城市給排水工程檔案資料管理應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題

張華溢

[摘要]城市給排水工程檔案資料管理工作要進(jìn)一步重視城市給排水工程檔案資料的采集。全面收集城市給排水檔案資料，確保城市給排水檔案資料的齊備，實(shí)現(xiàn)檔案資料全覆蓋城市給排水工程。建章立制，明確責(zé)任，各司其職，確保給排水工程檔案資料管理工作規(guī)范有序。加強(qiáng)信息化、數(shù)字化建設(shè)，提高給排水檔案資料的規(guī)范性和可行性。要進(jìn)一步增強(qiáng)給排水檔案資料管理人員素質(zhì)。

[關(guān)鍵詞]城市給排水;檔案;問(wèn)題

[中圖分類(lèi)號(hào)]S276 ? ? ? ? ? ? ? ?[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A

隨著城市化現(xiàn)代化進(jìn)程的加快，城市給排水工程也日益增多，項(xiàng)目越來(lái)越復(fù)雜。眾所周知，給排水工程具有隱蔽性特點(diǎn)，埋藏在地下和建筑物固體中，憑肉眼無(wú)法識(shí)別。作為真實(shí)記錄給排水工程的檔案資料就顯得尤為重要。本文試從給排水工程管理的角度，談?wù)劤鞘薪o排水檔案資料管理應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題。

1 ? ?進(jìn)一步重視城市給排水工程檔案資料的采集

城市給排水檔案資料真實(shí)記錄了城市發(fā)展的軌跡，檔案作為見(jiàn)證歷史發(fā)展的憑證，城市發(fā)展從無(wú)到有，從小到大，給排水工程隨著城市發(fā)展，越來(lái)越多，地下管網(wǎng)建設(shè)也越來(lái)越先進(jìn)、規(guī)范。與此同時(shí)，一定要高度重視城市給排水工程的檔案資料的收集與管理，將其檔案管理與工程建設(shè)同部署、同安排、同實(shí)施，定要避免城市發(fā)展初期，由于沒(méi)有檔案記錄，在維修維護(hù)建設(shè)給排水工程時(shí)，只有憑記憶，道路、網(wǎng)道開(kāi)膛破肚，造成極大的浪費(fèi)。如果有了健全的檔案記錄，則可避免憑記憶、憑印象的粗暴式施工，使得城市給排水工程在維護(hù)、改造以及升級(jí)換代等工作得以順利實(shí)施。由于城市給排水工程檔案資料工作與工程建設(shè)相比，略顯滯后，其重視程度肯定與工程建設(shè)相比，肯定不足，因此應(yīng)該進(jìn)一步重視其檔案工作，實(shí)施一把手工程，將給排水檔案資料工作融合到項(xiàng)目建設(shè)工程中，與工程同步，納入工程建設(shè)的計(jì)劃、質(zhì)量管理體系以及崗位責(zé)任中。并加大宣傳力度，提高給排水工程檔案管理人員的檔案采集意識(shí)，深入學(xué)習(xí)給排水工程檔案資料的采集方法，掌握先進(jìn)的采集方式，同時(shí)，由于給排水工程涉及的檔案門(mén)類(lèi)眾多，涉及許多技術(shù)指標(biāo)、參數(shù)，對(duì)工程專業(yè)技術(shù)能力要求較高，檔案人員還應(yīng)掌握相應(yīng)的給排水專業(yè)技術(shù)，學(xué)習(xí)了解相關(guān)的工程技術(shù)知識(shí)，提高采集檔案資料的能力，有效遴選有價(jià)值的檔案資料，指導(dǎo)、監(jiān)督工程技術(shù)人員對(duì)有關(guān)數(shù)據(jù)、圖表等檔案的收集。另一方面，注意發(fā)揮工程技術(shù)人員關(guān)于給排水工程檔案資料的作用，形成人人重視檔案資料的良好局面，人人掌握檔案采集方式，切實(shí)做好城市給排水工程的檔案資料管理工作。

2 ? ?全面收集城市給排水檔案資料，確保城市給

排水檔案資料的齊備，實(shí)現(xiàn)檔案資料全覆蓋城

市給排水工程

城市給排水工程是城市建設(shè)的重要內(nèi)容，城市給排水工程檔案也應(yīng)遵照城市建設(shè)檔案管理規(guī)范執(zhí)行。2002年11月發(fā)布DA/T28-2002《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》，2018年4月，在2002年基礎(chǔ)上，修改發(fā)布實(shí)施了DA/T28-2018《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》，城市給排水檔案資料應(yīng)按照2018版的管理規(guī)范，依據(jù)《建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表》，編制本單位、本項(xiàng)目的歸檔范圍，確保無(wú)死角，實(shí)現(xiàn)全覆蓋。城市給排水工程檔案資料同建設(shè)項(xiàng)目一樣，在立項(xiàng)、招投標(biāo)、合同協(xié)議、勘察設(shè)計(jì)、征地、項(xiàng)目管理、施工、設(shè)備、監(jiān)理、竣工等環(huán)節(jié)按照建設(shè)項(xiàng)目檔案管理要求一樣，嚴(yán)格按照管理規(guī)范執(zhí)行，應(yīng)收盡收。在編制建設(shè)項(xiàng)目歸檔范圍時(shí)，在依據(jù)國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，編制人員應(yīng)深入給排水工程建設(shè)的每一個(gè)環(huán)節(jié)，上下討論，征求工程管理人員、工程技術(shù)人員意見(jiàn)，形成本項(xiàng)目檔案資料采集計(jì)劃，并廣泛宣傳，擴(kuò)大知曉面，使相關(guān)人員能自覺(jué)按照要求歸檔，確保城市給排水檔案資料的齊備，實(shí)現(xiàn)檔案資料全覆蓋城市給排水工程。 由于給排水工程的隱蔽性特點(diǎn)，文字類(lèi)檔案資料不能形象、直觀地反映工程的隱蔽性特點(diǎn)，應(yīng)加大照片和音頻文件的采集力度，直觀再現(xiàn)工程項(xiàng)目。照片、音頻文件要注明拍攝的責(zé)任人、項(xiàng)目階段、關(guān)鍵部位、節(jié)點(diǎn)以及技術(shù)參數(shù)等，確保照片和音頻檔案的真實(shí)性和權(quán)威性。給排水檔案是給排水工程的歷史再現(xiàn)，是真實(shí)記錄工程技術(shù)各個(gè)環(huán)節(jié)的重要憑證，對(duì)城市給排水工程的管理、維護(hù)、改造以及今后的升級(jí)有著重要的作用，因此，歸檔的材料一定要真實(shí)、符合要求，特別是一些附件也一定要整理完整，存在缺失的材料定要補(bǔ)充完整，該簽字、該蓋章的一定要完備。

3 ? ?建章立制，明確責(zé)任，各司其職，確保給排水

工程檔案資料管理工作規(guī)范有序

基建項(xiàng)目檔案資料涉及單位眾多，如果沒(méi)有健全的制度保障，則檔案資料收集整理管理就會(huì)出現(xiàn)無(wú)序狀態(tài)，科學(xué)化、規(guī)范化管理就成為一句空話了。給排水建設(shè)單位、建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)、建設(shè)單位工程管理相關(guān)部門(mén)以及參建單位應(yīng)實(shí)行統(tǒng)籌部署，建設(shè)單位應(yīng)對(duì)項(xiàng)目檔案資料管理工作負(fù)總責(zé)，實(shí)行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，執(zhí)行統(tǒng)一制度。參建單位應(yīng)該加強(qiáng)給排水項(xiàng)目檔案的過(guò)程管理，強(qiáng)化前段控制。應(yīng)建立責(zé)任落實(shí)、責(zé)任追究制度以及人員配置、經(jīng)費(fèi)、管理設(shè)備等制度，強(qiáng)化責(zé)任制度。另外還要建立以檔案管理機(jī)構(gòu)為核心的，由工程技術(shù)部門(mén)、參建單位參與的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，特別是要強(qiáng)化合同管理，建設(shè)單位與參建單位簽訂合同、協(xié)議時(shí)，一定要明確檔案資料管理責(zé)任，對(duì)項(xiàng)目文件的質(zhì)量要求、套數(shù)、歸檔范圍以及整理標(biāo)準(zhǔn)提出相應(yīng)條目。特別是在評(píng)價(jià)考核階段，要將給排水檔案資料的質(zhì)量納入一起考核評(píng)價(jià)，對(duì)檔案采集整理歸檔不符合要求的要嚴(yán)把出口關(guān)，按照《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》的要求“項(xiàng)目文件是否按要求管理和歸檔作為合同款支付的前提條件”，必要時(shí)可以延緩支付合同款項(xiàng)。在管理責(zé)任制度建立的同時(shí)，建設(shè)單位要建設(shè)項(xiàng)目管理規(guī)范要求，制定給排水工程檔案的管理制度以及檔案分類(lèi)方法等管理規(guī)范，

4 ? ?加強(qiáng)信息化、數(shù)字化建設(shè)，提高給排水檔案

資料的規(guī)范性和可行性

隨著信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展，傳統(tǒng)的給排水檔案資料管理模式已顯落后，必須要改變?cè)械乃季S方式，需要完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。更新增添計(jì)算機(jī)，工程圖紙掃描儀及各種類(lèi)型的掃描設(shè)備，建立和完善了聲像攝制、播放設(shè)施、媒質(zhì)管理系統(tǒng)。除增添新的設(shè)備外，根據(jù)信息化工作運(yùn)行中管理系統(tǒng)存在的不足，進(jìn)一步做了改進(jìn)、完善和優(yōu)化，使之更加實(shí)用，覆蓋辦公和各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。全面加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，做好傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，不斷規(guī)范給排水工程電子文件歸檔和電子檔案管理，實(shí)現(xiàn)給排水工程檔案信息系統(tǒng)整合和資源共享。充分利用信息化技術(shù)構(gòu)建數(shù)字信息資源庫(kù)，實(shí)現(xiàn)給排水檔案資料的共享利用。眾所周知，給排水工程涉及面廣，蘊(yùn)含的檔案資料眾多，傳統(tǒng)的檔案管理，則將這些眾多的檔案信息分割成為若干板塊，查找檔案利用起來(lái)繁瑣。通過(guò)檔案資料的信息化、數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)給排水檔案信息在收集傳遞、存儲(chǔ)管理以及利用等環(huán)節(jié)有效使用，提高給排水工程檔案管理的工作效率。一定要開(kāi)發(fā)研制一套行之有效的管理系統(tǒng)，為確保系統(tǒng)的安全，可以在行業(yè)內(nèi)部建立局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部的資源共享。在給排水項(xiàng)目電子檔案工作中，要結(jié)合紙制檔案的管理要求和歸檔范圍，建立電子檔案的收集歸檔內(nèi)容，整理按照項(xiàng)目前期文件和項(xiàng)目管理性文件按專業(yè)、進(jìn)度的組卷方式建立文件信息包，當(dāng)然原數(shù)據(jù)之類(lèi)的版本、背景信息等要一并歸檔，為后期保存、利用提供便利，既節(jié)約了人力和時(shí)間，又確保電子檔案的權(quán)威性和可讀性。

5 ? ?要進(jìn)一步提高給排水檔案資料管理人員素質(zhì)

隨著社會(huì)發(fā)展，給排水工程也逐步擴(kuò)大，給排水工程面臨的問(wèn)題和環(huán)境也越來(lái)越復(fù)雜，給排水檔案資料管理工作也越來(lái)越繁重，如果還按照老思維認(rèn)為其檔案資料管理工作可有可無(wú)，不重視人員的配置，讓一些不懂專業(yè)技術(shù)的工作人員擔(dān)任檔案管理工作，必將造成檔案資料管理工作嚴(yán)重滯后于給排水工程建設(shè)，影響工程后期質(zhì)量和形象。所以，應(yīng)該進(jìn)一步把給排水工程檔案資料管理人員的業(yè)務(wù)能力提高放在重要位置。選拔高素質(zhì)的人員，將既懂工程建設(shè)又熟悉檔案管理流程的工作人員充實(shí)到檔案管理崗上來(lái)，并開(kāi)展相應(yīng)的培訓(xùn)，打通競(jìng)職加薪的渠道。發(fā)揮檔案管理工作者的積極性，從而提高給排水檔案資料管理人員的綜合能力，推動(dòng)給排水工程建設(shè)的有序發(fā)展。

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