(shù)的運(yùn)用還有利于保障房產(chǎn)檔案資料的安全?？傊?，我們要注意在房產(chǎn)檔案管理中保留雙份檔案，做好最充足的準(zhǔn)備。

4.完善前期控制。涉及檔案的工作都要求做到萬無一失。檔案材料涉及的數(shù)據(jù)、信息多種多樣，且都非常重要。我國根據(jù)我國法律規(guī)章制度也明確規(guī)定，檔案資料的記錄不能出現(xiàn)與實(shí)際情況不符的問題，也不能出現(xiàn)漏記、錯(cuò)記等問題，這些問題都會(huì)直接影響房產(chǎn)檔案的可信度、法律效力和價(jià)值，甚至?xí)乖摲慨a(chǎn)檔案無法被使用。為了避免上述問題的出現(xiàn)，就需要完善前期控制。所謂前期控制，就是要在房產(chǎn)檔案歸檔前，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)貙徍恕z驗(yàn)好房產(chǎn)檔案資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題，防止后續(xù)嚴(yán)重問題的出現(xiàn)。在搜集、記錄房產(chǎn)檔案資料時(shí)，嚴(yán)格審查房產(chǎn)人的所有材料，確保這些材料都是真實(shí)的、完善的、符合要求的，保證房產(chǎn)檔案資料的法律效力。在房產(chǎn)申請(qǐng)人進(jìn)行產(chǎn)權(quán)登記時(shí)，相關(guān)工作人員要監(jiān)督房產(chǎn)申請(qǐng)人是按照真實(shí)情況填寫的信息，保證等級(jí)信息的真實(shí)性與準(zhǔn)確性。同時(shí)，要嚴(yán)格遵守流程，完成所有步驟，例如，要確保房產(chǎn)申請(qǐng)人在核對(duì)信息后在身份證復(fù)印件上簽名按手印。如果該產(chǎn)申請(qǐng)人不是自然人，而是法人，那么需要請(qǐng)他的法定代表人填寫委托書，并在委托書上蓋上單位的印章，所有流程缺一不可。因?yàn)橹挥凶龊们捌诳刂撇拍芊婪队谖慈?，才能真正落?shí)好所有的事前審查，這樣才有利于后續(xù)房產(chǎn)檔案有關(guān)工作的順利開展。所有這些房產(chǎn)資料的移交管理是整個(gè)房產(chǎn)檔案管理工作中的重中之重，在這些房產(chǎn)資料的移交管理過程中，檔案管理工作人員一定要謹(jǐn)慎對(duì)待，認(rèn)真檢查、核對(duì)所有房產(chǎn)資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，一旦發(fā)現(xiàn)房產(chǎn)資料上有錯(cuò)誤或資料不全等問題，可以拒絕接收該房產(chǎn)資料，并標(biāo)明具體原因，體現(xiàn)申請(qǐng)人在最快的時(shí)間里采取補(bǔ)救措施。完善前期控制可以幫助房產(chǎn)檔案管理后續(xù)工作提供保障，有利于提高房產(chǎn)檔案管理工作水平。

5.培養(yǎng)專業(yè)人才。及時(shí)房產(chǎn)檔案管理工作中引進(jìn)了許多高科技技術(shù)，房產(chǎn)檔案資料數(shù)字化也發(fā)展迅速，但對(duì)房產(chǎn)檔案管理工作起決定作用的還是房產(chǎn)檔案管理工作人員。所以著眼于房產(chǎn)檔案管理工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來看，培養(yǎng)專業(yè)人才、提高房產(chǎn)檔案管理工作人員的工作能力與專業(yè)素養(yǎng)具有非常重要的意義。傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案管理工作人員只需要會(huì)簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)知識(shí)并且更多的是與紙質(zhì)的房產(chǎn)檔案資料打交道，但是社會(huì)的進(jìn)步、房產(chǎn)行業(yè)的迅猛發(fā)展對(duì)房產(chǎn)檔案管理工作人員帶來了巨大的挑戰(zhàn)，提出了更高的要求。所以我們迫切需要建立一支高水平的房產(chǎn)檔案管理工作人員隊(duì)伍，培養(yǎng)一批專業(yè)型人才。這樣才能長(zhǎng)久的推動(dòng)房產(chǎn)檔案管理工作水平的提高，也只有這樣才能滿足社會(huì)發(fā)展，為人們提供滿意的服務(wù)。所以，房產(chǎn)檔案管理部門要把握社會(huì)發(fā)展機(jī)會(huì)，盡可能多地為員工提供培訓(xùn)平臺(tái)，不斷完善房產(chǎn)檔案管理制度，提高房產(chǎn)檔案管理工作人員專業(yè)知識(shí)，結(jié)合先進(jìn)檔案管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理工作水平質(zhì)的飛躍。

四、結(jié)束語

近些年我國房產(chǎn)行業(yè)發(fā)展迅速，對(duì)房產(chǎn)檔案管理的需求也不斷增加，同時(shí)對(duì)房產(chǎn)檔案管理工作要求也越來越高。鑒于房產(chǎn)檔案資料的重要性，我們必須重視房產(chǎn)檔案管理工作，結(jié)合我國當(dāng)前房產(chǎn)檔案管理工作的實(shí)際情況，根據(jù)房產(chǎn)檔案管理工作的特點(diǎn)，積極采取措施提高房產(chǎn)檔案管理工作水平，以促進(jìn)我國房產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]全曉虹.加強(qiáng)房產(chǎn)檔案規(guī)范化管理的措施探討[J].科技展望，2016（4）：242.

[2]馮 杰.房產(chǎn)檔案規(guī)范化管理實(shí)踐探析[J].黑龍江史志，2014（7）：154.

[3]王明昕.房產(chǎn)檔案管理規(guī)范化研究[J].黑龍江科技信息，2013（2）：115.

作者簡(jiǎn)介：朱智斌（1982-），男，漢族，單位：漳州市房產(chǎn)交易中心，職稱：館員，籍貫：福建漳州，學(xué)歷：本科，研究方向：檔案管理。