醫(yī)學(xué)院學(xué)籍檔案管理工作的改進(jìn)

王晨

摘 要：本文真實(shí)記錄了醫(yī)學(xué)院學(xué)籍檔案管理的各項(xiàng)工作重點(diǎn)和細(xì)節(jié)，從適應(yīng)新形勢(shì)的制度完善到檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提高，都要符合現(xiàn)代醫(yī)學(xué)教育的改革、符合就業(yè)需要的變化;爭(zhēng)取實(shí)現(xiàn)醫(yī)學(xué)生學(xué)籍檔案管理的科學(xué)化、信息化、規(guī)范化。

關(guān)鍵詞：醫(yī)學(xué)院校;學(xué)籍檔案;制度保障

高等學(xué)校的學(xué)生學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)十分重要而嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎婕暗綄W(xué)校和院系的各個(gè)部門(mén)，并且影響到學(xué)生的就業(yè)和未來(lái)的工作。醫(yī)學(xué)院的檔案管理工作又有它自身的特點(diǎn)和需要改進(jìn)的地方。綜合大學(xué)里的醫(yī)學(xué)院或者專(zhuān)門(mén)的醫(yī)學(xué)院校近年來(lái)都存在著學(xué)制的改革，從過(guò)去的五年制本科生為主伴有少量七年制研究生到現(xiàn)在的五加三碩士、八年制博士、三年制科學(xué)碩士、三年制專(zhuān)業(yè)碩士等各種學(xué)制的學(xué)生。為了配合醫(yī)學(xué)院?；蛟合档母母?，檔案管理部門(mén)應(yīng)該積極學(xué)習(xí)和掌握新的辦學(xué)政策，給不同學(xué)制的學(xué)生整理材料和分類(lèi)歸檔。本文將探討醫(yī)學(xué)院的檔案管理部門(mén)應(yīng)該從哪些方面改進(jìn)工作以適應(yīng)新時(shí)代下醫(yī)學(xué)生和就業(yè)單位的需要。

一、醫(yī)學(xué)院校/系的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作要足夠重視，提供制度保障

1.重視醫(yī)學(xué)生的檔案管理工作

隨著醫(yī)學(xué)教育改革的快速發(fā)展，醫(yī)學(xué)院校/系學(xué)籍檔案存在的諸多問(wèn)題就逐漸暴露出來(lái)。為了提高醫(yī)學(xué)生學(xué)籍檔案管理的效率、避免檔案信息誤差對(duì)學(xué)生畢業(yè)后工作的影響，醫(yī)學(xué)院應(yīng)重視學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的改革與進(jìn)步。院系領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視學(xué)籍檔案管理工作，從檔案存儲(chǔ)、整理的房間和設(shè)備到參與檔案管理的人員都予以積極支持，將醫(yī)學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作作為一項(xiàng)長(zhǎng)期、基本的工作來(lái)執(zhí)行。學(xué)籍檔案的完善不僅有利于學(xué)生就業(yè)，同時(shí)醫(yī)學(xué)院也可以從中提煉出一些規(guī)律性的素材反饋給決策部門(mén)有助于領(lǐng)導(dǎo)的管理工作。

2.統(tǒng)籌安排，增強(qiáng)各部門(mén)檔案意識(shí)

醫(yī)學(xué)生的檔案材料內(nèi)容繁多、由各個(gè)不同的部門(mén)準(zhǔn)備，從入學(xué)體檢部門(mén)到教學(xué)、科研、實(shí)踐、思政等各個(gè)相關(guān)部門(mén)的工作人員都要有強(qiáng)烈的檔案意識(shí)，如果檔案觀念淡泊、忘記把不同年級(jí)或不同學(xué)期學(xué)生的相應(yīng)材料打印或復(fù)印交給檔案管理部門(mén)的工作人員，那么醫(yī)學(xué)生的學(xué)籍檔案中就會(huì)缺少材料。由于醫(yī)學(xué)生的學(xué)習(xí)分為在學(xué)校的部分和在醫(yī)院的部分，所以這些部門(mén)除了醫(yī)學(xué)院自身的招生部門(mén)、教務(wù)部門(mén)、年級(jí)輔導(dǎo)員，還包括學(xué)生實(shí)習(xí)的教學(xué)醫(yī)院、附屬醫(yī)院的分管教學(xué)的部門(mén)。這些不同單位的積極配合都需要醫(yī)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的督促與重視，制度上規(guī)范、經(jīng)濟(jì)上支持，使每一個(gè)規(guī)定部門(mén)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)必須把檔案內(nèi)所需的材料準(zhǔn)備好交給檔案管理員。

3.建立完整的檔案管理制度

由于每個(gè)學(xué)期的不同時(shí)間會(huì)產(chǎn)生不同的檔案內(nèi)容，比如成績(jī)單、學(xué)籍卡、實(shí)習(xí)輪轉(zhuǎn)手冊(cè)、黨員材料等等，而各個(gè)部門(mén)又有各自的管理系統(tǒng)，有時(shí)會(huì)忽視檔案保存這一方面或者沒(méi)有按學(xué)號(hào)排序等等。各個(gè)附屬教學(xué)醫(yī)院的實(shí)習(xí)輪轉(zhuǎn)制度又不同，有的同學(xué)實(shí)習(xí)結(jié)束后就交給醫(yī)院而沒(méi)有復(fù)印一份給學(xué)籍檔案管理人員保存進(jìn)檔案。另外，由于近年來(lái)學(xué)制的改革，使一些學(xué)生在整個(gè)八年或九年的學(xué)習(xí)期間有三個(gè)學(xué)號(hào)，本科階段學(xué)號(hào)、碩士階段學(xué)號(hào)、博士階段學(xué)號(hào)，期間還會(huì)更換班級(jí)和輔導(dǎo)員，這些問(wèn)題都可能導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)混亂，所以需要醫(yī)學(xué)院要制定一套完整的檔案管理規(guī)章制度，明確歸檔內(nèi)容與歸檔時(shí)間，明確責(zé)任與獎(jiǎng)懲，做到有章可循、有據(jù)可依;要有專(zhuān)門(mén)的分管領(lǐng)導(dǎo)組織各部門(mén)定期開(kāi)會(huì)或電話(huà)溝通，隨時(shí)補(bǔ)齊缺失的材料。

二、檔案管理隊(duì)伍要與時(shí)俱進(jìn)、提高業(yè)務(wù)能力

1.檔案的收集與整理

檔案管理員不僅要具備良好的道德素養(yǎng)維護(hù)檔案的安全，更應(yīng)該及時(shí)了解學(xué)院的各項(xiàng)教學(xué)改革內(nèi)容、熟悉相關(guān)的計(jì)算機(jī)軟件使用，不斷提高收集檔案、整理的檔案的能力。具體來(lái)說(shuō)，要根據(jù)醫(yī)學(xué)生的各階段學(xué)習(xí)內(nèi)容制作一個(gè)工作流程圖，把每一年不同的月份里所要收集的不同年級(jí)的不同內(nèi)容的材料寫(xiě)出來(lái)，標(biāo)注好由哪個(gè)部門(mén)提供，必要時(shí)去督促該部門(mén)提供完整的材料。不同年級(jí)的檔案袋要按學(xué)號(hào)有序擺放，貼上醒目的標(biāo)簽便于查找;對(duì)于本科升碩士或碩士升博士的同學(xué)要及時(shí)在檔案袋上更換新的學(xué)號(hào)，如果長(zhǎng)學(xué)制博士與三年制博士混合成班級(jí)還需要重新排序。

2.檔案的審核與調(diào)取

每年六月份畢業(yè)轉(zhuǎn)檔時(shí)工作量大，往往會(huì)有醫(yī)學(xué)院各行政部門(mén)的工作人員參與幫助審核與封檔，但是這種突擊幫忙的做法非常容易造成檔案內(nèi)容的漏放或錯(cuò)亂。因?yàn)閹装俜輽n案在短短幾天內(nèi)放入各種材料還要逐項(xiàng)審核并蓋章， 非常容易出錯(cuò)。所以檔案管理員要加強(qiáng)責(zé)任心、提高業(yè)務(wù)能力，該項(xiàng)工作應(yīng)該以檔案管理員為中心按照檔案管理員的布置井然有序地完成。一個(gè)班級(jí)的檔案全部整理好封好再整理另一個(gè)班級(jí)，所缺的材料要匯總到檔案管理員那里備案。對(duì)于遲畢業(yè)或晚報(bào)道的同學(xué)，檔案管理員必須見(jiàn)到報(bào)到證或者調(diào)檔函才能調(diào)取檔案。為了保障學(xué)生學(xué)籍檔案管理質(zhì)量，有條件的學(xué)?？梢越W(xué)生檔案電子平臺(tái)，除了檔案袋里的紙質(zhì)材料以外，電子平臺(tái)還可以保存每位研究生的導(dǎo)師姓名、所發(fā)表的論文、綜述、個(gè)案、專(zhuān)利等信息，這樣需要了解或總結(jié)醫(yī)學(xué)院的辦學(xué)成效時(shí)只要登錄電子平臺(tái)即可找到所需信息，同時(shí)也有助于就業(yè)單位充分了解應(yīng)聘學(xué)生的各項(xiàng)工作能力。

3.檔案的寄送與存檔

學(xué)生學(xué)籍檔案管理中，學(xué)生畢業(yè)后的檔案寄送并保存電子版信息工作是檔案管理中的一個(gè)重點(diǎn)。檔案管理工作者應(yīng)重視學(xué)生就業(yè)后的檔案寄送工作，保障學(xué)生學(xué)籍檔案的安全和完整地寄送至對(duì)方檔案接受部門(mén)。首先，檔案管理員要與資質(zhì)可靠的郵政快遞部門(mén)簽訂合同，寫(xiě)清楚雙方的責(zé)任與義務(wù)。每一份檔案寄出都有兩份存根，一份在檔案管理員那里，一份在快遞員那里;同時(shí)檔案管理員電腦里要備份每位同學(xué)的檔案去向地址，有助于以后查詢(xún)。另外，檔案管理員要有充分的責(zé)任心，對(duì)寄出的檔案缺少什么材料都要做記錄，不要認(rèn)為檔案寄走就不管了。比如有的同學(xué)畢業(yè)時(shí)文章還沒(méi)有發(fā)表、還沒(méi)有申請(qǐng)學(xué)位，所以檔案里就沒(méi)有學(xué)位申請(qǐng)書(shū);但該同學(xué)已經(jīng)找到工作單位并且有報(bào)到證或調(diào)檔函，那么檔案寄走以后過(guò)幾個(gè)月甚至幾年還要把學(xué)位申請(qǐng)書(shū)補(bǔ)寄過(guò)去放入他所在單位的檔案里。

三、建立用人單位了解畢業(yè)生所需的信息數(shù)據(jù)庫(kù)

1.建立數(shù)據(jù)庫(kù)的優(yōu)點(diǎn)和可行性

學(xué)籍檔案關(guān)系到醫(yī)學(xué)生的升學(xué)以及就業(yè)等工作，傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理模式都是紙質(zhì)檔案袋保存紙質(zhì)文件放在檔案室里，檔案袋封面寫(xiě)的學(xué)號(hào)是檔案管理員查找檔案的主要方式。這樣的方式使得學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作量大，對(duì)于一些改革后復(fù)雜長(zhǎng)學(xué)制的學(xué)生或未能順利畢業(yè)并就業(yè)的學(xué)生來(lái)說(shuō)極易出現(xiàn)錯(cuò)誤;更重要的是查詢(xún)與統(tǒng)計(jì)比較麻煩，不利于用人單位快速找到自己需要的人才。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案的數(shù)字化管理已被一些高校應(yīng)用，學(xué)生學(xué)籍檔案管理數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)也逐漸顯現(xiàn)出來(lái)。通過(guò)計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)的使用能夠?qū)崿F(xiàn)學(xué)籍檔案的快速查詢(xún)，并且可根據(jù)學(xué)生個(gè)體的特殊情況予以補(bǔ)充檔案信息，完善一些學(xué)生的優(yōu)點(diǎn)和特點(diǎn)。計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)普及到學(xué)校的各個(gè)部門(mén)，所以檔案管理部門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)建立也有較大的可行性，比如教務(wù)系統(tǒng)的軟件平臺(tái)已經(jīng)十分完善，紙質(zhì)版的成績(jī)單和學(xué)籍卡也是在教務(wù)平臺(tái)上輸入學(xué)號(hào)后打印出來(lái)的。所以檔案袋里的很多材料都是有電子版可尋的，有些必須手填的材料比如畢業(yè)生登記表、學(xué)位申請(qǐng)書(shū)可以?huà)呙韬筝斎胄畔?shù)據(jù)庫(kù)。

2.醫(yī)學(xué)生信息數(shù)據(jù)庫(kù)特點(diǎn)

在這里醫(yī)學(xué)生的學(xué)籍檔案又有自己的特點(diǎn)，因?yàn)殚L(zhǎng)學(xué)制的醫(yī)學(xué)生和三年制的醫(yī)學(xué)生都存在不同的年份選導(dǎo)師然后發(fā)表論文或綜述、個(gè)案、專(zhuān)利等不同的具體情況。傳統(tǒng)紙質(zhì)版的檔案往往沒(méi)有醫(yī)學(xué)生選導(dǎo)師換導(dǎo)師、發(fā)表論文情況、獲得證書(shū)情況等信息。有的同學(xué)在畢業(yè)時(shí)論文還沒(méi)有完全發(fā)表，有的同學(xué)又十分優(yōu)秀、已經(jīng)發(fā)表影響因子較高的SCI論文，有的同學(xué)畢業(yè)之前已經(jīng)通過(guò)國(guó)家考試獲得執(zhí)業(yè)醫(yī)師資格證或規(guī)培證，但傳統(tǒng)檔案里沒(méi)有這些內(nèi)容，不能突出檔案的個(gè)性化。建立信息數(shù)據(jù)庫(kù)以后各個(gè)班級(jí)的輔導(dǎo)員應(yīng)該及時(shí)把班上同學(xué)的選導(dǎo)師情況、發(fā)表論文情況和執(zhí)業(yè)醫(yī)師資格證書(shū)等情況及時(shí)發(fā)給檔案管理員輸入數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣在醫(yī)學(xué)生沒(méi)有找到滿(mǎn)意的單位之前，醫(yī)學(xué)院可以給用人單位提供學(xué)生的學(xué)術(shù)材料，實(shí)現(xiàn)學(xué)校與社會(huì)的銜接。

3.需要注意的問(wèn)題

建立學(xué)籍檔案的信息數(shù)據(jù)庫(kù)需要注意的首要問(wèn)題就是制定并嚴(yán)格遵守學(xué)籍檔案的信息安全條例，實(shí)現(xiàn)符合科學(xué)和倫理的數(shù)字化學(xué)籍檔案管理。數(shù)據(jù)庫(kù)所用電腦必須專(zhuān)門(mén)配備，電腦不可用于其他用途，至少由兩人共同掌握密碼、同時(shí)開(kāi)機(jī)和關(guān)機(jī)，定期維護(hù)計(jì)算機(jī)的軟硬件安全。調(diào)檔人不僅要出示調(diào)檔函或者報(bào)到證，還需要出示本人身份證，如果是請(qǐng)人代辦還需要有代辦人的身份證復(fù)印件以及本人簽字的委托書(shū)留存。總之，檔案管理不管是紙質(zhì)的還是電子的都需要十分謹(jǐn)慎認(rèn)真地對(duì)待，確保手續(xù)齊全、程序合理合法。

四、結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)階段醫(yī)學(xué)生學(xué)籍檔案管理中普遍存在著管理觀念落后、職責(zé)范圍混亂、檔案內(nèi)容不豐富等問(wèn)題，因此我們必須要建立健全規(guī)范的管理制度、提高學(xué)籍檔案管理人員素質(zhì)、建立網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理等解決對(duì)策。學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)繁瑣又細(xì)致的業(yè)務(wù)管理工作，把這項(xiàng)工作做好不僅需要責(zé)任心更需要博覽萬(wàn)象的科學(xué)和人文知識(shí)，還應(yīng)有較強(qiáng)的的計(jì)劃決策能力，組織指揮能力，協(xié)調(diào)溝通能力。醫(yī)學(xué)院校和附屬醫(yī)院共同關(guān)注醫(yī)學(xué)生的檔案管理，加上檔案管理人員的綜合素質(zhì)提高，最終會(huì)實(shí)現(xiàn)醫(yī)學(xué)生檔案質(zhì)量的提高、社會(huì)效益的充分實(shí)現(xiàn)。

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