事業(yè)單位辦公室檔案管理中的弊病與應(yīng)對措施

劉海旭

摘要：隨著我國經(jīng)濟的迅速發(fā)展，事業(yè)單位在發(fā)展過程中取得了一定的成果。在我國，事業(yè)單位屬于服務(wù)型機構(gòu)，推動著我國經(jīng)濟的發(fā)展，對于我國社會的發(fā)展也有重要的推動作用。而在事業(yè)單位開展相關(guān)工作的過程中，辦公室的檔案管理工作具有十分重要的作用，檔案管理工作的完善與優(yōu)化，能夠使與事業(yè)單位發(fā)展相關(guān)的各項信息得到充分而合理的利用與收錄。此外，建設(shè)科學(xué)的辦公室檔案管理機制，也能夠讓事業(yè)單位人力資源管理工作的效果更上一層樓，為后續(xù)事業(yè)單位的發(fā)展與進(jìn)步奠定了堅實的基礎(chǔ)。本文將通過對事業(yè)單位辦公室檔案管理中的弊病與應(yīng)對措施進(jìn)行分析與探究，以便于促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 辦公室檔案管理 弊病 應(yīng)對措施

The Malady and Countermeasures in the Archives Management of the Public Institution

LIU? Haixu

（Medical Management Service Center of Shandong Health Commission， Jinan， Shandong Province， 250014 ）

Abstarct With the rapid development of China’s economy， public institutions have made certain achievements in the development process. In China， public institutions are service-oriented institutions， which promote the development of China’s economy and the development of our society. In the process of carrying out related work in public institutions， the Archives Management Work of the office plays a very important role， and the perfection and optimization of the archives management work， the utility model can make full and reasonable utilization and inclusion of various information related to the development of public institutions. In addition， the construction of a scientific office records management mechanism， also can let the institutions of human resources management work Living Up， for the follow-up of the development and progress of institutions to lay a solid foundation. This article will analyze and explore the malady and countermeasures in the file management of the Public Institution Office， in order to promote the development of the public institution.

Key Words： Public Institution; Office File Management; Malady; Countermeasures

事業(yè)單位在發(fā)展過程中，對于行業(yè)發(fā)展的方向與情況要做好詳細(xì)的記錄，發(fā)揮自身重要的職能，將相關(guān)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整理、歸納及總結(jié)，進(jìn)而提升事業(yè)單位的工作效率。而辦公室檔案管理工作是事業(yè)單位發(fā)展的重要組成部分，在事業(yè)單位的發(fā)展中，只有將檔案管理工作不斷地進(jìn)行完善，才能夠?qū)κ聵I(yè)單位內(nèi)部的相關(guān)工作人員進(jìn)行有序而規(guī)范的管理。隨著經(jīng)濟發(fā)展的不斷深入，事業(yè)單位辦公室檔案管理的發(fā)展也面臨著更多的機遇與挑戰(zhàn)，事業(yè)單位要順應(yīng)時代的發(fā)展，認(rèn)識到辦公室檔案管理工作的重要地位，不斷對檔案管理工作的管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，提升管理的水平和效率[1-3]。

1事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的特點

1.1機密性

在事業(yè)單位的發(fā)展中，無論是相關(guān)的職工檔案，抑或是干部檔案對于相關(guān)的管理工作來說，都屬于機密文件。在進(jìn)行管理的過程中，都要對國家的保密制度進(jìn)行嚴(yán)格的落實與執(zhí)行。相關(guān)的檔案在進(jìn)行記錄的過程中，包括了對于工作人員的個人素質(zhì)、基本信息等真實情況的錄入，其中可能會涉及一些國家機密，一旦機密被泄露，對于社會的安定、人才的培養(yǎng)及國家的發(fā)展來說都是非常不利的。

1.2真實性

事業(yè)單位在進(jìn)行相關(guān)信息收集的過程中，一定要從信息的內(nèi)容、來源、形式等方面進(jìn)行嚴(yán)格的審查，以保證相關(guān)信息的真實性。對于檔案中相關(guān)內(nèi)容的記述，尤其要重點關(guān)注，每一部分的內(nèi)容在記述時都要進(jìn)行謹(jǐn)慎地核對，杜絕相關(guān)內(nèi)容的弄虛作假，保證檔案內(nèi)容的真實客觀[1]。只有對相關(guān)的檔案內(nèi)容有真實性的保證，才能真正地了解工作人員在工作與生活中的實際狀況。且檔案對于每個人的生活都有極其重要的影響，伴隨人的一生，所以檔案材料的真實性必須得到保證。

2事業(yè)單位辦公室檔案管理中的弊病

2.1相關(guān)管理工作物質(zhì)基礎(chǔ)的缺乏

在我國事業(yè)單位的發(fā)展過程中，由于事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層對于檔案管理工作的認(rèn)識程度不足，重視程度不夠等問題，對于檔案管理工作沒有進(jìn)行充分的支持，導(dǎo)致了事業(yè)單位的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施較為缺乏[2]。甚至在部分事業(yè)單位中，領(lǐng)導(dǎo)層面以及相關(guān)的管理工作人員沒有對檔案進(jìn)行嚴(yán)密而規(guī)范地保護(hù)，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案遭到破壞，這非常不利于事業(yè)單位檔案管理工作的開展與進(jìn)步。在辦公室檔案管理工作的開展中，由于相關(guān)的工作人員受到傳統(tǒng)管理模式的影響較深，思想、行為與資金等方面都受到了一定的局限，所以，導(dǎo)致了基礎(chǔ)社會建設(shè)的不完善，在小部分檔案受到損壞后也不能夠進(jìn)行及時的修復(fù)與還原，因此，事業(yè)單位針對檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)必須進(jìn)行進(jìn)一步構(gòu)建與完善。

2.2事業(yè)單位辦公室檔案管理方式不夠規(guī)范

在事業(yè)單位開展檔案管理工作時，由于受到檔案管理工作復(fù)雜性、局限性等各方面因素的影響，導(dǎo)致大部分事業(yè)單位在發(fā)展的過程中還處在傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式之下，相關(guān)的工作缺乏合理性及科學(xué)性。此外，辦公室檔案管理工作的進(jìn)行，還會受到技術(shù)發(fā)展、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及成本資金等方面的影響。伴隨著信息時代的到來，對于辦公室檔案管理的信息化建設(shè)也要進(jìn)行重視，應(yīng)將檔案管理工作的作用充分地發(fā)揮出來，讓相關(guān)檔案工作的管理方式進(jìn)行進(jìn)一步規(guī)范。

2.3相關(guān)工作人員專業(yè)知識水平不足

隨著社會的飛速發(fā)展，信息化技術(shù)已經(jīng)被廣泛地應(yīng)用在人們生活的方方面面，而隨著網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)的不斷深入，事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作也迎來了新的機遇與挑戰(zhàn)。相關(guān)的管理工作人員必須打破傳統(tǒng)的限制，與時俱進(jìn)，不斷地豐富新時代下，自身的辦公室檔案管理工作專業(yè)知識，提升自身的發(fā)展水平。對于先進(jìn)的信息化技術(shù)有充分的學(xué)習(xí)和掌握，增強自身的責(zé)任意識，為檔案信息的需求者提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，將檔案管理工作的作用進(jìn)行充分的發(fā)揮。而從當(dāng)前階段來看，事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作人員對于新時代下檔案管理知識與技能的掌握還存在著一些不足，使得檔案的管理還不夠合理而規(guī)范[3]。此外，在非專業(yè)人員來到檔案管理崗位時，由于對于相關(guān)的工作沒有充分的了解，所以，事業(yè)單位對于人員結(jié)構(gòu)的優(yōu)化也要時刻進(jìn)行，以便于檔案管理工作的交接與開展。

2. 4在進(jìn)行相關(guān)工作人的離職交接時缺乏合理性及規(guī)范性

隨著社會的發(fā)展及經(jīng)濟水平的提升，各個行業(yè)市場都在飛速發(fā)展，這就使得人們在進(jìn)行就業(yè)選擇時，機會與方向在不斷地增多，所以，在辦公室檔案管理工作中人員的離職情況較為普遍。這就會導(dǎo)致該離職員工的工作無人承接，管理工作出現(xiàn)空檔，再加上事業(yè)單位內(nèi)部，針對相關(guān)管理工作人員的培養(yǎng)存在一定程度上的不足，使得相關(guān)管理檔案在交接時存在不合理、不規(guī)范的情況，在一定程度上對檔案管理工作水平的提升產(chǎn)生了較大的影響，產(chǎn)生的損失也是難以計量的，非常不利于事業(yè)單位檔案管理工作的開展與建設(shè)[4-6]。

3事業(yè)單位辦公室檔案管理中的弊病的應(yīng)對措施

3.1加強對檔案的信息化建設(shè)以及現(xiàn)代化管理

隨著信息時代的到來以及科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作的建設(shè)工作也要滿足時代發(fā)展的需要，將相關(guān)的信息技術(shù)手段進(jìn)行充分的利用，加強對檔案的信息化建設(shè)及現(xiàn)代化管理，讓我國事業(yè)單位的辦公室檔案管理跟上時代發(fā)展的步伐，滿足時代發(fā)展的多元化要求。在事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的開展中，事業(yè)單位應(yīng)該將自身的實際情況與發(fā)展進(jìn)行充分的結(jié)合，將管理工作中產(chǎn)生的問題進(jìn)行及時的發(fā)現(xiàn)、分析和解決，以促進(jìn)管理工作效率的提升，保障管理工作的實效性。

在進(jìn)行相關(guān)檔案信息管理整合的過程中，將信息技術(shù)進(jìn)行融入，將檔案管理工作中的圖像與文字等資料轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)，讓檔案以數(shù)據(jù)和紙質(zhì)的形式共同存在，以滿足不同人員的不同需求。對于一些不屬于機密檔案的相關(guān)信息資源在線上進(jìn)行充分地共享，促進(jìn)檔案資源的循環(huán)利用，當(dāng)然，對于紙質(zhì)檔案也要加強基礎(chǔ)設(shè)施，例如防潮設(shè)施的建設(shè)，以便于保證檔案的安全保存。

3.2新型管理模式與方法的創(chuàng)建

在當(dāng)前階段，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷影響與滲透，事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作模式及方法必須進(jìn)行及時的革新與改變。打破傳統(tǒng)的管理模式，相關(guān)工作人員的理念也要及時轉(zhuǎn)變，以服務(wù)于新的管理模式的建立，提升辦公室檔案管理工作的水平[4]。因此，在建設(shè)信息化管理模式的過程中，事業(yè)單位要給予充足的資金支持，將檔案信息的相關(guān)內(nèi)容充分地納入信息化系統(tǒng)之中，保證檔案信息利用率的提高，方便需求者的查找與使用。但是，在建設(shè)管理模式的過程中還要注意網(wǎng)絡(luò)安全問題，尤其是大部分檔案都具備一定的隱私性與機密性，所以相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)工作也要進(jìn)行重視，杜絕非法入侵系統(tǒng)的狀況出現(xiàn)，保障檔案信息的安全，這也是檔案管理工作的重要組成部分。

同時，在事業(yè)單位內(nèi)部也要加強對于檔案管理工作的監(jiān)督制度建設(shè)，將相關(guān)的管理制度進(jìn)行充分的落實，不斷地加強信息化與管理機制的融合，對相關(guān)工作人員的行為進(jìn)行及時的監(jiān)督，提升檔案管理工作的安全性。而且，隨著信息化監(jiān)督機制的建設(shè)，加強外部監(jiān)督以及內(nèi)部監(jiān)督的整合也是新的監(jiān)督機制建設(shè)的重要舉措[5]。在檔案室內(nèi)部，要對信息檔案管理模式進(jìn)行階段性的網(wǎng)絡(luò)安全的檢查與維護(hù)，加大對于網(wǎng)絡(luò)病毒的檢測力度，在涉密的檔案進(jìn)行保護(hù)時，更要進(jìn)一步加強相關(guān)的檢測和審查工作強度，防止檔案機密的泄露，促進(jìn)檔案管理模式的安全運行。

3.3管理人員綜合素養(yǎng)的提升

相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)發(fā)展對于工作的開展發(fā)揮著重要的作用，事業(yè)單位的檔案管理工作也不例外。所以，對于檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升引起重視，事業(yè)單位要結(jié)合時代的發(fā)展及市場的需求定期對管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，加強對于理論知識及檔案管理實際操作的雙重培訓(xùn)，將二者進(jìn)行有機結(jié)合。同時，還要注意新的時代發(fā)展過程中，對于相關(guān)管理技術(shù)的更新，將這些新的技術(shù)進(jìn)行及時的學(xué)習(xí)與內(nèi)化，確保管理水平的提升。此外，還要注意管理人員責(zé)任心、道德素養(yǎng)、服務(wù)意識等方面的提升，以便于促進(jìn)管理人員全方位的發(fā)展及綜合素養(yǎng)的提升。

3.4及時關(guān)注離職人員的工作交接

在事業(yè)單位的發(fā)展過程中，辦公室管理人員的流動及離職是較為普遍的現(xiàn)象，所以，在事業(yè)單位的檔案管理工作中，一定要關(guān)注相關(guān)人員工作的交接情況，如果出現(xiàn)人員的流動或離職，一定要及時進(jìn)行專業(yè)人員的補充，以便于檔案交接工作的順利進(jìn)行，保證檔案的交接不會出現(xiàn)空檔期，也要及時確認(rèn)新的檔案管理人員對于相關(guān)檔案存放地及數(shù)量的了解，以保證檔案的真正價值得到發(fā)揮。

4 結(jié)語

綜上所述，在事業(yè)單位的發(fā)展中，辦公室檔案管理工作一直在發(fā)揮著重要的作用，隨著社會發(fā)展的推動，辦公室檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)，這就需要相關(guān)的工作人員需要不斷地加強自身專業(yè)知識結(jié)構(gòu)的革新，將工作模式與新時代的信息技術(shù)進(jìn)行不斷的融合發(fā)展，在開展管理工作時，結(jié)合事業(yè)單位的實際發(fā)展?fàn)顩r，不斷地更新管理方法，促使檔案管理工作不斷的向前發(fā)展和進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)

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