法治視域下的檔案管理優(yōu)化分析

丁晶晶

摘 要：檔案管理是優(yōu)化工作進(jìn)程、保留工作記錄的有效途徑，作為重要的資源信息，其管理與監(jiān)督、效率與應(yīng)用都十分重要。在法治社會，確保檔案系統(tǒng)的完整變得尤為關(guān)鍵，因?yàn)樗涗浀摹肮ぷ鳉v史”是對工作發(fā)展有決定性意義的。近些年，通過法治視域視角探究檔案管理工作的研究課題比較多，集合了各行各業(yè)的現(xiàn)實(shí)問題、管理經(jīng)驗(yàn)，有利好發(fā)展條件與技術(shù)，也有客觀存在的不足，本文以檔案管理優(yōu)化為主要研究目標(biāo)，探究法治視域下檔案管理改變的新路徑、新方法。

關(guān)鍵詞：法治視域;檔案管理;優(yōu)化策略;分析應(yīng)用

檔案對于大多數(shù)企事業(yè)單位來說，是重點(diǎn)搜集、整理、保管的資料，一方面通過檔案資料可以了解一個(gè)階段內(nèi)的工作質(zhì)量和工作效率，另一方面利用檔案管理也可以深入實(shí)踐“責(zé)任到人”，不同部門所負(fù)責(zé)的工作由檔案信息的方式呈現(xiàn)、儲存，有助于建立完整的、成體系化的工作管理體系。正因?yàn)闄n案管理非常重要，所以在應(yīng)用管理方面要特別注重其“法治”特性，也就是說依靠法律、法規(guī)的權(quán)威性監(jiān)管責(zé)任，來優(yōu)化完善檔案管理，其管理效率和表現(xiàn)會更優(yōu)。

一、法治視域下檔案管理的發(fā)展背景與條件

1987年《檔案法》實(shí)施以來，其內(nèi)容與規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)為我國檔案管理事業(yè)提供了許多幫助和支持。然而，在網(wǎng)絡(luò)信息化管理背景下，以往創(chuàng)建的檔案法規(guī)體系已經(jīng)不適用于現(xiàn)今社會行政管理、日常工作，例如，部分從事檔案工作的管理人員在使用電子檔案、多媒體檔案等新興檔案資料時(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)誤差、失誤。

電子信息時(shí)代的來臨，促使檔案管理法制建設(shè)進(jìn)入了一個(gè)全新的階段，檔案領(lǐng)域體系、結(jié)構(gòu)的完善與升級，檔案管理在市場運(yùn)營中的狀態(tài)與模式，都需要進(jìn)行全新的改革。一方面檔案管理的信息資源發(fā)生了本質(zhì)性的變化，檔案管理不僅僅停留在紙質(zhì)版檔案的管理，還涉及到很多電子信息的安全保護(hù)和留存;另一方面僅僅依靠《檔案法》的推進(jìn)已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)今社會對檔案管理的進(jìn)步需求，檔案管理工作需要依靠高效、優(yōu)質(zhì)的管理平臺來支撐。

面對新時(shí)期檔案管理發(fā)展的各種問題，檔案管理工作需要配合法治視域，重新整合管理體系、優(yōu)化管理工作，積極探索檔案管理的新思路、新方法、新模式。

二、法治視域下的檔案管理的突出問題

我國早就提出，要在推動政府法制建設(shè)的基礎(chǔ)上，促進(jìn)檔案管理、法制的創(chuàng)新活動，并提出了“推進(jìn)依法治檔，建設(shè)法治政府”“依法治理檔案，保障政府公信”的檔案管理指導(dǎo)方針。然而當(dāng)前社會普遍推行的檔案管理工作體系是以《檔案法》為核心的，與現(xiàn)實(shí)檔案行政管理的配合度還是存在一定差距的，從目前來看，檔案法制建設(shè)面臨以下幾點(diǎn)問題：

1.依法治檔的機(jī)制薄弱、漏洞多。從法律層面看，法律機(jī)制缺陷、漏洞多，比如《刑法》《保密法》《文物保護(hù)法》《統(tǒng)計(jì)法》《會計(jì)法》等各法之間，對檔案法制建設(shè)相關(guān)工作的解讀與聯(lián)系存在理解和意識偏差，存在實(shí)踐矛盾，要獨(dú)立完成檔案管理工作，必須制成一套科學(xué)、共融的法律體系。在這樣的背景下，很難找到一套適用于不同檔案管理環(huán)境和工作條件的檔案監(jiān)管機(jī)制，很多約束條件的存在“形同虛設(shè)”，依法“治檔”也就變成了“一紙空談”。

2.檔案管理需要極強(qiáng)的針對性。依靠“法制”來推進(jìn)檔案管理工作，不適用于普遍性的企業(yè)或單位，尤其是私營企業(yè)、中小型企業(yè)，它們很難建立獨(dú)立的檔案管理部門，所以針對于“法制”的檔案管理理想只適用于專業(yè)化的機(jī)關(guān)和部門，檔案管理需要極強(qiáng)的針對性，是法制指導(dǎo)思想無法深入推進(jìn)的客觀條件。對于不具備規(guī)范檔案管理的企業(yè)或單位來說，檔案管理人員緊缺、檔案資料搜集不利、檔案管理建設(shè)投資小、規(guī)章制度不完善和不受重視等問題很難克服。同時(shí)，即使有條件、有能力處理檔案資源的單位，也無法在現(xiàn)行的法律條款中找到與自身工作相匹配的行為規(guī)范，法律“滯后性”嚴(yán)重，“專業(yè)特征”過于明顯也禁錮住了企業(yè)在檔案管理方面的工作優(yōu)化思想與行為。

3.從業(yè)者綜合素質(zhì)與能力水平低?，F(xiàn)在的檔案管理工作大多在電腦上、網(wǎng)絡(luò)上操作，有些歲數(shù)較大的檔案人員檔案專業(yè)知識薄弱，又不會主動學(xué)習(xí)新的管理方式和技能，就不能夠完全勝任這份工作，這無疑會影響檔案工作、法制建設(shè)的整體進(jìn)步。

三、法治視域下的檔案管理優(yōu)化策略分析

要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化、法治化、高效化，只有讓檔案管理充分利用“法制背景”，通過加強(qiáng)法制建設(shè)，方能做到在意識上創(chuàng)新、在理念上突破、在行為上規(guī)范工作發(fā)展目標(biāo)。下文筆者結(jié)合現(xiàn)實(shí)案例，提出檔案法制建設(shè)的若干建議，具體內(nèi)容包括：

1.創(chuàng)新管理思想、彌補(bǔ)機(jī)制漏洞。在引入先進(jìn)管理思想和意識的同時(shí)，先要確立學(xué)習(xí)“法律”“法規(guī)”的重要性，并積極學(xué)習(xí)西方發(fā)達(dá)國家在檔案法制建設(shè)方面的優(yōu)勢和特點(diǎn)，走特色化道路，企事業(yè)單位在創(chuàng)設(shè)檔案業(yè)務(wù)時(shí)，一定要狠抓思想教育，在各部門、窗口廣泛宣傳先進(jìn)檔案管理文化，如：網(wǎng)絡(luò)化、智能化、一體化建設(shè)思想等。

此外，因?yàn)橐婪ㄖ螄菄业幕痉铰灾唬詸n案管理工作也應(yīng)圍繞這一核心思想，強(qiáng)調(diào)“法律”“規(guī)范”“條款”在檔案管理工作行為中的主導(dǎo)價(jià)值、決斷能力，在“創(chuàng)新”管理思想的同時(shí)，彌補(bǔ)機(jī)制漏洞，以核心法制指導(dǎo)精神為主導(dǎo)思想，修改檔案管理工作程序中的法律漏洞或責(zé)任不明的問題;以“法規(guī)”為準(zhǔn)繩，深入到檔案信息制作、收集、整理、歸檔等各個(gè)部分;明確檔案管理工作的責(zé)任劃分，讓檔案管理工作有序、有效進(jìn)行的同時(shí)，有明確的責(zé)任人、負(fù)責(zé)人，進(jìn)而達(dá)到不盲從、不盲目的檔案管理工作形態(tài)。可見，創(chuàng)新管理理念的目的是正視“法制”視角在檔案管理工作中的重要性，之后找到機(jī)制上的漏洞，針對問題制定對策，其效果會更加顯著。

2.加強(qiáng)檔案管理的針對性。企業(yè)或單位在推進(jìn)檔案管理工作的時(shí)候，需要學(xué)習(xí)當(dāng)前關(guān)于檔案管理的法律和法規(guī)政策，如，組織學(xué)習(xí)、調(diào)研活動，讓從業(yè)人員全部加入，努力學(xué)習(xí)《憲法》《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》等法律法規(guī)，結(jié)合其他文獻(xiàn)資料，提出法律中與現(xiàn)代檔案工作存在矛盾、爭議的地方，進(jìn)行修改或指正。如此一來，檔案管理在深入到各個(gè)企業(yè)、單位的時(shí)候，其針對性就會凸顯出來。

與其他行政管理工作不同，檔案管理涉及公民隱私、國家安全、文化保護(hù)等內(nèi)容，其背后隱藏的利益價(jià)值巨大，因此除了要強(qiáng)調(diào)它的針對性，還要強(qiáng)調(diào)它在針對條件下的法制約束性。由此可見，檔案管理也要突出它的“執(zhí)法”力度，其目的是杜絕、糾正、懲罰在檔案管理工作中，從業(yè)者因個(gè)人利益而做出的不正當(dāng)行為或違法行為。比方說，企業(yè)或單位可以根據(jù)不同職能部門、檔案管理負(fù)責(zé)人的管理權(quán)限、利益關(guān)系，制定一套“懲罰體系”，甚至可以配套建立“訴訟體系”“追責(zé)體系”。

3.優(yōu)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)、提高從業(yè)者的綜合素質(zhì)與能力。近些年，從事檔案管理工作的人員一般都是剛進(jìn)入單位的職員，作為一項(xiàng)“基礎(chǔ)性”工作，大多數(shù)從業(yè)者的心理是不成熟的，所以在業(yè)務(wù)培訓(xùn)方面，要從心理、素質(zhì)與能力三方面，加強(qiáng)從業(yè)者的檔案管理法治意識和管理能力。

首先，在心理層面，可提高從業(yè)者參與單位檔案管理工作改革與發(fā)展的積極性和動力。比方說，讓從業(yè)者作為檔案管理工作的主人，說出目前檔案管理存在的問題，只要從業(yè)者能搜集到最具說明價(jià)值的工作依據(jù)和信息，就應(yīng)該認(rèn)可他們在“心理”上“當(dāng)家做主”的權(quán)利。

其次，在素質(zhì)層面，要加強(qiáng)“普法教育”，讓從業(yè)者都能夠通過傳媒途徑了解檔案法制情況，了解檔案管理，支持檔案工作，要結(jié)合當(dāng)前有關(guān)檔案工作的相關(guān)法規(guī)條文，建設(shè)檔案管理的獨(dú)立規(guī)則和體系。從業(yè)者通過學(xué)習(xí)體系文件、規(guī)范要求，便能夠?qū)挝坏臋n案管理工作有正確的認(rèn)識，并且能夠時(shí)刻繃緊神經(jīng)，重視檔案管理的法律責(zé)任和規(guī)范要求。

最后，在能力層面，要幫助從業(yè)者學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，如，計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)、軟件的使用方式和方法;檔案管理防火墻、安全密鑰的設(shè)置與要求;檔案管理權(quán)限的責(zé)任劃分等等。還有，專業(yè)培訓(xùn)，堅(jiān)持學(xué)理論、學(xué)法規(guī)、學(xué)業(yè)務(wù)，對現(xiàn)有檔案人員分期分批、有計(jì)劃、有步驟地進(jìn)行脫產(chǎn)學(xué)習(xí)。總之，涉及到檔案信息安全、管理的工作，都需要配合現(xiàn)階段推行的高科技軟件、技術(shù)來完成，所以從業(yè)者必須要掌握，更要熟練掌握，以避免檔案管理出現(xiàn)不必要的漏洞或問題。

由此可見，從業(yè)者綜合素質(zhì)與能力的培訓(xùn)是法治視域下檔案管理工作優(yōu)化的基礎(chǔ)性保障工作，它需要花費(fèi)大量的精力和時(shí)間，也需要公司或單位的支持，更需要社會的支持。在業(yè)務(wù)培訓(xùn)及綜合能力提升方面，國家可以采取優(yōu)惠政策，給企業(yè)以鼓勵(lì)，使它們能夠進(jìn)入到檔案管理工作的法制環(huán)境當(dāng)中，慢慢建立法律意識、逐步掌握管理技巧與能力，循序漸進(jìn)地推進(jìn)檔案管理的各項(xiàng)改革工作。

結(jié)論

通過上文對法制視域下檔案管理工作的優(yōu)化策略研究，可知，當(dāng)前社會網(wǎng)絡(luò)化信息盛行，我們應(yīng)該緊緊把握這一契機(jī)，廣開檔案管理路徑，讓檔案法制建設(shè)在廣泛工作、大容量、大數(shù)據(jù)背景下普及開來，成為單位在管理工作、執(zhí)行工作、生產(chǎn)工作中的大型“數(shù)據(jù)庫”，以用來維護(hù)、糾正檔案管理在行為、理念、管理上的偏差與問題?？偠灾?，檔案管理工作的優(yōu)化，既需要“法制意識”的約束與管理，還需要整個(gè)社會、行政機(jī)關(guān)在思想和行為上的全力支持，方能從根本上提高檔案管理水平。

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