高校網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源歸檔研究

摘 要：檔案是最真實最客觀的對高校發(fā)展進行記錄的文檔，不論發(fā)展到哪個年代，高校文檔的管理對高校來說都是非常重要的。互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展，帶來了新的檔案管理技術(shù)—網(wǎng)絡(luò)檔案管理。本文將對網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源歸檔進行分析和探討。

關(guān)鍵詞：高校網(wǎng)絡(luò)檔案管理;信息資源歸檔;意義;問題與策略

隨著科技的快速發(fā)展，各行各業(yè)均搭乘科技發(fā)展的浪潮對相關(guān)的技術(shù)進行改進和更新，以求更好更快的實現(xiàn)企業(yè)的高速發(fā)展。檔案對于高校其重要性不言而喻。因此檔案管理技術(shù)及時更新，使用高科技手段對檔案信息資源進行有效的歸檔，對于各個高校來說都是明智之舉。

一、檔案信息資源歸檔管理的意義

1.承載歷史

檔案的存在是為了記錄各個高校一直以來發(fā)展的軌跡，包含學校的優(yōu)秀歷史、文化傳統(tǒng)，使學校在不忘來時之路的前提下，更好更快的發(fā)展。通過調(diào)查全國各地的高校，可以清晰的發(fā)現(xiàn)大多數(shù)高校都配備有獨立的校史館，記錄著對學校有重大影響的人物傳記和學校的發(fā)展史，可見各高校對于檔案信息的管理都是很重視的。由于高校檔案系統(tǒng)龐大，包含了眾多檔案信息，根據(jù)學校的發(fā)展對學校的檔案信息庫還要進行及時更新，因此對檔案信息進行歸納整理就顯得尤為重要。對各高校來說，運用網(wǎng)絡(luò)化的技術(shù)手段進行信息歸納，不僅大大提高了工作人員的工作效率，也避免了信息的遺漏。

2.促進高校文化傳播

網(wǎng)絡(luò)檔案不僅記錄高校辦學和發(fā)展過程中的每一個腳印，而且與傳統(tǒng)的檔案信息管理方式相比，具有更多的靈活性，可以促進高校的文化廣泛的傳播。運用網(wǎng)絡(luò)化的手段對檔案進行保存，學校的優(yōu)秀歷史文化不僅僅是一段寫在紙上和留在校史館的固定歷史，還要利用高科技的手段使學校的發(fā)展史“活”起來。網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理可以通過校史宣傳片、紀錄片的方式，將學校的優(yōu)秀科研成果進行展示，使全校的師生，甚至是外界的學者了解學校的優(yōu)秀文化，促進學校的優(yōu)良文化廣泛傳播。對于一所高校來說，渾厚的學校歷史文化和及時、優(yōu)秀的科研成果展示，不僅增加了學校的文化底蘊，擴展了學校文化宣傳的廣度，也增加了學校的知名度，提升在校師生的歸屬感與榮譽感。

3.有效提高決策的科學性

由于高校在發(fā)展的過程中會經(jīng)歷許多的變革，高校只有在一次又一次的變革過程中，才能緊跟時代發(fā)展的步伐，實現(xiàn)科學高效的辦校宗旨，為學生提供安全舒適的學習環(huán)境，提高學校的辦學資質(zhì)。隨著我國對素質(zhì)教育的重視，家長對于學校資質(zhì)的篩選查看也更加嚴謹，因此止步不前不進行變革的學校一定會被淘汰。而網(wǎng)絡(luò)檔案具備了承載歷史數(shù)據(jù)、現(xiàn)實信息的功能，在這些信息中隱藏著許多寶貴并且有價值的信息，在高層領(lǐng)導面臨學校變革的重要時期，給領(lǐng)導及時提提供詳細并且系統(tǒng)化的依據(jù)信息，幫助領(lǐng)導階層站在對歷史的理解和對現(xiàn)實的把握上，做出科學合理的決策，促進學校更好的發(fā)展。

二、目前網(wǎng)絡(luò)高校檔案存在的問題

雖然網(wǎng)絡(luò)化的檔案資源分類管理具有眾多的優(yōu)勢，但是在我國眾多高校依舊選擇傳統(tǒng)的高校檔案管理的方法，對于網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源管理的推進并沒有引起足夠的重視?？梢苑浅Ｇ宄挠^察到，各個高校在信息化的使用上還是比較落后的，通常在高校涉及到信息化的地方大多是圖書館。圖書館對于信息化技術(shù)的使用是比較多、比較普遍的，幾乎每個學校都建有專業(yè)的信息化管理平臺，但是圖書館與校史館是兩個獨立的個體，幾乎很少有學校將學校的檔案放在圖書館，圖書館與校史館是兩個獨立的系統(tǒng)，這對于學校管理上來說無疑增加了一筆多余的管理開銷，并且使得校史淹沒在校史館，鮮少有人翻閱。

其次，我國的科技雖然迅猛發(fā)展，信息化技術(shù)近幾年也越來越受到人們的重視，發(fā)展速度不斷加快，但是對于檔案管理來說，信息化的程度還是有待提升的。由于檔案管理需存儲大量的綜合檔案信息，學校的檔案史還會包含大量的聲、像信息，并且還要根據(jù)學校的發(fā)展及時更新增加存儲量，由于網(wǎng)絡(luò)檔案具有動態(tài)性和局限性的特點，因此對于設(shè)備的要求較高，對于存儲設(shè)備的使用壽命要求也比較高，而我國目前在這部分的發(fā)展還不到位。最后，由于網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理，需要綜合性的人才，而目前高校檔案管理的人員，很少具有專業(yè)的信息化知識，網(wǎng)絡(luò)化的管理對于檔案管理人員是一個新鮮的事物，多年來使用傳統(tǒng)的檔案管理方式對于工作人員來說已經(jīng)成為習慣，高校要更換成網(wǎng)絡(luò)形式的檔案管理就要對相關(guān)人員進行及時的培訓。

三、解決措施

1.完善信息化平臺的搭建

網(wǎng)絡(luò)檔案管理的目的是為了更加合理地將學校的信息進行管理、存儲，以便更好的利用，實現(xiàn)統(tǒng)一化的管理。因此對于檔案信息化平臺的搭建，應當涵蓋對檔案的收集、整理、統(tǒng)計、利用等功能，此外在使用的過程應當增加關(guān)鍵詞檢索的功能。在檔案的存儲方面，應根據(jù)檔案不同的形式對相關(guān)信息進行分類，學校歷史、與學生相關(guān)的、學校歷史上優(yōu)秀人物傳記包括學校的專業(yè)科研成果等都應該分門別類的存儲好。

2.提升軟硬件設(shè)施

對于各高校來說，要實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化信息平臺的成功搭建，必須要有配套的設(shè)施，好的設(shè)施是建立信息化平臺的基礎(chǔ)，只有設(shè)施齊全才能更好的建立完整且穩(wěn)定的信息化平臺。比如要建立一個信息化的平臺，首先，需要一個使用年限較長且穩(wěn)定性高的服務器，由于檔案信息存儲量越來越多，并且需要不斷的進行更新，所以有一個穩(wěn)定性好的服務器對于以后的運行維護是非常有利的。其次，由于檔案信息的重要性，要求檔案的存儲要有較高的安全性，并且要盡量保證信息的完整性，確保信息不會丟失，所以對于軟件數(shù)據(jù)庫的要求就比較高，有些數(shù)據(jù)庫不能定期進行備份，一旦信息發(fā)生丟失難以找回，那對學校來說將造成極大的損失。最后，由于檔案信息量巨大，查詢起來較為麻煩，因此對于相應的檢索系統(tǒng)要求也較高，學校應該建立完備的檢索系統(tǒng)，方便師生對檔案的利用，要保證在多人同時利用時不會發(fā)生服務器癱瘓的情況。

3.智能化信息采集

互聯(lián)網(wǎng)充斥著各樣的信息，與各個高校相關(guān)的重點信息也很多，如果讓工作人員每天進行篩選補充，那是一項非常龐大的工作量，對于工作人員來說，無疑是降低了工作效率，增加了工作的強度和難度，這對于各個高校來說是得不償失的。因此，對于學校來說應該配備相關(guān)篩查的搜索引擎，通過在互聯(lián)網(wǎng)中自動定位關(guān)鍵詞和時間，將與學校相關(guān)的信息進行篩選判定整合之后呈現(xiàn)在檔案管理人員的面前，檔案管理人員只需對于篩選出的關(guān)鍵信息進行查看，然后判定其是否具有價值，再決定是否加入學校的網(wǎng)絡(luò)檔案信息系統(tǒng)。

4.培養(yǎng)綜合性人才

對于高校的檔案管理平臺來說，具有綜合素養(yǎng)的管理型人才相當于如虎添翼。高校各個部門應當重視信息化的建設(shè)，建立相關(guān)的檔案管理工作機制，并且由專人負責，做到責任落實到人，應當對檔案管理部門進行有效的管理。一方面，對于學校高層領(lǐng)導來說，應當重視網(wǎng)絡(luò)檔案平臺的建立，將網(wǎng)絡(luò)信息化平臺的建立與學校的其他工作放在同等的地位，而不是看作可有可無的一項工程。學校領(lǐng)導應當起帶頭作用，積極開展相關(guān)的培訓，組織協(xié)調(diào)學校各方加強對于檔案機制的管理，給予檔案管理建設(shè)足夠的經(jīng)費，大力支持檔案管理的建設(shè)。展開多方的合作，可以向網(wǎng)絡(luò)化檔案平臺建立比較完善的學校進行學習，借鑒外校的成功經(jīng)驗，促進本校網(wǎng)絡(luò)信息平臺更好建設(shè)。另一方面，學校應當對于現(xiàn)有的檔案管理人員進行相關(guān)的培訓，聘請信息技術(shù)的專業(yè)人員來本校，對檔案管理人員進行信息化相關(guān)知識的培訓，學習先進的知識。除了進行培訓外，還可以聘請優(yōu)秀專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)檔案管理人員，對本校的工作人員進行檔案信息資源采集和歸納整理的培訓。對于檔案管理的工作人員來說，應當及時學習先進的知識，認真參加學校舉辦的培訓和宣傳演講，及時更新自己的知識系統(tǒng)，跟上時代發(fā)展的步伐，將自己變成具有綜合技能的人才，才能更好的勝任這一職位，為學校網(wǎng)絡(luò)平臺的搭建貢獻自己的一份力量。除了有完備的知識體系外，由于檔案管理的特殊性，對于人員責任心的要求也是極高的，相關(guān)的工作人員應當強化自己工作的責任意識，共同維護網(wǎng)絡(luò)檔案平臺的安全性。

四、結(jié)束語

網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的優(yōu)勢不言而喻，不僅減輕了工作人員的工作量對于學校來說，還促進了學校文化的交流，減輕了學校管理的難度，對學校來說是百利而無一害的。因此高校檔案管理人員應當及時學習網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的相關(guān)知識，及時進行相關(guān)培訓，盡早建立檔案信息資源平臺，提高學校檔案管理的效率。

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作者簡介：王玲（1969-），女，漢族，四川渠縣人，大連大學檔案館任職，本科學歷，研究方向：檔案管理。