企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用探究

楊慧

摘 要：企業(yè)檔案信息資源對于現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展來說是一項十分重要的工作內(nèi)容，只有做到信息資源的整齊與完備才能進一步實現(xiàn)信息資源的開發(fā)與利用。中信大錳礦業(yè)有限責任公司作為一家集采、選、冶于一體的錳系產(chǎn)品生產(chǎn)與研發(fā)的大型跨國企業(yè)集團，對國內(nèi)以及國際錳行業(yè)的發(fā)展有著巨大的影響力，而檔案信息資源的開發(fā)與利用在企業(yè)集團的資源開發(fā)、人才引進以及技術(shù)創(chuàng)新等方面發(fā)揮了至關(guān)重要的作用。文章在此基礎(chǔ)上對中信大錳礦業(yè)開發(fā)利用信息資源的必要性進行了分析，同時針對現(xiàn)階段檔案信息資源管理問題提出了幾點建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案;信息資源;開發(fā);利用

1、引言

中信大錳礦業(yè)有限責任公司是全國首家在境外上市的錳業(yè)企業(yè)，歷史悠久，產(chǎn)業(yè)布局輻射廣泛。隨著集團規(guī)模的不斷擴大，記錄了企業(yè)市場開發(fā)以及經(jīng)營過程的檔案信息資源逐漸引起了集團的重視。在當前科技信息不斷進步的時代，檔案信息資源為各大企業(yè)的發(fā)展提供了越來越多的商機，在此背景下，只有將企業(yè)檔案的開發(fā)利用提上日程才能實現(xiàn)信息資源的效益最大化，才能有效的推進企業(yè)集團在未來新形勢下的全面可持續(xù)發(fā)展。

2、企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的必要性

首先，從企業(yè)管理層的決策來進行分析，充分對企業(yè)檔案信息資源進行開發(fā)與利用能夠準確的提升企業(yè)的管理質(zhì)量。企業(yè)面臨廣大的市場開展經(jīng)營活動的過程中，管理者需要大量的信息資源來分析市場形勢以及企業(yè)自身的實際發(fā)展狀況，而企業(yè)檔案則在其中扮演了十分重要的角色。對于一些新進管理者來說，檔案信息資源可以讓他們對企業(yè)的傳統(tǒng)以及未來的發(fā)展動向有所了解，同時也可以通過對過去管理層工作計劃的回溯來對未來的經(jīng)營目標進行規(guī)劃。其次，檔案信息資源為企業(yè)文化的建設(shè)提供了保障。企業(yè)在長期的經(jīng)營過程中經(jīng)歷了市場經(jīng)濟的變革與生產(chǎn)活動的變遷，這些都被詳細的記錄在了檔案中構(gòu)成了十分珍貴的具體企業(yè)自身特色的文化體系。在企業(yè)文化的推廣過程當中，結(jié)合檔案信息資源能夠促使企業(yè)打造出屬于自己的獨特的形象與品牌，為提升核心競爭力做好堅實的基礎(chǔ)。最后，企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)與利用保障了經(jīng)濟效益的發(fā)展，在對檔案信息資源進行開發(fā)與利用之后，企業(yè)的投標以及相關(guān)的科研投入、硬件改造工作等等都能夠迎刃而解，由此可見，檔案信息資源的開發(fā)與利用對于企業(yè)的經(jīng)營來說是大有裨益的。

3、企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用中存在的主要問題

3.1信息資源的開發(fā)力度不夠

目前，很多企業(yè)受自身經(jīng)營方式的限制，對于檔案信息資源的重要性還沒有重視起來，檔案管理部門缺乏開發(fā)信息資源的意識也就難以轉(zhuǎn)變企業(yè)的管理方式。有些企業(yè)的檔案管理工作者依舊秉承著只對數(shù)據(jù)進行保存與記錄，無需拓展資源的想法，這種想法很難使檔案管理人員在信息資源的開發(fā)上做足功夫。

3.2檔案管理制度不夠規(guī)范

檔案信息資源的整理工作的細碎與繁雜決定了檔案管理制度以及條例需要進一步細化。管理者將關(guān)注的重點放在了企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營工作中沒有足夠的精力去審核每一次的工作記錄情況，這樣也在一定程度上導(dǎo)致檔案管理人員在調(diào)取與整理檔案的時候一拖再拖，在真正需要借取檔案時卻拿不出資料，面對這種現(xiàn)象，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營效率勢必會受到影響，因此制定完善的檔案管理制度科學(xué)對檔案進行監(jiān)督是企業(yè)目前的重點任務(wù)之一。

3.3檔案開發(fā)工作者專業(yè)性有待提升

目前，檔案管理人員與其他工作者相比工資相對較低，培訓(xùn)機會以及學(xué)習(xí)晉升的空間都比較少，外部沒有與其他企業(yè)聯(lián)合學(xué)習(xí)經(jīng)驗，因此導(dǎo)致了許多檔案工作者工作積極性下降。此外，企業(yè)在實際生產(chǎn)過程中僅僅對檔案利用人數(shù)以及次數(shù)進行統(tǒng)計，這些工作很難深層次的挖掘出信息資源的價值，不能揭示出企業(yè)真正訴求。

4、企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的有效措施

4.1從檔案管理入手，創(chuàng)建實用的檔案管理體系

企業(yè)檔案管理人員要想提升檔案信息資源開發(fā)利用水平首先要確保自己熱愛本職工作，通過一些信息資源的講座以及對檔案文化的追溯活動和競賽等等提升自身的專業(yè)技能水平，激發(fā)員工參與管理的興趣，從而為企業(yè)的經(jīng)營活動有效的打好基礎(chǔ)。其次，針對檔案管理工作需要創(chuàng)建實用的檔案管理體系，在管理檔案的過程中要著眼于檔案留存以及檔案深加工方面，借助數(shù)據(jù)庫來完善檔案管理體系。同時檔案管理工作需要面對全體員工建設(shè)內(nèi)部開放的平臺，確保員工能夠登陸內(nèi)部賬號借助便利的檔案查用系統(tǒng)來實現(xiàn)資源共享的自由。此外，實現(xiàn)檔案存取自由之后，還需要針對檔案管理的反饋問題來進行解決，線上結(jié)合線下問卷以及匿名投票等形式來提升企業(yè)經(jīng)營活動的效率。

4.2強化企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)意識

在新時代背景下，信息的公開性以及及時性要求工作人員對機密文件做到安全管理并且保密，不能存在僥幸心理。此外，信息資源的開發(fā)與利用需要開發(fā)人員了解市場最新發(fā)展形勢，敢于改革創(chuàng)新，緊隨市場發(fā)展的最新風向。對于開發(fā)人員需要結(jié)合其能力給予適當?shù)膱蟪?，只有這樣才能提升其工作積極性，確保企業(yè)信息資源能夠在專職開發(fā)人才的作用下提升效率。

4.3利用先進科技加速對檔案信息資源的開發(fā)利用

在信息技術(shù)時代，企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用將實現(xiàn)從過去檔案借閱向電子信息查詢技術(shù)的轉(zhuǎn)變，因此，應(yīng)當在企業(yè)內(nèi)部不斷普及信息平臺，確保內(nèi)部員工能夠借助自動化手段來查閱檔案。從檔案信息資源的傳遞與存儲方面來看，可以借助通訊技術(shù)以及光學(xué)技術(shù)來實現(xiàn)信息的快速傳遞以及高密度存儲。同時為了企業(yè)未來發(fā)展順暢，在開發(fā)檔案信息資源的過程中需要結(jié)合目錄來輸入相關(guān)的信息，并且對其進行分類錄入，使其能夠自動生成檔案管理系統(tǒng)，檢索信息更加方便快捷。在落實檔案信息資源的開發(fā)過程后，企業(yè)還需要建立信息資源數(shù)據(jù)庫，運用安全防火墻以及相關(guān)的安全軟件來實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的長久保存，真正提升檔案開發(fā)利用效率。

5、結(jié)語

總之，企業(yè)檔案信息資源對于內(nèi)部生產(chǎn)、文化建設(shè)以及效益都有著十分緊密的聯(lián)系，因此企業(yè)應(yīng)當采取多元化的手段來實現(xiàn)檔案信息資源的深度挖掘，為檔案價值的最大化開發(fā)提供保障，為公司未來的發(fā)展畫下美好藍圖。

參考文獻

[1] 趙九軒.論企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的問題與對策[J].學(xué)理論（31）：121-122.