如何做好援外醫(yī)療檔案工作

李萍　徐震

摘要：援外醫(yī)療是我國對外援助的一種重要形式，做好援外醫(yī)療檔案的收集與整理，對援外醫(yī)療工作的科學(xué)決策，援外醫(yī)療人員選拔、培訓(xùn)、派出和資金管理、醫(yī)學(xué)研究等工作起到重要查考作用，為改進(jìn)后續(xù)援外醫(yī)療工作提供依據(jù)。

關(guān)鍵詞：江蘇;援外醫(yī)療;檔案

對外衛(wèi)生援助是我國長期以來對外援助和外交政策的重要組成部分，也是國際間合作交流的方式之一。江蘇省自1964年8月首次向非洲桑給巴爾派遣援外醫(yī)療隊(duì)至今55年，一批又一批援外醫(yī)療隊(duì)遠(yuǎn)離祖國和親人，全心全意為非洲人民提供優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)，造福當(dāng)?shù)孛癖?，救死扶傷的突出業(yè)績，已載人世界醫(yī)學(xué)發(fā)展的史冊。

歷史檔案顯示，江蘇援外醫(yī)療工作的參與人次、開展手術(shù)例數(shù)、治療人群數(shù)量、搶救危重癥病人數(shù)，向世界展現(xiàn)了江蘇省援外醫(yī)療人員在異國他鄉(xiāng)克服難以想象的困難，利用新技術(shù)、新項(xiàng)目救治了大量病人，向當(dāng)?shù)蒯t(yī)務(wù)人員傳授醫(yī)療技術(shù)，為受援國培養(yǎng)衛(wèi)生人才，留下了一支“不走的醫(yī)療隊(duì)”。在衛(wèi)生援助的形式上，從醫(yī)院坐診、救治病人到下鄉(xiāng)巡診、送醫(yī)送藥，再從傳播傳統(tǒng)中醫(yī)到捐贈(zèng)現(xiàn)代醫(yī)療設(shè)備，以及現(xiàn)在建立七大醫(yī)學(xué)?？萍夹g(shù)中心等，參與援助的力度、深度都在不斷增強(qiáng)。援外醫(yī)療工作在促進(jìn)廣大發(fā)展中國家衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展，保障民眾健康，深化與受援國的互利合作等方面發(fā)揮了積極的作用。

半個(gè)多世紀(jì)以來，援外醫(yī)療工作產(chǎn)生了大量的檔案資料，對援外醫(yī)療工作的科學(xué)決策，援外醫(yī)療人員選拔、培訓(xùn)、派出和資金管理、醫(yī)學(xué)研究等工作起到重要的依據(jù)作用，同時(shí)是援外醫(yī)療參與人員在管理考核、政策待遇、獎(jiǎng)懲方面的重要參考。援外醫(yī)療檔案為醫(yī)院綜合檔案管理提供了新的內(nèi)容，增加新的種類。準(zhǔn)確把握其特點(diǎn)，做好檔案管理工作顯得尤為重要。

援外醫(yī)療檔案工作具有以下特點(diǎn)：

1.國際交流性。對外援助是中國外交工作的重要組成部分，中國派遣的援外醫(yī)療隊(duì)創(chuàng)造了一個(gè)又一個(gè)醫(yī)療奇跡，成為中國同第三世界國家建立真誠友好、團(tuán)結(jié)合作關(guān)系的重要舉措。檔案記載了援外期間，開展多種形式、不同層次國際交流合作，涉及國際項(xiàng)目合作、科研合作、交流講學(xué)、考察訪問或接待考察訪問，反映援外醫(yī)療人員的活動(dòng)情況，援外醫(yī)療工作的進(jìn)展、成果等，對維護(hù)世界和平、保障國家安全、提高中國的國際地位有著重要的意義。

2.醫(yī)療專業(yè)性。援外醫(yī)療檔案主要是針對國際醫(yī)療援助活動(dòng)，具有一定的醫(yī)學(xué)專業(yè)性。從醫(yī)療結(jié)果上來看，為所在國家治愈了大量的常見病和多發(fā)病、傳染病，還成功開展了例如心臟手術(shù)、腫瘤摘除、斷肢再植等高難度手術(shù)，挽救了許多生命垂危的病人。我國的援外醫(yī)療隊(duì)人員不僅利用現(xiàn)代醫(yī)療技術(shù)，還將針灸、推拿等中華傳統(tǒng)醫(yī)療技術(shù)以及中西醫(yī)結(jié)合的診療辦法帶到非洲，診治了不少疑難重癥，對推廣中醫(yī)、中華民族傳統(tǒng)優(yōu)秀文化都有積極的實(shí)踐意義。

3.歷史長期性。援外醫(yī)療是一項(xiàng)長期性的工作，江蘇省對外醫(yī)療援助已經(jīng)開展了50多年，其間來自省內(nèi)不同城市、不同醫(yī)院的不同人才，堅(jiān)守在援外一線，相關(guān)檔案需要進(jìn)行細(xì)致的收集和整理。

基于這些特點(diǎn)，管理援外醫(yī)療檔案，首先，要熟悉國際往來事務(wù)，熟悉國外保密制度和檔案信息管理的規(guī)范，加強(qiáng)與國際組織的信息交流、分享。其次，要針對醫(yī)藥衛(wèi)生行業(yè)的專業(yè)規(guī)范和檔案管理規(guī)定進(jìn)行檔案的收集、整理和保存。再者，要了解援外醫(yī)療工作的發(fā)展階段、歷史進(jìn)程和現(xiàn)狀，掌握第一線、第一手的新動(dòng)態(tài)、新信息，做好檔案保管、開發(fā)與利用工作。

醫(yī)院檔案部門根據(jù)國家制定的《關(guān)于援外醫(yī)療工作人員管理辦法》，針對援外醫(yī)療檔案管理，提出了如下基本的、具體的的要求：

1.凡是有助于反映這歷史的，都應(yīng)收集和整理。對真實(shí)記錄的珍貴檔案，檔案人員在整理過程中要懷著高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，遵循“寧寬勿嚴(yán)，寧多勿少”的原則，以使這特殊的歷史能夠最大化地完整保存下來。

2.按照檔案的分類原則管理，保證檔案收集齊全。

實(shí)物檔案的整理：①分類登記;②分別立卷，實(shí)行一物一件的原則;③對頒發(fā)的金質(zhì)獎(jiǎng)?wù)?、受援國衛(wèi)生部的榮譽(yù)證書等實(shí)物進(jìn)行卷盒存放，保護(hù)原件的完整性;④所有實(shí)物檔案按照時(shí)間順序，編寫件號(hào)，加蓋檔號(hào)章。

音像檔案的整理：受援國最高領(lǐng)導(dǎo)人的接見，上級(jí)部門批示、視察工作，義診、醫(yī)療救治等圖片、音像資料的收集，按內(nèi)容、事件發(fā)生時(shí)間逐一歸檔。①重要會(huì)議、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察工作以及重大的學(xué)術(shù)交流等音像資料，可制作成光盤進(jìn)行專題整理，逐一編碼后存檔保存;②對政府以及社會(huì)各方予以支持形成的音像資料要進(jìn)行分類整理;③對照片進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，并對照片的底片進(jìn)行整理歸檔存放。

文書檔案的整理：①分為永久保存、30年以及10年保存;②根據(jù)問題、時(shí)間進(jìn)行分類，主要包括臨時(shí)黨委組成、人員名冊、人員選拔、調(diào)遣、相關(guān)培訓(xùn)等。對于各項(xiàng)重要會(huì)議的記錄、紀(jì)要以及其他電子文件，要按照問題、時(shí)間進(jìn)行分類歸檔，按件整理。

病歷檔案的整理：病案承載了援外醫(yī)療發(fā)展的歷史，作為臨床科研論文的數(shù)據(jù)來源，同時(shí)幫助流行病學(xué)調(diào)查人員分析、掌握發(fā)病時(shí)間、病情發(fā)展情況，病案是重要的憑據(jù)，對今后醫(yī)學(xué)研究工作有著極高的參考價(jià)值。如，2015年，第四批中國援塞抗疫醫(yī)療隊(duì)承擔(dān)援助塞拉利昂埃博拉出血熱醫(yī)療任務(wù)，這也是首支由地方組建的援非抗疫醫(yī)療隊(duì)。醫(yī)療隊(duì)以精湛的醫(yī)術(shù)，過硬的作風(fēng)和良好的形象，奮戰(zhàn)在抗擊埃博拉疫情的第一線，為控制疫情、救治患者做出了重要貢獻(xiàn)，取得了優(yōu)異的成績，完成了“打勝仗、零感染”的目標(biāo)，受到了塞拉利昂政府和民眾的高度贊譽(yù)。整理這些病歷檔案，需根據(jù)其特點(diǎn)，記錄患者疾病發(fā)生、發(fā)展、診斷和治療情況，依照地區(qū)、時(shí)間、病種進(jìn)行分類編碼，裝訂成冊，歸檔保存。

3.援外人員業(yè)務(wù)檔案管理，需按照檔案的保密制度，遵循分級(jí)管理的原則。檔案的保密制度除了維護(hù)基本的國家安全要求之外，還應(yīng)從技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)方面加強(qiáng)保密的約束。

4.保證援外人員檔案的連續(xù)、完整、規(guī)范。國外工作期間，建立援外人員業(yè)務(wù)檔案，記載援外人員的業(yè)務(wù)管理、考核等內(nèi)容，回國后，其業(yè)務(wù)檔案經(jīng)過組織交接，應(yīng)放人個(gè)人檔案。目前，這一項(xiàng)工作還有待提高。

5.援外人員工作期滿后，要進(jìn)行全面考核，考核工作由醫(yī)療隊(duì)、承派單位、駐外使領(lǐng)館、衛(wèi)生主管部門共同完成。這一要求目前在我省得到了嚴(yán)格執(zhí)行，今后還可以進(jìn)一步優(yōu)化完善。

根據(jù)江蘇省援外醫(yī)療工作的歷史發(fā)展過程、政策要求、援外醫(yī)療檔案的特點(diǎn)，醫(yī)院檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)從以下幾個(gè)方面進(jìn)一步提高援外醫(yī)療檔案工作水平：

1.不斷重視援外醫(yī)療檔案管理工作。要與醫(yī)院檔案建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展，檔案部門需在每一批援外工作開始時(shí)，及時(shí)采取提前介入、主動(dòng)上門收集、跟蹤收集、社會(huì)征集相結(jié)合的方法，確保檔案的完整性。依照援外醫(yī)療工作的特點(diǎn)和要求，認(rèn)真記錄援外醫(yī)療隊(duì)的整體活動(dòng)過程，比如從組隊(duì)、人員選拔、培訓(xùn)、派出，再到物資準(zhǔn)備、制度建設(shè)、醫(yī)療工作開展等各個(gè)環(huán)節(jié)的內(nèi)容，充分發(fā)揮檔案信息作為今后援外醫(yī)療工作的重要憑證和決策依據(jù)作用，做好我省醫(yī)療對外援助檔案資料服務(wù)工作。

2。突出檔案收集過程中的廣泛性、典型性、針對性、系統(tǒng)性。講求分門別類、層次清晰、便于查閱是檔案工作的關(guān)鍵，檔案部門應(yīng)該根據(jù)援外醫(yī)療工作的問題進(jìn)一步進(jìn)行細(xì)分，對圖文、音視頻、實(shí)物、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、報(bào)告等進(jìn)行分門別類的收集、整理，以備后續(xù)的檔案開發(fā)利用。檔案人員采取主動(dòng)連線援外醫(yī)療隊(duì)隊(duì)員，將各自在工作中形成的文字材料，通過微信、QQ等平臺(tái)，及時(shí)傳送至醫(yī)院，保留音像資料、會(huì)議記錄、大事記等檔案，為領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)準(zhǔn)確掌握工作動(dòng)態(tài)和生活、學(xué)習(xí)情況，提供翔實(shí)的第一手素材。近年來，由于信息技術(shù)的快速發(fā)展特別是新興媒體的出現(xiàn)，視頻檔案越來越多，因此在援外醫(yī)療檔案收集中，應(yīng)加大對音像視頻檔案的收集力度，同時(shí)要注意收集反映醫(yī)護(hù)人員臨危不懼、救死扶傷、全心全意為患者服務(wù)的檔案，真實(shí)地展示白衣天使形象，體現(xiàn)援外醫(yī)療檔案的文化屬性，豐富援外醫(yī)療檔案的內(nèi)涵。

3.注重對檔案數(shù)字化管理的投入，實(shí)施檔案現(xiàn)代化管理創(chuàng)新模式。當(dāng)前是信息時(shí)代，智能技術(shù)、移動(dòng)媒體、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等發(fā)展與應(yīng)用普及，對于醫(yī)院檔案部門來說，與時(shí)俱進(jìn)、大膽創(chuàng)新，早日建立適合援外醫(yī)療工作的檔案管理信息系統(tǒng)，是非常必要的。目前，省內(nèi)很多參與到援外醫(yī)療工作的醫(yī)療機(jī)構(gòu)，在援外醫(yī)療檔案的數(shù)字化、信息化方面，還有發(fā)展的空間，尤其在檔案的數(shù)據(jù)檢索上，還應(yīng)進(jìn)一步開放，不僅是面向本單位，還要與社會(huì)更多地共享，不斷挖掘檔案利用的效果和潛力。加大檔案管理軟、硬件上的投入，在局域網(wǎng)內(nèi)構(gòu)建平穩(wěn)高效的檔案信息傳輸平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。

4.加強(qiáng)援外醫(yī)療檔案資源的利用和開發(fā)。如何發(fā)揮檔案資源的價(jià)值，使得援外醫(yī)療檔案最大限度地得到開發(fā)利用，是檔案工作的目標(biāo)。因此，參與援外醫(yī)療的醫(yī)療機(jī)構(gòu)，需積極開展多種編研活動(dòng)，使檔案編研工作與醫(yī)院醫(yī)學(xué)、科研、運(yùn)營管理結(jié)合得更加緊密，對信息進(jìn)行深層次開發(fā)和加工，編寫各種專題匯編，建立院史館，進(jìn)行陳列展覽，為利用者提供多層次、多方面、有實(shí)效的信息。

5.積極探索規(guī)范化的管理方式。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展給檔案管理提供了新的廣闊的發(fā)展平臺(tái)，復(fù)雜而煩瑣的人工式的檔案管理工作終將被科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)所取代。在醫(yī)院各業(yè)務(wù)子系統(tǒng)研發(fā)時(shí)，及時(shí)提供檔案管理需求，規(guī)范各系統(tǒng)數(shù)據(jù)格式，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理。此外，建立檔案資源數(shù)據(jù)中心，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)建一整套安全可靠的檢索系統(tǒng)，方便利用者及時(shí)、快捷查閱所需檔案資料。

援外醫(yī)療工作不僅是從醫(yī)之道，也是國際社會(huì)交流合作、促進(jìn)國家戰(zhàn)略發(fā)展的重要渠道和橋梁。切實(shí)做好當(dāng)前援外醫(yī)療檔案工作的收集、整理、開發(fā)和利用，對進(jìn)一步豐富檔案管理的內(nèi)涵，推進(jìn)我國檔案管理事業(yè)的全面發(fā)展具有積極意義。