做好新時代檔案管理工作的幾點思考

馮云蓉

摘 要 新時代檔案管理面臨經(jīng)濟、政治、社會等方面的新形勢新要求，也面臨著檔案管理信息化、檔案使用數(shù)字化、基礎(chǔ)設(shè)施落后化、管理機制薄弱化等新挑戰(zhàn)新問題。需要從講政治的高度、智能化管理的要求、資源利用最大化的目標(biāo)等方面加以重視和落實。

關(guān)鍵詞 檔案管理 形勢 意見建議 新時代

黨的十大九報告指出，中國特色社會主義進入新時代。這一重要論斷對檔案管理來說具有極其重要的意義，新時代檔案管理面臨新的形勢和新的挑戰(zhàn)，對新時代檔案管理工作具有新的歷史要求。在此，筆者就進一步做好檔案管理工作，談幾點個人思考。

一、新時代檔案管理面臨的新形勢新要求

檔案，承載過去的歷史，也將成為今后的歷史。過去的檔案是今天的歷史，今天的檔案是明天的歷史。新時代有新形勢，檔案管理面臨著新的形勢。

（一）政治新形勢

新時代是中國特色社會主義發(fā)展的一個新階段，檔案管理也進入一個新的歷史階段。檔案管理必須以習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想為指導(dǎo)，牢固樹立“四個意識”，緊緊圍繞中央決策部署，深入貫徹落實習(xí)近平總書記系列重要講話精神，準(zhǔn)確記錄當(dāng)?shù)攸h委政府在貫徹落實中共中央、國務(wù)院各項工作任務(wù)、推動當(dāng)?shù)亟?jīng)濟社會發(fā)展所取得的新成就新舉措等歷史數(shù)據(jù)。服務(wù)于“五位一體”總體布局和“四個全面”戰(zhàn)略布局；服務(wù)于當(dāng)?shù)厝嗣袢罕姡从橙嗣袢罕妼γ篮蒙钕蛲妥非笾械墨@得感、幸福感。

（二）經(jīng)濟新形勢

習(xí)近平總書記指出，我國經(jīng)濟進入新常態(tài)。新常態(tài)的特點是經(jīng)濟增長速度從高速增長轉(zhuǎn)為中高速增長、經(jīng)濟結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化、發(fā)展動力從要素驅(qū)動投資驅(qū)動轉(zhuǎn)向創(chuàng)新驅(qū)動。新常態(tài)下的檔案管理，要緊緊圍繞“三去一降一補”（去產(chǎn)能、去庫存、去杠桿、降成本、補短板）五大任務(wù)，系統(tǒng)分類、重點突出，適時記錄整理當(dāng)?shù)攸h委政府在供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革工作中的重大舉措和重大成就。特別是高度關(guān)注非公有制經(jīng)濟企業(yè)，為轉(zhuǎn)變經(jīng)濟增長方式而做出的貢獻和付出的努力，甚至為社會發(fā)展而犧牲企業(yè)利益的突出成績。

（三）社會新形勢

社會生活節(jié)奏的加快要求檔案管理的節(jié)奏加快，更需要能跟上時代步伐的歷史記錄。一是社會信息化。反映社會生活、記錄歷史數(shù)據(jù)，不再是簡單的文字與圖片，而是更加復(fù)雜多樣的載體。包括傳統(tǒng)的文字、圖片，擴展為視頻、音頻、電子文件、電子軟件和系統(tǒng)等。二是信息智能化。用日新月異來形容智能化是再也恰當(dāng)不過了。智能化的數(shù)據(jù)處理，為檔案管理理念帶來革命性的變化。刷臉、按指紋、微信支付、在線支付、高智能機器人、5G技術(shù)等等，無不為檔案管理帶來全新的理念。

二、新時代檔案管理面臨的新挑戰(zhàn)新問題

（一）檔案管理信息化

伴隨著社會信息化加快的進程，檔案管理面臨信息化的新挑戰(zhàn)。一是檔案存儲介質(zhì)擴展，不再局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)介質(zhì)，而是擴展為硬盤、U盤、光盤、電腦系統(tǒng)等。存儲介質(zhì)的擴展，要求檔案管理人員必須具備一定的信息化處理能力，要求基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)能夠滿足條件。二是管理手段程序化。管理方式和手段不再是單一的手工+人力。而是借助信息技術(shù)、電子技術(shù)，以系統(tǒng)化和程序化理論為指導(dǎo)，開展的一系列檔案管理工作。這就要求管理人員必須具備一定的檔案管理知識和信息技術(shù)知識。三是信息安全隱患。因信息化帶來檔案管理變革的同時，檔案安全受到直接挑戰(zhàn)，諸如信息丟失、刪除、篡改、網(wǎng)絡(luò)泄密等。

（二）檔案使用數(shù)字化

一是檔案查閱數(shù)字化。因存儲介質(zhì)的擴展，檔案查閱可以不再需要紙質(zhì)介質(zhì)，而是把紙質(zhì)介質(zhì)檔案通過掃描、拍照的方式，轉(zhuǎn)化為電子文件，既便于保存，占用物理空間少，更方便查閱，省時省力。二是檔案證據(jù)數(shù)字化。需要借助檔案作為某種證據(jù)材料時，可以不必把原始檔案調(diào)出來，而是可以把原始檔案制成各種格式的圖片文件，既能查閱修改時間，也能防止在交流使用中修改原始文件，保證證據(jù)的安全性和真實性。三是傳遞途徑網(wǎng)絡(luò)化。在信息化基礎(chǔ)上，檔案傳遞可以借助互聯(lián)網(wǎng)、黨政內(nèi)網(wǎng)、工作內(nèi)網(wǎng)、專用網(wǎng)絡(luò)等途徑進行傳遞，更加快捷便利。

（三）基礎(chǔ)設(shè)施落后化

加快檔案信息化建設(shè)的進程中，對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的要求更高。就目前的情況來看，這方面還存在一定的不足。一是軟硬件建設(shè)投入不足。檔案管理需要專門的場所、專業(yè)的設(shè)備和信息化建設(shè)需要的硬軟件，投入大。因其直接產(chǎn)生的不是經(jīng)濟效益，甚至長時間看不到效益，使得各單位領(lǐng)導(dǎo)不夠重視該項工作，導(dǎo)致投入嚴重不足。二是運行成本高。檔案管理從直接表象來看，就是一個燒錢的事。除了基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入外，還需要大量的人力成本、時間成本、信息成本等。三是資源利用率不高。檔案信息化建設(shè)的主要目的在于提升檔案的利用效率，實現(xiàn)檔案信息的共享。但是從當(dāng)前的現(xiàn)狀來看，許多的資源和檔案信息沒有得到充分的利用。在管理模式上仍舊主要以傳統(tǒng)的管理模式為主，使得信息資源的利用效率無法得到保證。

（四）管理機制薄弱化

一是管理隊伍建設(shè)存在不足。部分檔案管理工作人員在應(yīng)用信息化知識方面顯得不足，不太適應(yīng)檔案信息化管理工作，不能夠很好的利用信息技術(shù)處理檔案管理工作中的相關(guān)問題。二是檔案管理制度建設(shè)存在不足和缺陷。目前，在檔案管理制度上表現(xiàn)出較多的漏洞，制度建設(shè)存在一些不完善之處，因管理制度的不足導(dǎo)致管理人員工作積極性不高，從而影響到整個檔案管理工作的有效開展。

三、做好新時代檔案管理工作的幾點思考

（一）堅定政治立場，凸顯以人民為中心的發(fā)展思想

新時代檔案管理工作，是在黨的領(lǐng)導(dǎo)下開展的公益性事業(yè)工作，必須堅定正確的政治立場。一是堅持黨的領(lǐng)導(dǎo)。黨的十九大報告指出，“明確中國特色社會主義最本質(zhì)的特征是中國共產(chǎn)黨領(lǐng)導(dǎo)”，“堅持黨對一切工作的領(lǐng)導(dǎo)”。因此，新時代檔案管理工作，必須緊緊圍繞在以習(xí)近平為核心的黨中央周圍，在思想和行動上與以習(xí)近平為核心的黨中央保持高度一致，牢固樹立“四個意識”，堅守政治紀律和政治規(guī)矩。二是深入貫徹落實習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想。習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想是黨和國家各項工作的指導(dǎo)思想，檔案管理工作必須以此為遵循，自覺主動地堅持以習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想指導(dǎo)下開展檔案管理工作。特別是堅持以人民為中心的發(fā)展思想，做到檔案管理工作為黨和政府服務(wù)，為人民群眾服務(wù)。

（二）堅持智能化管理，全面提升檔案信息化建設(shè)科學(xué)化水平

檔案信息化建設(shè)是新時代檔案管理工作的重要內(nèi)容。當(dāng)前，信息化發(fā)展至高度智能化階段，因此，檔案管理工作必須以智能化管理為重要手段，提升檔案信息化水平。一是檔案資料數(shù)據(jù)化。這是做好檔案信息化建設(shè)工作的基礎(chǔ)，也是新時代提高檔案管理質(zhì)量的有效手段。部門、行業(yè)的檔案整理以及檔案管理綜合部門的檔案采集、收納，做到檔案資料數(shù)據(jù)化全覆蓋、縱深化，為檔案的終極管理準(zhǔn)備好第一手資料。二是管理流程程序化。按照檔案管理常規(guī)流程，編程專業(yè)系統(tǒng)，按照系統(tǒng)規(guī)范、程序，開展檔案收集采集、歸檔立卷、分類存儲、安全保障、智能查閱等一系列檔案管理工作。三是基礎(chǔ)設(shè)施自動化。做到智能化管理檔案，硬軟件建設(shè)條件必不可少。檔案管理部門，要按照智能化管理的要求，配齊配足相應(yīng)的硬件設(shè)施、軟件系統(tǒng)、安全保障措施等。為優(yōu)質(zhì)、高效的檔案管理提供基礎(chǔ)保障。

（三）資源效益最大化，實現(xiàn)檔案管理的最優(yōu)化目標(biāo)

充分發(fā)揮有效資源，是新時代檔案管理的必然要求。一是人力資源培養(yǎng)最優(yōu)化。人力資源永遠是最根本的資源，檔案管理的人力資源一樣是最根本的資源。要加大管理人才隊伍建設(shè)，培養(yǎng)、引進優(yōu)秀的管理人才，建設(shè)一支優(yōu)秀的管理團隊。通過培訓(xùn)、公招、激勵等方式和途徑，建設(shè)優(yōu)秀人才隊伍，提高管理團隊的整體水平。特別是培養(yǎng)一批既懂檔案管理的專業(yè)知識、具備檔案管理技能，又具有一定信息技術(shù)處理能力的高端人才隊伍。二是管理資源效益最大化。檔案的意義在于應(yīng)用，不是讓其成為歷史。新時代檔案管理，要打破傳統(tǒng)的封閉模式，讓檔案的交流與使用更加頻繁、更加暢通。檔案管理部門要在體制機制上進行改良，少設(shè)障礙、多搭橋梁，讓檔案交流的渠道更加寬廣；檔案管理工作人員，牢固樹立檔案服務(wù)意識，不要讓檔案沉睡在保險柜中，而是讓檔案處于富有生命的鮮活狀態(tài)。在人、財、物資源最大化利用的基礎(chǔ)上，讓檔案資源的效益發(fā)揮到極致，實現(xiàn)檔案管理的最優(yōu)化目標(biāo)。