關(guān)于高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

魯娜

摘要：高校的檔案管理建設(shè)對(duì)于高校的發(fā)展來(lái)說(shuō)具有至關(guān)重要的作用，而傳統(tǒng)的高校檔案管理模式較為封閉，不能夠滿足人們對(duì)檔案信息的需求，所以高校檔案管理必須走現(xiàn)代化建設(shè)道路，本文就從高校檔案信息的數(shù)字化，高校檔案工作的網(wǎng)絡(luò)化，高校檔案人員素質(zhì)的全面化，高校檔案管理模式的現(xiàn)代化這4個(gè)方面進(jìn)行入手，闡述了如何做到高校檔案管理的現(xiàn)代化。

關(guān)鍵詞：高校;檔案管理;現(xiàn)代化建設(shè)

一、高校檔案信息的數(shù)字化

眾所周知，檔案可以分為兩部分，一是信息，二是存儲(chǔ)這些信息的載體。在過(guò)去，信息與載體是密不可分的，要存儲(chǔ)信息，必須有存儲(chǔ)信息的載體。而檔案信息數(shù)字化以后，這種現(xiàn)象就有所改變。從古至今，存儲(chǔ)信息的載體在不斷的發(fā)生著變化，歷史上曾出現(xiàn)過(guò)甲骨，金石，竹簡(jiǎn)等。而現(xiàn)如今，存儲(chǔ)信息的載體，主要為紙張，所以高校的檔案，大多為紙質(zhì)檔案，檔案的各種目錄都需要人為的抄寫。檔案管理人員任務(wù)繁重，工作量大。并且紙質(zhì)檔案不易保存，易損壞，檔案查找也相當(dāng)困難[1]。

現(xiàn)如今出現(xiàn)的數(shù)字化檔案，就很好的避免了紙質(zhì)檔案的諸多問(wèn)題。數(shù)字化檔案實(shí)現(xiàn)了信息與載體的分離。檔案管理人員的工作量明顯減少，這在很大程度上節(jié)省了人力，物力，財(cái)力。數(shù)字化檔案相比于紙質(zhì)檔案而言更加容易保存，數(shù)字化檔案不像紙質(zhì)檔案那樣需要人為的抄寫。它可以進(jìn)行任意復(fù)制，并且不需要占據(jù)太大的空間。與紙質(zhì)檔案相比而言，可以說(shuō)是非常安全。通常情況下，數(shù)字化檔案都會(huì)保存三份，其中有一份還會(huì)異地保存，這在很大程度上避免了檔案的丟失。對(duì)于一些歷史悠久，并且十分重要的檔案文獻(xiàn)，我們可以將這些檔案文獻(xiàn)進(jìn)行數(shù)字化，數(shù)字化后的檔案文獻(xiàn)可以供大家查閱參考，這在很大程度上避免了對(duì)原文獻(xiàn)的損壞，可以使原來(lái)的紙質(zhì)文獻(xiàn)得到更好的保存。這對(duì)解決珍貴文獻(xiàn)難以保存和利用問(wèn)題有很大幫助。數(shù)字化后的檔案信息，不像紙質(zhì)文獻(xiàn)那樣，需要在庫(kù)房?jī)?nèi)按順序排列，而是以數(shù)據(jù)庫(kù)的形式組織，存放，這在一定程度上節(jié)省了存儲(chǔ)空間[2]。檔案管理人員可以通過(guò)軟件對(duì)需要的檔案信息進(jìn)行查閱和復(fù)制，只要數(shù)字化檔案庫(kù)中所需的信息存在，就可以查找到。

要實(shí)現(xiàn)高校檔案信息的數(shù)字化，我們可以通過(guò)如下幾種方法。第一是將紙質(zhì)檔案通過(guò)在計(jì)算機(jī)中輸入，使紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，也可將圖片，圖紙，照片通過(guò)掃描存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)內(nèi)，并對(duì)這些信息進(jìn)行管理。第二是直接搜集電子檔案信息，隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)化的普及，高校內(nèi)部各個(gè)部門都會(huì)有大量的電子文件，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，各部門可以直接將電子文件發(fā)送到檔案管理中心，這些電子文件就成為高

校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。第三是根據(jù)不同的檔案信息設(shè)置專題數(shù)據(jù)庫(kù)。不管是將紙質(zhì)信息錄入計(jì)算機(jī)，還是直接搜集電子檔案信息，對(duì)于這些信息都需要進(jìn)行進(jìn)一步的分類和管理，將數(shù)字化的檔案信息有序的存儲(chǔ)到不同的專題數(shù)據(jù)庫(kù)，這對(duì)檔案信息的查找有很大的幫助。

二、高校檔案工作的網(wǎng)絡(luò)化

檔案館的修建面積和檔案館的收藏量，一直以來(lái)都是評(píng)價(jià)檔案館水準(zhǔn)的重要指標(biāo)。許多高校的檔案館都出現(xiàn)以收藏檔案為重要工作，而很少利用檔案，這就是所謂的“重藏輕用”的現(xiàn)象。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，人們查閱檔案需要很繁瑣的步驟，這也導(dǎo)致了很多高校的檔案多年沒(méi)有人查閱，成為了所謂的死檔案。檔案已經(jīng)失去了它原先的價(jià)值。高校收集檔案的初心是為了供大家查閱信息，實(shí)現(xiàn)資源共享，而傳統(tǒng)的檔案管理模式并沒(méi)有達(dá)到這種要求[3]。

現(xiàn)如今， 信息技術(shù)得到了快速的發(fā)展，檔案服務(wù)也順應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的趨勢(shì)得到了提升。通過(guò)利用信息技術(shù)，使我們更大程度上可以開(kāi)發(fā)檔案信息資源。將數(shù)字化檔案存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)中，可以讓世界上任何角落， 任何人通過(guò)網(wǎng)絡(luò)中任何一點(diǎn)、任一終端即可查閱到自己需要的檔案信息， 從而實(shí)現(xiàn)了真正意義上的資源共享。各個(gè)高校的檔案館可以借鑒數(shù)字圖書館的建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，將網(wǎng)絡(luò)充分融入到檔案信息的管理當(dāng)中，這在很大程度上提升了檔案信息的利用率，使檔案信息真正成為人們可以查閱的，有利于人的共享資源。從而滿足人們對(duì)現(xiàn)代信息資源利用的真正需求。

網(wǎng)絡(luò)化的檔案信息不僅可以供大家查閱，還可以直接進(jìn)行收集，和整理。在高校中，每位老師和學(xué)生都有自己的一個(gè)賬戶，他們成為了網(wǎng)絡(luò)化的檔案信息的提供者，這在一定程度上豐富了高校的檔案信息。老師和學(xué)生可以通過(guò)賬號(hào)和密碼進(jìn)入自己的賬戶，對(duì)自己的情況進(jìn)行反應(yīng)和更改。學(xué)生的入學(xué)、畢業(yè)及學(xué)業(yè)情況， 教職工的進(jìn)入、退休、調(diào)動(dòng)及教學(xué)科研情況等，都能得到及時(shí)準(zhǔn)確的反映。這些信息通過(guò)高校檔案管理人員的審核后，可以進(jìn)入高校的檔案，這也在一定程度上加快了高校檔案信息的更新速度。

三、高校檔案人員素質(zhì)的全面化

人員素質(zhì)是高校檔案管理的關(guān)鍵因素，它甚至直接影響著高校檔案管理效率。通常情況下，高校檔案管理人員的文化程度普遍不是很高，他們的專業(yè)素質(zhì)都還有待提高，并且對(duì)檔案管理的知識(shí)結(jié)構(gòu)框架還需完善，所以要實(shí)現(xiàn)高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，檔案管理人員素質(zhì)的全面化是勢(shì)在必行的。

要提高檔案管理人員的素質(zhì)，首先要從準(zhǔn)入與淘汰機(jī)制入手。多年來(lái)，檔案管理人員多為教師家屬或?qū)W校冗余人員，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)檔案管理人員的重要性，所以導(dǎo)致檔案管理人員的素質(zhì)普遍不高，也直接導(dǎo)致學(xué)校檔案信息服務(wù)水平低，檔案工作的作用得不到強(qiáng)有力的體現(xiàn)， 使之進(jìn)入邊緣化的惡性循環(huán)。一個(gè)合格的檔案管理人員，不僅僅需要有扎實(shí)的知識(shí)儲(chǔ)備，而且需要有高度的敬業(yè)精神，并且具有較強(qiáng)的檔案查詢能力以及計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力。為了提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，高校需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行能力評(píng)估，實(shí)行優(yōu)勝劣汰 。

其次，要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)。隨著時(shí)代的進(jìn)步，信息化技術(shù)也得到了快速的發(fā)展，為滿足高校檔案信息的數(shù)字化以及檔案工作的網(wǎng)絡(luò)化，高校需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)。其內(nèi)容主要包括：計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)，檔案管理規(guī)章制度，信息數(shù)字化處理技術(shù)，檔案管理方法等等。其目的是為了快速實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，達(dá)到現(xiàn)代化管理的要求。

四、高校檔案管理模式的現(xiàn)代化

實(shí)現(xiàn)高校檔案管理模式的現(xiàn)代化，是檔案信息有序流通的重要保證。只有建立統(tǒng)一的檔案管理模式，才能使檔案信息在查找，上傳等方面更加高效。建立數(shù)字檔案資源在標(biāo)識(shí)、描述存儲(chǔ)、查詢、交換、管理、使用和檢索等各個(gè)方面的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)， 以及檔案收集、整理、歸檔上網(wǎng)和檔案系統(tǒng)建設(shè)等各個(gè)環(huán)節(jié)的統(tǒng)一規(guī)范。這為高校檔案信息的相互交流，資源共享提供了有利條件[4]。實(shí)現(xiàn)高校檔案管理模式的現(xiàn)代化，就要建立統(tǒng)一的信息化標(biāo)準(zhǔn)，只有這樣才能真正實(shí)現(xiàn)信息的相互交流與共享，能在很大程度上節(jié)省人力，物力，財(cái)力，也才能夠提升高校檔案管理水平。

要實(shí)現(xiàn)高校檔案管理模式的現(xiàn)代化，首先要對(duì)高校檔案館進(jìn)行規(guī)模評(píng)定，根據(jù)不同的規(guī)模，提供不同的軟硬件支持。在全國(guó)高校檔案建設(shè)規(guī)劃的指導(dǎo)和協(xié)調(diào)基礎(chǔ)上，各高校應(yīng)該結(jié)合自身的特點(diǎn)和需要，合理選擇相應(yīng)的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，建立現(xiàn)代化檔案信息系統(tǒng)， 避免盲目的低水平重復(fù)建設(shè)。其次，建立數(shù)字檔案資源在標(biāo)識(shí)，查詢，管理等各個(gè)方面的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，以及檔案收集，整理，歸納等各個(gè)環(huán)節(jié)的統(tǒng)一規(guī)范。使高校檔案信息能夠真正做到安全保密，資源共享。

簡(jiǎn)而言之，檔案信息的有效開(kāi)發(fā)和利用在促進(jìn)教育、科學(xué)研究和學(xué)校管理方面具有非常重要的作用。提高檔案館的服務(wù)能力，有賴于現(xiàn)代技術(shù)裝備的配置，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)人才隊(duì)伍的建設(shè)和科學(xué)規(guī)范管理的現(xiàn)代化。只有做好這三個(gè)方面的工作，才能把信息化建設(shè)成為現(xiàn)代檔案信息管理體系的核心

參考文獻(xiàn)：

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