“零庫(kù)存”檔案館不可行性分析

孫大東　楊晴晴

摘要：《論“零庫(kù)存”檔案館》一文具有一定的啟發(fā)性和創(chuàng)新性，但也存在著認(rèn)識(shí)偏頗和理想化傾向。文章針對(duì)二位作者關(guān)于“零庫(kù)存”檔案館可行性的分析和“零庫(kù)存”檔案館模式的設(shè)計(jì)，結(jié)合檔案管理的實(shí)際情況，從“零庫(kù)存”檔案館的設(shè)想不科學(xué)、“零庫(kù)存”檔案館的可行性依據(jù)不適用以及“零庫(kù)存”檔案館設(shè)計(jì)的不合理三個(gè)方面進(jìn)行商榷，認(rèn)為“零庫(kù)存”理念在檔案管理中不可行。

關(guān)鍵詞：零庫(kù)存;檔案館;職責(zé)

分類(lèi)號(hào)：G270

《檔案與建設(shè)》雜志2019年第4期刊發(fā)了韓峰、管東成的《論“零庫(kù)存”檔案館》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“韓文”），文章分析了“零庫(kù)存”檔案館的可行性，并在此基礎(chǔ)上設(shè)計(jì)了“零庫(kù)存”檔案館的運(yùn)行模式。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，該文引入了“零庫(kù)存”的理念，并對(duì)檔案館的運(yùn)行模式進(jìn)行了探索性和創(chuàng)新性研究，具有一定的啟發(fā)和借鑒意義。但是兩位作者對(duì)“零庫(kù)存”的內(nèi)涵、檔案館的功能、檔案工作者的職責(zé)等的認(rèn)知有失偏頗，導(dǎo)致其對(duì)“零庫(kù)存”檔案館的認(rèn)識(shí)和分析存在片面性和理想化傾向。本文擬從“零庫(kù)存”檔案館的設(shè)想不科學(xué)、“零庫(kù)存”檔案館的可行性依據(jù)不適用及“零庫(kù)存”檔案館設(shè)計(jì)的不合理等三個(gè)方面與之進(jìn)行商榷。

1“零庫(kù)存”檔案館的設(shè)想不科學(xué)

韓文認(rèn)為“零庫(kù)存”檔案館可行的主要原因在于檔案保管對(duì)象的增加和檔案館面臨多元職責(zé)的社會(huì)需求兩個(gè)方面?！傲銕?kù)存”的理念來(lái)源于工商業(yè)領(lǐng)域，它適用于供應(yīng)鏈上的產(chǎn)品管理，目的在于實(shí)現(xiàn)倉(cāng)儲(chǔ)管理的優(yōu)化，以減少資源浪費(fèi)和降低成本，而檔案與供應(yīng)鏈條上的產(chǎn)品有著本質(zhì)的區(qū)別。因此筆者認(rèn)為，將“零庫(kù)存”理念應(yīng)用到檔案管理中有失偏頗。

1.1“零庫(kù)存”的內(nèi)涵

“零庫(kù)存”是指物料（包括原材料、半成品和成品等）在采購(gòu)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售、配送等一個(gè)或幾個(gè)經(jīng)營(yíng)環(huán)節(jié)中，不以倉(cāng)庫(kù)存儲(chǔ)的形式存在，而是均處于周轉(zhuǎn)的狀態(tài)。它是在物質(zhì)有充足社會(huì)儲(chǔ)備保障的前提下采用的一種特殊的供給形式。“零庫(kù)存”管理是企業(yè)物資管理的一種先進(jìn)理念，是庫(kù)存的一種特殊概念，其目的是減少倉(cāng)儲(chǔ)資源占用和提高物資周轉(zhuǎn)的經(jīng)濟(jì)效益，縮短物資采購(gòu)周期。從“零庫(kù)存”的內(nèi)涵來(lái)看，其管理對(duì)象分別是原材料、半成品和成品等物料，三者的屬性、形態(tài)和功能等均存在較大差別，而且相應(yīng)的管理者主要通過(guò)銷(xiāo)售相應(yīng)物料以獲取利潤(rùn)。在經(jīng)營(yíng)管理環(huán)節(jié)中，物料是非倉(cāng)儲(chǔ)性的，它始終處于流轉(zhuǎn)的狀態(tài)，其狀態(tài)、性質(zhì)及存儲(chǔ)地是不斷變化的，所以“零庫(kù)存”本質(zhì)上是一種動(dòng)態(tài)性管理。“零庫(kù)存”的目的是實(shí)現(xiàn)倉(cāng)儲(chǔ)管理費(fèi)用的最小化，從而最大限度地降低成本，并最終實(shí)現(xiàn)效益的最大化。此外，“零庫(kù)存”是有條件的，它是一種特殊的供給形式，是在保證庫(kù)藏儲(chǔ)備即原材料、半成品和成品能夠充分滿(mǎn)足社會(huì)需求的前提下采用的。

1.2“零庫(kù)存”檔案館的構(gòu)想不合理

檔案館是否可以采用“零庫(kù)存”理念需要綜合考慮“零庫(kù)存”的內(nèi)涵和檔案管理的實(shí)際情況。首先，從管理對(duì)象上看：“零庫(kù)存”的管理對(duì)象是用于買(mǎi)賣(mài)的原材料、半成品和成品等物料，而《檔案法》第三章第十七條明確規(guī)定“禁止出賣(mài)屬于國(guó)家所有的檔案”。由此可以看出，檔案館的管理對(duì)象——檔案與工商業(yè)中“零庫(kù)存”的管理對(duì)象——物料在性質(zhì)上有很大的區(qū)別，即前者禁止出售，而后者允許買(mǎi)賣(mài)。此外，檔案管理中的“收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用、編研和統(tǒng)計(jì)”八個(gè)環(huán)節(jié)的管理對(duì)象均是檔案，即檔案管理是對(duì)同一對(duì)象的管理，而“零庫(kù)存”管理中的采購(gòu)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售、配送等不同環(huán)節(jié)所管理的對(duì)象是不同的，即“零庫(kù)存”是對(duì)不同對(duì)象的管理。其次，從管理目的上看：“零庫(kù)存”管理的目的是盡量減少庫(kù)存從而降低成本，而檔案管理的目的是對(duì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，保護(hù)檔案的齊全完整與真實(shí)安全，以方便開(kāi)發(fā)利用，為社會(huì)服務(wù)。由此可見(jiàn)，“零庫(kù)存”管理側(cè)重的是經(jīng)濟(jì)效益，而檔案管理側(cè)重的是社會(huì)效益，其目的是不同的。最后，從“零庫(kù)存”管理的實(shí)施條件上看：“零庫(kù)存”管理是一種特殊的供給形式，需保證倉(cāng)儲(chǔ)能夠充分滿(mǎn)足社會(huì)需求才可以實(shí)施，而檔案館館藏的大部分檔案均是原件，只有少部分檔案有復(fù)印件，而且檔案是一種重要的稀缺資源，所以不存在庫(kù)藏儲(chǔ)備充裕的情況，因此不能通過(guò)減少庫(kù)存來(lái)實(shí)現(xiàn)提高效益的目的。綜合以上分析，筆者認(rèn)為，兩位作者提出的“零庫(kù)存”檔案館的構(gòu)想不符合檔案管理理念和工作實(shí)際。

1.3檔案工作者的職責(zé)不可分割

韓文認(rèn)為大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案工作者的職責(zé)正朝著存儲(chǔ)職責(zé)和社會(huì)服務(wù)職責(zé)兩個(gè)不同的方向演進(jìn)，在此背景下，兩位作者提出了“零庫(kù)存”檔案館的構(gòu)想以解決兩者之間的分歧，實(shí)現(xiàn)兩者的剝離，從而形成物理空間上相互獨(dú)立的“檔案中心”和“檔案館”。2015年版的《職業(yè)分類(lèi)大典》明確規(guī)定：“檔案工作人員的主要工作任務(wù)是接收或征集檔案資料;進(jìn)行檔案資料分類(lèi)、編號(hào)和組卷;進(jìn)行檔案資料排架、入庫(kù)、移出及其登記、統(tǒng)計(jì)、清點(diǎn)、核對(duì)檔案資料;進(jìn)行檔案庫(kù)房日常管理和檔案資料的安全監(jiān)護(hù)，保護(hù)、修復(fù)檔案;編制檢索工具，建立數(shù)據(jù)庫(kù);提供檔案資料借閱和咨詢(xún)服務(wù);進(jìn)行檔案資料考證研究與編纂?！睆纳鲜鲆?guī)定可以看出，存儲(chǔ)職責(zé)和社會(huì)服務(wù)職責(zé)是檔案工作者的兩個(gè)基本職責(zé)，且二者是有機(jī)統(tǒng)一的。此外，檔案管理工作主要包括收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用、編研和統(tǒng)計(jì)等八個(gè)環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)之間環(huán)環(huán)相扣、相互影響，共同構(gòu)成了完整的檔案管理程序，不可隨意將某一環(huán)節(jié)從中剝離。

2“零庫(kù)存”檔案館的可行性依據(jù)不適用

韓文在“檔案館面臨多元職責(zé)的社會(huì)需求”部分引用了后保管模式理念和檔案文化休閑理念，以此論證檔案的保管功能與社會(huì)服務(wù)功能脫離了共屬關(guān)系，從而為“零庫(kù)存”檔案館的可行性提供依據(jù)。筆者認(rèn)為，這兩個(gè)依據(jù)的引用并不適用于“零庫(kù)存”檔案館的可行性分析。

2.1后保管模式理念

“后保管模式是一種以‘來(lái)源’為中心，以知識(shí)為中心的文件、檔案管理思想或管理理念，反映了檔案管理向知識(shí)管理方向發(fā)展的內(nèi)在要求和必然趨勢(shì)?！焙蟊９苣Ｊ揭氲男聛?lái)源觀、宏觀鑒定等理念順應(yīng)了數(shù)字時(shí)代文檔一體化管理的要求，有利于電子檔案的管理與保存，并為檔案工作提供了新思路。在后保管模式有關(guān)未來(lái)檔案事業(yè)關(guān)注焦點(diǎn)轉(zhuǎn)變的認(rèn)知中，關(guān)于檔案館發(fā)展轉(zhuǎn)型的典型認(rèn)識(shí)為：“從檔案館建筑作為文件保管基地轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€(gè)便于利用數(shù)百個(gè)由形成者控制的系統(tǒng)內(nèi)各種文件的中央信息中心”，由此可見(jiàn)，在“后保管模式”理念下，傳統(tǒng)的檔案館正在由“保管基地”向“信息中心”轉(zhuǎn)變。但深入研究“后保管模式”的三個(gè)基本內(nèi)容即新來(lái)源觀、宏觀鑒定和知識(shí)服務(wù)，即可發(fā)現(xiàn)，這一轉(zhuǎn)變強(qiáng)調(diào)的是對(duì)檔案資源基礎(chǔ)性地位的重視，而非對(duì)保管工作本身的背離。其中的“后”是一種思維方式，它并不是對(duì)原有保管模式的否定，而是在原有基礎(chǔ)上對(duì)保管模式的繼承和發(fā)展。它是順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代電子文件的管理要求而產(chǎn)生和發(fā)展起來(lái)的，是管理模式由簡(jiǎn)單向高級(jí)、由低水平向高水平發(fā)展的體現(xiàn)。所以，筆者認(rèn)為，韓文由后保管模式理念導(dǎo)出的“完全背離了保管工作本身，徑直向另一方向發(fā)展”的觀點(diǎn)有失偏頗。

2.2檔案文化休閑理念

隨著社會(huì)的發(fā)展和人們?nèi)找嬖黾拥亩嘣枨?，人們?duì)檔案文化服務(wù)的需求愈發(fā)強(qiáng)烈，國(guó)內(nèi)外眾多學(xué)者也對(duì)檔案館的文化休閑功能進(jìn)行了一些探索和研究。但是檔案館不同于圖書(shū)館和博物館，因?yàn)槠涔芾韺?duì)象——檔案具有較強(qiáng)的政治性和機(jī)密性，而且很多檔案涉及到了個(gè)人隱私，因此在發(fā)揮檔案館文化休閑功能的過(guò)程中，必須充分考慮檔案的安全和保密。此外，不同國(guó)家檔案的內(nèi)涵和外延亦有不同。在我國(guó)，文件歸檔即轉(zhuǎn)化為檔案，機(jī)關(guān)檔案室保管的檔案大多開(kāi)始于半現(xiàn)行期，有的甚至還處于現(xiàn)行期就歸檔了。而在英美等國(guó)家，文件進(jìn)入非現(xiàn)行期才可被稱(chēng)為檔案。相對(duì)而言，非現(xiàn)行文件的保密要求較低，而半現(xiàn)行文件的保密性要求較高，一般不可用于文化休閑服務(wù)。再者，對(duì)檔案館而言，文化休閑功能只是其功能的次要方面，并不起主導(dǎo)作用，因此檔案館文化休閑服務(wù)的不可替代性也不能主導(dǎo)其發(fā)展成為提供利用服務(wù)與展覽休閑的基地。

3“零庫(kù)存”檔案館設(shè)計(jì)的不合理

韓文將檔案的保管和搶救工作與社會(huì)服務(wù)工作分開(kāi)，分別對(duì)“檔案中心”和“檔案館”的運(yùn)行模式進(jìn)行了構(gòu)想和設(shè)計(jì)。筆者認(rèn)為，其設(shè)計(jì)不符合我國(guó)現(xiàn)行的檔案管理體制且存在資源浪費(fèi)之嫌。

3.1設(shè)計(jì)不符合檔案管理體制

其一，韓文認(rèn)為既往的以行政區(qū)劃為標(biāo)準(zhǔn)的國(guó)家綜合檔案館不利于檔案的集中統(tǒng)一管理和資源整合，而“檔案中心”存在的重要意義在于減少服務(wù)項(xiàng)目以利于集中保管檔案，兩位作者提出通過(guò)實(shí)現(xiàn)跨地區(qū)、跨部門(mén)檔案中心的合并可解決這一問(wèn)題。在筆者看來(lái)，實(shí)行跨地區(qū)、跨部門(mén)檔案中心的合并可能會(huì)造成如下問(wèn)題：首先，它會(huì)打亂原有的檔案管理體制?！稒n案法》規(guī)定：“檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分級(jí)管理的原則……縣級(jí)以上地方各級(jí)人民政府的檔案行政管理部門(mén)主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，并對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)?！蔽覈?guó)現(xiàn)行的檔案管理體制是由中央級(jí)、省級(jí)、市級(jí)、縣級(jí)等四級(jí)行政區(qū)劃為單位組成的一個(gè)完整的縱向管理體系，而韓文提出以省級(jí)行政區(qū)劃為單位整合省屬檔案資源實(shí)現(xiàn)跨地區(qū)檔案中心的合并，其一方面會(huì)打亂這一管理體系，很容易在市級(jí)和縣級(jí)層面的管理中引發(fā)混亂，另一方面，這種做法相當(dāng)于將市級(jí)和縣級(jí)檔案行政機(jī)關(guān)的部分職責(zé)上移到省級(jí)檔案行政機(jī)關(guān)，而當(dāng)前我國(guó)實(shí)行的是“局館分離”的管理模式，分開(kāi)之后的檔案局由于編制所限其工作人員相對(duì)較少，如河南省檔案局目前只有8位工作人員，若將韓文所謂的跨地區(qū)檔案中心再納入到省檔案局的管轄范圍之內(nèi)則會(huì)極大地增加他們的工作負(fù)擔(dān)，而與此同時(shí)也會(huì)部分削弱市、縣級(jí)檔案行政機(jī)構(gòu)的職責(zé)。其次，跨地區(qū)、跨部門(mén)檔案中心的合并容易造成管理上職責(zé)不清、責(zé)任不明或互相推諉等情況。因?yàn)闄n案中心的合并勢(shì)必會(huì)帶來(lái)檔案資源的整合與管理人員的重組，而新的領(lǐng)導(dǎo)班子和工作人員并非對(duì)每一個(gè)地區(qū)或部門(mén)的檔案和業(yè)務(wù)都有足夠的了解。比如各高校檔案館主要服務(wù)于其所在高校，而整合不同高校檔案館形成跨部門(mén)的檔案中心，其管理人員并不能對(duì)每一所高校的管理模式及利用需求有充分的了解，也就不能滿(mǎn)足各部門(mén)多樣化、個(gè)性化的要求，從而導(dǎo)致利用效率下降。并且，不同地區(qū)和部門(mén)的發(fā)展模式和管理理念存在差異，合并后的檔案中心很難確定一個(gè)單一的管理模式，管理過(guò)程也會(huì)比較復(fù)雜，在這種情況下，也很容易出現(xiàn)職責(zé)劃分不明及互相推諉的現(xiàn)象。最后，不同地區(qū)、不同部門(mén)檔案資源的整合會(huì)打破各地區(qū)或部門(mén)原有的管理機(jī)制和保密機(jī)制，再加上管理人員并不能全面地了解不同地區(qū)及部門(mén)的檔案管理要求及情況，泄密的風(fēng)險(xiǎn)較大。所以跨地區(qū)、跨部門(mén)的檔案中心合并有違“分級(jí)管理”的原則，不符合檔案管理體制，也不利于檔案的科學(xué)管理和有效利用。

其二，韓文提出將紙質(zhì)檔案中心與電子檔案中心、數(shù)據(jù)庫(kù)檔案中心分開(kāi)以分別用來(lái)存儲(chǔ)不同載體的檔案。國(guó)家檔案局發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）要求：“歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系;應(yīng)區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用;應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理;應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一?！庇纱丝梢?jiàn)，應(yīng)對(duì)紙質(zhì)檔案、電子檔案和數(shù)據(jù)庫(kù)檔案進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理，而非分開(kāi)保管，分別設(shè)置不同的存儲(chǔ)空間對(duì)其進(jìn)行保存有違檔案整理規(guī)則，尤其是不利于維護(hù)檔案的完整。此外，兩位作者引入了“二級(jí)空間概念”，但是在筆者看來(lái)，“二級(jí)空間”比較繁瑣，會(huì)加大檔案工作者的工作量。

其三，韓文在“檔案中心”的設(shè)計(jì)中提出了“參與檔案生成”的設(shè)想，筆者認(rèn)為這一說(shuō)法存在理想化傾向。根據(jù)文件生命周期理論，文件形成階段是由文書(shū)人員負(fù)責(zé)，現(xiàn)行階段由業(yè)務(wù)人員管理，半現(xiàn)行階段由檔案室或文件中心人員管理，非現(xiàn)行階段由檔案館專(zhuān)門(mén)人員管理。由此可見(jiàn)，文件在不同階段的管理主體和場(chǎng)所是不同的。我國(guó)檔案館所接收的是處于文件生命周期后兩個(gè)階段即半現(xiàn)行期和非現(xiàn)行期的文件，前兩個(gè)階段主要由文書(shū)人員或業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)管理，并且當(dāng)前我國(guó)檔案館對(duì)檔案的管理主要是載體管理，對(duì)于現(xiàn)行文件的生成和運(yùn)用只能提供一些建議和指導(dǎo)，不可越俎代庖。此外，對(duì)文件從生成到歸檔保存的過(guò)程進(jìn)行全程管理和前端控制固然有利于維護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性，但是，前端控制的主要任務(wù)并不是直接參與檔案的生成，尤其是對(duì)于內(nèi)容形成的干涉?！扒岸丝刂啤敝饕槍?duì)的是電子文件的管理，要求對(duì)文件從形成一直到歸檔整個(gè)過(guò)程給予通盤(pán)規(guī)劃，把可能預(yù)先設(shè)定的管理功能納入系統(tǒng)之中，并在文件形成和維護(hù)階段進(jìn)行監(jiān)督。其核心是一種“整體規(guī)劃、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)提前、全過(guò)程監(jiān)控”的理念。前端控制強(qiáng)調(diào)的是把原來(lái)后端的某些行為移置前端，而非參與檔案的生成。

3.2設(shè)計(jì)存在浪費(fèi)資源之嫌

我國(guó)檔案館的資金支出范圍較為廣泛，涉及到方方面面，但是檔案館經(jīng)費(fèi)畢竟有限且須專(zhuān)款專(zhuān)用，而“零庫(kù)存”檔案館的設(shè)計(jì)是一個(gè)非常龐大的工程，它的實(shí)現(xiàn)需要大量的人力、物力和財(cái)力投入，實(shí)現(xiàn)難度大。此外，該設(shè)計(jì)存在資源浪費(fèi)之嫌，例如“零庫(kù)存”檔案館中“智慧檔案館聯(lián)動(dòng)利用模式”的設(shè)計(jì)，需要館際、館室、館社等的資源整合，無(wú)論是在技術(shù)上還是具體工作上，都將花費(fèi)很高的成本。再者，“檔案館”中“免費(fèi)班車(chē)”的設(shè)計(jì)也較為浪費(fèi)資源。為了便于提供利用，許多檔案館如上海浦東檔案館、廣東東莞市檔案館等均位于交通便利、人流量較大的城市中心地帶。在我國(guó)檔案館建設(shè)的選址中，交通因素是一個(gè)非常重要因素，由此一來(lái)，設(shè)置“免費(fèi)班車(chē)”就顯得多此一舉了。

綜合以上分析，筆者認(rèn)為，將工商業(yè)領(lǐng)域中的“零庫(kù)存”理念引入檔案管理領(lǐng)域不符合檔案管理理念和檔案管理體制，“零庫(kù)存”檔案館的設(shè)計(jì)存在一定的理想化傾向。筆者認(rèn)為，在檔案學(xué)跨學(xué)科研究中，相關(guān)學(xué)者應(yīng)對(duì)引用的理論、觀點(diǎn)和方法等進(jìn)行全面的把握，在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)結(jié)合檔案事業(yè)的實(shí)際情況，深入分析所應(yīng)用理念、觀點(diǎn)和方法的適用性。韓文的兩位作者將“零庫(kù)存”理念強(qiáng)行引入檔案領(lǐng)域，且并未對(duì)其進(jìn)行深入分析，從而造成了“零庫(kù)存”檔案館設(shè)計(jì)的片面化和理想化。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，雖然我國(guó)檔案事業(yè)應(yīng)該緊隨時(shí)代的發(fā)展、適應(yīng)時(shí)代的要求有所創(chuàng)新和改進(jìn)，但是我國(guó)檔案管理要求與工商業(yè)中“零庫(kù)存”的管理理念畢竟存在較大差異，所以應(yīng)用“零庫(kù)存”理念時(shí)需要慎重考慮。