科研機構(gòu)辦公自動化系統(tǒng)建設的難點及對策分析

孔晨　葉仙蓉

[摘要] 推行辦公自動化（OA）是科研機構(gòu)在信息時代的必然選擇。目前，科研機構(gòu)OA建設在工作方式、思維模式、需求分析、整體規(guī)劃、推廣力度以及安全性上都存在一定的問題。根據(jù)我所建設及實施OA系統(tǒng)的經(jīng)驗，針對上述難點提出了加強各部門重視、建立健全相適應的制度、重視軟件二次開發(fā)、加強專業(yè)人才培養(yǎng)及普通用戶培訓、有步驟分階段推行OA并確保系統(tǒng)安全的解決措施。

[關(guān)鍵詞] 科研機構(gòu);辦公自動化系統(tǒng);難點;對策

[中圖分類號] R197.323? ? ? ? ? [文獻標識碼] A? ? ? ? ? [文章編號] 1673-7210（2019）06（a）-0167-04

Problems and countermeasures analysis of research institution office automation system

KONG Chen? ?YE Xianrong

Institute of Materia Medica， Chinese Academy of Medical Sciences & Peking Union Medical College， Beijing? ?100050， China

[Abstract] It is an inevitable choice to carry out office automation （OA） for scientific research institutions in the information age. There are a number of drawbacks in the current office automation construction of research institutions in terms of working methods， thinking patterns， need analysis， overall planning， promotion effort， and security as well. According to our experiences of the office automation construction of OA system in writer′s unit， it is proposed that office automation construction of research institution needs to focus on improving the attention of every department， establishing the system applicable to the office automation system， emphasizing on the secondary software development， strengthening the training of talents and normal users， implementing office automation in stages and steps， and to ensure the system security.

[Key words] Research institution; Office automation system; Problems; Countermeasures

OA系統(tǒng)全稱為Office Automation System，即辦公自動化系統(tǒng)，是20世紀70年代出現(xiàn)的日常管理應用系統(tǒng)。當前，隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)的迅猛發(fā)展，以及我國工業(yè)化與信息化“兩化融合”的逐步實現(xiàn)，實施辦公自動化受到政府部門和企事業(yè)單位的高度重視，OA系統(tǒng)應用的范圍也越來越廣泛。通過電子計算機技術(shù)與網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展與進一步融合，OA系統(tǒng)在辦公管理中的應用也得到進一步推廣，使無紙化辦公成為了可能[1]?？蒲袡C構(gòu)是建設創(chuàng)新型國家的重要力量，提高科研機構(gòu)的管理水平和工作效率、建設科研機構(gòu)的OA系統(tǒng)勢在必行，因此從事這方面的探索及研究極具意義[2]。

本文結(jié)合中國醫(yī)學科學院藥物研究所（以下簡稱“我所”）OA系統(tǒng)的實際建設情況及運行現(xiàn)狀，回避技術(shù)性因素，從管理角度剖析了系統(tǒng)建設及實施過程中存在的一些共性問題，提出一些行之有效的解決方法，以期能對科研機構(gòu)信息化建設工作有所裨益。

我所作為國家重點藥物研究機構(gòu)之一，于2014年引進OA系統(tǒng)，現(xiàn)正在全所范圍內(nèi)推行使用。該系統(tǒng)由我所信息中心與萬戶網(wǎng)絡技術(shù)有限公司聯(lián)合開發(fā)，包含了信息管理平臺、工作流程平臺、公文管理平臺、科研辦公平臺、個人辦公平臺等內(nèi)容，同時還可以進行數(shù)據(jù)檢索和統(tǒng)計，并設有站內(nèi)通知公告欄及內(nèi)部郵件。這些設置基本涵蓋了科研機構(gòu)行政管理的方方面面。此外，萬戶網(wǎng)絡公司還為我所開發(fā)了移動終端應用軟件，以便用戶不受到時間和空間限制，利用手機app真正做到移動辦公。為了更好地推廣使用OA系統(tǒng)，各課題組設置了科研財務助理崗位，協(xié)助課題組相關(guān)業(yè)務的辦理。

1 科研機構(gòu)OA系統(tǒng)的難點分析

1.1 傳統(tǒng)工作方式的干擾

科研機構(gòu)辦公自動化建設是一個系統(tǒng)工程，需要的不僅僅是資金、技術(shù)上的支持，更為重要的是所有使用者（包括領導、各部門管理人員以及科研工作者）的通力協(xié)作。通過筆者調(diào)研發(fā)現(xiàn)，很多機構(gòu)在OA系統(tǒng)試運行初期會有一些“通病”。如：某些部門依舊習慣傳統(tǒng)手工辦公方式，不按照自動化辦公的要求進行管理，使無紙化辦公成為空談，反而大大增加了相關(guān)工作人員的工作量;有一些人雖然不反對建設自動化辦公系統(tǒng)，但在實際工作中卻不使用，仍舊一意孤行我行我素，嚴重影響了OA系統(tǒng)的使用率;個別部門有自己獨立的辦公軟件，不能為全局著想，一味固守自己的一方“領地”，導致很多工作流程無法順利完成;還存在一些“先辦事，后補流程”的不規(guī)范現(xiàn)象，在一定程度上阻礙了OA系統(tǒng)的正常運行。

1.2 固有思維模式的影響

人們都有一種思維慣性，面對新鮮事物時總是依賴舊有的思維模式，尤其是年長者對于改變往往缺少主觀能動性。而自動化辦公恰恰是一個全新的理念，是信息化社會的重要標志，如果不及時轉(zhuǎn)變思想，很難理解和適應先進的OA系統(tǒng)，更遑論信息飛速發(fā)展的新時代。OA的開展是人際互動到人機互動工作模式的重大變革，它挑戰(zhàn)了人們的傳統(tǒng)觀念和慣性思維[3]。在科研機構(gòu)中行政管理發(fā)展緩慢，很多年來一成不變，早已形成的工作流程“深入人心”，再加上老中青三代科研工作者計算機水平參差不齊，對待新事物的接受能力[4]、適應能力亦各不相同，因此很容易形成不愿改變現(xiàn)狀的抵觸情緒和畏難思想。

1.3 系統(tǒng)建設需求不明確

OA系統(tǒng)建設主體的不同，很大程度上影響著系統(tǒng)應用的全面性和準確性。很多科研機構(gòu)在建設系統(tǒng)時不完全了解自身需求，只能摸著石頭過河[5]。研發(fā)初期進行需求調(diào)研時，往往是研發(fā)公司的技術(shù)人員與各行政職能部門的管理人員直接對接，由于技術(shù)人員精通代碼編寫而缺乏相關(guān)管理知識，在很大程度上導致設計的流程與實際管理需求脫節(jié)，系統(tǒng)功能不健全，無法滿足日常辦公及管理的需求。此外，很容易出現(xiàn)一味地求全貪多，擴充不必要的功能模塊，但在實際應用過程中使用率極低，造成一定程度的資源浪費。目標和規(guī)劃不夠明確詳盡，沒有形成高效的溝通和信息反饋機制，需求論證亦不夠充分，從而導致功能模塊、系統(tǒng)擴展性及兼容性等欠缺，以至于使用一段時間后發(fā)現(xiàn)難以應對用戶需求的變化[6]，這些均是前期需求分析沒有把好關(guān)的結(jié)果。需求分析工作是軟件開發(fā)的首要環(huán)節(jié)，它不僅僅是一個簡單的技術(shù)行為，同時還是一個管理行為，它是管理與技術(shù)交互作用的行為，輕視任何一方都將導致需求分析的不徹底，必定會為后期系統(tǒng)功能模塊的使用及升級留下隱患[7]。

1.4 系統(tǒng)缺乏整體規(guī)劃

科研機構(gòu)行政部門的職能定位是為所有科研工作者提供服務和幫助的，確保其科研工作沒有后顧之憂。顯而易見，他們希望得到無縫鏈接的“一站式服務”，而不是各管理部門“各具特色”的工作系統(tǒng)，如煙囪林立般的局面。而很多科研機構(gòu)目前的現(xiàn)狀恰恰是各部門缺乏聯(lián)系，形成了信息孤島[8]，數(shù)據(jù)資源浪費嚴重，系統(tǒng)自動化建設成為空談。因此能否統(tǒng)籌安排各部門工作流程，把條塊分割的各種業(yè)務建立起聯(lián)系變得至關(guān)重要。只有對系統(tǒng)做出整體規(guī)劃，才能避免各職能部門需求重復或者無法兼容，最終實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的最大共享，進而提高辦公效率和質(zhì)量，充分發(fā)揮自動化辦公的強勢功能。此外，要以發(fā)展眼光看待未來用戶數(shù)量、需求動態(tài)增長等情況，為系統(tǒng)的二次開發(fā)留下接口，否則將出現(xiàn)前后建設的新舊功能模塊無法兼容，使重新開發(fā)系統(tǒng)或更新原有系統(tǒng)處于進退維谷的境地，這也是缺乏整體規(guī)劃的一種表現(xiàn)[6]。

1.5 系統(tǒng)推廣及實施力度不足

OA系統(tǒng)開發(fā)完畢并沒有大功告成，只是萬里長征第一步，更為重要的是得到用戶的認可。筆者調(diào)研發(fā)現(xiàn)，很多科研機構(gòu)感到推廣OA系統(tǒng)具有相當難度，主要表現(xiàn)在系統(tǒng)試運行后人們?nèi)匀灰揽總鹘y(tǒng)辦公模式，用戶數(shù)量有限，系統(tǒng)利用率較低。這樣導致的結(jié)果是很難發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的問題，不利于系統(tǒng)的修改完善，久而久之形成惡性循環(huán)，用戶體驗不佳，并沒有感受到OA系統(tǒng)的方便快捷，隨之回歸到低效但駕輕就熟的老辦法，最后使得重金開發(fā)的系統(tǒng)成了擺設。我所科研工作者在使用初期曾遇到各種各樣的問題，積極性嚴重受挫，這時各個職能部門（特別是負責OA系統(tǒng)后期運行維護的信息中心）耐心細致地做好推廣工作，及時記錄存在的問題向開發(fā)公司反饋，并提出優(yōu)化建議，使系統(tǒng)更加簡便易操作，也更加合理規(guī)范。

1.6 系統(tǒng)的安全性[9]

網(wǎng)絡OA建設會使科研機構(gòu)的各類信息（如項目申報書、科研協(xié)議、專利等）在一定范圍內(nèi)處于開放狀態(tài)，由于傳輸、處理、存儲的內(nèi)容具有很高的學術(shù)價值和一定的保密性，可能成為黑客、惡意程序或計算機病毒攻擊的目標，如果直接與Internet相連的辦公系統(tǒng)存在漏洞，信息安全將很難保障。因此在OA建設的過程中，一方面要切實加強全體管理人員和科研工作者的保密意識;另一方面要通過數(shù)據(jù)加密等技術(shù)，或通過身份驗證、設置審核權(quán)限等方式保證合法用戶的使用，從而在保證OA系統(tǒng)安全的前提下，使其得以有效運行[10]。

2 科研機構(gòu)OA系統(tǒng)的管理對策

2.1 提高各部門對OA系統(tǒng)的重視

眾所周知，科研機構(gòu)OA系統(tǒng)的建設與實施是一項極其復雜的系統(tǒng)性工程，綜合性很強。它涉及到軟硬件設備的迭代更新，科研人員和管理人員思維方式、工作方式的巨大改變，以及科研機構(gòu)方方面面的工作。因此，要深切理解OA系統(tǒng)不是一個人或一個部門的事，必須得到所有科研工作者、各職能部門管理人員，特別是領導的積極配合與支持。當然，系統(tǒng)的建設與實施更離不開經(jīng)費和設備的支撐，只有各部門統(tǒng)一思想認識提高重視程度[11]，自動化辦公所需條件等問題才會迎刃而解。

2.2 建立健全與管理OA相適應的制度

OA系統(tǒng)的正常運行有賴于完善的管理制度。系統(tǒng)運行過程中，必須有一種制度對人的行為進行約束和管理，才能保證所有使用者都能夠正確規(guī)范地使用該系統(tǒng)，以確保OA在行政管理工作中的真正實現(xiàn)[12]。因此，各機構(gòu)都應建立健全的、符合自身實際情況的規(guī)章制度，規(guī)避傳統(tǒng)行政管理模式人工操作為主導，帶來的隨意性以及潛在的不合規(guī)的可能性，從而使得科研機構(gòu)的行政管理更加透明、更加科學。規(guī)章制度應該包括業(yè)務流程、人員職責、管理辦法等方面的內(nèi)容，明確科研人員的操作規(guī)范、行政管理人員的崗位職責以及領導的審核權(quán)限，責任分工細化到部門和個人，既提高辦事效率，也讓每個人的行為有章可循，還避免出現(xiàn)問題后的相互推諉，從而使得整個OA系統(tǒng)能有效、安全運營。

2.3 重視軟件二次開發(fā)

從OA系統(tǒng)的開發(fā)方面來說，一是應用軟件開發(fā)周期較長，而開發(fā)好的應用軟件從真正投入使用到全面推廣運行至少需要1～3年的時間。因此，在該軟件真正開始使用時，其需求可能已經(jīng)發(fā)生了變化，這樣就有必要對軟件進行二次開發(fā)[12]。二是軟件開發(fā)時，人們無法窮盡所有情況，在使用過程中各種問題會逐步顯露出來，因此應用軟件的升級或更新很有必要[12]。綜上所述，在OA系統(tǒng)開發(fā)設計之初就必須充分考慮系統(tǒng)應用的現(xiàn)狀和未來發(fā)展趨勢，為系統(tǒng)的二次開發(fā)預留接口，以便將來系統(tǒng)平穩(wěn)地擴展和升級[13]。2018年技術(shù)公司對我所原OA系統(tǒng)進行升級，調(diào)試測試系統(tǒng)，優(yōu)化原有流程及修訂補丁，保證原有功能包括模塊之間的相互關(guān)聯(lián)。同時基于升級后系統(tǒng)進行了需求擴充，包括流程、門戶、信息、文檔資料管理等。此外，部署報表系統(tǒng)，實現(xiàn)14個報表的開發(fā)，并與OA系統(tǒng)集成，實現(xiàn)以OA系統(tǒng)為基礎的統(tǒng)一身份認證。在系統(tǒng)的二次開發(fā)過程中，我們得到的經(jīng)驗是不要追求大而全的“航空母艦”式系統(tǒng)，不盲目開發(fā)華而不實的應用模塊，而是允許產(chǎn)品的迭代發(fā)展[14]。

2.4 加強培養(yǎng)專業(yè)人才、培訓終端用戶

OA是一門綜合性的科學技術(shù)，其建設與應用涉及多學科知識，因此對人員的綜合能力和專業(yè)知識都提出了較高的要求。在建設和使用OA系統(tǒng)過程中或多或少會遇到一些技術(shù)難題，需要有專業(yè)的人才，特別是對技術(shù)和管理都精通的綜合型人才。所以，在OA系統(tǒng)建設過程中，就應在技術(shù)公司的幫助下培養(yǎng)一支后期能夠運行、維護平臺的專業(yè)隊伍[15-16]，熟悉模塊功能，熟練掌握軟件工具，在系統(tǒng)出現(xiàn)問題時及時分析和處理。更重要的是，還要針對系統(tǒng)的終端用戶進行操作培訓，包括科研工作者、各職能部門管理人員以及領導等，由于他們是使用OA系統(tǒng)最頻繁的人群，且年齡、接受能力、計算機水平大相徑庭，必須開展更細化、更有針對性的培訓，包括詳細介紹相關(guān)窗口、功能按鈕、字段含義、流程運轉(zhuǎn)、信息安全等內(nèi)容，同時采用講解培訓與解決運行中出現(xiàn)的問題交替進行的方式，以掃清用戶技術(shù)上和操作上的障礙。

2.5 有步驟分階段推行OA

在OA系統(tǒng)建立運行初期，需要統(tǒng)籌規(guī)劃，有步驟分階段地推行，切實做好傳統(tǒng)辦公與自動化辦公的銜接與過渡[17]。這里列出我所的幾個案列：①由于目前公文的法定效力只有在紙質(zhì)文件上呈現(xiàn)才能得到公認，所以審批用印流程雖然可以通過OA系統(tǒng)來完成，但最終的公文仍通過紙質(zhì)形式來保存，這種即OA系統(tǒng)和傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)并存的情況，就需要做好傳統(tǒng)文檔的管理工作。②合同審批流程（圖1）較長且復雜，在OA系統(tǒng)試運行階段，實行雙軌制[18]，即紙質(zhì)審批單與電子審批單同時流轉(zhuǎn)，逐步在實際運用過程中完善流程，從而將系統(tǒng)調(diào)試到最佳狀態(tài)，努力把問題基本消除在試運行階段，一段時間后使用OA系統(tǒng)電子審批全面取代線下紙質(zhì)審批的流轉(zhuǎn)。③OA系統(tǒng)初步建立時選取科研處作為“試點部門”，技術(shù)公司開發(fā)了一系列具有代表性的功能模塊，所內(nèi)科研人員、管理人員以及領導逐漸熟悉各種操作流程，并感受到自動化辦公的方便快捷與簡單靈活?？蒲腥藛T不必拿著審批單在不同辦公室之間奔走，管理人員不必挨個打電話反饋審批意見，領導也不必不停簽字或是在出差中擔心文件無法簽發(fā)。當所有人開始依賴OA系統(tǒng)辦公時，又陸續(xù)開發(fā)了其他職能部門的工作流程，使得現(xiàn)在的OA系統(tǒng)更加強大更加完整，從而實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享[19]、協(xié)同辦公。

2.6 確保系統(tǒng)安全

習總書記指出：“網(wǎng)絡安全和信息化是一體之兩翼、驅(qū)動之雙輪，必須統(tǒng)一謀劃、統(tǒng)一部署、統(tǒng)一推進、統(tǒng)一實施[14]。”移動互聯(lián)環(huán)境下的OA系統(tǒng)面臨著更加錯綜復雜的網(wǎng)絡安全問題。因此OA系統(tǒng)的安全性問題應該放在首要的位置，要針對業(yè)務系統(tǒng)的不同階段設置針對性的防護措施，做到對信息的有效保護。一方面對硬件采取一系列的安全措施，另一方面在軟件上針對不同權(quán)限用戶進行訪問權(quán)限的分級設置，如我所就劃分了普通科研人員、課題組長、普通管理人員、管理部門負責人、所領導等層級，用戶只能根據(jù)自己的權(quán)限對OA系統(tǒng)的功能模塊進行操作，從而達到各級數(shù)據(jù)安全的目的。同時，網(wǎng)絡中心建立了詳細的系統(tǒng)安全日志，記錄所有訪問該系統(tǒng)的用戶;對IP地址屏蔽進行設置（只允許內(nèi)網(wǎng)登陸）、最大登錄失敗次數(shù)[20]等安全選項。此外加強對人為因素影響的控制，開展用戶安全知識培訓等，比如涉密文件決不能在OA系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)。

3 結(jié)語

OA系統(tǒng)于20世紀60年代由美國提出，經(jīng)歷了從最初以辦公文件處理為核心到當前的Web提供的標準信息集成平臺，其發(fā)展歷程可以簡單地分為文件型、流程型、知識型、大數(shù)據(jù)時代[15]。傳統(tǒng)OA系統(tǒng)建設中，關(guān)注的熱點一直是數(shù)據(jù)傳遞、流程控制的自動化，為事務而事務，較少有人重視OA系統(tǒng)的知識管理和數(shù)據(jù)分析潛能[11]。我所正在嘗試利用OA系統(tǒng)實現(xiàn)一定程度的知識管理和數(shù)據(jù)分析，深入挖掘出數(shù)據(jù)背后的信息，充分利用這些數(shù)據(jù)所帶來的價值。這就要求OA系統(tǒng)能夠具備處理、分析大數(shù)據(jù)的功能。目前正在與技術(shù)公司探討如何結(jié)合大數(shù)據(jù)分析手段，對平臺數(shù)據(jù)進行關(guān)鍵參數(shù)的趨勢發(fā)展分析與評價，從而為決策者提供科學數(shù)據(jù)支撐，以滿足大數(shù)據(jù)時代的信息與知識的自動化管理與利用。

OA系統(tǒng)作為科研機構(gòu)信息化建設的重要標志，正處于不斷發(fā)展的階段。雖然在建設實施過程中遇到不少問題，但隨著人們對自動化辦公的需求日益增長，通過不斷改進管理方法、更新管理理念，OA系統(tǒng)必能全面取代傳統(tǒng)工作方式，廣泛應用到科研機構(gòu)實際管理當中，發(fā)揮出應用的作用。通過OA系統(tǒng)整合數(shù)據(jù)資源，帶來更有效準確的管理，更周到全面的服務，更科學合理的決策，從而為全面實現(xiàn)數(shù)字化、信息化打下堅實基礎。

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（收稿日期：2018-11-23? 本文編輯：蘇? ?暢）