ERP管理系統(tǒng)信息共享一體平臺在財務中的應用

黃秀蓮

【摘 要】目前中小企業(yè)存在基礎管理薄弱，物流、資金流、信息流不能集成共享等問題。ERP管理系統(tǒng)可打造一個集采購、生產(chǎn)、銷售、庫存、財務核算等信息于一體的共享平臺，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營信息與財務處理自動轉(zhuǎn)化，優(yōu)化中小企業(yè)資源，不斷提高管理水平，提高經(jīng)濟效益，增強競爭力。

【關鍵詞】ERP管理系統(tǒng) ?信息共享 ?一體 ?財務

【中圖分類號】G【文獻標識碼】A

【文章編號】0450-9889（2014）12C-0191-02

一、中小企業(yè)管理狀況分析

當前，我國中小企業(yè)大多數(shù)屬于私營性質(zhì)，絕大部分還采用家族式經(jīng)營方式，而且有相當多的業(yè)主在經(jīng)營中只注重經(jīng)濟利益，缺乏管理知識，管理意識不強，對企業(yè)內(nèi)部監(jiān)控不到位，管理比較混亂?？傮w而言，中小企業(yè)管理存在的問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是基礎管理薄弱，即各崗位工作職責與制度不規(guī)范;二是財務管理不嚴肅，越權(quán)辦事現(xiàn)象嚴重;三是物流與財務脫節(jié)，業(yè)務處理效率低，在營運過程容易出現(xiàn)發(fā)了貨物但貨款不及時收回、顧客下了訂單而又不來付款取貨的問題，導致存貨積壓甚至過期等;四是信息傳遞不及時，企業(yè)不同部門在運營中使用的相關基礎信息不一致，出現(xiàn)對賬、業(yè)務追溯、業(yè)務考核難等問題，極大影響到企業(yè)的正常運營。

要解決上述中小企業(yè)發(fā)展過程中面臨的問題，可充分利用ERP管理系統(tǒng)功能，打造一個集采購、銷售、庫存、財務核算等業(yè)務處理于一體的信息共享平臺，規(guī)范業(yè)務處理流程，加強管理，實現(xiàn)業(yè)務信息與財務信息自動轉(zhuǎn)化，不斷提高管理水平，提高經(jīng)濟效益，增強競爭力。

二、ERP管理系統(tǒng)在中小企業(yè)中應用的優(yōu)勢

ERP（Enterprise Resource Planning，企業(yè)資源計劃）管理系統(tǒng)是提高企業(yè)管理效率的重要手段，它能有效保證企業(yè)的業(yè)務信息在各部門之間的及時傳遞和實時共享，對于企業(yè)清晰、準確高效的運作至關重要。

（一）使供應鏈處理流程優(yōu)化

ERP管理系統(tǒng)將企業(yè)的所有資源進行了整合集成和優(yōu)化，即將企業(yè)營運過程主要涉及的三大模塊（物流、資金流、信息流）進行全面一體化管理。中小企業(yè)使用ERP管理系統(tǒng)后，供應鏈業(yè)務處理優(yōu)化主要體現(xiàn)如下：第一，采購管理能進行未收貨提醒;第二，銷售管理除了可以進行訂單、發(fā)貨、結(jié)算等主要業(yè)務的管理和控制外，還可以對銷售的毛利進行預測和計算;第三，倉庫管理可時時查看庫存量，降低庫存成本;第四，企業(yè)各部門利用信息共享平臺能及時掌握企業(yè)生產(chǎn)、銷售和庫存情況，有效管理和控制銷售價格，有效管理訂單、發(fā)貨、出庫等，降低經(jīng)營風險;第五，利用訂單追蹤功能讓管理層快速了解每張訂單執(zhí)行情況，業(yè)務信息（單據(jù)）一錄入，表明業(yè)務成交，其他部門即可共享交易信息，減少不必要的重復勞動?？偟膩碚f，中小企業(yè)應用ERP管理系統(tǒng)后，信息質(zhì)量和工作效率得到了提高，切實優(yōu)化了企業(yè)整個供應鏈處理流程，實現(xiàn)供應鏈與會計業(yè)務處理的優(yōu)化和各流程無縫連接。

（二）使會計業(yè)務處理流程優(yōu)化

ERP管理系統(tǒng)中的財務模塊和一般的財務軟件不同，作為ERP系統(tǒng)中的一部分，它和系統(tǒng)的其他模塊有相應的接口，能夠相互集成。比如，它可將采購活動、銷售活動在輸入訂單和發(fā)票時進行三方匹配，自動生成準確無誤的會計憑證，自動計入財務模塊生成總賬、會計報表，取消了輸入憑證煩瑣的過程，幾乎能完全替代以往傳統(tǒng)的手工操作，實現(xiàn)在處理運營業(yè)務的同時進行了相關會計業(yè)務處理，優(yōu)化和簡化了會計處理流程。

三、ERP管理系統(tǒng)信息共享一體平臺的創(chuàng)建

（一）基礎信息設置

ERP管理系統(tǒng)在應用時需要預先設置共用的基礎信息，方便以后在使用時整個企業(yè)的信息保持一致。ERP管理系統(tǒng)基礎信息設置主要是與企業(yè)具體情況和所用的ERP管理軟件有關，不管是哪個軟件，基礎信息設置步驟大體如下，一是錄入企業(yè)基本信息（含企業(yè)編號、名稱、地址和電話、法人姓名、納稅號、銀行賬號等）;二是錄入部門信息（含部門名稱、人員姓名、職務、分工、用戶權(quán)限等）;三是生產(chǎn)基本信息錄入（含工廠編號、名稱）;四是錄入倉庫信息（含倉庫、名稱、性質(zhì)等）;五是錄入客戶信息（含客戶類別、客戶名稱等）;六是設置系統(tǒng)管理;七是設置并錄入其他輔助信息;八是錄入基礎數(shù)據(jù)。

（二）會計科目的設置

ERP管理系統(tǒng)信息與會計處理一般通過ERP的供應鏈采購、銷售、倉庫、應收、應付模塊進行，因此，就需要在ERP管理系統(tǒng)財務模塊設置相關會計科目，設置會計自動處理流程，以實現(xiàn)供應鏈業(yè)務發(fā)生業(yè)務時能自動生成相關會計記錄，并及時傳遞到存貨管理以及應收、應付核算模塊。

1.庫存模塊會計科目的設置。在存貨核算模塊的后臺，需要對倉庫業(yè)務和存貨進行相關設置，在出入庫單據(jù)發(fā)生時，系統(tǒng)自動核對倉庫增加或減少并進行相關存貨的會計記錄處理。一般設置的會計科目有：原材料、委托加工物資。其中，原材料可根據(jù)情況設原料及主要材料、輔助材料、外購半成品、備品備件、廣告用品、動物保健、燃料（燃煤、燃油）等明細科目。

2. 銷售模塊會計科目設置。銷售模塊主要設置主營業(yè)務收入、其他業(yè)務收入，營業(yè)外收入，明細科目的設置根據(jù)企業(yè)管理和會計核算需要自行設置。

3.應收應付模塊會計科目的設置。應收應付模塊會計科目主要有：應收賬款、其他應收款、預收賬款、應付賬款、其他應付款等明細科目的設置根據(jù)企業(yè)管理和會計核算需要自行設置。

4.損益模塊會計科目設置。損益模塊會計科目主要有：管理費用、銷售費用、財務費用、主營業(yè)務成本、其他業(yè)務成本。營業(yè)外支出、明細科目的設置根據(jù)企業(yè)管理和會計核算需要自行設置。

會計科目設置完成后，在發(fā)生采購業(yè)務或銷售業(yè)務時系統(tǒng)會自動生成入庫單或出庫單，自動編制會計分錄，交易信息自動傳遞到其他模塊，自動進行記賬和對賬。采購管理模塊或銷售管理模塊能自動生成采購應付款、銷售應收款和往來賬務核銷提醒，對應收和應付賬款進行控制和賬齡分析，保證了應收賬款的安全，降低壞賬的發(fā)生率，同時也提供了應付賬款的控制與分析，通過付款預測企業(yè)可安排合理的資金支付，保證資金使用效率。endprint

（三）供應鏈業(yè)務處理流程設置

設置建立了基礎信息和會計科目以后，還需對ERP管理系統(tǒng)供應鏈模塊進行信息共享設置。在中小企業(yè)經(jīng)營過程中，ERP管理系統(tǒng)信息共享一體主要為采購管理、銷售管理和庫存管理三個模塊信息共享。其中采購模塊主要包含采購訂貨管理、采購收貨管理、采購退貨管理、暫估入庫管理等功能項;銷售管理模塊主要包含銷售訂單管理、銷售發(fā)貨管理、銷售退貨管理、委托代銷貨品等功能項;庫存管理模塊主要包含貨品進出倉管理、領料管理、倉庫盤點管理、貨品調(diào)撥管理等功能項。因此，在進行ERP管理系統(tǒng)信息共享設置時主要對供應鏈這幾個模塊設置即可，例如對采購管理模塊處理流程設置：采購訂貨管理—采購收貨管理—采購退貨管理—暫估入庫管理等;銷售管理模塊處理流程設置：銷售訂單管理—銷售發(fā)貨管理—銷售退貨管理;庫存管理模塊處理流程設置：貨品進出倉管理—領料管理—盤點管理—調(diào)撥管理;其他模塊處理流程設置：入庫單—倉庫—其他出庫單。其中庫存管理模塊的入庫單和出庫單一般是根據(jù)采購訂貨和銷售發(fā)貨生成，基礎設置已完成了部門信息、客戶信息、生產(chǎn)信息、倉庫信息等基礎信息錄入，業(yè)務發(fā)生時就可以ERP系統(tǒng)供應鏈平臺完成了相關的業(yè)務處理。

四、ERP管理系統(tǒng)信息共享一體在財務中的具體應用

建立了ERP管理系統(tǒng)信息共享一體平臺后，企業(yè)整個信息系統(tǒng)就包含財務處理和供應鏈兩大部分，覆蓋了企業(yè)最核心的業(yè)務，通過供應鏈各模塊和財務模塊處理實現(xiàn)倉庫、銷售、采購、財務等職能部門信息集成，信息共享。

ERP管理系統(tǒng)信息共享一體平臺在財務中的具體應用過程如下：

第一步，錄入業(yè)務基礎信息（以采購開單為例），采購部門部發(fā)生采購業(yè)務，工作人員根據(jù)采購訂單，在業(yè)務發(fā)生時及時在ERP系統(tǒng)中錄入原始數(shù)據(jù)，并將其存儲到指定的數(shù)據(jù)庫中，即在ERP管理系統(tǒng)中的采購管理模塊下選擇引用采購訂單—生成采購開單—審核采購開單—增加庫存—轉(zhuǎn)到庫存管理系統(tǒng)中選擇生成采購單據(jù)—填寫單據(jù)編號—填寫或選擇供應商—選擇結(jié)算方式—轉(zhuǎn)到倉庫—下拉選擇原料庫或成品倉庫—錄入單價—錄入增加數(shù)量并保存。

第二步，財務部門根據(jù)采購部門所錄入的采購信息，通過ERP系統(tǒng)的自動檢測，所有與財務相關的業(yè)務數(shù)據(jù)信息將會自動傳輸?shù)截攧仗幚砟K中的應收應付處理模塊，由系統(tǒng)授權(quán)指定的財務人員進入不同的子系統(tǒng)進行財務業(yè)務處理，財務人員首先是對該業(yè)務進行合法性審核，再對付款單和往來賬進行審核并處理，審核無誤后即可進行憑證處理，再由審核人員對憑證進行審核并簽章，點擊記賬功能系統(tǒng)自動登記總賬和各明細賬，并將信息保存。

第三步，財務部門利用ERP系統(tǒng)將財務處理后的業(yè)務數(shù)據(jù)自動進行編碼并存儲到數(shù)據(jù)庫中，這時，業(yè)務信息和財務信息已實現(xiàn)了集成和共享。

第四步，管理層或其他部門需要某項信息時，即可通過會計信息系統(tǒng)輸入信息的代碼，系統(tǒng)便會自動從數(shù)據(jù)庫中提取信息，并根據(jù)需要對信息數(shù)據(jù)進行處理，方便了管理層或各部門對每天的采購、生產(chǎn)、銷售進行在線查詢和分析，實現(xiàn)時時掌控生產(chǎn)經(jīng)營情況。

第五步，總賬管理人員或財務經(jīng)理根據(jù)需要，對財務信息進行審核處理，ERP系統(tǒng)即可生成各類匯總統(tǒng)計報表和財務報表。

第六步，財務部門根據(jù)業(yè)務數(shù)據(jù)信息，利用系統(tǒng)中財務分析功能對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營成果進行財務分析和預測，為管理層提供真實的財務分析報告。

中小企業(yè)應用ERP管理系統(tǒng)信息共享一體平臺進行財務處理，所有的會計核算信息和財務報表均直接來自實際的業(yè)務數(shù)據(jù)，這樣既可根據(jù)財務信息數(shù)據(jù)追溯查詢業(yè)務單據(jù)，實現(xiàn)企業(yè)物流、資金流、信息流“三流合一”，形成企業(yè)內(nèi)部數(shù)字化管理，還可時時了解企業(yè)的采購、生產(chǎn)、庫存、銷售和資金流動情況，為企業(yè)經(jīng)營決策提供真實有效的信息。建立基于ERP管理系統(tǒng)信息共享，既優(yōu)化中小企業(yè)業(yè)務處理流程和財務工作，還能不斷強化中小企業(yè)內(nèi)部監(jiān)控和管理，提高工作效能，為企業(yè)提高經(jīng)營效率、打造品牌，增強市場競爭力提供有力保障。

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（責編 黎 原）endprint