檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)及安全問(wèn)題探究

馬孫萍

摘要：在科技發(fā)展的背景下，信息化早已在不同的行業(yè)中滲入。檔案管理過(guò)程中，以往的紙質(zhì)檔案早已被電子檔案取代，不但提高了檔案安全性，同時(shí)，還促進(jìn)了檔案管理工作整體效率的提升，鑒于此，本文將對(duì)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行分析，并探討安全問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化管理；優(yōu)勢(shì)；安全問(wèn)題

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，以往的檔案管理模式早已不能符合當(dāng)今社會(huì)的需要，所以，人們?cè)跈n案管理方面的要求越來(lái)越高，檔案信息化是目前非常先進(jìn)的一種檔案管理的模式，在具備一定優(yōu)勢(shì)的同時(shí)害有很多安全隱患存在，所以必須加強(qiáng)安全隱患的分析，有助于安全隱患的解決。

一、檔案信息化管理優(yōu)勢(shì)的分析

在檔案管理的過(guò)程中運(yùn)用信息化的優(yōu)勢(shì)非常明顯，例如，能夠促進(jìn)搜索速度和準(zhǔn)確度的提高，以往紙質(zhì)檔案很難進(jìn)行查找，所需的人力非常大，同時(shí)，還總是發(fā)生丟失現(xiàn)象，但是在電子檔案中，只需要搜索即可；還可以促進(jìn)檔案利用率不斷提高，目前多數(shù)企業(yè)都提倡無(wú)紙化辦公，不消耗紙質(zhì)，能夠促進(jìn)檔案重復(fù)使用率提高，此外，在檔案的調(diào)取上也是非常方便的，當(dāng)使用人員所需的檔案不在該地區(qū)，就需要郵寄或者是傳真，如果是檔案信息化的話，就能夠直接從網(wǎng)上進(jìn)行傳輸，非常地方便。還能在一定程度上提高管理的效率。以往的紙質(zhì)檔案必須讓專人嚴(yán)謹(jǐn)看管，電子檔案只需要相關(guān)人員轉(zhuǎn)換成數(shù)字化數(shù)據(jù)即可，進(jìn)而盡心分析和整理，促進(jìn)了檔案管理的工作效率不斷提高。

（一）有助于信息的傳輸和共享

在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理能夠幫助數(shù)據(jù)進(jìn)行傳輸以及共享，有助于鉆井施工。以往的發(fā)展過(guò)程中，施工人員總是通過(guò)單井參數(shù)的檔案開(kāi)展工作，必須進(jìn)行一定報(bào)備，之后是各個(gè)層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的審批，等到拿到檔案的時(shí)候早已過(guò)了工期時(shí)間，建設(shè)鉆井工程其實(shí)是石油企業(yè)不斷發(fā)展的一個(gè)展現(xiàn)，與此同時(shí)，對(duì)我國(guó)能源的發(fā)展也產(chǎn)生重要影響，如果檔案管理的方式比較落后的話，就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)難以發(fā)展，紙張數(shù)據(jù)經(jīng)過(guò)各個(gè)地方的轉(zhuǎn)換早已不夠完善，還會(huì)有偏差出現(xiàn)。

（二）有助于數(shù)據(jù)價(jià)值的充分挖掘

在信息化管理中，其實(shí)就是在信息化平臺(tái)的前提下，將專業(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)和軟件作為支撐，進(jìn)而保存數(shù)據(jù)。該類型的管理方式對(duì)檔案管理的工序進(jìn)行了縮減，利用軟件用戶端截面引導(dǎo)，能夠?qū)ぷ鬟M(jìn)行徹底完成，運(yùn)用和查詢的時(shí)候，能夠通過(guò)檢索關(guān)鍵字，尋找某一時(shí)間段企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況，有助于鉆井技術(shù)的有效落實(shí)，因此可以看出，檔案信息化的管理可以對(duì)數(shù)據(jù)信息利用的現(xiàn)狀進(jìn)行改善，有助于數(shù)據(jù)作用的發(fā)揮。

（三）可以有效節(jié)約社會(huì)資源

以往的檔案管理的模式主要是利用人工力量進(jìn)行檢索和整理與保管。該類型的管理模式有很多需要改善的方面，比如，檢索時(shí)間的浪費(fèi)，對(duì)于大量人力的運(yùn)用等，以往的檔案管理的模式是在手工勞動(dòng)的過(guò)程中實(shí)現(xiàn)的，因此一般來(lái)說(shuō)，檢索結(jié)果總是會(huì)備受人為因素的影響 。隨著信息技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，以及其在檔案管理中的有效引用，使得檔案管理更加地信息化，并且使得檔案管理的技術(shù)含量不斷增加，與此同時(shí)，還能夠?qū)σ酝臋n案管理的模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，促進(jìn)了資源管理質(zhì)量以及效率的提高，檔案儲(chǔ)存量也在進(jìn)一步提高，對(duì)社會(huì)資源有一定的節(jié)約作用。

二、檔案信息化管理的安全問(wèn)題優(yōu)化對(duì)策

（一）建立一個(gè)完善的檔案信息的安全保障體系

在檔案信息所具備的安全保護(hù)能力，主要是對(duì)檔案服務(wù)的能力以及檢查檔案的利用服務(wù)進(jìn)行提高，建立一個(gè)完善的檔案信息的安全保障體系，對(duì)于檔案信息的安全性來(lái)說(shuō)是非常重要的。檔案的信息資源和原始檔案都備受法律支持，在此基礎(chǔ)上推動(dòng)檔案信息化的管理工作有效開(kāi)展。一是，對(duì)檔案信息化的管理安全制度進(jìn)行貫徹和落實(shí)，并且對(duì)責(zé)任管理體系進(jìn)行構(gòu)建和完善，明確各方責(zé)任與義務(wù)，防止發(fā)生相互推卸的問(wèn)題；二是，要選擇正版殺毒的工具與軟件，避免檔案信息出現(xiàn)病毒感染的問(wèn)題；三是，對(duì)檔案的信息化管理進(jìn)行優(yōu)化，要聘請(qǐng)優(yōu)秀的和專業(yè)的人才管理程序，保證編制質(zhì)量的基礎(chǔ)上提高檔案信息化的管理質(zhì)量；四是， 對(duì)檔案信息的安全進(jìn)行保證的過(guò)程中重點(diǎn)管理紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案并不會(huì)徹底的被電子檔案取代，而電子檔案是充分應(yīng)用信息化的手段，紙質(zhì)檔案注重的是對(duì)于基本的和可靠信息進(jìn)行記錄，因此能夠看出，紙質(zhì)檔案和電子檔案之間的有效結(jié)合是最好的檔案記錄方法，兩者均不會(huì)被彼此所取代。

（二）加強(qiáng)整體素質(zhì)以及安全意識(shí)的培養(yǎng)

就檔案的信息化管理來(lái)說(shuō)，其安全問(wèn)題需要從人為因素上著手，負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)如何提高檔案信息的保密性，并且了解相關(guān)法律制度， 實(shí)時(shí)有效地監(jiān)督行業(yè)的動(dòng)向，并且樹(shù)立憂患意識(shí)，還要加強(qiáng)關(guān)注，并且預(yù)防檔案信息竊取的行為，在此基礎(chǔ)上，為檔案實(shí)施信息化管理。同時(shí)，身為檔案管理的人員必須構(gòu)建檔案信息化的管理制度，檔案信息化的管理人員還需要按照具體的檔案管理情況實(shí)施實(shí)際性回答，對(duì)保密制度進(jìn)行有效維持，以此促進(jìn)檔案信息化的管理制度落實(shí)。因?yàn)槟壳拔覈?guó)有關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全的法律條款并未進(jìn)行針對(duì)性地建立，因此，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)安全的法律建立需要加強(qiáng)重視，提高檔案管理工作人員的安全意識(shí)。此外，還需要針對(duì)職業(yè)人員開(kāi)展教育培訓(xùn)工作。

（三）加強(qiáng)管理技術(shù)的應(yīng)用和創(chuàng)新

信息化的管理方式不能脫離技術(shù)支持，檔案管理人員在工作崗位中必須具有扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)，因此，對(duì)于石油企業(yè)來(lái)說(shuō)，要聘請(qǐng)專業(yè)的技術(shù)人員對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)進(jìn)行搭建，與此同時(shí)，還要定期組織管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，這一過(guò)程中，要讓管理人員明確自身的信息化管理。因?yàn)闄n案信息化的管理發(fā)展比較晚，工作人員自身的專業(yè)技能并不扎實(shí)，在之后的發(fā)展中，必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)以及創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理目標(biāo)，這樣一來(lái)，能夠?yàn)槠髽I(yè)的進(jìn)一步發(fā)展做好基礎(chǔ)保障。

結(jié)束語(yǔ)

總而言之，檔案的信息化管理具備多種優(yōu)勢(shì)，有助于信息搜索速度以及準(zhǔn)確性的提高，同時(shí)，還能促進(jìn)檔案管理的效率提高，所有事情的發(fā)生都是具有兩面性的，信息化的檔案管理具有一定的安全問(wèn)題，信息真實(shí)性難以辨別，容易被盜等，所以對(duì)于相關(guān)人員來(lái)說(shuō)，需要不斷加強(qiáng)對(duì)于電子檔案的管理，只有這樣，才能對(duì)企業(yè)的檔案管理質(zhì)量進(jìn)行提高，推動(dòng)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

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