高校檔案鑒定銷毀工作的困難及對策

文/四川醫(yī)科大學(xué)檔案館 陳敏

高校檔案鑒定銷毀工作的困難及對策

文/四川醫(yī)科大學(xué)檔案館 陳敏

鑒于檔案鑒定銷毀工作量大、過程繁雜，很多高校的檔案館(檔案室)相關(guān)工作始終處于一定的滯后狀態(tài)。在本文中，筆者將針對高校檔案鑒定銷毀工作的困難及應(yīng)對措施進行探討闡述。

檔案鑒定銷毀；檔案館；困難問題；對策

高校檔案作為記錄高校管理活動、學(xué)生信息資料、科研涉密等重要資料的載體，其工作的科學(xué)度和完善度，與高校日常工作的效率及質(zhì)量密切相關(guān)。尤其是在最近幾年，伴隨學(xué)校規(guī)模擴大、生源的擴招，檔案的銷毀工作量及難度都有所提升。一方面，源源不斷的新檔案占據(jù)大量檔案裝具和檔案室場所，并具有極大價值。另一方面，鑒定與銷毀的不及時與缺乏科學(xué)性，對檔案管理工作產(chǎn)生了一定滯礙。

一、當(dāng)前我國高校檔案鑒定銷毀工作現(xiàn)狀

高校檔案的鑒定銷毀工作，即對于相關(guān)檔案資料價值進行判斷與甄別。經(jīng)過科學(xué)合理挑選，將具有一定價值的部分加以妥善保存，并將不具有保存意義的部分予以適當(dāng)處理甚至廢棄。從內(nèi)容上講，可分為歸檔前、后的鑒定及銷毀。通常，由于高校日常事務(wù)繁多，學(xué)生數(shù)量龐大，科研信息量繁雜，因此相關(guān)檔案的鑒定和銷毀工作表現(xiàn)出很多問題。從宏觀上來看(以會計檔案管理為例)，學(xué)校財務(wù)實行統(tǒng)一管理，會計檔案管理任務(wù)重、時間緊。一方面，很多檔案僅僅交由檔案館并做了數(shù)目清點和核對，而缺乏必要的后續(xù)鑒定和銷毀工作。另一方面，很多高校是由多家合并建立，而會計檔案的合并工作并沒有跟上步伐。再以科研檔案為例，很多高校建校歷史悠久，現(xiàn)存的科研檔案資料數(shù)額龐大，不乏很多有期限保管變成了無期限保管，然而保存空間有限，造成了檔案庫房面積緊張的現(xiàn)狀。

二、我國高校檔案鑒定銷毀工作的若干問題

（一）未對檔案材料進行準(zhǔn)確性鑒定。盡管檔案理應(yīng)作為高校日常工作的詳盡記錄，然而由于檔案資料的形成容易受到客觀條件及主觀意愿的影響，因此在實際運行當(dāng)中其內(nèi)容并不一定真實、原始。很多情況下，檔案資料會對于當(dāng)下情形夸大、縮小及扭曲，且因不同存在時期和工作模塊而情況各異。例如，會計檔案資料中統(tǒng)計數(shù)字的虛報、科研工作成績的夸大及學(xué)?；n案資料與實際不符等。這些主觀錯誤及客觀過失，都會造成檔案材料有失準(zhǔn)確性，檔案鑒定工作者有義務(wù)和責(zé)任降低甚至杜絕此類現(xiàn)象的出現(xiàn)。

（二） 亟待鑒定和銷毀的檔案資料數(shù)額龐大。通常，這類問題是由以下兩點引起的：其一，鑒于很多高校檔案室都錯誤地將館藏量作為工作質(zhì)量的衡量標(biāo)準(zhǔn)之一，因此為了實現(xiàn)一定的規(guī)模要求，將一些不具備實際價值的檔案引入檔案室，片面追求檔案數(shù)額的升級。其二，很多檔案在入管時缺乏及時地鑒定，導(dǎo)致工作長期累積，負擔(dān)日漸增重。在上述情況下，很多檔案室需要完成的鑒定和銷毀工作需要涵蓋如約到期檔案，且還要涵蓋很多被輔以永久保存之名，而實則毫無價值的部分。

（三）未進行完整性鑒定。在如今的高校檔案室工作中能夠發(fā)現(xiàn)，很多歸檔資料文件擁有一定的價值，但卻缺乏必要的完整性。一方面，歸檔部門缺乏必要的健全性。學(xué)校日常事務(wù)繁雜，各個部門擁有的職能各異，所產(chǎn)生的檔案數(shù)量、內(nèi)容不具有一致性，很多僅僅是綜合部門形成一定紅頭文件，而其他部門檔案材料形成較少甚至沒有，從而缺乏成體系的檔案歸整。另一方面，檔案材料門類不全。很多學(xué)校除了財務(wù)、科研、學(xué)生信息等檔案之外，其他方面信息缺失。同時，檔案資料自身不完整。很多檔案資料缺頁、缺補充附件等，甚至很多核心部分漏失。

（四）缺乏鑒定檔案的條理性。很多檔案室管理僅將檔案資料保管期限作為鑒定依據(jù)，缺少了一定的鑒定條理性，如忽視了檔案文件本身的價值高低。然而，檔案資料最為關(guān)鍵的并非為其館藏是永久性還是暫時性，真正重要的是其在高校發(fā)展過程中實際蘊含的價值和作用的發(fā)揮。因此，在檔案管理工作中，要分次重地進行檔案保護、搶救，突出關(guān)鍵性檔案的地位。

三、如何應(yīng)對存在于檔案鑒定銷毀工作的相關(guān)問題

（一）提升進館檔案的質(zhì)量，強化檔案價值鑒定。在檔案進館之前，篩選工作就已經(jīng)屬于檔案鑒定工作的一部分，若能工作到位，將會為后期檔案鑒定和銷毀工作省卻很多麻煩。在篩選和鑒定檔案價值、立卷及確定檔案報關(guān)期限的過程中，工作人員需做到詳細縝密，堅持有價值的檔案入館，無實際用處的檔案不盲目接收。相關(guān)指導(dǎo)部門工作人員要定期、保質(zhì)進行案卷質(zhì)量抽查檢驗，檔案室需要在檢查案卷之后入檔。憑借全面合理的檔案鑒定與銷毀，檔案才可以立卷。在此過程中，相關(guān)工作人員要以認(rèn)真負責(zé)的態(tài)度，對待每一步檔案管理環(huán)節(jié)。

（二）提升監(jiān)督與指導(dǎo)力度，完善檔案鑒定銷毀制度。作為檔案管理工作的指導(dǎo)力量，領(lǐng)導(dǎo)層面要加強對于檔案管理工作的監(jiān)督，嚴(yán)格按照《檔案法》的相關(guān)規(guī)定安排工作，次重點分明，依法依章辦事，有部署、有安排、有檢查，形成上行下效的完善檔案管理體制。因此，要成立高效負責(zé)的領(lǐng)導(dǎo)班子，通過劃定出鑒定委員會、領(lǐng)導(dǎo)小組，分工落實成員責(zé)任。同時，要制定周密的工作計劃，按照一定時間、重要性等有序完善鑒定與銷毀工作。對于不存在保存意義的檔案資料，要在建立完善的書面記錄且經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)審核后進行銷毀。

（三）加強檔案管理從業(yè)人員的整體素質(zhì)。作為一項對于高校事業(yè)發(fā)展意義深重的工作，檔案管理從業(yè)人員需要具備良好的職業(yè)素養(yǎng)和綜合能力。很多高校檔案室的管理人員身兼數(shù)職，甚至由其他部門人員監(jiān)管相關(guān)工作，這樣做 有失檔案管理工作的完善性。高校在重視檔案管理工作的同時，要首先重視起從業(yè)人員的選拔和任職環(huán)節(jié)，以必要的標(biāo)準(zhǔn)挑選專業(yè)檔案管理人員。在日常工作當(dāng)中，定期安排相關(guān)培訓(xùn)與講座，為工作人員充電，為其介紹和普及最新、高效的檔案鑒定和銷毀知識。經(jīng)過專業(yè)化培訓(xùn)，幫助工作人員形成科學(xué)的工作流程。

（四）健全檔案鑒定和銷毀體系。完善的檔案鑒定和銷毀體系是保障高校檔案管理高效、高質(zhì)量完成的前提，很多檔案室工作人員仍舊沿用傳統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)，且忽視了對于電子檔案管理工具的使用。如今，高校的檔案管理工作不應(yīng)再沿用過去的期限管理模式，應(yīng)將檔案價值視為首要，例如，一些會計檔案資料，如會議出差發(fā)票等，那樣的話不必要進行永久保存，不僅占用庫存，而且缺乏必要的價值。通過綜合權(quán)衡各檔案資料價值，形成明確的管理規(guī)定。

檔案鑒定銷毀工作質(zhì)量的高低關(guān)系到高校生存及長遠質(zhì)量，在本文中，筆者針對當(dāng)前我國高校檔案鑒定銷毀工作現(xiàn)狀、存在的若干問題(未對于檔案材料進行準(zhǔn)確性鑒定、亟待鑒定和銷毀的檔案資料數(shù)額龐大、未進行完整性鑒定、缺乏鑒定檔案的條理性)及有效的應(yīng)對措施展開相關(guān)探討，提出了提升進館檔案的質(zhì)量、強化檔案價值鑒定、提升監(jiān)督指導(dǎo)力度及完善檔案鑒定銷毀制度、加強檔案管理從業(yè)人員的整體素質(zhì)及健全檔案鑒定和銷毀體系等相關(guān)策略，以期為行業(yè)提供一定借鑒。

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