甘特圖在人力資源管理工作中的應(yīng)用分析

趙頡

摘 要：甘特圖是美國管理學(xué)家Henrv Laurence Gantt發(fā)明的一種用線條表示項(xiàng)目工作進(jìn)度的管理工具，多應(yīng)用于項(xiàng)目管理工作。在人力資源管理工作過程中，可以通過不同顏色的線條來表達(dá)員工承擔(dān)工作的復(fù)雜程度或重要程度，并通過計(jì)劃與實(shí)際工作進(jìn)度的展示，為管理者在任務(wù)分析、工作分配和工作進(jìn)度的控制提供直觀的參考。

關(guān)鍵詞：甘特圖：人力資源：管理

一、甘特圖的解讀

甘特圖通過坐標(biāo)軸的方式表示各項(xiàng)目工作的進(jìn)度情況，坐標(biāo)橫軸為時(shí)間軸，坐標(biāo)縱軸可表示為在某一時(shí)期內(nèi)需要完成的各類工作項(xiàng)目，在部門內(nèi)有明確工作分工的情況下也可表示為承擔(dān)不同工作的員工。通過不同的線條可以對比每名員工在實(shí)施各項(xiàng)工作時(shí)的實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度的實(shí)際情況，統(tǒng)籌安排剩余的工作。通過控制每一個(gè)員工的進(jìn)度而達(dá)到部門整體績效提升的目的。

二、甘特圖的應(yīng)用

（一）任務(wù)背景

假設(shè)某部門計(jì)劃完成一項(xiàng)需要其他部門配合完成的臨時(shí)性工作，工作起始時(shí)間是2019年9月8號，結(jié)束時(shí)間為2019年9月20日，共12天。此項(xiàng)工作按工作內(nèi)容的不同分為五個(gè)項(xiàng)目，分別由部門內(nèi)部的5人承擔(dān)。5名員工分別以A、B、C、D，E來代表，其工作計(jì)劃用時(shí)分別為2天、2天、3天、3天、2天。每名員工所承擔(dān)工作的復(fù)雜和重要程度按顏色來進(jìn)行區(qū)別，難度由高至低以紅色、橙色、黃色、藍(lán)色為代表，員工 A和B承擔(dān)最難的任務(wù)，員工D承擔(dān)次困難的任務(wù)，員工C和E承擔(dān)最簡單的任務(wù)。

（二）主要工作安排

員工A：制訂整體工作方案、與其他部門負(fù)責(zé)人商議員工 D在實(shí)施項(xiàng)目四時(shí)部門之間協(xié)同工作的事宜、協(xié)調(diào)解決本項(xiàng)計(jì)劃工作在實(shí)施過程中出現(xiàn)的各種問題。

將員工A在執(zhí)行項(xiàng)目中“實(shí)際用時(shí)”的顏色標(biāo)注成紅色，表示其承擔(dān)的任務(wù)最重要。

員工B：負(fù)責(zé)與業(yè)務(wù)相關(guān)的外部公司負(fù)責(zé)人建立聯(lián)系，明確本公司部門之間協(xié)調(diào)工作的具體事宜，討論整體工作計(jì)劃可行性并進(jìn)行必要的修正。

將員工B在執(zhí)行項(xiàng)目中“實(shí)際用時(shí)”的顏色標(biāo)注成紅色，表示其承擔(dān)的任務(wù)最重要。

員工C：工作計(jì)劃全部完成后，將工作計(jì)劃書上報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)和單位分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，向財(cái)務(wù)部門請款，準(zhǔn)備工作所需的各種物資。

將員工C在執(zhí)行項(xiàng)目中“實(shí)際用時(shí)”的顏色標(biāo)注成藍(lán)色，表示其承擔(dān)一般難度的事務(wù)性工作。

員工D：實(shí)施此項(xiàng)工作。

將員工D在執(zhí)行項(xiàng)目中“實(shí)際用時(shí)”的顏色標(biāo)注成黃色，表示其承擔(dān)次重要的任務(wù)，

員工E：財(cái)務(wù)銷賬，處理工作結(jié)束時(shí)候后可能存在的后續(xù)事宜，并根據(jù)員工D工作的結(jié)果撰寫工作總結(jié)。

將員工E在執(zhí)行項(xiàng)目中“實(shí)際用時(shí)”的顏色標(biāo)注成藍(lán)色，表示其承擔(dān)一般難度的事務(wù)性工作。

繪制甘特圖展示此次工作狀態(tài)：

（三）工作分析

1.時(shí)間方面

以此項(xiàng)工作的計(jì)劃從9月8日開始，9月21日結(jié)束，共13天。工作實(shí)際從9月8日開始，9月22日結(jié)束，用時(shí)14天。

員工A按照計(jì)劃開始工作，但實(shí)際完成任務(wù)時(shí)問比原計(jì)劃結(jié)束時(shí)間晚一天。

員工B按照計(jì)劃開始工作，并按時(shí)完成任務(wù)。

員工C的工作只能在B完成工作后開始，由于部門分管領(lǐng)導(dǎo)的工作關(guān)系，其工作比原計(jì)劃晚開始一天，但其在計(jì)劃時(shí)間內(nèi)完成工作。

員工D執(zhí)行工作的時(shí)間無異常。

員工E的工作需要外部門協(xié)同配合，工作結(jié)束時(shí)間晚于計(jì)劃時(shí)間一天。

總結(jié)：除員工B、C和員工D在計(jì)劃時(shí)間內(nèi)完成工作外，員工A和E未能在計(jì)劃時(shí)間內(nèi)完成工作。 2.任務(wù)方面 員工A：由于是本科室的負(fù)責(zé)人，在此項(xiàng)任務(wù)中承擔(dān)著制訂整體計(jì)劃和協(xié)調(diào)相關(guān)部門配合工作的責(zé)任。除了A之外其他四人在此項(xiàng)工作開展過程中幾乎專職負(fù)責(zé)各項(xiàng)工作，而A除了統(tǒng)一規(guī)劃任務(wù)之外還承擔(dān)著部門各項(xiàng)月度工作的管理責(zé)任，因此此項(xiàng)工作未能按原計(jì)劃完成。

員工B：負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)公司外部和內(nèi)部人員的溝通和協(xié)調(diào)，工作重點(diǎn)在于落實(shí)員工A與公司內(nèi)其他部門負(fù)責(zé)人制訂的協(xié)同方案，內(nèi)容包括確定部門問參與配合的人員、分工、工作實(shí)施的時(shí)間、地點(diǎn)、工作結(jié)果匯總的方式等其他細(xì)節(jié)。工作計(jì)劃修正完畢后提報(bào)員工A審核。

員工C：由于部門領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)短途出差，該員工未能按計(jì)劃開始工作。但在后續(xù)的兩天及時(shí)完成了任務(wù)。

員工D：得益于前3位同事的基礎(chǔ)工作以及外部門同事的有效配合，該員工的工作在計(jì)劃時(shí)間內(nèi)得以完成。

員工E：由于該員工是新人職員工，同時(shí)在財(cái)務(wù)部門銷賬過程并不順利，工作晚于計(jì)劃一天完成。

三、基于甘特圖的工作分析

通過上述案例的陳述以及甘特圖的繪制我們不難發(fā)現(xiàn)：較于傳統(tǒng)的任務(wù)管理，在甘特圖的思維下進(jìn)行項(xiàng)目管理有助于管理者對工作整體安排、人員分工、各項(xiàng)工作進(jìn)度以及不同時(shí)間段下工作的重要程度進(jìn)行非常直觀的掌控，并能夠?qū)Τ霈F(xiàn)的問題進(jìn)行修正?，F(xiàn)在，對上述案例中存在的問題進(jìn)行分析。

（一）員工A、B之間的配合

從A和B兩名員工承擔(dān)的任務(wù)也不難看出他們分別是這個(gè)科室的第一和第二負(fù)責(zé)人。員工B的工作并不需要等待員工A完成全部工作之后再開始自己的任務(wù)，所以在考慮到其他員工后續(xù)工作可能存在不確定性因素的情況下，應(yīng)保證前期基礎(chǔ)工作在計(jì)劃時(shí)間內(nèi)完成，同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)兩人之間在工作進(jìn)度的溝通，這有助于控制實(shí)施任務(wù)的時(shí)間。

（二）員工B、C之間的配合

通常，部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批項(xiàng)目和財(cái)務(wù)部門審批經(jīng)費(fèi)的時(shí)間往往不可控，所以員工完成工作的時(shí)間就不容易把握。此外，部門分管領(lǐng)導(dǎo)在審批項(xiàng)目的時(shí)候，往往會(huì)根據(jù)提報(bào)的工作方案中的內(nèi)容提出各種疑問，而員工C并沒有實(shí)際參與工作方案的制定，所以由員工C -人完成此項(xiàng)工作并不明智。

為避免上述問題，應(yīng)考慮讓員工C適當(dāng)參與員工B的工作，有助于員工C更全面的了解本次工作的各項(xiàng)安排和細(xì)節(jié)。員工B也可以在員工C找相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字的時(shí)候提供適當(dāng)?shù)膸椭椭笇?dǎo)。

（三）員工C、D之間的配合

員工C作為完成項(xiàng)目審批和執(zhí)行項(xiàng)目這兩個(gè)環(huán)節(jié)的重要紐帶，C不參與員工D的工作顯然并不合理。盡管員工D在實(shí)施工作的過程中有其他部門同事的配合，但讓員工C同時(shí)盡可能多的參與部門任務(wù)，不但能減輕員工D的工作壓力，也能在一定程度上提高員工C的工作能力。

（四）員工D、E之間的配合

從員工E承擔(dān)的工作任務(wù)來看，其與C都屬于部門內(nèi)部較年輕或工作經(jīng)驗(yàn)較為欠缺的類型，同時(shí)由于員工E的工作也需要外部門的配合，工作時(shí)間不容易把控，所以員工E沒能在計(jì)劃時(shí)問內(nèi)完成工作并不讓人意外。

解決類似的問題的方法可以參考員工C的工作解決方案，適當(dāng)參與員工D的工作，不但有助于更好的撰寫工作總結(jié)，也能鍛煉員工的工作能力并強(qiáng)化科室內(nèi)部人員之間的聯(lián)系。

四、總結(jié)

在人力資源管理工作中，常常出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)并不知道或不能及時(shí)知道每個(gè)人的工作進(jìn)展及現(xiàn)狀，從而導(dǎo)致在分派工作任務(wù)的時(shí)候總是依賴某一個(gè)或兩個(gè)他熟悉的員工。更有甚者，科室領(lǐng)導(dǎo)甚至不知道某些員工的工作狀態(tài)以及科室內(nèi)部人員經(jīng)常各自為政，這對最大程度發(fā)揮部門績效有著很大的阻礙作用。如果嘗試在人力資源管理過程中適當(dāng)使用甘特圖進(jìn)行管理，可以幫助管理人員更好地進(jìn)行人力資源的調(diào)用及開發(fā)。

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