淺談檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

謝莉

關(guān)鍵詞：檔案管理;管理任務(wù);解決方式

中圖分類(lèi)號(hào)：S130 ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-2177（2019）17-0064-02

由于檔案管理工作涉及內(nèi)容較多、政策性強(qiáng)以及對(duì)保密性的要求較高的原因，該工作一直受到國(guó)家相關(guān)部門(mén)的高度重視。就目前來(lái)說(shuō)，我國(guó)檔案事業(yè)已經(jīng)初步形成了綜合性的管理方式流程，但當(dāng)前管理模式上還存在著許多不足之處需要我們及時(shí)完善，最終形成較為完善的的工作模式流程。對(duì)此，我們必須從企業(yè)單位實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r出發(fā)，努力提高管理人員承擔(dān)責(zé)任的意識(shí)，通過(guò)不斷健全和完善檔案管理的相關(guān)制度來(lái)使從業(yè)人員的行為受到約束，促進(jìn)資料的開(kāi)發(fā)與利用。

1 檔案管理的簡(jiǎn)要概述

檔案作為企業(yè)工作發(fā)展的關(guān)鍵，其管理效率將對(duì)企業(yè)運(yùn)行與發(fā)展產(chǎn)生重要的影響。檔案管理主要是把檔案作為企業(yè)終點(diǎn)管理對(duì)象所展開(kāi)的多種活動(dòng)，涵蓋了單位對(duì)于檔案各種信息的收集、整理、鑒別和使用等多個(gè)環(huán)節(jié)。隨著信息科技的高速發(fā)展，檔案管理工作也初步建立起一套較為系統(tǒng)、全面和專(zhuān)業(yè)化的管理模式與流程，這讓我國(guó)檔案管理工作的展開(kāi)更加順利，同時(shí)也為企業(yè)事業(yè)的可持續(xù)性推進(jìn)奠定了基礎(chǔ)。目前，檔案作為社會(huì)多重信息資源的重要載體，能有效地為企業(yè)日常工作做出有效總結(jié)。所以，實(shí)現(xiàn)檔案工作的高效管理就顯得至關(guān)重要。

2 檔案管理工作中所存在的重要問(wèn)題

2.1 沒(méi)有形成足夠的重視

長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)，許多從事與檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)者都對(duì)該工作存在有較大的誤解。他們認(rèn)為檔案工作的主要內(nèi)容是對(duì)某些重要信息進(jìn)行抄寫(xiě)，屬于保管類(lèi)的事務(wù)性工作而并非企業(yè)健康發(fā)展中的重要工作，也無(wú)法為企業(yè)增加經(jīng)濟(jì)收益。以上這些對(duì)于檔案管理工作的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)都體現(xiàn)了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員以及工作人員對(duì)檔案工作的不夠重視，同時(shí)也對(duì)其工作的內(nèi)容缺乏了解，這也正是當(dāng)前檔案工作無(wú)法適應(yīng)社會(huì)需求的重要原因所在。

2.2 管理不當(dāng)

多數(shù)從業(yè)于檔案知識(shí)管理的人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，這也就意味著這些人員對(duì)于檔案存在的重要性及工作要求不了解，從而無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效率收集與整理。除此之外，多數(shù)檔案人員在從事檔案工作的過(guò)程中還身兼數(shù)職，沒(méi)有將檔案工作作為自身精力投入的重點(diǎn)對(duì)象，對(duì)待工作不夠認(rèn)真主要表現(xiàn)在工作人員的不負(fù)責(zé)任以及收集資料都不夠準(zhǔn)確上。在日常工作過(guò)程中，檔案人員將材料放入檔案盒中并未及時(shí)的整理歸檔，這也正是當(dāng)前檔案管理水平難以提高的關(guān)鍵原因。

2.3 硬件環(huán)境設(shè)施不夠齊全

個(gè)別單位對(duì)檔案管理必備的設(shè)施設(shè)置不夠齊全。某些單位沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案室，或者檔案室在設(shè)計(jì)的過(guò)程中沒(méi)有充分結(jié)合企業(yè)所有檔案數(shù)量狀況，造成個(gè)別單位因?yàn)闄n案數(shù)量較多而無(wú)法放置的現(xiàn)象，當(dāng)然是內(nèi)部環(huán)境的狹窄與潮濕等因素都會(huì)導(dǎo)致檔案材料出現(xiàn)變質(zhì)、蟲(chóng)蛀等現(xiàn)象影響檔案資料所收集信息的完整性。此外，某些管理檔案的單位必備的切刀、檔案夾等沒(méi)有購(gòu)置齊備，最后影響到檔案歸檔的時(shí)間。

2.4 資金投放不到位

由于檔案信息在后期的保存過(guò)程中需要較高的外界環(huán)境條件，所以企業(yè)需要花費(fèi)大量資金來(lái)保證檔案存放的不會(huì)丟失、不會(huì)出現(xiàn)質(zhì)量上的問(wèn)題。在實(shí)際調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，除了某些單位沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案室以外，還存在有造成檔案材料無(wú)法保存的惡劣條件。在信息化高速發(fā)展的今天，通過(guò)運(yùn)用科技手段來(lái)維護(hù)信息檔案已經(jīng)成為當(dāng)今管理檔案的新興模式。如此，這就需要企業(yè)投放大量資金。

2.5 檔案管理作用得不到充分發(fā)揮

現(xiàn)階段，我國(guó)多數(shù)企業(yè)的檔案管理工作都存在有混亂的現(xiàn)象，在加上當(dāng)管理資料信息的收集不夠齊全、信息的整理與歸檔不夠科學(xué)和規(guī)范，這都造成許多企業(yè)檔案管理工作與服務(wù)發(fā)展背道而馳，其功能與作用也得不到充分的發(fā)揮，最終影響到企業(yè)資料信息歸檔整理的持續(xù)性發(fā)展。眾所周知，如果企業(yè)不能充分發(fā)揮檔案管理工作應(yīng)有的作用與功能，就會(huì)讓工作人員所辛苦收集的資料變成一堆無(wú)人問(wèn)津的廢紙，根本無(wú)人查閱。所以，這將更加不利于我們對(duì)單位的背景與情況進(jìn)行了解。另外，在充分發(fā)揮檔案資料作用的同時(shí)，單位也應(yīng)該將精力投放于學(xué)習(xí)其他先進(jìn)單位對(duì)資料管理的經(jīng)驗(yàn)，從而全面推進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)步。

3 有效落實(shí)檔案管理工作的相關(guān)措施

3.1 提升檔案管理人員素質(zhì)

企業(yè)應(yīng)該重視干部檔案工作的隊(duì)伍建設(shè)，任用責(zé)任心強(qiáng)以及作風(fēng)正派的黨員從事檔案工作的管理，并同時(shí)加強(qiáng)他們的素質(zhì)教育培養(yǎng)，充分發(fā)揮黨員的先鋒模范作用。檔案工作人員素質(zhì)相對(duì)檔案管理效果有著直接影響。身為從事于檔案的工作人員，要充分重視自身專(zhuān)業(yè)水平的提升，可以參加企業(yè)組織的定期培訓(xùn)或者自學(xué)課程來(lái)對(duì)檔案工作所涉及到的各項(xiàng)環(huán)節(jié)和內(nèi)容有充分了解，并按照其規(guī)定的基本要求來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理，提升檔案質(zhì)量。通過(guò)對(duì)新型管理模式的積極探索，有利于檔案工作越來(lái)越走向科學(xué)化和規(guī)范化，進(jìn)而為社會(huì)進(jìn)步與發(fā)展提供高質(zhì)量信息。

3.2 完善檔案管理制度體系

健全檔案管理制度是保證高質(zhì)量管理的重要措施，對(duì)其工作制度的建立主要按照以下幾個(gè)方面的要求。首先，規(guī)章制度的建立應(yīng)該體現(xiàn)科學(xué)化和規(guī)范化，同時(shí)必須結(jié)合企業(yè)發(fā)展的實(shí)際狀況與檔案管理的實(shí)際要求，保障所建立起來(lái)的規(guī)章制度能夠滿(mǎn)足單位管理需要。其次，制度的建立應(yīng)該滿(mǎn)足可操作性，通過(guò)建立方便實(shí)用的規(guī)章制度將有利于發(fā)揮制度對(duì)檔案管理過(guò)程的指導(dǎo)作用。另外，企業(yè)還要堅(jiān)持制度約束的雙向性和執(zhí)行的嚴(yán)肅性。其主要目的為對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和職工的言行進(jìn)行約束，同時(shí)以嚴(yán)肅的態(tài)度貫徹落實(shí)部門(mén)對(duì)各項(xiàng)規(guī)定的執(zhí)行力，做到獎(jiǎng)罰分明，充分體現(xiàn)出其制度建立的權(quán)威特點(diǎn)。

3.3 不斷改進(jìn)檔案功能

通過(guò)結(jié)合企業(yè)自身發(fā)展特征，企業(yè)應(yīng)該對(duì)檔案的功能不斷重新定位，使其檔案所記錄的各種信息趨于客觀性和全面性。第一，工作人員應(yīng)該對(duì)過(guò)去所收集的檔案信息進(jìn)行綜合整理，發(fā)現(xiàn)并保留信息當(dāng)中所包含的重要部分。第二，豐富和擴(kuò)充檔案的具體內(nèi)涵，從而使檔案所具備的各項(xiàng)功能能夠更加符合企業(yè)對(duì)信息的個(gè)性化需求，最終用最好的信息來(lái)服務(wù)單位。除此之外，在信息化加速發(fā)展的現(xiàn)階段，這一背景對(duì)我國(guó)檔案工作的各項(xiàng)要求也逐漸提高，需要盡最大努力利用當(dāng)代科技新技術(shù)和新手段實(shí)現(xiàn)高效率的信息化管理。目前階段，無(wú)論是國(guó)內(nèi)還是國(guó)外檔案管理都在利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行工作。從這一趨勢(shì)上來(lái)看，用計(jì)算機(jī)輔助人事檔案管理將成為發(fā)展的一大趨勢(shì)。

3.4 努力提升服務(wù)化水平

增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)是檔案管理人員做好檔案管理工作的重要出發(fā)點(diǎn)與落腳點(diǎn)。工作人員應(yīng)該對(duì)服務(wù)的方向、態(tài)度充分明確，在思想上形成創(chuàng)新意識(shí)、使服務(wù)質(zhì)量得到提升。服務(wù)質(zhì)量在很大程度上將成為衡量檔案工作人員職業(yè)道德素質(zhì)的重要標(biāo)準(zhǔn)。充分發(fā)揮檔案所收集信息資源的重要作用將成為推動(dòng)社會(huì)現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，同時(shí)也是從事管理工作所必須完成的任務(wù)。在新的歷史條件趨勢(shì)下，檔案工作必須充分結(jié)合時(shí)代發(fā)展的要求，從改變?nèi)藛T思想上出發(fā)，樹(shù)立人員創(chuàng)新與服務(wù)意識(shí)。

3.5 加大對(duì)檔案工作的資金投入力度

為了更好的保證檔案資料的完整保存，企業(yè)每年都需要拿出一定預(yù)算來(lái)完成檔案室內(nèi)部硬件設(shè)備的修葺，對(duì)于已經(jīng)被蟲(chóng)蛀了的檔案柜要進(jìn)行更換。同時(shí)，為了充分順應(yīng)社會(huì)信息發(fā)展的趨勢(shì)，檔案室內(nèi)部還應(yīng)該配備相關(guān)的計(jì)算機(jī)的現(xiàn)代化設(shè)備來(lái)輔助辦公，同時(shí)利用計(jì)算機(jī)等多媒體手段來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化也是一種很好的選擇。這不僅為檔案資料的保存提供了良好的外界環(huán)境條件，還使管理檔案的模式得到了明顯的創(chuàng)新，利用信息化手段為檔案在后期歸檔、保存提供了重要的作用。

3.6 促進(jìn)檔案資料的開(kāi)發(fā)與利用

檔案資料的科學(xué)與合理利用是檔案管理工作的最終目標(biāo)。在新的形勢(shì)發(fā)展下，企業(yè)必須加強(qiáng)對(duì)于檔案管理資料最大限度的開(kāi)發(fā)和利用，從而充分發(fā)揮檔案管理的效益。企業(yè)需要積極開(kāi)展形式多種多樣、內(nèi)容內(nèi)涵豐富的有關(guān)檔案管理的咨詢(xún)服務(wù)、走訪宣傳等活動(dòng)，認(rèn)真搞好單資料的開(kāi)發(fā)與利用。除此之外，工作人員也應(yīng)該按照相關(guān)制度與規(guī)定做好檔案的登記工作，學(xué)會(huì)利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)等科技手段輔助辦公，做好對(duì)檔案管理資料的高效率調(diào)閱和整理，真正達(dá)到讓檔案管理為社會(huì)發(fā)展所服務(wù)的目標(biāo)。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理作為企業(yè)平時(shí)管理工作的組成部分，對(duì)于促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展有著重要的影響意義。針對(duì)現(xiàn)階段檔案管理當(dāng)中管理方式以及步驟所存在的問(wèn)題，企業(yè)必須采取具有針對(duì)性的措施來(lái)增強(qiáng)其管理的效率。管理人員在做好對(duì)于資料進(jìn)行收集與整理工作的同時(shí)，還要樹(shù)立創(chuàng)新思維，努力提供較為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，從而使檔案管理的價(jià)值與功能得到充分發(fā)揮。對(duì)于不熟悉檔案管理業(yè)務(wù)的工作人員來(lái)說(shuō)，更需要對(duì)所收集的資料進(jìn)行及時(shí)查閱，從中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題解決問(wèn)題，以客觀和公正的態(tài)度投身于檔案管理工作當(dāng)中，讓這一工作發(fā)揮出更大的成效與作用。

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（編輯：周安琪）