新形勢(shì)下國(guó)有企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新與實(shí)踐

崔玉珊

摘要：隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，云存儲(chǔ)、云計(jì)算以及網(wǎng)絡(luò)信息化、電子政務(wù)等迅速崛起，這對(duì)檔案工作者提出了更高的要求。檔案工作者在將檔案基礎(chǔ)性工作做好的同時(shí)，進(jìn)行檔案工作創(chuàng)新，變得越來(lái)越重要。本文將對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案管理模式進(jìn)行初步探討，以期助力國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè)檔案工作檔案管理創(chuàng)新

檔案事業(yè)“十三五”規(guī)劃發(fā)展綱要已制定并頒布執(zhí)行，該綱要要求新時(shí)期企業(yè)檔案工作要深入貫徹習(xí)近平總書(shū)記系列重要講話(huà)精神，創(chuàng)新思維，精準(zhǔn)把握新時(shí)代檔案工作規(guī)律，努力開(kāi)創(chuàng)檔案工作新作為。就檔案創(chuàng)新工作而言，本文將依據(jù)筆者在實(shí)踐中遇到的問(wèn)題，提出自己的見(jiàn)解和解決策略，拋磚引玉，以期與大家共同探討。

一、檔案工作創(chuàng)新的背景

當(dāng)前，數(shù)字政府等已從北京、深圳等一線(xiàn)城市開(kāi)始迅速崛起，并將日趨成熟；相當(dāng)一部分文件是通過(guò)掃描件上傳網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行流轉(zhuǎn)的，紙質(zhì)公文流轉(zhuǎn)逐漸被電子公文流轉(zhuǎn)所代替，而電子商務(wù)的發(fā)展范圍及蔓延態(tài)勢(shì)更已是遍及全國(guó)各地；云存儲(chǔ)、云計(jì)算以及網(wǎng)絡(luò)信息化等迅猛發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代已宣告來(lái)臨，處在這一轉(zhuǎn)型期的檔案工作者在將檔案基礎(chǔ)性工作做好的同時(shí)，創(chuàng)新檔案工作變得越來(lái)越重要。在這種社會(huì)發(fā)展的大背景下，檔案事業(yè)“十三五”規(guī)劃指出：“‘十三五是全面建成小康社會(huì)的決勝階段，是全面深化改革、全面依法治國(guó)、全面從嚴(yán)治黨和實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的攻堅(jiān)和關(guān)鍵時(shí)期。檔案工作要樹(shù)立創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開(kāi)放、共享發(fā)展理念，主動(dòng)適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展新常態(tài)，抓住機(jī)遇、改革創(chuàng)新，為全面建成小康社會(huì)作出應(yīng)有貢獻(xiàn)?！?h3>二、檔案工作創(chuàng)新與檔案基礎(chǔ)性工作的辯證關(guān)系

檔案基礎(chǔ)性工作猶如一座大廈的地基，只有地基打牢了，檔案工作創(chuàng)新才不至于成為“空中樓閣”。檔案工作創(chuàng)新要建立在細(xì)致完成檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究、檔案利用等八個(gè)環(huán)節(jié)的工作基礎(chǔ)之上。檔案基礎(chǔ)性工作要做實(shí)，創(chuàng)新工作要做精，二者是相輔相成的關(guān)系。

因此，本文所談的創(chuàng)新管理模式探究建立在將檔案整理歸檔等基礎(chǔ)性工作做扎實(shí)的基礎(chǔ)上，離開(kāi)了扎實(shí)的基本工作，檔案創(chuàng)新就變成了無(wú)源之水、無(wú)本之木。對(duì)于基礎(chǔ)性工作尚不扎實(shí)的企業(yè)或組織，筆者認(rèn)為首先應(yīng)該加強(qiáng)本企業(yè)或組織的檔案基礎(chǔ)性工作，只有在這個(gè)前提下才能進(jìn)一步進(jìn)行梳理研究，創(chuàng)新思維；當(dāng)然檔案創(chuàng)新工作做好了，則又會(huì)反過(guò)來(lái)助推檔案基礎(chǔ)性工作做得更細(xì)更實(shí)。

三、檔案創(chuàng)新的管理實(shí)踐及模式探究

（一）檔案收集管理機(jī)制的創(chuàng)新

作為檔案管理工作的起點(diǎn)環(huán)節(jié)，檔案收集所發(fā)揮的重要作用是顯而易見(jiàn)的。在新形勢(shì)下，檔案收集的模式需要擯棄傳統(tǒng)的被動(dòng)接收或者僅僅是發(fā)通知等進(jìn)行檔案征集的方式，應(yīng)該開(kāi)創(chuàng)以傳統(tǒng)模式為基礎(chǔ)，以各種創(chuàng)新手段為輔的新模式。結(jié)合筆者在一線(xiàn)工作實(shí)踐中得出的經(jīng)驗(yàn)，本文將檔案收集管理工作的創(chuàng)新點(diǎn)提煉如下。

1.針對(duì)本單位的基建檔案，創(chuàng)新采取填空式收集方式。由筆者所在集團(tuán)檔案室根據(jù)本公司建設(shè)項(xiàng)目的19個(gè)節(jié)點(diǎn)及38個(gè)詳細(xì)性控制節(jié)點(diǎn)進(jìn)行前期介入，要求本公司項(xiàng)目部對(duì)項(xiàng)目發(fā)展的相應(yīng)階段、相應(yīng)節(jié)點(diǎn)的檔案必須及時(shí)歸檔；對(duì)于應(yīng)歸而未歸的檔案進(jìn)行及時(shí)追蹤，并要求本公司項(xiàng)目部進(jìn)行填空，補(bǔ)充完整；對(duì)于由于缺少必要手續(xù)，容缺辦理而暫時(shí)未辦理完畢的檔案，需由項(xiàng)目部向集團(tuán)檔案室報(bào)備具體情況，做出情況說(shuō)明，集團(tuán)檔案室會(huì)定期發(fā)布該項(xiàng)目的目錄。集團(tuán)共有房屋建筑類(lèi)項(xiàng)目42個(gè)、基礎(chǔ)設(shè)施道路類(lèi)項(xiàng)目62個(gè)，對(duì)于各個(gè)項(xiàng)目，集團(tuán)檔案室會(huì)實(shí)時(shí)發(fā)布項(xiàng)目最新檔案目錄，與項(xiàng)目部門(mén)形成互動(dòng)，這樣做一方面提供了最新的信息，實(shí)時(shí)共享，方便項(xiàng)目部了解項(xiàng)目進(jìn)展及手續(xù)辦理情況，有針對(duì)性地開(kāi)展下一步的工作；另一方面，可以存查漏補(bǔ)缺，對(duì)于應(yīng)歸而未歸檔的檔案，項(xiàng)目部需進(jìn)行填空補(bǔ)齊。

2.針對(duì)本單位基建檔案，獨(dú)創(chuàng)“1+1”檔案收集工作機(jī)制。第一個(gè)“1”是集團(tuán)檔案室進(jìn)行內(nèi)部分工，指定一名基建項(xiàng)目檔案管理員負(fù)責(zé)專(zhuān)門(mén)收集集團(tuán)所有的基建項(xiàng)目檔案，并將基建項(xiàng)目檔案收集列入各子公司督查范圍及年度考核評(píng)估打分中；第二個(gè)“1”是集團(tuán)旗下各子公司分別設(shè)置一名兼職檔案管理員對(duì)接集團(tuán)基建項(xiàng)目檔案管理員，針對(duì)項(xiàng)目檔案收集中遇到的問(wèn)題及時(shí)反饋、溝通，以便集團(tuán)檔案室及時(shí)介入督查、督促，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)與子公司在檔案收集工作上的無(wú)縫銜接。除此之外，筆者所在公司還建立了檔案人員參與基建項(xiàng)目例會(huì)的制度，在子公司的每周項(xiàng)目例會(huì)上，都能發(fā)現(xiàn)檔案管理員的身影，這樣做的目的是便于檔案室了解項(xiàng)目的具體進(jìn)度，以便實(shí)現(xiàn)前期介入，精準(zhǔn)把控，極大地促進(jìn)檔案的收集力度和精細(xì)度。

3.針對(duì)本單位下屬子公司眾多，且分散廣、檔案收集難度大的特點(diǎn)，積極探索新模式，建立專(zhuān)門(mén)的檔案管理VI？ SIO組織框架體系圖及檔案管理樹(shù)形圖。該VISIO框架圖Ⅰ級(jí)為集團(tuán)各子公司，Ⅱ級(jí)為各子公司的檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，Ⅲ級(jí)為各子公司的檔案工作負(fù)責(zé)人，Ⅳ為各子公司的兼職檔案管理員。檔案管理樹(shù)形圖則是在此基礎(chǔ)上增加了聯(lián)系方式，實(shí)現(xiàn)了“一圖知檔案”的管理局面，全方位無(wú)死角準(zhǔn)確監(jiān)管，實(shí)現(xiàn)了無(wú)漏網(wǎng)之公司、無(wú)漏收之檔案。

（二）檔案管理手段的創(chuàng)新

面對(duì)新形勢(shì)、新變化和新要求，檔案工作要?jiǎng)?chuàng)新思路、拿出新舉措、采取新的管理手段。以筆者所在公司為例，我們積極探索檔案管理的新模式，并采取了以下措施：

1.固本培元，真抓實(shí)干，從檔案管理機(jī)制上進(jìn)行完善。筆者單位成立了集團(tuán)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，形成了由分管領(lǐng)導(dǎo)掛帥、各部門(mén)及子公司的中層領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)、各部門(mén)及子公司的兼職檔案管理員為組員的檔案管理體系，首先從組織體系上形成層層管控的良好局面。

2.樹(shù)標(biāo)桿，立典型，設(shè)立獎(jiǎng)勵(lì)制度，對(duì)兼職檔案管理員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。設(shè)立獎(jiǎng)勵(lì)制度，獎(jiǎng)勵(lì)制度的評(píng)分由檔案室管理人員及民主評(píng)議打出，分值占70%和30%。由檔案部門(mén)每年年度檢查結(jié)束后對(duì)各子公司及部門(mén)檔案管理情況進(jìn)行評(píng)估，對(duì)管理高效、到位的子公司或部門(mén)進(jìn)行物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，并通報(bào)表?yè)P(yáng)。

（三）檔案利用方面及信息共享的創(chuàng)新

1.創(chuàng)新檔案信息資源共享機(jī)制。信息資源共建共享是指兩個(gè)或兩個(gè)以上的信息機(jī)構(gòu)，通過(guò)溝通協(xié)作將各自的信息整合起來(lái)，將自身的優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)進(jìn)行互補(bǔ)，以便開(kāi)展互惠互利的信息建設(shè)服務(wù)活動(dòng)，從而讓信息最大化被使用開(kāi)發(fā)，滿(mǎn)足用戶(hù)對(duì)資源的需求。作為國(guó)企，部分檔案信息資源共享可以促進(jìn)各子公司互通有無(wú)、經(jīng)驗(yàn)互鑒，因此，創(chuàng)新檔案信息資源共享機(jī)制顯得尤為重要。

檔案信息資源共享有兩種方式，筆者所在公司的具體探索實(shí)踐如下。

（1）建立集團(tuán)內(nèi)部共享文件夾。首先聯(lián)系IT部門(mén)，在整個(gè)集團(tuán)電腦上，建立共享文件夾，檔案部門(mén)所獲取的或加工好的信息資源，均放在這個(gè)共享文件夾中；其次由檔案部門(mén)對(duì)共享文件夾設(shè)置不同的權(quán)限，大家可以看到與本公司或部門(mén)直接相關(guān)的內(nèi)容，如有特殊需求，則可聯(lián)系檔案部門(mén)修改權(quán)限或者與文件形成源部門(mén)取得聯(lián)系，獲取相關(guān)信息。通過(guò)這種方式，極大地加強(qiáng)了各子公司、各部門(mén)及部門(mén)和子公司內(nèi)部各同事間的工作聯(lián)系，互通有無(wú)，使工作開(kāi)展得更順暢。

（2）公司檔案內(nèi)網(wǎng)，包含BS+CS網(wǎng)絡(luò)客戶(hù)端版及網(wǎng)頁(yè)版，均可實(shí)現(xiàn)在線(xiàn)查詢(xún)。用戶(hù)可按照檔案類(lèi)別進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)的查看，也可用模糊檢索或者高級(jí)檢索進(jìn)行查詢(xún)。查詢(xún)權(quán)限的設(shè)置則是依照不同的密級(jí)及保管期限設(shè)置，目錄類(lèi)的信息是公開(kāi)的，全體部門(mén)及人員均可查到；若要查看公司內(nèi)部級(jí)別的檔案，則需要經(jīng)過(guò)一定的審批，至于秘密及絕密級(jí)的檔案，審批流程更為嚴(yán)格。

2.創(chuàng)新檔案服務(wù)理念及利用方式。一是國(guó)企檔案部門(mén)傳統(tǒng)服務(wù)活動(dòng)的開(kāi)展是建立在本部門(mén)對(duì)檔案管理的便利操作上，依照本部門(mén)對(duì)檔案服務(wù)的認(rèn)識(shí)、理解制定服務(wù)準(zhǔn)則，確定服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)方式，并未顧及檔案用戶(hù)的實(shí)際需求。要提升用戶(hù)滿(mǎn)意程度，國(guó)企檔案部門(mén)就必須創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)，堅(jiān)持“以用戶(hù)需求為導(dǎo)向+以用戶(hù)滿(mǎn)意為目標(biāo)”的新服務(wù)理念，重新探討檔案服務(wù)方式，如建設(shè)“一站式”的檔案集中服務(wù)模式。二是公司產(chǎn)生的項(xiàng)目檔案中蘊(yùn)含著豐富的經(jīng)濟(jì)、科技價(jià)值，通過(guò)對(duì)其二次開(kāi)發(fā)，可以滿(mǎn)足檔案利用人員的工作需求。以筆者單位為例，根據(jù)公司屬于科研和新技術(shù)探索行業(yè)的領(lǐng)先者的特點(diǎn)，在具體開(kāi)發(fā)檔案信息資源時(shí)，對(duì)利用率高、有一定使用價(jià)值的信息，集團(tuán)檔案室進(jìn)行了二次開(kāi)發(fā)，使之系統(tǒng)化、精煉化。集團(tuán)檔案室及各子公司項(xiàng)目部經(jīng)過(guò)將近一年多的共同努力，并在收集整理各項(xiàng)信息及整合檔案利用部門(mén)的反饋意見(jiàn)的基礎(chǔ)上，成功編研出來(lái)項(xiàng)目合同格式文本20余項(xiàng)；獲得DGNB綠色建筑金獎(jiǎng)?wù)J證證書(shū)1項(xiàng)；二星級(jí)綠色建筑設(shè)計(jì)標(biāo)識(shí)證書(shū)3項(xiàng)。此外，編研成果之一——被動(dòng)房技術(shù)中心案例入選國(guó)家發(fā)改委“最佳節(jié)能技術(shù)和最佳節(jié)能實(shí)踐”評(píng)選和推廣項(xiàng)目。

（四）檔案庫(kù)房管理的創(chuàng)新

在檔案庫(kù)房管理創(chuàng)新方面，以筆者單位為例，將無(wú)線(xiàn)條碼掃描器技術(shù)應(yīng)用于檔案庫(kù)房日常管理中。筆者所在公司通過(guò)無(wú)線(xiàn)條碼掃描器的二次開(kāi)發(fā)接口，將無(wú)線(xiàn)條碼掃描器中的數(shù)據(jù)直接導(dǎo)入到檔案系統(tǒng)中，提供增加、刪除、修改、查詢(xún)等功能。每盒檔案由唯一的條碼用于管理，條碼在模塊中自動(dòng)生成，方便錄入。盤(pán)點(diǎn)時(shí)，只要是記錄在系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，就可實(shí)現(xiàn)條碼數(shù)據(jù)接入。通過(guò)無(wú)線(xiàn)條碼掃描器實(shí)時(shí)盤(pán)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)移動(dòng)巡檢、移動(dòng)盤(pán)點(diǎn)、移動(dòng)查詢(xún)等；盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，該掃碼器中的數(shù)據(jù)會(huì)與數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)自動(dòng)進(jìn)行核對(duì)，并對(duì)異常數(shù)據(jù)做出處理，生成盤(pán)盈盤(pán)虧明細(xì)表、盤(pán)點(diǎn)匯總表。這極大地促進(jìn)了庫(kù)房管理的科學(xué)化、有序化。

檔案工作已進(jìn)入新時(shí)代，開(kāi)啟新篇章。在這種形勢(shì)下，國(guó)有企業(yè)檔案管理工作也必然要以新的姿態(tài)再發(fā)力。國(guó)企檔案人員要貫徹落實(shí)新發(fā)展理念，堅(jiān)持全面創(chuàng)新、精學(xué)深思，真正成為“為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)”宗旨的踐行者！

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作者單位：中德聯(lián)合集團(tuán)有限公司