淺談高職院校教學(xué)檔案管理工作

吳曉蓉 張海蘭 皮志媛

摘 要：教學(xué)檔案管理工作是高職院校管理工作的一個重要組成要素，事關(guān)高職院校發(fā)展大局，對于提升高職院校教育教學(xué)水平有著舉足輕重的意義。但是，我國大部分高職院校對教學(xué)檔案管理的重要性認識不足，教學(xué)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化缺乏。這與我國快速發(fā)展的高等職業(yè)教育形勢，尤其是今年兩會中提出的高等職業(yè)教育擴招100萬的大好形勢不匹配。如何建立規(guī)范、科學(xué)的教學(xué)檔案管理工作機制是當(dāng)前各大高等職業(yè)院校迫切需要重視的一項基礎(chǔ)工作。本文就教學(xué)檔案管理的重要性，存在的問題及幾點建議展開論述。

關(guān)鍵詞：高職院校;教學(xué)檔案;存在問題;建議

隨著國家社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，對職業(yè)技能人才的需求越來越大。2019年兩會上，國家更提出了“高等職業(yè)教育擴招100萬”的要求。這足以顯示，高等職業(yè)教育在促進國民經(jīng)濟發(fā)展中的重要性。然而，做為最能直接反映高職院校教育教學(xué)工作的教學(xué)檔案卻因為重視力度不夠，院系二級管理體系不健全，檔案管理人員配備不足、專業(yè)培訓(xùn)短缺等問題，造成各大高職院校教學(xué)檔案管理工作的相對滯后。因此，如何做好高等職業(yè)院校教學(xué)檔案管理工作，已經(jīng)成為各個高等職業(yè)院校共同需要解決的問題。

1.教學(xué)檔案管理的重要性

1.1有利于深化專業(yè)人才培養(yǎng)模式改革

高職院校專業(yè)人才培養(yǎng)模式改革是從專業(yè)及其師生實際情況出發(fā)，對教學(xué)模式、課程體系、教學(xué)方法、實習(xí)實訓(xùn)等進行系統(tǒng)化變革的教學(xué)改革活動。教學(xué)檔案全程記錄了學(xué)生教學(xué)活動的真實情況，為人才培養(yǎng)模式改革提供了依據(jù)。同時，教學(xué)檔案里學(xué)生在教學(xué)中的真實反應(yīng)又是判斷人才培養(yǎng)模式改革成敗的重要標(biāo)準(zhǔn)。

1.2有利于開展教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控與評估

教學(xué)檔案雖然是由點點滴滴的零散文件組成的，但是能夠真實反映學(xué)院教學(xué)的真實情況，能夠為學(xué)院開展教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控與評估提供重要依據(jù)。同時，通過對教學(xué)檔案進行編研和分析，能夠為學(xué)校在教學(xué)環(huán)節(jié)開展教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控與評估的重點和方向提供參考。也可以為教學(xué)部門和教師擬定新的教學(xué)方案提供依據(jù)，幫助教師提高業(yè)務(wù)能力。

1.3有利于規(guī)范實訓(xùn)場所管理，提高利用效率

通過加強教學(xué)檔案管理，可以真實了解教學(xué)的運行管理情況，對教學(xué)儀器設(shè)備維修、養(yǎng)護、損耗及有關(guān)耗材使用等進行整體性分析比較，發(fā)現(xiàn)教學(xué)管理中存在的問題，改革現(xiàn)有管理制度和方法，提高教學(xué)儀器設(shè)備等的利用效率，減低運行成本和損耗。

1.4有利于提高學(xué)校辦學(xué)水平，提升學(xué)校知名度

通過對現(xiàn)有教學(xué)檔案進行整體和提煉，對學(xué)院教學(xué)中的成果進行匯編成畫冊，制作成宣傳牌或加工成電子檔案在各類媒體中展播等途徑宣傳本院教學(xué)成果，美化學(xué)院形象，提升學(xué)院知名度。

2.現(xiàn)階段教學(xué)檔案管理存在的問題及不足

2.1教學(xué)檔案管理意識不強，對教學(xué)檔案管理工作重視程度不夠

以我院為例，在二級系部，很多教學(xué)檔案管理工作沒有提到黨政聯(lián)席會議的議程上。由于各個系部的教學(xué)管理人員都是兼職教師，他們將自己的精力和時間大多都投入到教學(xué)和教學(xué)管理工作中，對教學(xué)檔案管理意識淡薄，沒有意識到教學(xué)檔案管理工作的重要性，這就導(dǎo)致教學(xué)檔案管理工作出現(xiàn)不規(guī)范、材料不完整、不系統(tǒng)，收集時間不及時，甚至有些重要教學(xué)材料幾年都沒有歸檔過。有時因為上級檢查或教學(xué)評估工作，才想起要收集某些教學(xué)檔案材料，緊急抽調(diào)老師開展教學(xué)檔案材料的補充工作。

2.2教學(xué)檔案管理制度不健全，管理不規(guī)范

高等職業(yè)院校以培養(yǎng)高素質(zhì)技能型人才為己任，人力、物力、財力投入的重點是教學(xué)一線，忽視了教學(xué)檔案管理制度的建立。大多數(shù)高職院校都是由中職院校合并升格而成。以我院為例，就是由3所中等職業(yè)院校合并升格而成，在進行系部二級管理之后，還是沿用了中職的管理模式，在學(xué)院設(shè)立檔案室，沒有在系部設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)，也沒有對系部做檔案管理方面的具體要求，各個系部按照自己的需要建立教學(xué)檔案收集保管制度，造成了教學(xué)檔案管理的混亂現(xiàn)狀。

2.3教學(xué)檔案管理人員配置不合理，專業(yè)培訓(xùn)缺乏

當(dāng)前大多數(shù)高職院校在系部層面沒有設(shè)置專職檔案管理人員，一般都是由教學(xué)秘書或教學(xué)干事兼任。然而這些兼職人員本身承擔(dān)的教學(xué)和教學(xué)管理任務(wù)就非常繁重，沒有充足的精力和時間進行檔案管理工作，又因為沒有受到過專業(yè)的教學(xué)檔案管理培訓(xùn)，工作起來千頭萬緒，沒有一個系統(tǒng)的工作流程。這就造成了很多重要教學(xué)材料的流失，而歸檔的教學(xué)材料質(zhì)量不高，不完整，沒有系統(tǒng)性。一旦進行教學(xué)評估和檢查，就存在找不到檔案，不檔案的現(xiàn)象，嚴重影響學(xué)院的教育教學(xué)改革的進行。

2.4教學(xué)檔案管理信息化水平低，開發(fā)利用不足

當(dāng)前，各大高職院校信息化教學(xué)水平都有了大幅提升，但是由于對教學(xué)檔案管理的重視程度不夠，資金投入少，大部分的教學(xué)檔案還都是紙質(zhì)版，沒有實現(xiàn)信息化。以我院為例，目前所有的教學(xué)檔案都是紙質(zhì)材料，教學(xué)檔案材料已經(jīng)存滿了上百個文件柜。在查閱教學(xué)檔案時，要一個一個的人工進行檢閱，費時費力，準(zhǔn)確度也不高，這嚴重影響了教學(xué)檔案的利用價值。還有些系部的兼職檔案管理人員認為這些教學(xué)檔案沒有什么價值，保存幾年后就當(dāng)廢紙賣了，造成了很大的隱患。

3.幾點關(guān)于教學(xué)檔案管理的建議

3.1領(lǐng)導(dǎo)重視，加強教學(xué)檔案制度化建設(shè)

首先，作為高等職業(yè)院校的領(lǐng)導(dǎo)要重視學(xué)院的教學(xué)檔案建設(shè)工作，加大宣傳力度，配齊配強教學(xué)檔案管理機構(gòu)人員，讓每一名教職工都意識到教學(xué)檔案管理工作的重要性。其次，按照中華人民共和國教育部令第27號《高等學(xué)校檔案管理辦法》，因地制宜的制定各高等職業(yè)院校的教學(xué)檔案管理辦法及各二級系部教學(xué)檔案管理實施細則，讓每一位參與教學(xué)檔案管理的工作人員有章可循、有據(jù)可依，保障教學(xué)檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化、程序化。

3.2加大經(jīng)費投入，充分利用信息技術(shù)，提升教學(xué)檔案信息化水平

中國已經(jīng)即將步入5G時代，面對飛速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，教學(xué)檔案再也不能是以前的靠手寫，筆錄來保存了。首先要加大信息化設(shè)備的采購，如計算機、掃描儀、刻錄機、移動存儲設(shè)備等，確保硬件設(shè)施滿足教學(xué)檔案信息化的要求。其次，我們要充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展成果，以校園網(wǎng)為平臺，構(gòu)建院系二級教學(xué)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息平臺。再次，我們要將當(dāng)前已經(jīng)普遍使用的電子教案、多媒體課件、視頻動畫材料等教學(xué)檔案儲存在這個信息平臺上，實現(xiàn)資源共享，提升檔案的服務(wù)水平，并未以后的各類教學(xué)評估和檢查提供強有力的支撐。

3.3建立專業(yè)的教學(xué)檔案管理隊伍，加強專業(yè)培訓(xùn)和業(yè)績考核

要做好高等職業(yè)院校教學(xué)檔案管理工作，建立一支高素質(zhì)的專兼結(jié)合的教學(xué)檔案管理隊伍是重中之重的一件事情。首先，加強教學(xué)檔案管理工作的人員配置，引進專業(yè)的檔案管理人才進行教學(xué)檔案管理工作，尤其是二級系部也要配備專門的教學(xué)檔案管理人員。其次，充分利用現(xiàn)有的教學(xué)檔案管理工作人員，加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，開展相互合作、交流和學(xué)習(xí)，不斷提升自己的教學(xué)檔案管理水平。最后，還要建立有效的考核機制，要獎勤罰懶，尤其是在職稱評審工作中，要對這些“幕后的英雄”教學(xué)檔案管理工作者做政策性的傾斜，鼓勵他們堅持做好學(xué)院的教學(xué)檔案管理工作。

[參考文獻]

[1]國家教育委員會普通高等學(xué)校檔案管理辦法[Z].1989.

[2]羅捷.利用數(shù)據(jù)平臺加強高職教學(xué)檔案建設(shè)探討[J].當(dāng)代教育實踐與教學(xué)研究.2017.⑶：86.

[3]鄧穎.高職院校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理工作的規(guī)范化策略探討[J].辦公室業(yè)務(wù).2018.⑸：190-192.

[4]王奕文.淺議高職院校教學(xué)檔案管理[J].黑龍江檔案.2018.⑴：107.

（作者單位：伊犁職業(yè)技術(shù)學(xué)院，新疆伊犁835000）