淺析醫(yī)院紙質(zhì)檔案電子化的必要性與創(chuàng)新推廣

趙麗

摘 要：檔案電子化指的是使用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)，并有利于資料的管理，是檔案現(xiàn)代化發(fā)展的必然趨勢(shì)。而醫(yī)院檔案中，無(wú)論是醫(yī)護(hù)內(nèi)部人員檔案還是患者檔案，采用信息化的儲(chǔ)存方式具有更多的便利性，其優(yōu)勢(shì)是紙質(zhì)檔案所不具備的。隨著我國(guó)電子科技的發(fā)展，以及信息化水平的提升，在醫(yī)院檔案管理中運(yùn)用電子檔案已經(jīng)成為必然的發(fā)展趨勢(shì)，需要得到普及和推廣。在醫(yī)療機(jī)構(gòu)的日常工作中，常常會(huì)產(chǎn)生各種新的檔案，而電子檔案具有多備份、使用率高的優(yōu)勢(shì)，可以加強(qiáng)不同科室之間的資源共享，推動(dòng)了醫(yī)護(hù)人員工作的整體效率，故而其發(fā)展具有必要性。而結(jié)合醫(yī)院發(fā)展需要，加強(qiáng)檔案的創(chuàng)新管理也是本文所研究的重點(diǎn)內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;紙質(zhì)檔案;電子化;創(chuàng)新

隨著電子信息的進(jìn)步，人們的工作、生活已經(jīng)進(jìn)入到電子化時(shí)代。而傳統(tǒng)的檔案管理措施主要以紙質(zhì)文件進(jìn)行保存，這對(duì)于檔案室的管理、存儲(chǔ)以及信息資料的調(diào)取都造成了工作上的壓力，不利于后續(xù)工作的快速進(jìn)行，甚至有遺失的可能性。而電子檔案的實(shí)施可以解決好這些問(wèn)題，不僅在儲(chǔ)存上空間容量大，在調(diào)取信息、數(shù)據(jù)分析、共享資料等方面都具有無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)，有利于醫(yī)護(hù)人員工作的有效開(kāi)展。在現(xiàn)代醫(yī)院管理體系中，做好檔案管理十分重要，但是對(duì)于多數(shù)醫(yī)院，特別是中小型醫(yī)院在檔案管理上仍然存在很多問(wèn)題，他們?nèi)狈芾矸绞?、管理策略的革新，本文將針?duì)醫(yī)院紙質(zhì)檔案電子化的發(fā)展進(jìn)行討論，加強(qiáng)創(chuàng)新應(yīng)用。

一、檔案信息化管理的必要性

檔案信息化管理具有必要性，首先，在于可以滿(mǎn)足醫(yī)院現(xiàn)階段、持久性的發(fā)展目標(biāo)。其次，能夠更好地保存檔案，分享檔案，增強(qiáng)其使用的壽命，便于檔案管理人員的管理工作。此外，則是對(duì)“數(shù)字化”醫(yī)院建設(shè)提出的新要求，有利于提升醫(yī)院整體的管理成果。近年來(lái)，我國(guó)多個(gè)地區(qū)的醫(yī)院均開(kāi)展了檔案信息化管理的工作，這有助于加強(qiáng)與醫(yī)院本身工作的融合性發(fā)展，但是從整體情況上看，信息化質(zhì)量不高，這也導(dǎo)致管理出現(xiàn)漏洞。因此，筆者將結(jié)合醫(yī)院檔案電子信息化管理的現(xiàn)狀與發(fā)展進(jìn)行新模式的探究。

此外，在新時(shí)期，醫(yī)院檔案工作面臨著很多考驗(yàn)，在電子信息的發(fā)展過(guò)程中必然受到一定程度的沖擊，促使醫(yī)院必須進(jìn)行管理上的改革，無(wú)論是就診信息化，還是檔案管理電子化，這都是社會(huì)進(jìn)步發(fā)展的趨勢(shì)，需要與時(shí)俱進(jìn)。而醫(yī)院電子化檔案的管理不僅僅是臨床治療、護(hù)理過(guò)程中對(duì)患者病例檔案的管理，也包括研究成果、數(shù)據(jù)分析等，特別是在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，如果各大醫(yī)院能夠?qū)嵤┵Y源、數(shù)據(jù)共享，在某些醫(yī)學(xué)問(wèn)題的解決上可以通過(guò)臨床大數(shù)據(jù)進(jìn)行結(jié)果分析，這對(duì)于我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展也具有積極意義。

二、電子化檔案管理中存在的問(wèn)題

1.對(duì)電子化檔案的認(rèn)識(shí)不到位

有些人傳統(tǒng)觀(guān)念較為嚴(yán)重，認(rèn)為紙質(zhì)檔案的填寫(xiě)較為清晰明了，他們?nèi)狈?duì)電子檔案使用的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為電子檔案在錄入上具有復(fù)雜性，工作量巨大，不能及時(shí)進(jìn)行，這種錯(cuò)誤的思想對(duì)于電子檔案的整理、錄入以及保密性工作均會(huì)造成影響。特別是對(duì)于年齡大的醫(yī)生和管理人員，對(duì)電子化的管理模式存在質(zhì)疑，也缺乏熟悉性和操作性的掌握，在新知識(shí)的學(xué)習(xí)上缺乏主動(dòng)性。在使用過(guò)程中也會(huì)存在數(shù)據(jù)上的錯(cuò)誤，在設(shè)置上缺乏整體的規(guī)劃性，這也會(huì)導(dǎo)致電子檔案錄入之后的存放位置錯(cuò)誤，在調(diào)取的時(shí)候存在遺失問(wèn)題，導(dǎo)致檔案使用存在障礙。除此之外，檔案管理本身作為小眾專(zhuān)業(yè)，具有一定專(zhuān)業(yè)能力的人才數(shù)量少，因此，如何選擇符合醫(yī)院需求，適應(yīng)電子檔案管理的專(zhuān)業(yè)人才也十分重要。人才培訓(xùn)周期長(zhǎng)，雖然在難度上相對(duì)容易學(xué)習(xí)和掌握，但是要對(duì)醫(yī)院發(fā)展提供信息化的支持，其依然有待商榷。最后，則是醫(yī)院本身對(duì)檔案管理的認(rèn)知度低，故而缺乏資金、人力的支持，醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中的高層領(lǐng)導(dǎo)更多的是專(zhuān)家、學(xué)者，是臨床學(xué)術(shù)方面的精英，因此，在醫(yī)院職能部門(mén)的發(fā)展過(guò)程中也少了很多體驗(yàn)。

2.電子化檔案的應(yīng)用缺乏合理的共享機(jī)制

醫(yī)院內(nèi)的各項(xiàng)工作是具有聯(lián)系的，通常來(lái)說(shuō)，從患者入院治療開(kāi)始，其病歷檔案、治療數(shù)據(jù)需要經(jīng)過(guò)多個(gè)人員的手里，在醫(yī)院檔案的共享性上有較高的要求。如果檔案管理出現(xiàn)紕漏，存在數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，在調(diào)取和核對(duì)上則會(huì)發(fā)生較大的困難，并且會(huì)造成治療推遲，嚴(yán)重情況下則會(huì)導(dǎo)致患者治療出現(xiàn)事故。與此同時(shí)，醫(yī)院病歷已經(jīng)實(shí)行CN電子簽名認(rèn)證，掃描儲(chǔ)存電子檔案是為了原始的東西不變質(zhì)，調(diào)閱使用方便，異地備份，醫(yī)生不能修改。在醫(yī)院的工作中，加強(qiáng)電子化管理，提升工作的全面性。但是管理人員如果缺乏資源共享意識(shí)，只保留一份電子檔案，這也會(huì)導(dǎo)致其他人員在調(diào)取的時(shí)候存在權(quán)限問(wèn)題，并影響醫(yī)院工作的順利開(kāi)展。

3.電子化檔案保密性和安全性還存在著隱患

電子檔案管理因其自身特殊原因，需要儲(chǔ)存在互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)中，因此，會(huì)存在保密性安全性問(wèn)題。一些不法分子則會(huì)利用自身的技術(shù)優(yōu)勢(shì)來(lái)跨越法律的“圍墻”，獲取醫(yī)院的信息資料。因此，在實(shí)施電子化信息檔案管理的時(shí)候必須做好安全性和保密性工作，這也是對(duì)患者負(fù)責(zé)。與此同時(shí)，在日常工作中，院內(nèi)各個(gè)科室的醫(yī)護(hù)人員通常具備常規(guī)的計(jì)算機(jī)操作能力，但是也會(huì)出現(xiàn)硬件故障、電腦病毒的問(wèn)題，從而導(dǎo)致儲(chǔ)存遺失，因此，加強(qiáng)對(duì)工作人員的計(jì)算機(jī)技能培訓(xùn)，做好常規(guī)存儲(chǔ)管理，加強(qiáng)關(guān)鍵性數(shù)據(jù)的備份工作，能夠?qū)?shù)據(jù)及時(shí)的進(jìn)行恢復(fù)，這對(duì)于彌補(bǔ)特殊情況下產(chǎn)生的損失具有現(xiàn)實(shí)意義。

三、加強(qiáng)電子化檔案管理的對(duì)策

1.進(jìn)一步提高對(duì)電子化檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)

二十一世紀(jì)已經(jīng)進(jìn)入到信息化社會(huì)，醫(yī)院工作中也需要結(jié)合社會(huì)發(fā)展的主流趨勢(shì)進(jìn)行自我管理。在應(yīng)用電子信息技術(shù)的同時(shí)，要結(jié)合醫(yī)院發(fā)展需求，結(jié)合現(xiàn)代醫(yī)學(xué)管理措施進(jìn)行技術(shù)上的改進(jìn)。首先，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層需要認(rèn)識(shí)到實(shí)施電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)和必要性，并在院內(nèi)工作會(huì)議上提出電子化信息改革的發(fā)展方向，促使相關(guān)部門(mén)開(kāi)始進(jìn)行電子化管理工作的設(shè)定，提升電子檔案推進(jìn)的緊迫感。與此同時(shí)，對(duì)院內(nèi)硬件條件進(jìn)行改善也是一項(xiàng)繁重的任務(wù)，需要全體職員工正確對(duì)待。而檔案管理工作人員也在初始時(shí)期較為忙碌，需要對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理，以及資料的保存和錄入。值得一提是，作為檔案管理人員在改建電子檔案的過(guò)程中可以提出個(gè)人的建議，這對(duì)于落實(shí)檔案管理，提升工作的便利性具有現(xiàn)實(shí)意義。最后，我們要注重對(duì)醫(yī)院檔案事業(yè)的支持，招募具有責(zé)任心和一定專(zhuān)業(yè)能力的檔案管理人才，促使醫(yī)院管理更加優(yōu)質(zhì)。

2.加強(qiáng)培訓(xùn)，建立共享平臺(tái)

因醫(yī)院部分工作人員通常對(duì)醫(yī)學(xué)知識(shí)和技術(shù)有著明確的認(rèn)識(shí)，在計(jì)算機(jī)的使用上只具備基礎(chǔ)技能，在電腦操作能力上有著明顯的不足。這就需要醫(yī)院引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)管理人才，一方面對(duì)各個(gè)科室人員進(jìn)行集中培訓(xùn)，另一方面對(duì)醫(yī)院的電子信息系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)。同時(shí)，他們也需要對(duì)醫(yī)院情況有所了解，對(duì)醫(yī)生工作、資料調(diào)取、日常管理進(jìn)行常規(guī)知識(shí)的學(xué)習(xí)，從而更好地設(shè)計(jì)電子檔案的分類(lèi)、流程等。除此之外，他們需要與檔案管理人員加強(qiáng)密切配合，共同建立資源共享平臺(tái)。而檔案資料的查閱、調(diào)取和下載權(quán)限也需要根據(jù)醫(yī)院的制度等進(jìn)行設(shè)定，盡最大可能的消除檔案的不安全和泄露問(wèn)題，提升電子檔案使用的有效性。

3.正確處理電子化檔案管理與利用的關(guān)系

在醫(yī)院醫(yī)療工作開(kāi)展過(guò)程中，病患資料多，重點(diǎn)科研項(xiàng)目也會(huì)進(jìn)行電子檔案的保存。一旦遺失，對(duì)于后續(xù)醫(yī)院的科研工作，大量的臨床數(shù)據(jù)的應(yīng)用產(chǎn)生嚴(yán)重影響。因此，在進(jìn)行電子信息檔案管理的過(guò)程中必須做好備份工作，并且能存儲(chǔ)在脫機(jī)保存的載體之上。而很多文件需要進(jìn)行永久性保存，因此，制作紙質(zhì)檔案，加強(qiáng)電子檔案和紙質(zhì)檔案的雙重運(yùn)用能夠起到雙保障的作用。在電子信息檔案上也可以通過(guò)加密傳輸?shù)姆绞酱_保數(shù)據(jù)的安全性，防止資料的外泄。與此同時(shí)，醫(yī)院電子化系統(tǒng)的建立應(yīng)該加強(qiáng)文書(shū)檔案掃描、會(huì)計(jì)檔案掃描、人事檔案掃描，這些工作的最后都是為了快捷使用、調(diào)閱、備份，實(shí)現(xiàn)文檔共享。

結(jié)束語(yǔ)

對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)，檔案管理工作十分重要，無(wú)論是成功的醫(yī)學(xué)研究患者病例，還是存在失誤的病情分析，都會(huì)對(duì)研究進(jìn)展提供臨床數(shù)據(jù)支持。除此之外，還包括很多科研性數(shù)據(jù)，會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、人事變更數(shù)據(jù)等，這些醫(yī)院數(shù)據(jù)在發(fā)展過(guò)程中儲(chǔ)存了很多重要資料。在傳統(tǒng)的檔案管理中，紙質(zhì)檔案的損毀更高，保持程度不好，并且需要占用更多的空間。而有效性進(jìn)行檔案管理改革，加強(qiáng)電子信息檔案的使用，一方面可以增加資料查詢(xún)和使用的速度，提升日常管理需求。另一方面對(duì)于數(shù)據(jù)可以直接進(jìn)行專(zhuān)業(yè)分析，在大數(shù)據(jù)系統(tǒng)下完成多項(xiàng)治療措施、方案的分析，有利于解決醫(yī)學(xué)上的難題。因此，將檔案進(jìn)行信息化管理，能夠以患者為中心，以醫(yī)務(wù)人員工作為前提，并貫穿于醫(yī)療服務(wù)體系中，有利于醫(yī)院檔案管理工作的優(yōu)化，加強(qiáng)信息的使用價(jià)值。

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