大數(shù)據(jù)視域下的檔案管理工作探討

仲琴琴

摘 要 當(dāng)前，我國(guó)已進(jìn)入到大數(shù)據(jù)時(shí)期，在大數(shù)據(jù)視域下需積極創(chuàng)新檔案管理工作，充分發(fā)揮出檔案管理工作的重要作用。本文首先分析了大數(shù)據(jù)對(duì)檔案管理工作的影響，其次提出了大數(shù)據(jù)視域下檔案管理工作的創(chuàng)新路徑。

關(guān)鍵詞 大數(shù)據(jù) 檔案管理 創(chuàng)新

一、引言

伴隨互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，當(dāng)前的檔案材料已基本上實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)化以及電子化，通過(guò)數(shù)字方式保存的檔案材料更加有利于用戶的查詢(xún)與檢索。然而，伴隨電子檔案數(shù)據(jù)信息的急劇增長(zhǎng)，檔案材料數(shù)據(jù)逐漸呈現(xiàn)出大數(shù)據(jù)的特征，需要采取全新的結(jié)構(gòu)及技術(shù)對(duì)檔案材料進(jìn)行管理。所謂“大數(shù)據(jù)”，主要是指呈現(xiàn)為幾何倍數(shù)增加同時(shí)具有較強(qiáng)可用性的數(shù)據(jù)信息，因?yàn)槠洫?dú)特的性質(zhì)而無(wú)法運(yùn)用傳統(tǒng)形式的技術(shù)與工作對(duì)其實(shí)施管理。大數(shù)據(jù)不但指代數(shù)據(jù)的量，并且還具備大量化、多元化以及速率高等特點(diǎn)。

二、大數(shù)據(jù)對(duì)檔案管理工作的影響

第一，對(duì)檔案管理理論帶來(lái)的影響。信息化對(duì)紙質(zhì)時(shí)期的文件生命周期理論、信息來(lái)源準(zhǔn)則等影響甚大，形成了文件連續(xù)體理論、新來(lái)源觀以及宏觀鑒定理論等全新的理論。在大數(shù)據(jù)視域下，文件連續(xù)體理論、新來(lái)源觀以及宏觀鑒定理論等均遭受著或多或少的影響。

第二，對(duì)檔案資源管理帶來(lái)的影響。在大數(shù)據(jù)視域下，檔案材料數(shù)據(jù)信息量呈現(xiàn)為幾何級(jí)增長(zhǎng)，依靠已有的檔案信息化管理工具及技術(shù)很難實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)時(shí)期對(duì)檔案管理工作提出的更高要求。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息資源已經(jīng)達(dá)到了泛濫的程度，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案材料的安全可靠性與長(zhǎng)久可讀性，同時(shí)在海量數(shù)據(jù)當(dāng)中挖掘出有效信息并且對(duì)其進(jìn)行分析，進(jìn)而歸納出有價(jià)值的檔案資源。

第三，對(duì)檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)帶來(lái)的影響。從檔案采集、管理、運(yùn)用三個(gè)角度而言，在傳統(tǒng)管理形式背景下，“采集”是通過(guò)各個(gè)部門(mén)的移交而實(shí)現(xiàn)的；“管理”通常采取手工管理、查詢(xún)的方式；“運(yùn)用”是被動(dòng)性地提供檢索、查詢(xún)服務(wù)。在計(jì)算機(jī)時(shí)期，“采集”往往是通過(guò)立檔單位轉(zhuǎn)交與系統(tǒng)推送相結(jié)合的形式而實(shí)現(xiàn)的；“管理”由電腦完全取代手工；“運(yùn)用”是采取現(xiàn)代化信息技術(shù)開(kāi)展分析、處理、傳遞以及開(kāi)發(fā)等。在大數(shù)據(jù)視域下，“采集”是及時(shí)、主動(dòng)地采集數(shù)據(jù)；“管理”將會(huì)運(yùn)用云平臺(tái)保存、分析以及處理等；“運(yùn)用”通常是分析、挖掘、預(yù)測(cè)等等，為企業(yè)與社會(huì)發(fā)展做貢獻(xiàn)。

三、大數(shù)據(jù)視域下檔案管理工作的創(chuàng)新路徑

（一）改善檔案管理信息流程

在大數(shù)據(jù)視域下，需將信息化技術(shù)當(dāng)作檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，推進(jìn)檔案管理工作信息化水平的整體加強(qiáng)，更深層次的改善檔案管理信息流程，進(jìn)而增強(qiáng)檔案管理工作的質(zhì)量。在檔案管理工作的具體環(huán)節(jié)，需加速創(chuàng)建起相對(duì)完善的電子檔案管理系統(tǒng)，以達(dá)到對(duì)檔案材料的劃分、歸檔、分享以及運(yùn)用等，同時(shí)在檔案管理工作過(guò)程中，促進(jìn)信息技術(shù)和各個(gè)節(jié)點(diǎn)的有機(jī)結(jié)合，并且對(duì)檔案管理信息流程實(shí)施改善，整體加強(qiáng)檔案管理工作的技術(shù)水平，經(jīng)過(guò)對(duì)檔案材料實(shí)施選擇、整合、錄入、劃分、提取、運(yùn)用等等，進(jìn)一步提高檔案材料的運(yùn)用效率。

（二）推進(jìn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

大數(shù)據(jù)視域下，需積極推進(jìn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。有關(guān)管理部門(mén)需構(gòu)建高度統(tǒng)一的電子檔案管理體系，檔案管理全部的工作均需在此體系內(nèi)完成，以使得各個(gè)單位可以接收到完全相同的指示，防止各個(gè)單位間出現(xiàn)信息不對(duì)等的問(wèn)題。在錄入數(shù)據(jù)、文件的過(guò)程中，盡可能運(yùn)用普通的文件格式，如此能夠有效確保數(shù)據(jù)、文件的兼容性，同時(shí)能夠高效的讀取及運(yùn)用相關(guān)信息?！百Y源共享”是當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的主要趨勢(shì)，可讓檔案材料在各部門(mén)間共同分享，性質(zhì)類(lèi)似的部門(mén)在必要時(shí)能夠運(yùn)用相同的檔案管理體系，使檔案資源可以獲得最大化的運(yùn)用。除此以外，在各個(gè)過(guò)程中需完成好任務(wù)分配工作，確保檔案管理工作者在具體工作環(huán)節(jié)做到“有章法可循”。

（三）構(gòu)建檔案管理一體化平臺(tái)與架構(gòu)

以往的檔案管理信息化建設(shè)并未實(shí)現(xiàn)真正意義上的一體化建設(shè)，各個(gè)單位單獨(dú)實(shí)施建設(shè)，并不具備高度統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。在此類(lèi)業(yè)務(wù)系統(tǒng)形式下，所有系統(tǒng)都是獨(dú)立存在的，無(wú)法開(kāi)展順暢的交流、溝通，導(dǎo)致了信息化建設(shè)成本的提高以及信息設(shè)備的大量浪費(fèi)。對(duì)于大數(shù)據(jù)時(shí)代提出的高要求，需不斷推進(jìn)檔案管理平臺(tái)、檔案管理體制、用戶管理、檔案管理架構(gòu)以及檔案數(shù)據(jù)分析的“一體化”。對(duì)于用戶管理、數(shù)據(jù)管理以及系統(tǒng)平臺(tái)管理等需盡可能實(shí)現(xiàn)“三位一體”，對(duì)硬件資源實(shí)施有效的整合，避免重復(fù)性建設(shè)，由于大數(shù)據(jù)視域下數(shù)據(jù)的維護(hù)及管理工作需耗費(fèi)巨大的人力資源、物理資源，重復(fù)性建設(shè)必定會(huì)導(dǎo)致各類(lèi)資源的大量浪費(fèi)，并且還會(huì)增加檔案管理者的管理及操作成本，此舉“得不償失”。

（四）創(chuàng)新檔案管理服務(wù)機(jī)制

大數(shù)據(jù)視域下，檔案管理工作的具體內(nèi)容、目標(biāo)、對(duì)象以及形式等都出現(xiàn)了巨大的改變，亟待創(chuàng)新檔案管理服務(wù)機(jī)制?，F(xiàn)階段，檔案管理工作不再是純粹地服務(wù)于本部門(mén)、本系統(tǒng)又或是本單位等，在相關(guān)法律法規(guī)與規(guī)章政策下，所有公民都具有獲取檔案資源的基本權(quán)利，檔案資源日趨共享與開(kāi)放；檔案管理工作的內(nèi)容有較大幅度的拓寬，檔案部門(mén)不僅僅是信息的“提供者”，運(yùn)用自有技術(shù)與資源為用戶提供多元化以及個(gè)性化的服務(wù)，服務(wù)功能不斷加強(qiáng)；服務(wù)形式日益多樣化，實(shí)現(xiàn)“線下、線上、異步、實(shí)時(shí)”互動(dòng)，檔案資源的內(nèi)容推送又或是私人定制，讓檔案服務(wù)更加普及化與大眾化，檔案資源價(jià)值得到充分開(kāi)發(fā)。

四、結(jié)論

綜上所述，大數(shù)據(jù)的發(fā)展對(duì)檔案管理工作影響甚大。未來(lái)，可通過(guò)改善檔案管理信息流程、推進(jìn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、構(gòu)建檔案管理一體化平臺(tái)與架構(gòu)、創(chuàng)新檔案管理服務(wù)機(jī)制等措施，以推進(jìn)大數(shù)據(jù)視域下檔案管理工作的創(chuàng)新。

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