高效做好文書檔案收集工作之我見

劉宇蕾

摘 要：文書檔案收集工作是企業(yè)檔案工作的重要內(nèi)容，隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展對企業(yè)規(guī)范化管理提出了更高要求，高效做好文書檔案收集工作越來越凸顯其重要性。本文結合實際分析了文書檔案收集工作中存在的問題，并試圖提出解決問題的建議，以供參考。

關鍵詞：文書檔案;收集;歸檔;高效

文書檔案是政府機關、團體、企業(yè)和事業(yè)單位在行政管理事務活動中產(chǎn)生的具有保存價值的資料總稱。企業(yè)中常見的文書資料包含請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等，文書檔案記錄了企業(yè)的發(fā)展歷程，內(nèi)容復雜，管理繁瑣，具有一定難度，做好文書檔案收集工作對實現(xiàn)文書檔案科學管理，促進企業(yè)檔案整體管理水平提升具有重要意義。

一、做好文書檔案收集工作的重要性

1.檔案收集工作是落實集中統(tǒng)一管理原則的重要措施。

實行集中統(tǒng)一管理有利于實現(xiàn)文書檔案的系統(tǒng)科學管理，集中統(tǒng)一管理的前提是對文書檔案進行高效收集。

2.收集工作是檔案工作中的第一個重要環(huán)節(jié)。檔案不是由檔案部門自己產(chǎn)生的，而是企業(yè)在經(jīng)營管理過程中由各部門形成的。因此，文書檔案收集是檔案管理部門取得和積累文書檔案的一種手段，通過收集為文書檔案工作提供實際的管理對象。

3.文書檔案收集工作的質(zhì)量對后續(xù)環(huán)節(jié)工作的開展有重要影響。文書檔案收集工作質(zhì)量高低直接關系到檔案工作的其他環(huán)節(jié)。文書檔案收集及時，認真篩選鑒定，則為文書檔案管理后續(xù)各環(huán)節(jié)奠定良好的基礎，創(chuàng)造良好的條件，從而有助于文書檔案的研究和利用。若文書檔案收集不及時或收集質(zhì)量較差，收集文書檔案沒有價值，則會造成后續(xù)整理、保管、統(tǒng)計上的無效勞動，無法實現(xiàn)檔案的有效利用，造成人力物力的浪費。

二、文書檔案收集工作存在的問題

1.領導重視不夠，檔案意識較薄弱

由于文書檔案工作不為企業(yè)直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，上級單位通常未將文書檔案工作納入企業(yè)考核，而文書檔案工作在短期內(nèi)也不會產(chǎn)生顯著業(yè)績等原因，企業(yè)領導通常對文書檔案工作重要性認識不足，對文書檔案工作重視程度不夠。由此導致自上而下企業(yè)整體人員檔案意識薄弱。文書檔案從業(yè)人員認為自身所處邊緣地位，崗位工作業(yè)績不受重視，主動自我學習和主動服務的意識薄弱;相關文書檔案形成部門對文書檔案收集工作的配合力度不夠，未認識到做好文書檔案收集工作對于企業(yè)長遠發(fā)展的重要意義，不利于文書檔案收集工作的開展。

2.管理不夠規(guī)范，收集機制不完善

一是管理機制不健全。有的企業(yè)未建立檔案管理制度，有的企業(yè)雖建立了檔案管理制度，但未細化對文書檔案制定管理細則或相關規(guī)定。檔案管理機構不完善，未建立檔案工作網(wǎng)絡。有的企業(yè)雖成立了檔案工作領導小組，但在執(zhí)行過程中常常流于形式，常有履職不到位情況。二是考核機制不健全。檔案工作未直接產(chǎn)生效益，常常未納入考核或考核分數(shù)占比較低，由于缺乏激勵約束機制，無法調(diào)動從業(yè)人員和相關部門文書檔案收集工作的積極性。三是收集流程不規(guī)范。由于多數(shù)企業(yè)對文書檔案重視程度不夠，企業(yè)未對文書檔案的移交時間及程序建立規(guī)定，相關文書檔案形成部門對文書檔案收集業(yè)務不了解，或出于部門自身工作保密不愿意移交文書檔案等，常有文書檔案移交不及時收集不齊全情況。文書檔案移交過程中也存在移交手續(xù)不完善等情況，文書檔案移交是一項細致又責任重要的工作，需要對移交材料仔細清理，交接雙方做好簽字移交手續(xù)，若移交手續(xù)不完善則會造成推諉扯皮、管理混亂等情況。四是未實行公文前端控制。企業(yè)文書是企業(yè)檔案的來源，公文質(zhì)量嚴重影響文書檔案質(zhì)量，企業(yè)公文處理過程中存在只關注公文的辦理而忽略其存檔要求，存在公文格式不規(guī)范、發(fā)文簽批單填寫不規(guī)范、不完整、日期和文號缺失或錯誤等情況。

3.檔案經(jīng)費短缺，軟硬件環(huán)境落后

由于企業(yè)重視程度不夠，經(jīng)費投入不足，常常出現(xiàn)管理軟硬件設施落后情況。有的企業(yè)沒有設單獨的檔案室，僅設檔案柜;有的企業(yè)檔案室變成雜物室，檔案保管設備缺失或老化，未達到檔案室“九防”要求，這些都容易造成檔案的丟失或損壞，不利于檔案的安全保管。文書檔案管理信息化水平落后，企業(yè)無OA辦公系統(tǒng)或OA系統(tǒng)未實現(xiàn)文件的實時歸檔功能，企業(yè)檔案管理信息化水平低下，嚴重制約了信息化時代文書檔案的高效收集和有效利用。

4.專業(yè)水平不足，人員素質(zhì)待提升

雖然近年設檔案學專業(yè)的學校逐步增加，但檔案專業(yè)生源仍然相對較少。企業(yè)領導重視度不夠，認為檔案工作不需要太高專業(yè)度等原因，目前很多企業(yè)的檔案從業(yè)人員都非檔案專業(yè)科班出身，檔案理論知識相對欠缺。多數(shù)企業(yè)未對文書檔案從業(yè)人員進行崗位知識培訓，且由于人手短缺文書檔案從業(yè)人員常常身兼數(shù)職，對檔案收集管理政策、歸檔文件要求等業(yè)務鉆研不夠，對文書檔案收集工作投入時間和精力不足，業(yè)務水平有待提升。

三、高效做好文書檔案收集工作的建議

1.提高重視，發(fā)揮領導關鍵作用。高效開展文書檔案收集工作離不開領導的支持和重視，企業(yè)領導應意識到做好文書檔案收集工作，既是對企業(yè)發(fā)展歷史記錄的保存，也能夠通過豐富的文書檔案資料為領導決策和企業(yè)發(fā)展提供參考和依據(jù)。要發(fā)揮企業(yè)領導在文書檔案收集中的引領作用，為企業(yè)文書檔案收集工作營造良好的環(huán)境和氛圍，調(diào)動員工做好文書檔案收集工作的積極性。企業(yè)應成立檔案工作領導小組，由企業(yè)領導任領導小組組長，建立由企業(yè)領導、部門負責人、專兼職檔案員組成的檔案工作網(wǎng)絡。

2.加強宣傳，增強全員檔案意識。為高效做好文書檔案收集工作，確保各項收集措施落地實施，應加強對文書檔案收集工作的宣傳，既是對工作本身的宣傳，也能起到激勵鼓舞員工作用。文書檔案管理部門要明確自身職責和任務，結合企業(yè)實際，廣泛而深入地開展宣傳工作。一是要及時做好國家及上級單位文書檔案政策規(guī)定的傳達，確保各項政策的有效貫徹落實;二是要結合企業(yè)實際，宣傳文書檔案收集對于文書檔案利用的作用，對于企業(yè)長遠發(fā)展的意義，使企業(yè)員工認識到文書檔案收集的重要性。三是要創(chuàng)新宣傳方式，做好收集歸檔后的整理、保管和利用等各項工作，在實際工作中切實發(fā)揮文書檔案作用，從而擴大實際影響，這也是最好的宣傳，對此員工也將更加樂于歸檔，從而促進文書檔案收集工作的高效循環(huán)開展。

3.健全機制，規(guī)范檔案收集管理。建立健全文書檔案收集歸檔機制，促進規(guī)范管理，是做好文書檔案收集工作的核心，是促進收集工作可持續(xù)發(fā)展的保障。一是要完善文書檔案收集歸檔制度，根據(jù)國家及上級單位檔案、文書檔案相關規(guī)定，結合企業(yè)實際，制定科學可行的文書檔案管理規(guī)章制度并不斷完善，制度應明確企業(yè)文書檔案的管理機構、歸檔范圍、歸檔時間、移交程序等，確保文書檔案收集工作有據(jù)可依、有章可循。二是要加強對文書檔案收集工作的考核，為收集工作的組織實施提供保障。制定文書檔案收集工作考核目標，明確責任部門，并層層分解目標，切實將收集工作目標任務壓實到相關部門和個人。明確考核標準，對于不按時移交或收集質(zhì)量較差的部門及個人根據(jù)考核細則進行評分，將考核結果和個人薪資、職級調(diào)整掛鉤，切實發(fā)揮激勵約束作用。三是做好收集歸檔工作的指導，推行收集文書檔案質(zhì)量標準化。檔案工作的標準化是檔案管理現(xiàn)代化的基礎。在文書檔案收集過程中，應結合企業(yè)實際，探索建立系統(tǒng)成套的統(tǒng)一標準，同時加強對標準的宣傳，做好對移交歸檔部門和人員的業(yè)務指導，通過逐步推行標準化、規(guī)范化，不斷提高文書檔案收集質(zhì)量。四是做好文件材料的超前把控，文件形成時的質(zhì)量對文書檔案收集質(zhì)量具有至關重要作用，因此應加強文書檔案的前端控制，在文件形成時嚴格按照公文質(zhì)量要求嚴把質(zhì)量關，對公文質(zhì)量逐一檢查，文件標題是否規(guī)范，內(nèi)容是否完整，發(fā)文號、發(fā)文會簽單是否完整真實等，確保形成的文件要素齊全、內(nèi)容完整。

4.加大投入，建設良好軟硬件環(huán)境。做好經(jīng)費預算，積極爭取企業(yè)領導支持，為做好檔案工作提供經(jīng)費保障。按照檔案保管“九防”要求，完善檔案庫房及相關設施建設，并將檔案庫房等硬件設施情況納入單位考核指標。加強檔案信息化建設，根據(jù)《全國檔案事業(yè)發(fā)展十三五”規(guī)劃綱要》精神，利用新時期互聯(lián)網(wǎng)技術優(yōu)勢，不斷創(chuàng)新文書檔案現(xiàn)代信息化管理模式，拓展文書檔案利用服務方式和渠道，充分發(fā)揮文書檔案對企業(yè)的價值。

5.加強培訓，提升從業(yè)人員素養(yǎng)。新時期下文書檔案的收集管理工作對企業(yè)和從業(yè)人員提出了更高的要求，需選聘培養(yǎng)一批具有較高的政治素質(zhì)和專業(yè)水平人才隊伍。企業(yè)既要選好人，也需培養(yǎng)和用好人，為文書檔案收集工作的科學高效開展提供人才保障。一是嚴把入口關，做好文書檔案人員選聘工作。認真分析文書檔案收集工作對人員素質(zhì)要求，建立崗位勝任特征模型，招聘具有檔案專業(yè)背景和文書檔案工作經(jīng)驗豐富的從業(yè)人員，確保人崗匹配，更好地促進文書檔案收集工作的開展。二是加強在崗人員培訓，定期組織從業(yè)人員對檔案政策文件學習，并通過專題會、座談會等會議形式交流文書檔案收集工作中存在的問題，條件許可的情況下也可組織到檔案工作先進單位進行交流學習，通過理論學習和實踐經(jīng)驗積累，促進企業(yè)文書檔案收集工作水平提升。

四、結束語

綜上所述，文書檔案收集工作是企業(yè)檔案管理第一環(huán)節(jié)，關系到檔案后續(xù)各環(huán)節(jié)工作的開展。新時期下，做好文書檔案收集工作，需要不斷增強檔案意識，做到主動宣傳，主動收集，主動服務;需要不斷完善文書檔案收集規(guī)章制度，規(guī)范工作流程;需要從業(yè)人員不斷提高素養(yǎng)和專業(yè)水平，運用先進的技術手段高效收集。通過不斷提升文書檔案收集質(zhì)量，為做好文書檔案的保管利用打下良好基礎，促進企業(yè)檔案管理水平提升。

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