北京市地名檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策研究

王蕊

摘要：本文作者從地名檔案的管理方式、形成、管理制度和信息化四個(gè)方面總結(jié)了北京市地名檔案的管理現(xiàn)狀，指出了當(dāng)前地名檔案管理工作中存在著制度不夠完善、收集方式被動(dòng)、查檔不便的問題，并提出了相應(yīng)的解決思路。

關(guān)鍵詞：地名檔案管理

地名是重要的地理信息和社會(huì)公共信息，國(guó)家政治、外交、測(cè)繪、科學(xué)研究等各項(xiàng)工作和人們的日常生活都離不開它。隨著城市建設(shè)的發(fā)展，北京地名的實(shí)際狀況發(fā)生了變化，新地名不斷涌現(xiàn)，舊地名有的消失、有的更新，[1]所以做好歷史地名保護(hù)、加強(qiáng)地名規(guī)劃和管理，是當(dāng)前北京市地名工作的重要內(nèi)容。地名檔案作為存儲(chǔ)和傳遞地名信息的載體，是進(jìn)行地名管理、推行地名標(biāo)準(zhǔn)化、開展地名研究的基礎(chǔ)。[2]為更好地服務(wù)于北京市地名工作、發(fā)揮地名檔案價(jià)值、提高地名檔案管理水平，有必要對(duì)北京市地名檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行梳理，對(duì)存在的問題提出相應(yīng)的解決對(duì)策。

一、北京市地名檔案管理現(xiàn)狀

（一）設(shè)置地名檔案室，采取市區(qū)兩級(jí)分管方式管理

北京市規(guī)劃和自然資源委（以下簡(jiǎn)稱“市規(guī)自委”）負(fù)責(zé)全市地名管理工作，市規(guī)自委各分局負(fù)責(zé)各自區(qū)縣的地名管理。按照市區(qū)兩級(jí)分管地名工作的體制，地名檔案也采取相應(yīng)的管理方式。地名檔案室設(shè)在市規(guī)自委及其各分局的行政審批處（檔案管理處）或地籍地名科下。北京市城市建設(shè)檔案館是市規(guī)自委的直屬事業(yè)單位。自2001年開始，北京市城市建設(shè)檔案館檔案管理二室承擔(dān)委機(jī)關(guān)行政審批檔案、地名檔案的管理工作。地名檔案的接收、整編、保管及提供利用工作由1名工作人員兼職負(fù)責(zé)。

（二）地名檔案隨地名管理工作產(chǎn)生并逐步積累

《北京市地名管理辦法》規(guī)定，市規(guī)自委負(fù)責(zé)全市地名命名、更名、建筑物名稱核準(zhǔn)及其有關(guān)管理工作。地名檔案是在地名管理工作中形成的具有保存價(jià)值的記載各個(gè)地理實(shí)體的標(biāo)準(zhǔn)名稱及其他相關(guān)信息的文字、圖表、聲像等材料。[2]市規(guī)自委現(xiàn)保存地名命名檔案420卷、地名更名檔案79卷、地名規(guī)劃?rùn)n案24卷、建筑物名稱核準(zhǔn)檔案839卷。這些地名檔案反映了北京市地名工作狀況，是地名發(fā)展演變過程的真實(shí)歷史記錄。

（三）地名檔案管理制度逐步建立

市規(guī)自委地名檔案室自成立以來，制定了一系列檔案管理制度，包括：《關(guān)于地名資料整理、歸檔初步要求》（1983年）、《關(guān)于建立地名檔案試行辦法》（1985年）、《地名檔案分類方案》（1985年）、《地名檔案管理要求》（1987年）、《地名檔案室管理制度》（1990年）、《安全保密制度》（1990年）、《地名檔案借閱制度》（1990年）以及《地名管理檔案整編工作要求及做法（試行）》（2016年）。建立的各項(xiàng)制度，明確了檔案管理的基本工作要求，確保了檔案管理的制度化。[3]

（四）地名檔案信息化管理初步實(shí)現(xiàn)

北京市城市建設(shè)檔案館利用北京市城建檔案管理信息系統(tǒng)對(duì)市規(guī)自委的地名檔案進(jìn)行項(xiàng)目級(jí)、案卷級(jí)、文件級(jí)的三級(jí)著錄整編，形成了地名檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)；在提供利用模塊中，通過數(shù)據(jù)庫(kù)方式實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目信息的關(guān)聯(lián)，[4]以此提供地名檔案利用服務(wù)。

二、北京市地名檔案管理中存在的主要問題

（一）檔案管理制度仍不夠完善

市規(guī)自委現(xiàn)存的地名檔案管理制度大部分都是在北京市進(jìn)行第一次地名普查工作時(shí)制定的，其形成時(shí)間較早，已不適用于新形勢(shì)下的地名檔案管理工作。比如1985年依照原中國(guó)地名委員會(huì)、國(guó)家檔案局聯(lián)合印發(fā)的《全國(guó)地名檔案管理暫行辦法》和《地名檔案保管期限表》，結(jié)合北京市實(shí)際制定的《地名檔案分類方案》，把地名檔案分為文書類、地名調(diào)查和成果類、編研類（見表1）。該分類方案是針對(duì)地名普查檔案的分類。市規(guī)自委參照該分類方案，也制定了工作中使用的“地名檔案分類目錄”，把在地名管理中形成的地名命名、更名、建筑物名稱核準(zhǔn)檔案材料，劃入到文書類別下的業(yè)務(wù)指導(dǎo)中（見表2）。而隨著北京市2006年開展地名規(guī)劃工作，地名規(guī)劃類別在表2中并未設(shè)置。筆者在工作中也發(fā)現(xiàn)雖然地名檔案分為地名調(diào)查和成果類、編研類，但檔案內(nèi)容都是原市地名辦公室針對(duì)編研、地名成果的請(qǐng)示、總結(jié)、會(huì)議等，實(shí)際上與文書類別中的分類設(shè)置重復(fù)。再比如1990年制定的3個(gè)管理制度太粗，有些地名檔案保管要求、涉密地名的使用權(quán)限、地名檔案如何提供社會(huì)檔案利用并沒有被細(xì)化。

（二）收集方式被動(dòng)

當(dāng)前，地名檔案由市規(guī)自委的業(yè)務(wù)主管處室形成并移交，由北京市城市建設(shè)檔案館負(fù)責(zé)整編保管和提供利用；這種形成、管理與利用相分離的管理體制導(dǎo)致檔案部門的工作以被動(dòng)接收檔案為開端[4]。業(yè)務(wù)部門交什么就收什么，檔案管理工作滯后，易造成檔案質(zhì)量缺乏保障。

（三）地名檔案查詢利用不便

人們都希望在最短時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)確地查到他們所需要的檔案資料。而地名檔案不像文書檔案資料比較好找[5]，一份命名文件會(huì)同時(shí)含有居住區(qū)和道路的命名，有的命名文件文號(hào)是“京地命字”，有的是“市地命字”，有的沒有文號(hào)，這些都給查找?guī)砹穗y度。市規(guī)自委工作中使用的“規(guī)管2011系統(tǒng)”，是集規(guī)劃管理、地名管理、構(gòu)建維護(hù)、信息服務(wù)等功能為一體的規(guī)劃管理業(yè)務(wù)協(xié)同辦公平臺(tái)，服務(wù)委機(jī)關(guān)、區(qū)縣分局、執(zhí)法大隊(duì)。[6]由于規(guī)劃地名審批系統(tǒng)與北京市城市建設(shè)檔案館使用的城建檔案管理系統(tǒng)沒有進(jìn)行地名檔案內(nèi)容的關(guān)聯(lián)，地名的查檔過程通常是：業(yè)務(wù)部門的經(jīng)辦人通過“規(guī)管2011系統(tǒng)”查出地名的審批文號(hào)或地名標(biāo)準(zhǔn)名稱，打電話告知檔案部門要查的內(nèi)容，檔案部門再利用館內(nèi)部系統(tǒng)查找地名對(duì)應(yīng)的檔號(hào)。這種檢索方式必然耽誤時(shí)間，尤其是當(dāng)遇到?jīng)]有文號(hào)的地名時(shí)，查找時(shí)間更長(zhǎng)。

三、解決北京市地名檔案管理中存在問題的措施

（一）完善管理制度，加強(qiáng)檔案管理

2019年3月29日國(guó)家檔案局局長(zhǎng)李明華在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議上提出：“要推動(dòng)建立與國(guó)家治理現(xiàn)代化相匹配的專業(yè)檔案工作機(jī)制。加強(qiáng)專業(yè)檔案工作的頂層設(shè)計(jì)和長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，研究制定《關(guān)于做好新時(shí)期專業(yè)檔案工作的意見》，明確新時(shí)期專業(yè)檔案工作發(fā)展方向、基本原則、重點(diǎn)任務(wù)等?！盵7]因此檔案部門要提高思想站位，認(rèn)識(shí)到新時(shí)期建立健全專業(yè)檔案管理規(guī)章制度的重要性。筆者認(rèn)為通過梳理地名檔案工作流程，一是建立地名審批文件歸檔制度，明確歸檔范圍、歸檔時(shí)間，確保地名檔案的齊全完整，按時(shí)移交。二是修改、完善現(xiàn)有地名檔案分類目錄。建議將原來文書類中業(yè)務(wù)指導(dǎo)下的地名命名、更名（W22），建筑物名稱核準(zhǔn)、更名（W23）兩個(gè)小類，單獨(dú)成為兩大類，再添加新的地名規(guī)劃類，共形成此三大類別，作為今后地名檔案分類目錄。其余原文書類別下的小類不變，并把地名調(diào)查和成果類、編研類的文件按內(nèi)容歸為文書類別中，統(tǒng)一按照原市地名辦公室的一個(gè)歷史全宗保存。三是修改、細(xì)化地名檔案保管要求和地名檔案利用制度。建議按照檔案庫(kù)房“八防”要求，制定地名檔案保管規(guī)定；按照委系統(tǒng)和社會(huì)用戶對(duì)象劃分，明確利用權(quán)限、利用范圍、利用手續(xù)等要求。此外，再制定上述檔案管理制度時(shí)，要遵循地名檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律，這樣才能達(dá)到科學(xué)管理檔案的目的和要求。

（二）加快地名檔案信息共享建設(shè)，促進(jìn)地名檔案的高效利用

地名檔案的數(shù)字化和信息化是現(xiàn)代社會(huì)對(duì)地名檔案管理工作的要求，也是檔案工作者努力的方向。[8]筆者認(rèn)為檔案管理部門首先要使“規(guī)管2011系統(tǒng)”與北京市城市建設(shè)檔案館使用的城建檔案管理系統(tǒng)的地名檔案內(nèi)容關(guān)聯(lián)，這樣才能便于縮短查檔時(shí)間、解決查檔不便的問題。其次要依托北京市城市建設(shè)檔案館成熟的檔案數(shù)字化加工流程，加快開展委機(jī)關(guān)地名檔案數(shù)字化工作，以便提高查檔利用效果。最后要以“北京市區(qū)劃地名信息政務(wù)管理平臺(tái)”和“北京市區(qū)劃地名信息社會(huì)服務(wù)平臺(tái)”建設(shè)為契機(jī)，促進(jìn)地名檔案信息共享。這兩個(gè)平臺(tái)是北京市第二次全國(guó)地名普查信息化服務(wù)建設(shè)項(xiàng)目的重點(diǎn)工作，目前正在加緊建設(shè)中。作為地名檔案的管理部門，從著眼于服務(wù)、重視利用的角度思考，應(yīng)該充分抓住此次機(jī)遇、及時(shí)和委機(jī)關(guān)相關(guān)業(yè)務(wù)部門溝通，達(dá)成共識(shí)，即待兩個(gè)平臺(tái)建成后，使北京市城市建設(shè)檔案館地名檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)與兩個(gè)平臺(tái)對(duì)接。這樣不僅有利于提高工作效率、宣傳地名文化，也能讓社會(huì)公眾了解地名檔案工作。

（三）以提高素質(zhì)為核心，強(qiáng)化檔案人員專業(yè)管理水平

地名檔案具有區(qū)域性、連續(xù)性、社會(huì)性和多樣性的專業(yè)特點(diǎn)，四個(gè)特點(diǎn)互為一體，從各個(gè)不同的側(cè)面體現(xiàn)了地名檔案的特殊性。[9]這種屬性使得地名檔案展現(xiàn)了獨(dú)特的地理文化、深厚的歷史文化和質(zhì)樸的鄉(xiāng)土文化，[10]并且在經(jīng)濟(jì)社會(huì)中起到重要的參考作用。所以地名檔案工作業(yè)務(wù)性、專業(yè)性、服務(wù)性很強(qiáng)。[11]筆者認(rèn)為作為檔案管理人員，需要改變自身傳統(tǒng)思維模式，不能只滿足于檔案不丟不損，而應(yīng)密切關(guān)注地名工作全過程，從源頭抓起、學(xué)習(xí)地名審批工作業(yè)務(wù)知識(shí)，熟悉相關(guān)工作法律法規(guī)和流程，掌握一定的專業(yè)知識(shí)。此外，檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的管理理念、使思想緊跟時(shí)代發(fā)展，拓展多元化知識(shí)儲(chǔ)備，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，具有高層次檔案信息服務(wù)與咨詢的才能?？傊瑱n案管理人員應(yīng)看清自身素質(zhì)與新形勢(shì)地名檔案工作需要的差距，以全新的精神狀態(tài)抓緊自身各方面的學(xué)習(xí)提高，使自己成為新時(shí)代合格的檔案工作者[12]。

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作者單位：北京市城市建設(shè)檔案館