材料采購內(nèi)部控制缺失風(fēng)險及應(yīng)對策略研究

張璇

摘 要：新形勢下，我國建筑行業(yè)面臨良好的發(fā)展機遇，施工期間如何降本增效，成為企業(yè)關(guān)注的重要問題。本文以材料采購為核心，首先，分析了材料采購內(nèi)部控制的意義，其次，指出內(nèi)部控制缺失風(fēng)險的類型和成因，最后，針對風(fēng)險闡述了幾點應(yīng)對策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：建筑行業(yè);材料采購;內(nèi)部控制;風(fēng)險;應(yīng)對策略

一、建筑行業(yè)材料采購內(nèi)部控制的意義

（一）提高資金利用率

合理的采購時問、采購數(shù)量，既能滿足現(xiàn)場施工需求，按照施工計劃開展施工作業(yè)：義能降低庫存管理費用，減少資金消耗。通過內(nèi)部控制，可以保證材料的質(zhì)量，促使企業(yè)各個部門相互監(jiān)督，避免采購人員、供應(yīng)商之問相互串通，提高資金利用率，維護(hù)企業(yè)的利益。

（二）實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)

對于施工企業(yè)而言，獲得經(jīng)濟(jì)利益才能長遠(yuǎn)發(fā)展，而降低材料采購成本是一個有效途徑。企業(yè)在材料采購過程中，通過內(nèi)部控制能把握市場發(fā)展規(guī)律，了解市場價格變化，對信息進(jìn)行收集和處理，從而識別采購風(fēng)險，采取有效的防范措施。如此，材料采購可以降本增效，實現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營目標(biāo)。

二、材料采購內(nèi)控缺失風(fēng)險的類型

（一）采購合同風(fēng)險

材料采購合同風(fēng)險，表現(xiàn)在以下三個方面。第一，簽訂虛假合同。材料采購合同，是由物資部門簽訂，如果監(jiān)督不到位，經(jīng)辦人為了謀求私利，就可能和對方串通一氣，通過簽訂虛假合同的方式，來套取企業(yè)的資金，從而造成嚴(yán)重?fù)p失。第二，合同條款不清晰。一些建筑企業(yè)在簽訂合同時，沒有進(jìn)行市場調(diào)研，對市場信息掌握少，尤其是不了解價格走向。合同條款中，沒有明確規(guī)定包裝費、運輸費、供貨時間、標(biāo)的規(guī)格等事項，后期就會引起糾紛。第三，合同執(zhí)行不嚴(yán)。企業(yè)制定合同時，忽視了違約責(zé)任和賠償?shù)葐栴}，具體執(zhí)行時力度低。建筑企業(yè)的物資、驗收、生產(chǎn)等部門溝通不暢，導(dǎo)致合同的執(zhí)行不嚴(yán)，甚至材料沒有全部進(jìn)場就已經(jīng)付款，也會影響企業(yè)的利益。

（二）采購成本風(fēng)險

材料采購成本風(fēng)險，表現(xiàn)在以下三個方面。第一，前期費用。物資部門的采購活動，是以材料供應(yīng)計劃為準(zhǔn)，前期工作包括市場調(diào)研、供應(yīng)商評估、現(xiàn)場調(diào)查等。這些工作如果沒有做好，就可能造成信息失真、差旅費過高等問題，形成前期費用風(fēng)險。第二，采購價格。采購價格的高低，決定了材料的采購成本，也會影響材料的生產(chǎn)成本。受到市場、政策等因素的影響，采購價格是會變化的，如果采購人員和供應(yīng)商之問的信息不對稱，供應(yīng)商就可能抬高價格，形成采購價格風(fēng)險。第三，采購數(shù)量。建筑企業(yè)施工中，對于材料的需求量大，以鋼筋、水泥、木材等為主。為了保證現(xiàn)場施工的連續(xù)性，企業(yè)必須批量采購，采購次數(shù)越頻繁，資金的周轉(zhuǎn)率越高，但前期費用和采購價格也會提高，形成采購數(shù)量風(fēng)險。

（三）采購行為風(fēng)險

材料采購成本風(fēng)險，表現(xiàn)在兩個方面：第一，采購計劃不合理。材料采購計劃的制定，應(yīng)該從施工需要、庫存管理兩個方面人手。采購計劃不合理，一是多次重復(fù)采購，會提高人工、質(zhì)檢成本，甚至影響正常工期：二是一次大批量采購，會增加庫存壓力，降低資金流轉(zhuǎn)率。第二，供貨商選擇不當(dāng)。建筑企業(yè)的材料采購，一般采用招標(biāo)模式，對供貨商進(jìn)行評估選擇。企業(yè)選擇多家供貨商，會增加管理難度：選擇一家供貨商，會產(chǎn)生較強的依賴性，影響企業(yè)的議價能力。

三、材料采購內(nèi)控缺失風(fēng)險的成因

（一）合同風(fēng)險的成因

采購合同風(fēng)險的成因主要方面：①缺乏建筑企業(yè)本公司的合同版本，對簽訂合同審核不嚴(yán)，未進(jìn)行聯(lián)合相關(guān)部門審核，導(dǎo)致合同風(fēng)險的產(chǎn)生，對成本無法進(jìn)行有效控制。②缺乏審汁意識，缺少事前審計，忽略了對合同審計監(jiān)控的重要性，不開展審計工作或者審計方法不當(dāng)。如此，無法及時發(fā)現(xiàn)問題、防范風(fēng)險，沒有發(fā)揮出預(yù)防作用。

（二）成本風(fēng)險的成因

采購成本風(fēng)險的成因主要方面：①經(jīng)營觀念落后。一直以來，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)將生產(chǎn)放在第一位，管理活動圍繞生產(chǎn)開展。在材料采購上，缺少價格分析和科學(xué)的采購計劃，導(dǎo)致采購環(huán)節(jié)的管理出現(xiàn)真空。②市場調(diào)研不足。建筑材料處于買方市場下，材料價格的變動明顯，企業(yè)由于市場調(diào)研不足，沒有建立價格信息系統(tǒng)，不了解圍際市場、國內(nèi)市場、行業(yè)市場的發(fā)展情況，是成本風(fēng)險產(chǎn)生的原因。

（三）行為風(fēng)險的成因

采購行為風(fēng)險的成因主要方面：①內(nèi)控制度不健全。建筑企業(yè)的物資部門，負(fù)責(zé)材料的計劃、采購、庫存、管理等工作：技術(shù)部門負(fù)責(zé)材料質(zhì)量檢驗：審計部門負(fù)責(zé)監(jiān)督采購活動;財務(wù)部門負(fù)責(zé)資金結(jié)算。由于內(nèi)控制度不健全，實際管理工作會出現(xiàn)矛盾，例如物資部門既要制定計劃，義要負(fù)責(zé)采購，兩項工作不獨立，就會出現(xiàn)采購風(fēng)險。②采購人員素質(zhì)低。一些采購人員只是機械性執(zhí)行采購計劃，沒有樹立前瞻性眼光：或者為了追求個人利益，忽視了企業(yè)的集體利益。在采購過程中，就可能出現(xiàn)多種問題。

四、建筑行業(yè)材料采購內(nèi)控風(fēng)險的應(yīng)對策略

（一）做好招標(biāo)采購人員的招聘

人力資源部應(yīng)做好對招標(biāo)采購人員的招聘。在追求才能的基礎(chǔ)上，亦要保證道德的要求。明確崗位職責(zé)，對于采購的關(guān)鍵崗位施行定期換崗，調(diào)整工作崗位和工作內(nèi)容。對于采購招標(biāo)員制定相應(yīng)的薪酬規(guī)定，如發(fā)現(xiàn)采購吃回扣的情況，除了扣罰工資外，還可以處以罰款等。

（二）材料采購招標(biāo)內(nèi)部控制和供應(yīng)商的管理

制定完善的采購制度，一方面，可促使企業(yè)的采購活動規(guī)范實施，明確各個部門的職責(zé);另一方面，能防止采購人員出現(xiàn)違法行為。編制采購制度時，重點從以下幾點出發(fā)。①采購申請;②批準(zhǔn)權(quán)限;③采購流程;④負(fù)責(zé)部門;⑤采購方式和規(guī)定;⑥報價和價格審批等。例如：材料采購超過一定金額后，應(yīng)該附帶至少3個報價，由財務(wù)、物資、審計部門進(jìn)行審核。

（三）做好供應(yīng)商管理

供應(yīng)商要建立檔案，提交編號、地址、聯(lián)系方式、交貨條款、信用評級、銀行賬號等信息，且審查通過后才能歸檔，將失信供應(yīng)商、不法供應(yīng)商排除在外。做好供應(yīng)商的分類管理，普通供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、合作供應(yīng)商（普通合作及戰(zhàn)略合作），定期對供應(yīng)商在投標(biāo)、履約、售后服務(wù)三個階段的評價做出評估，明確其等級，同時可定期組織人員到不同供應(yīng)商企業(yè)進(jìn)行考察，從中選擇信譽高、有實力的供應(yīng)商。

（四）做好審查采購價格

對采購價格進(jìn)行審查，可以評估價格的科學(xué)性和公平性，常用審查方法有以下幾個方面。①價格咨詢法。如果材料用量大、價格變動頻繁，可采用價格咨詢法，例如電話咨詢、上網(wǎng)咨詢，掌握材料價格的變動規(guī)律，調(diào)整采購計劃。②中標(biāo)價格法。針對大宗材料，招標(biāo)時要求貨比三家，明確中標(biāo)價格和品種。③最高限價法。如果材料是由政府定價的，且價格比較穩(wěn)定，可以結(jié)合歷史數(shù)據(jù)，采用最高限價法。④成本測算法。針對新材料、新產(chǎn)品，應(yīng)結(jié)合技術(shù)含量、生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)、人力成本等，科學(xué)預(yù)測產(chǎn)品的價格。建立采購價格檔案，針對每一批次貨物的報價，均應(yīng)該和歸檔材料相比較，明確價格差異的原因，做好采購價格評價。

（五）做好合同簽訂審核及審計

作為甲方，在確定了供應(yīng)商后，重視合同條款的審核簽訂，例如材料的品牌、規(guī)格、數(shù)量、單價的價稅分別明確發(fā)票種類、允許誤差、付款方式、交貨方式、交貨地點、違約處理等等，聯(lián)合財務(wù)、審計、法務(wù)等相關(guān)部門對合同進(jìn)行審核。同時要重視合同的審計，審計重點是虛假采購、虛增成本。

五、結(jié)語

綜上所述，建筑行業(yè)材料采購內(nèi)部控制，能提高資金利用率，實現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)。分析可知，因內(nèi)控缺失帶來的采購風(fēng)險，包括合同風(fēng)險、成本風(fēng)險、行為風(fēng)險三個方面。對此，必須審核合同內(nèi)容，審查采購價格，完善采購制度，合理選擇供應(yīng)商，并建立價格評價體系，嚴(yán)格的支付審核，推動建筑企業(yè)健康發(fā)展。

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