關于做好檔案管理工作的思考

石泉

摘 要：檔案管理部門普遍存在意識缺乏、隊伍不穩(wěn)定、收集歸檔不齊全、不完整的問題，文章中從健全內(nèi)部制度，創(chuàng)新工作思維的角度提出解決這些問題的方法，加強檔案意識，加大家基礎投入，造就穩(wěn)定高素質的檔案隊伍，推進檔案資料的規(guī)范化整理，加強法制意識的培育與提高，從而推進檔案工作提高水平，邁上新臺階。

關鍵詞：檔案;管理;思考

由于檔案管理工作的相對封閉性，檔案管理方法的陳舊性，使得我們的工作視野、思維和思路容易受到影響和制約。要實現(xiàn)思想觀念上的一個大的轉變，需要大力倡導開拓創(chuàng)新精神，進一步形成推進檔案工作創(chuàng)新的濃厚氛圍。要認真總結檔案工作好的經(jīng)驗，準確把握檔案工作特點和規(guī)律，用新觀念新思路解決新情況新問題，結合檔案管理工作建議應該從以下幾個方面去努力。

一、健全制度，把好檔案材料的收集關

要結合單位自身的管理體制、檔案材料的形成規(guī)律建立一個縱橫交織的管理網(wǎng)絡體系，協(xié)調各部門，從而做到從上而下，左右協(xié)作的檔案傳遞網(wǎng)絡，做好檔案收集工作的基礎工作。干部人事檔案材料收集的基本要求是：主動及時、全面準確、保質保量、安全保密。檔案管理人員在把握收集工作的范圍和途徑的基礎上，還必須針對工作的實際情況，與各部門經(jīng)常聯(lián)系，加強對平時收集工作的檢查和指導工作，做到隨時收集和定期收集相結合，盡可能防止和減少檔案材料的流失。這樣做不僅拓寬了檔案的收集范圍，還促進了收集工作的開展。只有做好案卷的收集工作，才能為提高案卷的質量打下良好的基礎。

二、與時俱進，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化

檔案數(shù)量越來越大，檔案材料的種類越來越多。因此，只有實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形式下出現(xiàn)的新問題。

（一） 加強管理意識

檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，其要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業(yè)道德、辦事細心的工作態(tài)度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者要拓寬知識層面，提高綜合素質，才能做好新時期的檔案管理工作。

（二） 掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質

檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然方向。所以，檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業(yè)務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習和掌握，努力使自己具備信息技術和網(wǎng)絡技術的綜合型檔案管理人才。

（三） 利用現(xiàn)代化技術，整理檔案

利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。利用計算機將以前手動檢索查閱名錄的方式改變?yōu)橛嬎銠C檢索查閱，大大的減少了查找名錄的時間。既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務于社會。

三、創(chuàng)新工作思維，提高檔案利用率

利用計算機技術和相應的設備，將各種傳統(tǒng)介質的干部人事檔案信息，通過計算機技術轉換為數(shù)字化的、可以被計算機識別的數(shù)字信息，組織加工整合成各種數(shù)據(jù)庫形式進行存儲，然后通過網(wǎng)絡和信息系統(tǒng)提供快捷方便的檔案信息服務，從而提高干部人事檔案的利用效率和干部人事工作的管理效率。

檔案管理工作者要努力練好基本功，熟悉業(yè)務，當好活字典。檔案管理工作者要把熟悉“家底”當成自己的天職。建立健全檔案管理制度，配置適宜檔案保存的設施，利用先進技術設備和現(xiàn)代化管理手段，按照國家的有關規(guī)定整理、保管檔案，防止檔案的破損、腿色、霉變和散失，確保檔案的完整和安全，并對重要的和珍貴的檔案采取特殊的保護措施。嚴格執(zhí)行國家的保密政策，嚴防泄密。建立科學的管理制度，為和諧社會建設提供及時、準確、周到的服務。檔案管理工作者要認識到干部檔案的重要性，認識到做好干部檔案的重大意義，這樣才能真正的做好檔案管理工作。

檔案規(guī)范化管理是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設的同時，做好文件形成工作是實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的重要基礎工作。雖然文件形成工作與檔案管理工作各有不同的任務，具有相對的獨立性，但由于文件是檔案的來源，檔案是文件的歸宿，所以，兩者又是文件工作流程中緊密相關的環(huán)節(jié)。另外，檔案是國家機構、社會組織和公民個人在實踐活動中直接形成的有一定保存價值的各種形式的歷史。

四、加強檔案管理，提高工作效率

（一）文件材料形成是推進檔案規(guī)范化管理的前提

文件是檔案的前身，檔案是由文件轉化而來的。即文件材料形成的如何，不僅決定文件本身的質量，同時，也影響歸檔后檔案的質量，決定了檔案管理規(guī)范化工作的質量。目前，規(guī)范文件材料的形成重點應注意以下問題。一是文件用紙質量要符合要求，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一。規(guī)范、標準，符合國家的有關規(guī)定。二是文件字跡要牢固清晰。應使用耐久的書寫材料，不應使用容易褪色的筆種、墨水，以利于日后長久保管利用，這是文件形成規(guī)范化的基本要求。

（二）立卷歸檔是推進檔案工作規(guī)范化管理的關鍵環(huán)節(jié)

立卷組合的無序和重復是阻礙檔案規(guī)范化管理的最大問題。檔案工作規(guī)范化管理的根本目標，就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢素利用便捷化，而立卷歸檔工作則是其中關鍵環(huán)節(jié)。因此，要求立卷歸檔中，一 是要準確把握文件立卷歸檔的時效性。結束文件階段現(xiàn)行使命的文件，且其中有保存價值的，才能進入立卷或歸檔程序，不符合上述條件的，則不能立卷或歸檔，否則，極易造成文件歸檔不嚴謹，勢必造成日后檔案管理的無序和混亂。二是明確立卷歸檔的范圍、重點和進行合理的立卷分工。三是有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中，要把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不混入，特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一 個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部形成過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案即完整也不龐雜，為檔案規(guī)范化管理奠定堅實的工作基礎。

（三）提高案卷質量是推進檔案工作規(guī)范化管理的可靠保證

不斷深化的工作實踐證明，文件材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案規(guī)范化管理質量的操作性因素。因此，在推進檔案管理的工作進程中，我們要注意解決好案卷質量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理中的分類和檢索，同時要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

（四）建設檔案利用三維全息立體服務模式

我們建立檔案的目的，就是要利用檔案，利用檔案的手段多種多樣，有在檔案館或檔案室設立閱覽室，這是目前檔案利用最普遍的方式。另外還有Internet網(wǎng)絡資源，在線發(fā)布檔案檢素利用工具等。檔案館的閱覽室有專門設施、有專人監(jiān)護，既便于檔案保護和保密，又能為利用者提供較好的閱覽條件，但不足的是，檔案查閱受到地域限制，檔案內(nèi)容不能遠距離傳播。而利用國際互聯(lián)網(wǎng)，建設專門的檔案信息網(wǎng)絡。

（五）建立健全切合實際的檔案管理制度

檔案種類繁多，形式各異，有日常文書檔案、業(yè)務檔案、紙質檔案、電子檔案，要實行規(guī)范的管理，就必須建立切合實際的檔案管理制度。檔案管理制度要以《中華人民共和國檔案法》為指導原則，首先要加強硬件的建設，存放檔案必須有專門庫房，并設有專柜便于查找，做到科學管理，排列整齊，并健全檢素工具。庫房要經(jīng)常通風。做到整潔衛(wèi)生，庫房內(nèi)不飾煙，以免發(fā)生災，做到防火防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光，以確保安全和延長檔案壽命。其欺，建立檔案工作網(wǎng)絡，由領導負責包括業(yè)務檔案在內(nèi)的檔案工作的領導、規(guī)劃，提出業(yè)務檔案工作的總體要求，具體制定業(yè)務檔案的各項管理制度，對檔案管理進行督促指導。應該制定專人管理文書檔案和業(yè)務檔案，檔案室人員應深入各科室，了解主要業(yè)務活動，以便對業(yè)務檔案提出統(tǒng)一 的立卷要求，促使在工作中形成的具有保存和利用價值的文件材料，能夠及時立卷和定期向檔案室歸檔。歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理，立卷、案卷標題簡明確切，便于保管和利用。最后要嚴格有關的檔案借閱手續(xù)，杜絕檔案亂借亂發(fā)，防止分散流失。

科學規(guī)范的檔案管理只有堅持改革創(chuàng)新，才能適應新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面?？茖W規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值， 而且可以使檔案事業(yè)保持可持續(xù)發(fā)展，為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步做出應有的貢獻。

（作者單位：黑龍江省齊齊哈爾市鐵鋒區(qū)人才交流中心，黑龍江齊齊哈爾161000）