事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路研究

摘 要：目前我國(guó)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展，也同樣帶動(dòng)了各個(gè)企事業(yè)單位的快速發(fā)展。目前事業(yè)單位的發(fā)展趨勢(shì)已經(jīng)十分明朗，就是在政府的領(lǐng)導(dǎo)下，深入推進(jìn)事業(yè)單位的各項(xiàng)工作改革。當(dāng)然，事業(yè)單位的日常工作重心之一的檔案管理工作也需要進(jìn)行深入的改革，自身對(duì)促進(jìn)各個(gè)工作之間的互相協(xié)調(diào)以及有效地開(kāi)展等等方面都有著關(guān)鍵作用。在這個(gè)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理水平不斷提高的情況下，事業(yè)單位必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流。但目前我國(guó)的事業(yè)單位檔案管理工作中存在著諸多問(wèn)題。本文就從目前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題出發(fā)，對(duì)檔案管理工作方式的創(chuàng)新意義進(jìn)行分析。同時(shí)對(duì)檔案管理工作方式的創(chuàng)新思路進(jìn)行了研究。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位改革;檔案管理;創(chuàng)新思路

一、事業(yè)單位的傳統(tǒng)檔案管理方式中的主要缺陷

1.工作人員缺乏對(duì)檔案管理的最基本的重視

在當(dāng)前事業(yè)單位仍然延續(xù)的傳統(tǒng)檔案管理方式中，首先就缺乏最基本的都對(duì)檔案管理工作的重視，主要表現(xiàn)在，不論是基層員工還是領(lǐng)導(dǎo)層面對(duì)檔案管理都沒(méi)有形成正確的認(rèn)識(shí)以及估量，在日常和年度考核或者是管理職責(zé)的劃分上，都沒(méi)有將這項(xiàng)工作置入系統(tǒng)的考核中，自身意識(shí)上的不重視和缺陷，就直接導(dǎo)致檔案管理工作的水平?jīng)]有辦法得到有效提升。除此之外，檔案管理的工作人員也同樣忽略這份工作的重要意義，在工作態(tài)度和責(zé)任心上都存在著明顯的不足，這樣在工作中就會(huì)時(shí)有出現(xiàn)檔案丟失或者是歸類存在不規(guī)范。這樣的工作態(tài)度和效率嚴(yán)重影響了檔案管理工作的開(kāi)展以及經(jīng)濟(jì)效益的提升。

2.檔案管理人員的工作素質(zhì)普遍低下

在檔案管理的工作中，工作人員的基本素質(zhì)和專業(yè)技能對(duì)有效提高檔案管理工作的水平有著重要意義。檔案管理工作自身就具有較強(qiáng)的專業(yè)和技術(shù)性，同樣的就對(duì)工作人員的專業(yè)素質(zhì)和技能的要求就有一定程度的提升。在目前深入改革事業(yè)單位的過(guò)程中，部分高素質(zhì)、技術(shù)能力出眾的檔案管理工作人員被相繼調(diào)離原有職位，工作的崗位和職責(zé)也出現(xiàn)了很多的變動(dòng)。新調(diào)來(lái)的工作人員因?yàn)楸旧韺?duì)這項(xiàng)工作不熟悉以及自身的積極性低下，這就導(dǎo)致在工作過(guò)程中會(huì)消極對(duì)待工作，針對(duì)檔案的分類、裝訂、整理等環(huán)節(jié)中經(jīng)常存在著心不在焉的現(xiàn)象。

3.對(duì)檔案管理工作的資金投入較少

檔案管理工作的資金投入較少有兩個(gè)方面的原因，一方面，就是資金上限有限的限制導(dǎo)致沒(méi)有辦法對(duì)檔案管理工作投入更多的資金;另一方面，就是因?yàn)閷?duì)檔案管理工作的不重視，對(duì)檔案管理工作自身的價(jià)值缺乏重要認(rèn)識(shí)，沒(méi)有對(duì)檔案管理投入更多的資金。資金方面的制約，嚴(yán)重影響著檔案管理工作的有效開(kāi)展。

4.沒(méi)有跟隨技術(shù)發(fā)展潮流使用信息技術(shù)

現(xiàn)代社會(huì)中應(yīng)用范圍最廣的技術(shù)就是信息技術(shù)，信息技術(shù)已經(jīng)成為人們生活和生產(chǎn)中必不可少的一面。在這種情況下，想要進(jìn)行檔案管理工作的改革，就需要將信息技術(shù)和檔案管理進(jìn)行完美的融合。信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中就會(huì)使得檔案的管理工作變得更加數(shù)字化，方便進(jìn)行管理?？梢栽跓o(wú)形中提升檔案管理工作的質(zhì)量。但目前絕大部分的事業(yè)單位都沒(méi)有將信息技術(shù)與檔案管理工作進(jìn)行融合，這樣也就制約著檔案管理工作的效率以及質(zhì)量。

二、檔案管理工作方式創(chuàng)新對(duì)事業(yè)單位的重要意義

檔案管理工作作為事業(yè)單位的基礎(chǔ)性工作之一，在對(duì)事業(yè)單位的整體性工作的考核過(guò)程中，可以有針對(duì)性的提供有關(guān)資料，同時(shí)還能夠提供具體憑證，在單位自身和企業(yè)員工的合法權(quán)益的維護(hù)上也有著重要作用。

當(dāng)今社會(huì)各種技術(shù)都在快速的發(fā)展，特別是當(dāng)今社會(huì)信息技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用，事業(yè)單位想要進(jìn)行深化改革自身的檔案管理工作，就需要將信息技術(shù)進(jìn)行廣泛的應(yīng)用，還需要將自身的檔案管理工作模式進(jìn)行新一輪的創(chuàng)新與信息技術(shù)進(jìn)行適應(yīng)。

檔案管理工作方式的創(chuàng)新，不僅僅是為了讓工作流程變得簡(jiǎn)便易行，與此同時(shí)還需要保證工作中的質(zhì)量以及效率，從根本上提升整個(gè)工作的效率，也是適應(yīng)技術(shù)發(fā)展必須要做到的事情。

事業(yè)單位唯有持續(xù)深入的對(duì)各項(xiàng)檔案管理工作進(jìn)行改革，才能保證事業(yè)單位每一項(xiàng)工作的質(zhì)量，以此來(lái)達(dá)到各項(xiàng)工作的整體全面發(fā)展以及樹(shù)立全新的單位形象。由此可以總結(jié)出事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理改革，不僅僅是社會(huì)經(jīng)濟(jì)全方位發(fā)展的要求，也是樹(shù)立全新優(yōu)良單位形象的要求。

三、創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作方式的思路

1.根據(jù)檔案管理工作的現(xiàn)狀來(lái)明確工作上的方向

在事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理工作創(chuàng)新之前，首先應(yīng)該對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位自身檔案管理工作存在的實(shí)際問(wèn)題以及情況進(jìn)行全面的調(diào)查和分析。在得出目前檔案管理存在的問(wèn)題以及缺陷之后，具體內(nèi)容具體分析，制定出有針對(duì)性的檔案管理工作形式以及內(nèi)容上的創(chuàng)新，以便有效地提升工作過(guò)程中的質(zhì)量以及效率。因此，先要做到因地制宜的分析目前存在的問(wèn)題，以此作為基礎(chǔ)進(jìn)行工作上的改革。并且需要做到針對(duì)工作上的改革方案做出針對(duì)性的推進(jìn)措施，以便保證事業(yè)單位檔案管理工作的科學(xué)、高效、合理開(kāi)展。

針對(duì)上面所提到的檔案管理工作的忽略、管理制度上存在缺陷、工作人員自身專業(yè)技術(shù)和素質(zhì)偏低、管理技術(shù)層面的缺失以及檔案保密等級(jí)的缺陷等等多方面的問(wèn)題。所以，事業(yè)單位目前想要?jiǎng)?chuàng)新自身的檔案管理工作方式，就要對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行深入的調(diào)查研究，找到原因之后依據(jù)事業(yè)單位自身的實(shí)際情況進(jìn)行工作上的改革與開(kāi)展。以便進(jìn)一步提升自身的檔案管理工作的質(zhì)量和水平。

2.提升事業(yè)單位的檔案管理意識(shí)

各事業(yè)單位創(chuàng)新檔案管理工作方式上的創(chuàng)新，是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的必然要求，首先事業(yè)單位自身就要先樹(shù)立起對(duì)檔案管理工作的重視。樹(shù)立檔案管理意識(shí)可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行考慮。

第一點(diǎn)，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層面應(yīng)該重視檔案管理工作的創(chuàng)新以及開(kāi)展，對(duì)這項(xiàng)工作予以實(shí)際的支持和督查。

第二點(diǎn)，應(yīng)該對(duì)檔案管理工作的意識(shí)進(jìn)行大力的宣傳，讓事業(yè)單位的全體工作人員對(duì)檔案管理工作形成一個(gè)全面有序的認(rèn)識(shí)，針對(duì)傳統(tǒng)的管理理念進(jìn)行實(shí)際的創(chuàng)新，同時(shí)對(duì)管理制度進(jìn)行改革、制定、落實(shí)，對(duì)單位中的所有工作人員的責(zé)任和職責(zé)進(jìn)行明確的劃分，做到權(quán)責(zé)分明，以便高效的推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的改革和落實(shí)。

3.改革和完善單位的檔案管理制度

在事業(yè)單位提升自身的檔案管理意識(shí)之后，也需要對(duì)檔案管理制度進(jìn)行改革和完善。究其原因就在于檔案管理工作制度和管理工作的效率提升有著十分緊密的關(guān)系。事業(yè)單位的檔案管理制度應(yīng)該立足于檔案管理工作的實(shí)際情況進(jìn)行制定、改革、完善。從制度的層面對(duì)檔案管理工作的科學(xué)、高效、合理開(kāi)展進(jìn)行持續(xù)的管理和跟進(jìn)。在提升事業(yè)單位全體員工的檔案管理意識(shí)的同時(shí)，就要以相對(duì)應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制對(duì)整個(gè)檔案管理制度進(jìn)行監(jiān)督和跟進(jìn)。工作人員在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中需要嚴(yán)格遵從檔案管理制度的約束，使用科學(xué)、高效的方式進(jìn)行工作的開(kāi)展。

4.建設(shè)一支高素質(zhì)的專業(yè)化檔案管理團(tuán)隊(duì)

檔案管理工作自身就是一門(mén)技術(shù)含量較高的工作，這就對(duì)工作人員的專業(yè)技術(shù)和素質(zhì)有一定的要求。所以，事業(yè)單位就需要進(jìn)一步提高檔案管理工作人員的功罪技術(shù)和素質(zhì)，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行考慮。

第一點(diǎn)，領(lǐng)導(dǎo)和管理層面要重視高素質(zhì)人才的引進(jìn)和自身員工的培養(yǎng)。事業(yè)單位要善于發(fā)現(xiàn)并且引進(jìn)具有現(xiàn)代檔案管理方面的專業(yè)高素質(zhì)人才，并以此為契機(jī)，提高單位內(nèi)的工作人員的專業(yè)知識(shí)以及技能水平，以此來(lái)培養(yǎng)出一支高素質(zhì)的專業(yè)化檔案管理隊(duì)伍。

第二點(diǎn)，在新員工正式上崗之前，事業(yè)單位需要加強(qiáng)新員工的專業(yè)知識(shí)和技能的全面培訓(xùn)，通過(guò)這種方式讓工作人員能夠?qū)n案管理這份工作以及這個(gè)領(lǐng)域具有一個(gè)初步全面的認(rèn)知。

在整個(gè)的培訓(xùn)過(guò)程中，要注重專業(yè)知識(shí)的全面性，同時(shí)也需要將事業(yè)單位的具體情況加以結(jié)合，以便在今后的工作過(guò)程中更好的做好檔案管理。

5.信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)

伴隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)已經(jīng)深入到人們生產(chǎn)生活的方方面面。要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新是現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案信息管理發(fā)展趨勢(shì)的要求。信息技術(shù)與檔案管理工作的有效結(jié)合，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案資源的科學(xué)合理使用，最大化的實(shí)現(xiàn)檔案資源的長(zhǎng)期有效應(yīng)用，能夠有效地提升檔案管理工作的質(zhì)量以及工作效率，這一點(diǎn)也就是檔案管理工作創(chuàng)新的重點(diǎn)任務(wù)和目標(biāo)。要進(jìn)行事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)管理，可以從以下的幾個(gè)方面來(lái)考慮。

第一點(diǎn)，事業(yè)單位檔案管理部門(mén)應(yīng)該充分使用計(jì)算機(jī)等當(dāng)代信息設(shè)備，將紙質(zhì)版的檔案轉(zhuǎn)化為電子版的，同時(shí)使用計(jì)算機(jī)處理技術(shù)將檔案中包含的有關(guān)文字索命、圖片信息、影像信息等等資料想電子化方向改變，完成紙質(zhì)版和電子版并存的局面。

第二點(diǎn)，檔案管理部門(mén)需要對(duì)所有的信息進(jìn)行及時(shí)準(zhǔn)確的傳遞，以此來(lái)保障檔案資料中的所有信息都是真實(shí)準(zhǔn)確的。

最后一點(diǎn)，檔案管理方式的創(chuàng)新需要最大化的與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行結(jié)合，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)向社會(huì)高效快速的傳達(dá)檔案信息，以期達(dá)成完美的檔案信息共享，這樣一來(lái)，既可以讓民眾快速的查詢到自己的信息，進(jìn)一步提高了檔案管理的效率與質(zhì)量，同時(shí)也提升了檔案信息的有效使用。

6.事業(yè)單位要注重檔案信息的保密性分層

檔案管理工作的中心就在于保密上，這也是工作人員需要在工作中時(shí)刻注意的關(guān)鍵所在。但是，事業(yè)單位中的部分檔案涉及到國(guó)家機(jī)密，這些檔案就更應(yīng)該注重管理工作中的保密。據(jù)此，在工作中可以將檔案管理工作分成保管以及保密兩個(gè)層次。前一個(gè)層次注重的是檔案的保存以及查詢，使得人們可以在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間查詢到自己想要的資料，這里的保密具有時(shí)效性。后一個(gè)層次，就是完全性質(zhì)上的保密，因?yàn)檫@些資料涉及到國(guó)家機(jī)密，任何無(wú)關(guān)人士不得進(jìn)行查閱，這個(gè)層次上的檔案管理就要嚴(yán)格遵循國(guó)家的要求。

四、總結(jié)

事業(yè)單位在不斷地深入推進(jìn)工作改革的過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)了其中早已經(jīng)存在的一些問(wèn)題或者是缺陷。如果不針對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行檔案管理方面的改革，那么事業(yè)單位的工作改革就不會(huì)取得應(yīng)有的成效。以期能對(duì)今后事業(yè)單位的檔案管理創(chuàng)新有所啟迪。

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作者簡(jiǎn)介：胡苗（1977-），女，湖南汨羅人，民族：漢，碩士學(xué)位，講師，研究方向：高校建設(shè)及檔案管理與利用。