機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與對策

高志東

摘 ?要：科學(xué)技術(shù)伴隨著國家的發(fā)展而不斷進(jìn)步，各大企業(yè)與機(jī)關(guān)單位的辦公朝著自動化以及信息化的方向發(fā)展，機(jī)關(guān)單位的檔案工作也因此達(dá)到一個(gè)新的階段。在我國社會主義事業(yè)發(fā)展以及建設(shè)的過程當(dāng)中，檔案是非常重要的，人民群眾的生產(chǎn)生活與其有著直接的聯(lián)系，由此也可以看出機(jī)關(guān)檔案具有非常重要的地位。所以機(jī)關(guān)檔案工作為了能夠適應(yīng)當(dāng)今社會的發(fā)展需求也要進(jìn)行轉(zhuǎn)型，本文結(jié)合實(shí)際對機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與對策進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案;信息化建設(shè);現(xiàn)狀

1機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的重要性分析

機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)，指的是在國家檔案管理規(guī)劃的引導(dǎo)下，科學(xué)開展檔案管理活動，并在活動中合理應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對不同的檔案信息資源進(jìn)行管理應(yīng)用。檔案信息化是以計(jì)算機(jī)電子技術(shù)為基礎(chǔ)的，并且也會跟隨計(jì)算機(jī)電子技術(shù)的不斷優(yōu)化而進(jìn)行調(diào)整。現(xiàn)階段，國內(nèi)機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)已經(jīng)有了相當(dāng)完善的成長體系。但是與國外的檔案信息化建設(shè)相比，依舊存在一定的問題。從本質(zhì)上探討，機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)本身是機(jī)關(guān)單位信息化建設(shè)當(dāng)中的一部分內(nèi)容，而且也是電子政務(wù)建設(shè)的基礎(chǔ)內(nèi)容。在檔案信息化的持續(xù)推進(jìn)中，需要科學(xué)加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)水平，以迎合當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展需求，同時(shí)也能夠滿足檔案管理和服務(wù)需求。機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的主要目的是為了提高檔案管理的科學(xué)性以及檔案管理工作的有效性，并設(shè)置一定的規(guī)范，確保檔案資源能夠科學(xué)地開發(fā)利用，提高檔案的應(yīng)用價(jià)值。

2目前機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

2.1檔案收集的方式較為單一

目前在我們國家的機(jī)關(guān)單位當(dāng)中，一般都是檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案管理工作，而且由于缺乏專業(yè)的培訓(xùn)和細(xì)致的講解，導(dǎo)致一些機(jī)關(guān)檔案工作收集方式過于單一，大多數(shù)都是以部門為單位，這樣導(dǎo)致工作缺乏靈活性和主動性。也直接導(dǎo)致了很多有重要保存和利用價(jià)值的檔案沒有得到有效管理，從而對單位各類檔案的利用需求造成了極大影響。

2.2檔案信息化滯后

在以往機(jī)關(guān)檔案工作中，檔案管理局限在目錄層面，而且檔案形式都是以實(shí)體為主。盡管我國科技水平得到了快速的發(fā)展，也促使檔案管理呈現(xiàn)電子化趨勢，但是所謂的檔案管理電子化，也只是簡單機(jī)械地將檔案標(biāo)題以及時(shí)間等信息錄入到電腦或檔案管理信息系統(tǒng)，然后再通過掃描形成電子檔案。整個(gè)過程以手工勞動為主，耗費(fèi)了精力與人力，而且掃描形成的電子檔案多為圖片，用戶在對內(nèi)容進(jìn)行檢索的時(shí)候仍然存在很多的不便。

2.3檔案工作者缺乏對檔案的研究

傳統(tǒng)的檔案工作程序主要是收集、整理、鑒定、錄入還有裝盒等工作，最后上架，工作不僅技術(shù)難度低，而且還要反復(fù)進(jìn)行，瑣碎繁雜，浪費(fèi)了大量的實(shí)踐與精力，讓檔案工作者無暇對檔案的內(nèi)容以及價(jià)值進(jìn)行鉆研，對用戶的需求進(jìn)行研究，對機(jī)關(guān)工作動向及時(shí)掌握，因而工作缺乏創(chuàng)造性和活力，影響著機(jī)關(guān)檔案工作的發(fā)展。

2.4機(jī)關(guān)各部門對檔案工作不夠重視

檔案工作作為機(jī)關(guān)內(nèi)部的日常工作，因其效用滯后，不能引起其他部門的足夠重視，加之檔案工作本身的特性屬于默默無聞、服務(wù)他人，久而久之便容易形成一種惡性循環(huán)，即機(jī)關(guān)檔案的使用價(jià)值和使用率越來越低，機(jī)關(guān)各部門對檔案工作的重視程度也越來越低。

3機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)對策

3.1技術(shù)方面

機(jī)關(guān)檔案工作要提升自身的信息技術(shù)水平，在信息化的過程中始終保持對信息化技術(shù)的高度敏感，及時(shí)追蹤新技術(shù)趨勢，研究各種信息技術(shù)應(yīng)用于檔案工作是否可行以及是否必要，而且要分析其引入及應(yīng)用所可能帶來的消極影響和積極作用。而且檔案管理部門可以通過借助外力的方式解決燃眉之急，適當(dāng)引入外部技術(shù)力量解決問題，但是在適度引入外部技術(shù)力量的同時(shí)，更應(yīng)積極組織檔案信息化應(yīng)用技術(shù)的研究工作，而且最后要依靠自身的技術(shù)力量對檔案信息化建設(shè)進(jìn)行主導(dǎo)。

3.2人才方面

機(jī)關(guān)檔案信息化工作具有非常強(qiáng)的技術(shù)性，因此想要做好這一份工作必須要對基礎(chǔ)的理論知識充分掌握，不僅如此，還要掌握有關(guān)計(jì)算機(jī)的相關(guān)技術(shù)。而且機(jī)關(guān)檔案信息化這項(xiàng)工作必須要建設(shè)人才隊(duì)伍，而且隨著不斷的發(fā)展，檔案管理工作已由原來的手工操作為主的管理方法，轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)環(huán)境下由計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)完成檔案的自動編目以及標(biāo)引還有鑒定等工作。由此可以看出，機(jī)關(guān)檔案信息化需要大量的人才，這樣才能夠有效加快機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的腳步。

3.3加強(qiáng)重視

只有對機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)重視起來，才能夠加快其建設(shè)的腳步，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)部門要進(jìn)行有效的監(jiān)督，而且還要形成一定的法律法規(guī)，只有在約束下以及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范下才能夠使工作有效開展，所以檔案信息化建設(shè)的前提就是必須要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，相關(guān)的檔案部門應(yīng)注重學(xué)習(xí)與貫徹國家檔案局制定的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，這樣才能夠保證信息化資源的有序整理，促進(jìn)檔案信息化數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。

3.4吸引更多資金支持

要爭取政府財(cái)政供給，政府的財(cái)政供給才是檔案工作的主要資金來源，檔案部門應(yīng)多與領(lǐng)導(dǎo)和政府部門進(jìn)行溝通，盡量爭取地方領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，從而解決預(yù)算經(jīng)費(fèi)問題，不僅如此，還要發(fā)揮自身主觀能動性，這樣才能夠吸引更多的資金支持來解決問題，所以檔案部門必須拓寬思路并進(jìn)行機(jī)制的轉(zhuǎn)變，從而有效提高資金的利用率。

4結(jié)論

總而言之，信息化時(shí)代的到來給機(jī)關(guān)單位檔案管理工作提出了多方面的挑戰(zhàn)，但同時(shí)也帶來了一定的發(fā)展機(jī)遇。機(jī)關(guān)單位檔案管理應(yīng)當(dāng)在這一時(shí)期努力朝著信息化建設(shè)的方向邁進(jìn)，解決檔案管理過程中存在的各種問題，并加強(qiáng)對各種技術(shù)的綜合應(yīng)用，確保檔案信息化建設(shè)變得更加合理有效。不同機(jī)關(guān)單位的檔案管理人員，都要以自身的檔案管理工作為核心，不斷提高檔案管理的質(zhì)量，進(jìn)而為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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